專案狀態更新與彙報

持續收到更新專案狀態的提醒讓人備感壓力,同時也會耗費許多時間。Asana 的概觀儀表板所提供的檢視,讓您擁有以資料為基礎的方法來掌握專案的深入解析,還能一站式地自動彙整及分享這些更新。

概觀及儀表板檢視如何運作?

概觀和儀表板都是 Asana 中的專案檢視,因此您可隨時在它們之間切換。

運用概觀瞭解並啟動專案。概觀也可以起草、分享及檢視專案的諸多狀態更新及活動。

螢幕擷取畫面:專案概觀及狀態更新

醒目提示拖曳至您的更新內容當中,以分享圖表或里程碑。如果您想每次都遵照相同的格式,則 Asana 可儲存您的狀態更新範本。

GIF 示範:將醒目提示拖曳至 Asana 專案狀態更新貼文範本中,藉此按指派對象生成已完成任務圖表

您對同時針對多個專案彙報有興趣嗎?請參閱我們的專案集最佳作法介紹

儀表板提供一組根據專案資料所生成的自訂圖表,可按照完成度、指派對象、截止日期等項目顯示專案資料。這些圖表可以幫助您回答重要的問題,使您不只可以快速地做出策略上的決定,也能利用資料支持並傳達這些決定。

螢幕擷取畫面:Asana 中的儀表板視圖,有長條圖、圓餅圖、燃升圖,以及預算總和,可按照狀態階段、指派對象等指標檢視未完成或已完成任務。

Asana 報告實例

在 Asana 當中沒有任何元件是孤立的。以下是數個實例,示範如何在工作當中報告及回覆問題,並採取行動。

GIF 示範:儀表板顯示使用者自訂的專案資料圖表,依序按優先性及狀態階段顯示未完成任務,以及按指派對象顯示逾期任務

開始提問可於儀表檢視的內容如何啟動深度分析
我們是否依時程完成優先事項?按完成狀態或優先順序自訂欄位分組的任務藉由對任務發表評論,並在進度更新貼文中為任何有風險的事項加上旗標,向指派對象確認其狀態。
我們在哪些方面的進度落後?依區段分組的未完成任務運用時間軸制定多重期限並瞭解這樣做的效果,然後在進度更新貼文中分享新的時程。
有人負荷過重嗎?按指派對象分組的未完成任務運用時間軸或清單檢視為該專案提出替代方案。(在專案集中使用工作負荷可在多個專案間變更其工作裕量。)
我們如何持續追蹤預估與實際狀況的出入?請務必在專案中使用數字自訂欄位,如此便可在儀表板查看總和需要快速監控預算嗎?請使用您的專案資料查看佔用資源較多的部份。

如何發表出色的狀態更新

利用在所有專案頂端的概觀標籤在 Asana 中發表狀態更新

  1. 設定專案期限 (如有),如此一來它便會顯示於您的進度圖表上,讓所有人都能對您的最終期限一目了然。
  2. 設定專案里程碑,將繼續和/或完成專案所必須先完成的重要專案目標或關鍵工作標記出來。
  3. 定期更新專案狀態。選擇顏色 (綠、黃、紅),指出專案的狀態是「進度正常」、「存在風險」還是「偏離進度」。
  4. 利用狀態產生器與醒目提示,根據已經存在於 Asana 中的資料,快速地將細節拖入更新貼文中。
    • 使用 @ 提及給予隊友稱讚及標示 Asana 中的相關工作。例如,假設您的夥伴想檢視某項工作中附加的最終設計檔,則你可以 @ 提及這些工作。
    • 如果有人發表了新的狀態更新,則專案成員都會收到收件匣通知,並且您的專案集將會即時更新,讓每個人都能持續掌握進度。

您現在可以利用 Asana 中既有的資訊,以視覺化的方式呈現有說服力的故事,讓各專案關係人能都能清楚地得知他們所需要的最新動態。

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