Business 版流程分析 (BPA) 說明

我們當中的許多人在工作日都有可重複的例行公事。 在專案管理中，我們可能會針對每個新專案請求制定一系列步驟。 或者是委派和指派項目的順序。 這些是我們的流程，即以特定順序組成重複工作流程的任務群組。 如果做得好，您的 Business 版流程應該可以作為指南，向員工展示如何以對公司和他們自己的工作都有益的方式進行操作和創作。

但它們並不是一個設定後就可以忘記的工具。 隨著時間的推移，流程可能會崩潰或過時。 您需要定期審查和分析它們，以確定它們是否仍然有效。 如果不是，您需要尋找機會來改進它們。 這些審查或 Business 版流程分析對您的公司非常有益。 成功的 Business 版流程分析可以產生更多收入、刺激增長並簡化業務營運。 

什麼是 Business 版流程分析 (BPA)？

Business 版流程分析 (BPA) 是一種旨在幫助您審查流程的方法。 流程是工作流程中可重複的任務或步驟群組，可產生特定結果。 例如，您可能會有新員工的到職流程或審查季度目標的流程。 還有更廣泛的 Business 版流程，例如規劃會議中使用的決策流程。 

BPA 屬於Business 版流程管理 (BPM)的範疇，其中包含對您的業務流程、維護和改進的分析。 在業務流程分析中，業務分析師會檢閱您現有的流程，並確定它們是否仍然有效，或者是否需要更新。

Business 版流程分析與 Business 版分析

BPA 和 Business 版分析之間的關鍵區別在於，BPA 僅關注流程，而完整的 Business 版分析則著眼於您的整體業務。 

例如，若您想要更新追蹤財務的流程，您就需要 BPA。 您的 Business 版分析師會審查您的團隊為追蹤預算、採購和收入而採取的步驟和行動。 不過，如果您更想確定 Business 版的獲利能力，則需要使用完整的商業分析來審查您的財務狀況。

為什麼要進行 Business 版流程分析？

Business 版流程分析可能會對您的業務產生巨大影響。 健全的分析不僅僅是輸入和輸出，而是要確定流程的核心價值，並向您展示哪些地方有改進的機會。 

在眾多優點中，Business 版流程分析可協助您：

• 識別差距： BPA 會顯示您最重要的營運中缺少的連結。 通常，這些會直接影響您的底線，特別是當您在考慮招聘、開立發票或完成交易的流程時。

• 概述所有可用資源：如果您不確定何時該拒絕新專案，BPA 可以提供幫助。 它會列出您需要的每個流程的所有可用資源，類似於工作量規劃。 這樣一來，您就能知道自己處理額外工作的工作量和可用性。

• 建立與目前文化和氣候相符的新流程：有時候，文化或環境變化會對您的 Business 版流程產生重大影響。 以 COVID-19 疫情為例。 首先，團隊必須確定如何管理遠端團隊，然後如何安全地重返辦公室，並且在這兩者之間進行許多來回調整。 當目前的環境需要時，BPA 可協助您建立一個全新的流程。

• 減少冗餘、低效率和瓶頸：根據我們的研究，2021 年知識工作者平均花費 129 小時在重複工作上。 這簡直是浪費！ BPA 可幫助您改善流程，以減少或消除重複工作。 透過向您展示新增可重複使用的範本或依賴自動化的機會，您可以減少工作附帶事務。

• 提高員工採用率：您的流程越好，使用的人就越多。 透過定期分析您的流程，您可以做到兩件事：向員工展示您關心他們的工作方式，並提高工作流程的效率。

• 建立更好的流程：最終，您的流程應該隨著您的工作而不斷變化。 BPA 為您的流程建立更好的流程模型，這是一種複雜的說法，它們使即時建立例行變更和更新更容易。

Business 版流程分析的 5 個步驟

在團隊中實施 Business 版流程分析週期需要一些調整。 請記住，除非您是 Business 版分析師，否則大多數 BPA 不會由您直接管理。 這是您可能需要外包的工作，或者根據您的需求，建立一個專門的內部角色來監督。 無論您如何在公司中啟動 BPA，都可以透過遵循以下五個步驟，為其生根發芽和成長奠定堅實的基礎。

1. 審視您的流程如何融入大局

您的流程都應該導向更大的計劃和Business 版目標。 流程是您業務的「如何」，這是我們實現目標的方式。 但它們應該與您的「為什麼」相關聯。 例如，如果您公司的願景宣言是讓世界上每個人都能更輕鬆地獲得醫療保健服務，那麼您建立的每個流程都應該支持這一點。 

BPA 的第一步是審查現有流程，並瞭解它們如何融入工作流程、部門，以及最終支持公司使命的長期目標。

2. 收集有關目前情況的資訊

這是資料收集階段。 在分析流程之前，您需要確切瞭解它們的運作方式。 最好的方法是與最常使用這些流程的人交談。 訪談關鍵專案關係人、建立問卷調查，並審查相關的KPI和指標。 此步驟需要比其他步驟更多時間，但在進行任何變更之前，充分瞭解流程是值得的。 

例如，如果您正在分析產品團隊如何評估和分類其產品待辦項目，您可能需要與負責這些項目的開發人員進行訪談。 您還需要查看目前流程的關鍵績效指標，例如敏捷衝刺已完成後，待辦項目中還剩餘多少項目。 

3. 分析並對應您的資料

現在是時候進行分析了。 在此，您需要彙整所有資料，包括：

• 所有流程步驟

• 相關流程圖

• 相關團隊成員

• 目前的成功指標和 KPI

您可以使用Business 版流程圖繪製，建立流程和工作流程的可視化版面配置，以便更輕鬆地查看。 流程圖繪製有助您建立目前順序和步驟的流程圖或其他可視化圖表，以便更好地將流程可視化。 在此版面配置中，更容易識別流程中的模式和差距。 

4. 找出可改善的機會

在分析步驟中，您將識別冗餘和差距。 這些是需要改進的主要領域。 例如，假設您的分析顯示開發人員花了 3 天時間規劃衝刺待辦項目。 根據與專案關係人的訪談和會議排程的分析，您會發現不同時區導致了延誤。 在這種情況下，促進非同步溝通的新技術選項將使團隊更容易溝通，並減少他們花費在溝通上的時間。  

5. 進行變更

Business 版流程改善(BPI) 是您針對所學內容採取行動的地方。 在 BPA 之後，您將使用 BPI 來調整和變更您的流程，重點是提高獲利能力。 BPA 是您的探索指南，向您展示 Business 版流程的細節。 最後一個步驟是使用所有這些資訊來實施變更，從而改進這些流程或幫助您建立新的流程。  

如何進行 Business 版流程分析？

您為 BPA 聘請的 Business 版分析師可能會有自己的方法和偏好的 Business 版流程分析工具，但以下是一些常見的工具：

• 根本原因分析：使用此分析來確定流程的基礎，並確保其與公司的更大目標相關聯。

• SWOT 分析： SWOT 是一個縮寫詞，代表優勢、弱點、機會和威脅。 這可能是一種有用的分析，因為它可以讓您深入解析流程的成功之處以及可以改進的地方。

• 差距分析：與公司的更大目標相比，差距分析可顯示您的流程中缺少的內容。

您應該使用哪些工具進行 Business 版流程分析？

若要進行 BPA，您需要一個有效的 Business 版分析工具，該工具可以將您的所有資料保留在一個集中的事實來源中。 它在專案管理工具中效果最佳，您可以在其中將任務自動化、產生報告並即時傳送狀態更新。 這可確保所有專案關係人都能即時查看 BPA 的進行情況，並確保其功能與您的所有Business 版流程自動化保持一致。 

何時應使用 Business 版流程分析？

大多數 Business 版流程都能從持續改進中受益，但有時 BPA 比其他流程更有幫助。 

Business 版業務流程分析最適合：

• 針對較舊、可能已過時的流程。

• 當您注意到某些領域的生產力下降或離職率較高時。

• 推出新產品或團隊結構時，以確定其長期可行性。

Business 版的無名主

Business 版流程分析可窺探您業務營運的幕後情況。 它們向您展示您、您的團隊和您的 Business 版的運作方式。 這些資訊是一個充滿可能性的黃金礦場，請使用 BPA 的結果來提高生產力並改善工作流程。 或者，誰知道呢，您的下一個偉大的成長策略可能就在您現有的流程中。