如何使用差距分析實現 Business 版目標

以下是一個情境：您的團隊即將開始下一年的策略規劃計劃，但他們並不知道該從哪裡開始。 您接下來會怎麼做？

差距分析 (又稱為需求分析) 是將您目前的 Business 版績效與您期望的績效進行比較的過程。 它可協助您確定目前的業務狀況與您期望的業務狀況之間的「差距」。 簡而言之，您正在尋找缺少的內容。

什麼是差距分析？

差距分析 (又稱為需求分析) 是將您目前的 Business 版績效與您期望的績效進行比較的過程。 差距分析中的「差距」是您的 Business 版目前所處的位置與您希望 Business 版所處的位置之間的差距。 

建立差距分析可以透過幾種方式幫助您的 Business 版。 方法如下：

• 腦力激盪策略。 建立差距分析可以幫助策略團隊找出他們可以用來實現目標的潛在行動計劃。 

• 識別弱點。 如果您的 Business 版未能達到預期效果，使用差距分析可以幫助您的團隊找出某些績效差距的根本原因。 

• 衡量實際資源。 如果您的團隊在年底有剩餘資源，則可以透過差距分析來確定每個項目的績效以及資源的分配情況，以便將來更有效地使用這些資源。

使用缺陷分析的優點

建立差距分析是一種檢閱目前策略的方法，以便瞭解哪些是有效的，哪些仍然需要改進。 執行此分析可以在許多方面幫助您的 Business 版，包括：

• 識別弱點。 如果您的 Business 版未能達到預期效果，您可以使用差距分析來幫助您的團隊找出績效差距的根本原因。 

• 衡量目前的資源。 如果您的團隊在年底有剩餘資源，則可透過落差分析確定資源的具體分配方式，以便將來更有效地使用這些資源。

何時進行差距分析

差距分析是一種有用的專案管理工具，可協助您確定如何從 A 點到達 B 點。雖然差距分析可以隨時使用，但當您將其策略性地應用於特定專案或計劃時，您可以從分析中獲得最大收穫。 以下是一些使用差距分析可以幫助您收集改進 Business 版所需的背景資料的情境。

策略規劃期間

如果您的團隊希望建立策略性成長計劃，則在策略規劃流程的早期使用差距分析可以幫助您的團隊獲得良好的起點。 差距分析提供了資料驅動的指導，說明您的團隊如何從目前狀態轉變為特定的最終目標。 例如，如果您正在規劃下一季的策略，您可以使用差距分析來審視您在目前季度取得的成就。 將其與您最初設定的目標進行比較，您將能夠在未來幾個月內找出改進的機會。

當您遇到績效問題時

如果您的團隊意外地表現不佳，差距分析可以成為識別任何缺陷的實用工具。 一旦您確定了目前情況中差距的根本原因，您的團隊就可以改進流程來解決問題，而不會中斷生產。 例如，裝配線的專案經理可能會注意到生產未達預期。 在已完成差距分析後，他們發現根本原因是某些機器的問題。 現在他們確切知道該修復什麼來提高生產力。

當專案關係人需要額外的情境資訊時

如果您的團隊正在為投資者或其他業務需求編制商業資訊，則差距分析可能是一個非常有用的工具。 在這種情況下，差距分析很有用，因為它提供的背景資訊比純粹的數字更多。 如果管理層擔心您的團隊因任何原因表現不佳，則可以透過差距分析，透過詳細的計劃來消除任何擔憂，說明您的團隊將如何縮小差距。 

差距分析範例

使用差距分析的最佳時機是當您正在尋找改進方法，或者您已經意識到某些事情沒有按預期進行。 在實際的現實生活範例中，可能會如下所示：

• 軟體開發：缺口分析可以顯示軟體中缺少的項目，幫助您在進入市場之前發現潛在的錯誤。

• 專案管理：在專案規劃或專案管理的審查階段使用差距分析，以顯示與專案其餘部分不一致的領域。 然後，您可以根據需要提出請求並為該工作分配資源。

• 人力資源部 (HR)：如果您是人力資源部 (HR) 的團隊，您可以在招聘過程中使用差距分析，以顯示團隊中缺少的內容，從而尋找新的候選人。 

• 團隊領導者：作為領導者，您通常會著眼於大局問題。 因此，有時候會遺漏詳細資料，導致延誤或問題。 差距分析可以幫助您識別可能已經忽略的事情，並且可能在它們造成更大的問題之前發現它們。

• 競爭研究：競爭分析是提高客戶滿意度的重要工具。 進行必要競爭研究的一種方法是透過差距分析，您可以在其中查看所在行業的市場差距，並制定 Business 版可以填補這些差距的策略。

差距分析的 4 個步驟

雖然看起來可能很複雜，但使用差距分析流程並不像看起來那麼複雜。 請嘗試這個四步驟流程，為您的團隊建立差距分析。

​1. 定義您的 Business 版目標

為了將目前的績效與期望的績效進行比較，您首先需要定義您理想的未來狀態，或者換句話說，設定目標。 任何目標設定方法都可行。 如果您尚未使用，請嘗試使用目標和關鍵結果 (OKR)或關鍵績效指標 (KPI)來建立有針對性的特定指標和Business 版目標。 無論您使用哪種類型的目標，都請確保您的目標是 SMART 的：具體、可衡量、可實現、切實可行且有時間限制。 您在此設定的目標定義了您將如何衡量績效，並代表您想要的 Business 版狀態。

2. 為您目前的 Business 版績效設定基準

使用目標、歷史資料和過去的差距分析，為您目前的 Business 版績效、流程或工作流程設定基準，並為您的工作方式設定標準。 

同時，使用 Business 版流程分析 (BPA) 評估您目前的流程。 如果您的目標是將流程改進作為策略的一部分，那麼查看 Business 版流程的目前狀態非常重要。 這有助於您確定團隊應該使用哪種流程改進方法來實現所需的目標狀態。

3. 分析差距資料

請記住，差距分析中的「差距」是您的 Business 版目前所處狀態與您希望 Business 版所處狀態之間的差異。 現在您已瞭解差異，是時候假設您的團隊需要不同的策略和戰術來縮小這個差距了。 

此流程的下一步是確保您的目標確實可實現，且不會超出團隊的能力範圍。 您不應該設定過高的目標，讓人覺得不可能達成。 同樣地，確保您的團隊能夠在設定的時間段內完成其目標也很重要。 如果您變更目前的績效策略，您的團隊仍能在預期的時間範圍內實現您設定的目標嗎？

在此步驟中，您會與專案關係人會面，針對策略規劃計劃進行腦力激盪，以實現您的目標。 

4. 編制詳細報告

確定所有數字和 Business 版目標後，請建立一個行動計劃，清楚說明您的團隊計劃如何縮小差距。 除了定性資料 (例如目前的流程和過去的流程改進策略) 之外，使用定量資料 (例如您在第二步中編制的設定基準資料) 也很重要。 

差距分析和 SWOT 分析有何不同？

SWOT 分析是一種差距分析，通常用於專案管理，以識別 Business 版的優勢、弱點、機會和威脅。 通常，人們會透過 2x2 矩陣來完成 SWOT 分析。

填寫此矩陣後，當您的團隊對矩陣的每個象限進行腦力激盪時，使用它來識別出現的差距。 

其他常見的差距分析工具

McKinsey 7S 模型

McKinsey 7S 架構由 Robert H. Waterman 和 Tom Peters 開發，是一種經常用於組織分析的管理模型。 其概念是組織需要七個元素，這些元素都需要彼此一致並相互強化。 如果七個元素中的一個部分出現問題，就可能會影響整個 Business 版。 

此模型中的七個 S 代表：

• Structure (結構)：您的 Business 版組織方式。 這可能意味著活動的劃分方式以及團隊之間的溝通方式。 

• Strategy (策略)：您的團隊用於推動 Business 版的硬性計劃。 

• 系統 (Systems)：如何衡量績效，以及團隊用於開展業務的程序。

• 技能 (Skills)：團隊成員為您的 Business 版提供的能力。 

• 風格：您 Business 版中某些群組的行為模式。

• 員工：為您工作的個人。 這也指的是他們的特徵以及公司培養和發展團隊的方式。

• 共同價值觀：價值觀是定義公司工作方式的核心原則。 

您可以透過測試七個 S 之間的關係來使用此模型。當您變更策略中的某些內容時，這會如何影響系統？ 在此處進行差距分析，可以為您提供具體的答案，說明組織的這些方面如何相互關聯。 

Nadler-Tushman 同調模型

Nadler-Tushman 同調模型是一種 Business 版管理工具，可確定績效問題的根本原因。 它由組織理論家 David A. Nadler 和 Michael L. Tushman 在 1980 年代初期開發。 

Nadler-Tushman 模型的想法是，Business 版有四個主要元素，它們彼此間有獨特的關係。 

這四個主要要素是：

• 工作：構成 Business 版績效的所有個別任務。 對於如何看待工作，有兩種不同的觀點：已完成的工作以及該工作的處理方式。 

• 人員：個人在工作期間的互動。 例如經理和其直接下屬，或團隊領導者和承包商。  

• 組織結構：您的 Business 版如何組織自身，例如如何委派工作、哪些團隊負責哪些工作，以及如何建立流程。 

• 文化：這是您的團隊在整個公司中實施群體規範、最佳作法、理想和共同價值觀的方式。

然後，Nadler-Tushman 模型將這些元素中的每一個配對成六種不同的組合，以便團隊可以分析其 Business 版的表現。 這六對組合如下：

• 工作和人員：這是指哪些員工正在做什麼工作。 是否由合適的人員完成正確的任務？

• 工作和結構：這是您的團隊開發流程以完成工作的方式。 是否有足夠的結構和組織，清楚地規定需要已完成的工作？

• 工作與文化：這著重於所創造的環境。 您的公司文化是否促進有益於績效的習慣？

• 人員和結構：這確定了團隊的組織結構。 您的團隊是否以個人能夠發揮最大潛力的方式組織？

• 人員和文化：此處著重於員工的態度。 您的員工是否在對他們有益的文化中工作？ 他們是否能夠找到有助於自己在工作中取得成功的資源？ 

• 文化和結構：這一對涉及文化和公司組織如何相互影響。 您的 Business 版組織是與公司文化競爭，還是幫助公司文化？ 

與 McKinsey 7s 模型類似，當您將 Nadler-Tushman 模型的每個元素配對時，您可以看到這兩者如何相互關聯，以及變更一個面向會如何影響另一個面向。

使用工作管理工具進行差距分析

當以便捷且有條理的方式與專案關係人分享時，差距分析才能發揮最大作用。 像 Asana這樣的工作管理工具可以幫助您的團隊組織資訊並簡化與專案關係人的溝通，從而使每個人都能資訊同步。 深入瞭解如何使用 Asana 協助工作管理。