如何建立一流的專案接收流程
摘要
專案接收流程是一種標準化的工作流程，可幫助團隊擷取、排定優先順序並追蹤新請求。 瞭解有效接收流程的組成部分，以及如何為您的團隊建立一個。
被專案請求淹沒了嗎？ 臨時通知的請求讓您不堪重負嗎？ 若是如此，您並非唯一一個，我們為您提供解決方案。
輸入：專案接收流程，這是一種經過驗證的方法，可在正確的時間優先處理正確的工作。 以下是為您的團隊建立一流接收工作流程所需的一切知識。
什麼是專案接收流程？
專案接收流程是一種標準化的工作流程，可幫助團隊擷取、排定優先順序並追蹤新請求。 最基本的流程包含以下三個組成部分：
這個工作流程讓團隊能夠輕鬆地快速完成工作請求，並優先處理高優先順序的專案。
轉型企業專案管理的 3 種方法
觀看即時示範和問答環節，幫助您簡化目標設定、加速年度規劃，並將團隊接收策略性工作的方式自動化。
為什麼接收流程對專案管理很重要？
在專案管理中，標準化是幫助計劃順利進行的關鍵。 工作接收流程也一樣。 它將請求的優先順序排序流程 (通常耗時且令人困惑) 轉化為具有預定義步驟的清晰工作流程。 團隊無需浪費時間來回溝通，而是可以快速完成流程的每個步驟。 這不僅加快了完成時間，還確保整個組織中工作的優先順序和一致性。
管理專案請求的挑戰
請求管理很棘手。 團隊在最後一刻提出請求，請求來自許多不同的地方，每個人似乎都認為自己的專案是最高優先事項。 以下是請求管理的一些常見挑戰，所有這些都可以透過有效的接收流程解決。
請求量大
對於企業公司來說，一個常見的挑戰是，過多的請求可能會讓團隊覺得自己被工作淹沒，導致過勞和完成時間緩慢。 接收流程透過明確的優先順序方法解決了這一問題，這樣團隊就可以專注於對 Business 版影響最大的任務。
請求分散在不同位置
當請求透過電子郵件、即時訊息和會議傳入時，團隊必須花費額外的時間來記錄新專案。 這是最好的情況。 最壞的情況是，請求會發生遺漏，從未已完成。 透過將所有請求集中在一處，清晰的接收流程可解決這一問題。
請求中沒有包含足夠的背景資訊
當團隊僅擁有最少量的資訊時，他們很難開始工作。 當公司沒有標準化的請求表單時，通常會發生這種情況，該表單會指定每個提議專案所需的所有詳細資料。
臨時請求會延遲您的時間軸
我們都曾處於上述狀況。 專案進展順利，直到最後一刻收到高優先順序的請求，這些請求會壟斷資源，並要求團隊將時間軸推遲。 雖然臨時請求總是會發生，但有效的專案接收流程可以透過預先說明完成請求所需的時間來防止這種情況發生。 如有需要，它還包括一種預先定義的方法，用於安排專案工作的優先順序並重新排定時間。
有效專案接收流程的功能
專案接收流程因組織的獨特需求而異。 話雖如此，以下是每個流程都應包含的三個核心功能：
1. 專案接收表單
表單是工作接收的黃金標準。 它們為專案關係人提供了一種集中式的請求提交方法，這樣您就可以在一處位置收集新的工作，而無需使用分散的溝通工具。 表單還將專案關係人提交請求時包含的資訊標準化。 這有助於團隊快速對請求採取行動，因為他們擁有立即開始所需的所有情境資訊。
專案接收表單應包含哪些內容？
作為起點，基本的專案接收表單應包含以下組成部份。 在此基礎上，您可以根據組織的需求，使用其他問題自訂表單。
請求者：誰在提議專案？
請求團隊：此工作將支援哪個團隊？ 這是外部專案還是內部專案？
專案類型：這是什麼類型的工作？ 例如，它可能是新圖片、網頁文案或影片。
請求摘要：請用幾個句子說明您想要完成的內容？
時程：此接收請求何時需要已完成？
優先順序：這是業務關鍵性的還是可有可無的？ 包含數字優先順序排名通常很有幫助，例如 P1、P2、P3 等。
相關的 Business 版目標：此請求是否與哪一項公司的優先事項相符？
情境資訊：您可以提供哪些螢幕擷取畫面、文件或其他附件來提供更多情境資訊？ 例如，錯誤請求表單可能需要錯誤的螢幕截圖或影片。
2. 優先順序方法
藉助表單，您可以獲得一批乾淨、標準化的請求。 現在，您需要一種方法來安排這些任務的優先順序和排程，以便先完成最重要的工作。
以下說明如何建立有效的優先順序方法：
請請求者透過表單提供優先順序資訊。 您需要資料來評估每個請求的重要性，而表單是獲取該資料的最佳方式。 與其要求請求者選擇優先順序 (並讓他們每次都選擇 P0)，您也可以要求請求者提供請求所支援的Business 版目標。 這樣，您就可以清楚地看到哪些任務明確支持 Business 版的優先事項，哪些任務不支持。
建立優先順序分數：使用表單中的資訊建立數值分數，以衡量任務優先順序、相關策略目標、請求團隊等。 這有助於減少優先順序流程中的任何主觀性。
在一處集中式中心收集請求。 若要有效地安排優先順序，您需要一目了然地查看所有請求，包括其優先順序分數和時間等詳細資料。 這有助於您快速找出最緊迫的請求，以便立即將其分流至您的團隊。
追蹤團隊的工作負荷。 記錄團隊目前正在處理的請求，以便清楚瞭解每個人的工作內容。 這樣您就可以指派優先任務，而不會讓任何人超出負荷。 工作管理軟體在此處可以派上用場，尤其是當它具有可讓您即時查看和調整團隊工作負荷的功能時。
根據優先順序分數排定工作。 現在您已經全面瞭解每個任務的優先順序，並瞭解團隊的餘裕，就可以安排工作了。 在排程時，使用工作管理軟體可讓您在時間軸或行事曆上將任務可視化，這將很有幫助。
3. 清除後續步驟
為了快速啟動工作，團隊需要一個清晰的行動計劃。 這就是為什麼預先定義的後續步驟是任何專案接收流程的重要組成部分。 它們為員工提供了一種標準化的方法來處理從部落格貼文到產品功能的任何類型的請求。
若要定義後續步驟，請考慮您的團隊處理的每種類型的請求。 針對每一個類型，問自己以下問題：
完成此請求需要執行哪些任務？
這些任務應該以什麼順序進行？
是否有任何相依性(必須先完成另一個任務才能開始的任務)？
每個任務需要多久？
誰是完成每項任務的最佳人選？
然後為每個請求類型建立回溯排程表，包括每個任務 (按順序)、應該花費的時間以及應該指派給誰。 您實質上是在為每個請求類型建立預先定義的專案時間軸。 例如，以下是行銷電子書的後續步驟。
第 1 天：指派的作者根據每個流程步驟所需的時間設定電子書的發佈日期。
第 2-3 天：作者建立大綱。
第 4 天：編輯者審閱大綱並提供回饋。
第 5-8 天：作者修改大綱並撰寫初稿。
第 9 天：編輯者審閱初稿並提供回饋。
第 10 天：作者修改草稿。
第 11 天：編輯者和 PMM 合作夥伴審閱最終草稿。
第 11 天：專案經理將最終草稿提交給設計團隊。
第 11-14 天：設計團隊為電子書建立視覺資產。
第 11 天：專案經理向網頁團隊提交請求，為電子書建立閘道式登陸頁面。
第 15 天：作者和編輯者審閱最終設計。
第 16 天：網頁團隊準備並發佈登陸頁面。
發佈這本電子書需要完成許多事情。 有些任務需要以特定順序進行，有些則可以同時進行。 提前定義電子書工作流程，您就能幫助團隊立即啟動請求，而無需浪費時間確定誰應該做什麼。 這也有助於您的團隊針對每本電子書遵循相同的標準化流程，從而確保每次都能獲得高品質的結果。
轉型企業專案管理的 3 種方法
觀看即時示範和問答環節，幫助您簡化目標設定、加速年度規劃，並將團隊接收策略性工作的方式自動化。
專案接收流程範例
以下範例有助於將這些想法融入情境。 想像一下，您所在的敏捷團隊負責處理新功能請求。 以下是您的專案接收流程可能包含的內容：
專案發起人填寫專案接收表單，詳細說明功能應包含的內容、為什麼需要建立以及何時需要完成。
專案管理辦公室 (PMO)審查專案請求表單，並進行初步評估，以確定建立新功能的可取性、可行性和可行性。
PMO 會根據其評估結果核准或拒絕請求，並指派優先順序分數。
PMO 將請求新增至工程團隊的待辦項目，並根據優先順序分數進行排程。
召開啟動會議。
專案經理使用專案接收表單和啟動會議中的資訊來完成專案提案。 他們將此專案提案建立在每次新功能發佈的一組預先定義的基本步驟之上。
資深專案關係人核准提案，或將其送回以進行更多工作。
專案經理從提案中建立更詳細的專案計劃。
專案經理分配資源、指派任務並設定發佈日期。
專案團隊開始工作。
如何建立專案接收流程
從零開始建立成功的接收流程，甚至是優化現有流程，都可能具有挑戰性。 以下是協助您著手進行的逐步指南。
1. 確定角色和職責
第一步是明確定義誰參與了流程及其角色。 這包括確定流程所有者 (負責監督整個接收流程)、負責提交請求的個人或團隊、核准這些請求的決策者，以及負責分流工作以確保其與策略優先事項保持一致的專案所有者和團隊成員。 事先釐清這些角色可以避免混淆，並確保整個流程中的當責。
閱讀：確立角色與職責以獲致團隊成功的 4 個方式
2. 定義請求的核准和優先順序
建立核准流程和決策流程，說明關鍵專案關係人應如何評估收到的專案請求。 例如，在確定每個專案請求的重要性時，您可以考慮專案規模、影響力、所需工作量、可用資源或策略重要性等指標。 您還可以開發一個優先順序架構來對請求進行排名，以便將資源分配給提供最大價值或與組織目標最一致的計劃。
3. 記錄並標準化您的工作流程
建立標準化的工作流程，概述從提交到最終交付的接收流程的每個步驟。 此文件應包括角色和職責、評估請求的標準、提交表單以及排定優先順序和完成專案所需的每個步驟。 標準化的接收流程可確保一致性、減少錯誤並簡化流程。
4. 集中管理您的流程
接下來，將您的整個接收流程整合至一個集中式系統或平台中。 例如，您可以使用工作管理工具在一處集中位置擷取、排定優先順序並追蹤請求。 尤其是在大型公司中，集中化對於有效管理請求、追蹤進度和維護所有專案的可視度至關重要。
5. 確定工具以加快速度
利用技術將接收流程的部分自動化並加快速度。 這可能包括使用專案請求範本、將請求自動化傳送給適當的核准者，以及使用表單將提交內容標準化。 這些工具可減少手動作業、提高效率，並從一開始就擷取所有必要資訊。
6. 傳達流程
最後，請確保所有相關人員都瞭解接收流程、他們在其中的角色，以及如何使用與之相關的任何工具或平台。 這可能涉及訓練課程、書面指南或示範影片。 清晰的溝通可防止誤解，並確保流程順利進行。
Asana 如何在專案中使用工作管理
瞭解 Asana 的 PMO 領導者如何簡化接收流程，並為 Business 版優先處理正確的工作。
將您的接收流程提升至更高層次
藉助這些提示，您可以將專案接收流程轉變為運作良好的機器。 若要進一步簡化您的工作流程，請立即瞭解專家如何使用 Asana 建立更智慧、可擴展的企業流程。
轉型企業專案管理的 3 種方法
觀看即時示範和問答環節，幫助您簡化目標設定、加速年度規劃，並將團隊接收策略性工作的方式自動化。
