專案管理員:專案生命週期中的 4 個角色

Asana 團隊撰稿人圖片Team AsanaJune 9th, 2022
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摘要

專案管理員負責與專案相關的各式管理事務,可能包括文件記錄、會議管理、處理專案預算,以及使用管理技能協助團隊保持進度正常。本文將探討專案管理員的角色和職責,以及此角色的重要性。

沒有任何專案是一人專屬的舞台,若要讓專案進度正常,如期達成目標,您必須在每個階段與各式各樣的專案團隊成員協作。其中一類人員就是專案管理員。

您可能已經很熟悉專案經理 (即領導專案並監管其進度者),此外還有實際執行專案的團隊。在這兩者之間,還有專案管理員。

專案管理員在整個專案生命週期中均與專案經理緊密合作。隨著經驗之增加,他們可運用知識發展自己的技能,讓自己成為專案經理。本文將說明專案管理員的角色和職責,以及在此職位大放異彩的方式。

什麼是專案管理員?

專案管理員負責各式專案相關的管理事務,這些責任可能包括文件記錄、會議管理、處理專案預算,以及使用時間管理技能協助團隊維持進度正常。

專案管理員是怎樣的角色?

專案管理員是專案經理最重要的左右手,其目標在於減輕專案經理的負擔,當他一邊協助推展專案進度,也將同時獲得寶貴的專案管理經驗,以利職涯發展中的成長。

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專案管理員的工作是?

專案管理員的工作職責或許無法預測,但每個專案都會有一些相同的任務。若您要應徵此職務,不妨確認自己具備處理這些任務的必要技能。

專案管理員的職責

任務追蹤

專案管理員的一個重要工作是監控專案計劃。專案經理負責確認每位團隊成員均對專案進度有所產出,而專案管理員則負責追蹤個別任務。 

專案管理員須仔細審視專案排程,以及團隊成員在任務層次上針對每個任務提供的更新資訊。若在判斷之後認為有錯過期限的風險,他們就必須通知專案經理。

有些專案的任務量高達數百個,因此追蹤任務會需要團隊投入心力,以及經理和管理員間的開放溝通。在一個中央位置提供所有專案資訊的事實來源 (例如專案管理工具) 也同等重要。如此一來,整個團隊就能根據相同的來源資訊執行工作,並瞭解任務有哪些,由誰、於何時執行。

處理文件

專案管理涉及大量文書工作,經理不見得總有餘裕自行處理文件紀錄。身為專案管理員的您,必須具備產出流程文件、填寫表單、與客戶溝通,以及會議紀錄硬技能。這或許聽起來是繁複的工作,但身為管理員的您所處理的文件,對專案是否能成功,至關重要。

您不僅要以專案管理員的身分撰寫文件,還要分門別類、歸檔、分享、儲存並更新文件。此外,您還必須具備能夠處理這些任務的優秀組織技能,對專案績效發揮正面的影響力。

預算與資源管理

專案管理員通常負責追蹤特定專案的開支,並監控團隊的資源管理計劃。專案經理會專注地就專案需求配置資源並促進交易,而專案管理員則是在幕後確認專案不超出預算。

例如,若在專案推展進度期間,專案管理員注意到開支過度,他們可通知專案經理,由其採取行動並決定要調整專案計劃的哪個部分,並減少開支。

會議管理

會議是專案工作流程的必備環節。定期召開會議可促進團隊協作,確保團隊角色之間有開放的溝通。經理須建立會議結構,而管理員則通常負責安排會議排程。

除了在行事曆安排會議外,專案管理員可能還必須負責做會議紀錄。每次會議結束後,會由專案管理員發送會議紀錄和行動項目,確保團隊的所有人跟上專案的進展速度。

如何成為專案管理員

瞭解哪些是獲聘為專案管理員所需具備的條件,並在這個角色有所發揮,您就能對專案的生命週期帶來正向的貢獻。無論您已準備好尋求全職的專案管理員職務,或只是為了累積職涯正長過程中的在職經驗,建議您在履歷撰寫的同時,謹記以下這些事項:

  • 類似角色的工作經驗:若您想以專案管理員的身分對團隊做出貢獻,之前有過工作經驗會是最重要的必要條件。大部分專案管理員的職務都不是初階職務,因此您很可能需要證明自己在過去的工作經驗中曾經擔任類似的角色,例如專案協調員的角色或專案助理的職位。

  • 專案管理軟體的知識:多數專案管理員仰賴專案管理軟體來處理管理工作。具備軟體知識將有助您完成任務、與團隊和專案經理協調,並成為最優秀的專案管理員。

  • 紮實的組織及時間管理技能:儘管軟體自動化有助您完成擔任專案管理員的各式任務,您仍會需要具備穩健的組織和時間管理技能,才能效率卓著。組織技能可協助您排序任務、管理文件作業,以及從專案經理接手工作。時間管理技能將能協助您有效率地完成任務,而不致過勞。 

  • PMP / PRINCE2 認證是加分條件:有些專案管理員發現,這類認證對他們在職涯中追求專業的過程有幫助。以下兩種認證在專案管理領域均相當受推崇:國際專案管理員 (PMP,Project Management Professional) 認證以及受控環境下的專案管理 (PRINCE2,PRojects IN Controlled Environments) 認證。儘管這些認證並非成為管理員的必備條件,卻可協助您在職涯發展的道路前進得更順利。

若您想成為主動性強的自主專業人員,以及獲取領域裡的額外知識,或許也會有興趣攻讀企業管理碩士學位。儘管具備學士學位對於專案管理員的角色而言已足夠,企業管理碩士 (MBA) 則可讓您進入企業創業及相關領域職務的門檻。

閱讀:工作管理中不可或缺的 3 個部分

成為優秀專案管理員的 5 個提示

若想成為卓越的專案管理員,最重要的一件事就是瞭解如何管理時間、如何溝通,以及如何做事有效率。無論您處理的是哪種管理任務,這些提示都可改善您的技能,進而輕鬆搞定任務。

專案管理員的 5 種技能

以時間有限的概念為前提,妥善規劃行事曆 (和時間)

大家都會為了避免寅吃卯糧而進行財務預算之規劃,也知道何時應去除或減少開支,既然如此,何不也這麼規劃時間呢?身為專案管理員的您肩負許多任務,因此時間相當寶貴。您無法一次完成所有事,因此請安排優先順序並據此完成您能達成的事項。

您可以使用艾森豪矩陣這類的任務管理工具改善生產力。這類工具提供有效的方法來排序任務、必要時淘汰一些項目,並優先執行重要的工作。

閱讀:您是否需要將行事曆進行時間分段?此處介紹您應立即著手的理由

高效地進行委派

時間管理的概念中有一個重要的元素是瞭解何時該委派任務。若您可有效委派任務,您就能把時間空出來處理最高優先任務。您也應確認自己是否信任接受任務委派的人員。如欲瞭解有效委派的方式,以下是可參考的提示:

  • 倚重團隊成員的專長

  • 提供正確的資源

  • 提供清楚的溝通資訊

  • 有耐心

  • 提供回饋

委派是成為卓越領導者的重要能力,因此若您想透過示範以身作則,這就是必須學習的關鍵技能。應謹記,委派工作不僅可讓自己免於工作過度,也能針對嶄新的專業領域為團隊成員提供珍貴見識和經驗。若委派任務對您而言不是那麼自在,沒關係。如同許多軟技能一樣,這也是您可透過練習來發展的一項能力。

溝通與協作

身為專案管理員的您必須定期與專案經理以及團隊成員溝通、協作。您的角色是協助專案團隊維持有條不紊的做事方式,一路從專案啟動階段予以協助,直到成功完成專案為止。

在團隊營造溝通氣氛的一些方式包括:

  • 每週傳送進度更新

  • 設定與專案關係人確認進度的提醒

  • 每週與團隊召開確認進度的電話會議

您可以使用專案管理軟體,就工作內容維持聯繫、有效溝通並追蹤進度是否朝專案計劃的設定進行。然而,對於協作和團隊士氣而言,視訊會議、線上聊天和當面溝通的會議也同等重要。

善加運用專案自動化

專案管理軟體可大幅減輕您身為管理員的工作負擔。您可以使用軟體與團隊成員分享資訊、安排會議排程、設定專案期限和時間範圍,以及管理任務。此外,還能使用軟體進行文件記錄和預算管理,並且在必要時與專案關係人分享這些資訊。

專案管理軟體能把您身為專案管理員的工作流程變得更有效率,並減少可能犯錯的機會。有助您協調工作的關鍵專案管理功能包括:

  • 自動化:將流程自動化,以去除手動作業。

  • 狀態報告:報告專案的狀態,以便與團隊成員及專案關係人分享

  • 專案檢視:透過更好的視覺化檢視,對專案和進度有更佳的掌握度。

  • 所有資訊放在同一位置:將所有專案資訊放在一個供所有人檢視的分享位置。

  • 目標設定與追蹤:透過情境資訊之輔助來瞭解工作。設定目標並追蹤專案是否按照這些目標執行。

成為一名團隊成員

每個專案都是團隊合作的成果。若您沒有合群的團隊心態,終將苦於無法完成專案。儘管每個人都有各自想達成的專業目標,成為合群的團隊成員卻是達成個人及團隊目標最快的方式。

您和您的團隊應該要對專案有一致、可共同努力追求的願景。當您能開放溝通、進行團隊合作,就能達成最終目標並一同慶賀成功的果實。

運用專案管理軟體簡化專案管理

成為專案管理員可能需要長達數年的經驗累積,以及適當的混合學科背景。然而一旦您求職成功,要在這個角色大放異彩的最佳方式,就是熟悉專案管理軟體之使用。

一旦熟知專案管理軟體的各項利器,您就能用它簡化專案管理員的任務,並增強自己的專案管理技能。

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