工作管理中不可或缺的三個部分

Molly Talbert 撰稿人特寫照片Molly TalbertJune 25th, 2020
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跨團隊協調工作經常陷入混亂,而當您不得不為了尋找資訊而去翻查電子郵件或訊息應用程式的時候尤甚。若沒有可在一處地方規劃、組織和執行工作的系統,就會逐漸出現各種混淆和混亂,導致團隊進展緩慢,錯過截止時間,且無法實現最宏大的目標。遠距工作可能會加劇這個問題,而且讓團隊備感壓力。

好在,無論您和團隊能夠在辦公室一起工作,還是既遠距且分散於世界各地進行工作,都可以克服這些協調障礙。這就是工作管理系統發揮其工作管理功能的用武之地。

但市面上選擇繁多,可能難以明白要在工具中尋求什麼。閱讀完本指南,您就會確切瞭解工作管理工具應提供哪些功能,來幫助您的團隊維持資訊同步、按時完成並實現目標。

工作管理是什麼,如何助力您的團隊進行協作?

為了在深入探索工作管理系統如何協助團隊實現更多目標之前快速做好準備,不妨先準確定義工作管理是什麼。以下是 Asana 對此的看法:

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工作管理是一套系統化的方法,用於協調組織的工作流程,如專案、進行中的流程或日常任務,以便提供團隊實現目標所需的明晰度。其重點在於協調組織中各個層級的人員與工作,確保每個人都能得到完成最重要工作所需的資訊。”

本質上,工作管理不同於專案管理,它不僅僅是簡單地檢查一項任務,或處理一個單一的交付項目。這是一種廣泛的方式,用以審視您與團隊的工作方式、設定流程和工作計劃,以便在整個組織中可以更好地進行長期協調。

工作管理著眼於全盤情況及各工作部分如何彼此關聯,團隊中的每個人都會瞭解其工作內容對於更廣泛的公司與組織目標有何貢獻。由此造就一種可以提升人們工作積極性的連結。

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我們發現,幫助團隊瞭解其工作對組織有何重大影響,有助於在專案期間維持人員的參與程度。”
CarNextDoor 產品經理 Marty Newkirk

工作管理實施起來又是什麼景象呢?一起來看看工作管理系統的三個支柱,說明工作管理實際上是什麼,以及工作管理如何讓協作更流暢、更輕鬆。

支柱一:工作管理系統的組織元素

無論是哪一種行業或公司,團隊或組織內的工作和工作計劃都由三個核心元素來定義:

藉由工作管理工具,團隊和組織可以依據這些核心元素,規劃、組織和執行工作。一起來深入瞭解每一種元素。

首先,任務表示某一件獨立的工作內容,例如針對部落格貼文進行第一輪編輯,或審查某位人員的代碼。任務可以循環進行,例如進行每月報告;也可獨立進行,例如更新網頁。無論您的工作內容是什麼,團隊進行的專案是什麼,一個精心設計的任務都需要明確提供三種資訊:人、事、時。這些資訊看似基礎,但是,若建立和指派任務時沒有立即處理關於人、事、時的問題,則權責缺失就會導致混亂發生。

當任務組合在一起時,就會成為第二種工作的核心元素:專案。專案表示團隊嘗試實現的較大的目標,例如發佈新產品,或品牌行銷活動的啟動會議。換言之,無論規模如何,所有專案都由幾個 (或很多個) 獨立的任務組合而成。

專案集是工作中的第三個關鍵元素。簡而言之,專案集就是專案的集合。最適合由經理 (或參與多個專案的普通僱員) 用於追蹤多項事務。藉助專案集追蹤進度,可在多個團隊之間建立透明度和信任感,產生跨資深領導者、經理和普通僱員等多個層級的流程協調效果。工作管理系統中的專案集可針對整體計劃提供鳥瞰式檢視,可藉此深入檢視個別專案及任務層級,以便瞭解團隊中每個人的工作情況。

最出色的工作管理系統可將這三個元素完美組合,針對您最重要的計劃,為您和您的團隊提供每一個層級的明晰度與權責。這種明晰度與權責,是減少壓力、加速進度的第一步。工作管理系統可建立結構,並且將小至細節、大至宏圖的一切內容都容納於一處地方。

支柱二:工作管理系統中的動態檢視

雖然整體結構對於將擷取和組織工作資訊 (例如任務、專案和專案集) 的方式標準化很重要,但具備以動態方式檢視資訊的工作管理系統可以進一步提升團隊的效率。動態檢視為每個人提供專屬的工作檢視和操作方式,並可配合您團隊的工作管理系統。

個人層級中,人員應能夠輕鬆且清晰地檢視其任務,而避免大型專案的混亂問題。無論是清單檢視還是行事曆檢視,每個人都需要一處地方,以適合自己、能夠輕鬆專注於最優先事項的方式來查看其「待辦事項清單」。此舉有助於人員組織工作日內容、監控其工作負荷,以及為任務安排優先順序。

專案層級中,某些專案更適合使用某些特定的可視化類型。內含小而重要任務的大型核對清單的活動,可能最適合使用清單檢視。但是,對於像是網頁開發等敏捷工作流程,看板檢視可能會更適合,而對於內容行事曆,沒錯,行事曆檢視是最適合不過的。

對於當中有眾多專案關係人和跨職能合作夥伴的大型、複雜專案,為人員提供工作管理系統以便在不同檢視方式之間進行切換是非常重要的。例如,產品行銷經理可能某一天需要在清單檢視中查看所有交付項目,而有時候則可能需要使用時間軸檢視來確保每個人的截止日期都能夠妥善安排。

歸根結底,檢視專案的方式無所謂正確與否。這一支柱中,最重要的就是提供一種靈活的工作管理系統,團隊可藉以切換為當下最適用的檢視方式。

支柱三:藉由工作管理系統將流程自動化

我們所做的很多工作都會涉及持續或重複的流程,這一點您甚至可能不曾意識到。透過以工作管理系統將簡單流程自動化,可以加快工作流程、減少錯誤,並且為團隊提供明晰度。

例如,對於大多數產品發佈,即便所涉及人員不同,但都會依循相同的步驟進行。若能將此範本化,會怎麼樣?可藉由工作管理系統針對團隊經常進行的專案和流程建立範本,這樣您就不需要每次都從設計工作流程的第一步開始了。此舉還可避免團隊中有人員錯失重要步驟,如取得預算核准或行銷創意的法務核准。誠然,每一個專案都有其特點,但您不必一直從頭開始,這樣您的團隊就可以有更多時間處理流程、更理解流程了。

像 Asana 這樣的特定工作管理系統,可藉以將部分耗費團隊時間的小型任務自動化,例如指派正確的工作給適當的隊友,設定或變動截止日期,在適當的時間交接工作。當團隊使用附帶自動化功能的工作管理系統時,簡化諸多流程可避免大家錯失重要步驟,且有助於團隊更快速推進工作。

藉助工作管理系統實踐更有效的協作

藉助工作管理系統,您與團隊可從被動反應或一次只能思考一個專案,轉變為審視您所運作的整個系統。當您能夠鳥瞰式檢視所有進行中的內容以及工作與更廣泛的計劃之間的連結時,團隊就會更有效率、更輕鬆。

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當我們能夠在考慮短期解決方案的同時一併考慮到長期系統時,我們才能效率卓著。當我們不只是不斷眼下的問題,而是確實考慮到需要建置的系統或可以改進的流程,才能富有成效。”
Leading Educators 營運效率經理 Ally Allen

與其在人、事、時方面茫然失措、不斷在電子郵件中搜尋文件,或試圖記住團隊如何規劃上一個專案,不妨借助工作管理來維持一切事務井然有序。藉由單一事實來源,您與團隊可建立可靠的工作計劃,明白您與團隊可以彼此各負其責,且更輕鬆地完成工作。

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