變更請求表單範本

您無法預料改變,但您可以為改變做好因應的計劃。取得您要執行變更所需的資訊,無論發生什麼狀況,您都能隨之適應調整。瞭解如何在 Asana 中建立變更請求表單範本。

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INTEGRATED FEATURES

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完美的專案計劃不存在。情境會變動,優先順序也會隨時間而有所改變,這沒關係。然而,若沒有妥善規劃,專案變化就可能導致嚴重的範疇潛變,並且可能使整個專案時程嚴重脫序。

儘管您無法預料未來會發生什麼事,卻可以先規劃在需要時將如何調整專案計劃。如此一來,您就能有自信地掌控變化,並深知自己已有可以用來因應的既定流程。

這正是變更請求表單範本可以發揮作用之處。

[產品 UI] 專案計劃範本 - 工作請求範本 (看板)

什麼是變更請求表單?

變更請求表單是一系列有架構的問題,由專案關係人在想對專案計劃進行變更時來填寫。此類表單確保您獲得足夠的資訊,以便決定是否有必要調整,包括變更的原因、該項變更的優先性,以及所請求的實施日期。

變更請求表單是變更管控流程的一部分,它闡明欲分流並整合變更請求至專案中時,您應採取哪些步驟。此流程有助於減少範疇潛變,同時仍維持足夠的彈性來處理高度優先的新交付項目。例如,您在決定核准與實施某項變更請求前,可能需要評估成本、風險和專案品質的後續影響。

什麼是變更請求表單範本?

變更請求表單範本不僅僅只是一張表單,它是可重複使用的工作流程,可協助您將表單提交內容轉變為可行動的任務。為專案關係人提供一張可回答具體問題的表單,您就能確保自己取得做出明智決定所需的所有資訊,明瞭是否應實施變更。提交表單請求後,系統會自動在專案管理平台中建立任務,引導團隊逐步執行預定義的變更管控流程,從而評估及實施變更請求。

以下列情況為例。試想您其中一位專案關係人想放大某個新網頁功能的文字大小。他們改以填寫表單的方式送出請求,取代傳送電子郵件或透過 Slack 為之,而表單則請他們填寫變更的相對重要性、優先順序和帶來的影響。接著他們按一下「提交」便自動建立任務來記錄該請求,並且連同評估變更的成本、風險和品質影響等其他任務也一併記錄下來。這樣一來,您的團隊就確切知道需要採取什麼步驟來評估新的變更請求。

為此工作流程建立可重複使用的範本後,要針對每個新專案建立變更管控流程就變得很簡單。您唯一需要做的就是複製這個範本,填寫專案的具體詳細資訊,就可開始著手工作了。

數位變更請求表單範本的優點

靜態的變更請求表單範本 (如 Excel 試算表或 Google 文件) 需要投入大量心力來維護。您需要確認專案關係人能存取表單、建立提交流程、手動分流請求,並找到一套記錄哪些變更獲得核准、哪些被拒絕的方法。這些都大費周章,而且必須在不同應用程式間來回切換。

數位變更請求表單範本把這些工作都自動化。您可以在同一處填寫表單、記錄請求並建立行動項目。不僅不需要經常更新文件,您還能夠隨著團隊執行各個步驟即時查看進度,從而對您的專案計劃進行評估、核准及實施變更。

藉助數位變更請求表單範本,您可以:

  • 在專案關係人填妥變更請求表單後,自動產生任務。

  • 確保團隊有足夠的資訊來評估變更請求。

  • 在同一位置查看所有專案關係人的請求狀態。

  • 讓專案關係人可以輕鬆提交變更請求。

  • 確保您的團隊依循一套預定義的流程來評估及實施變更。

  • 確保自己在實施變更前取得正確的核准簽名。

  • 幫助專案關係人瞭解您如何評估專案變更請求。

  • 附加請求的輔助文件,例如:螢幕擷取畫面或文件。

變更請求表單範本應該納入哪些內容

變更請求表單範本有兩個重要的元素:表單,以及您用來記錄和追蹤表單提交項目的範本。我們先一起來瞭解表單。

若要建立變更請求表單,請考量團隊為了評估每個請求會需要的所有資訊。例如:您的表單可能會包含下列欄位:

  • 專案名稱

  • 請求者姓名

  • 變更描述

  • 變更原因

  • 優先順序

  • 請求的實施日期

建立表單後,就該建立範本了。範本應反映表單的不同欄位,如此您才能查看專案關係人填寫的所有資訊。順著以上這個例子來看,這表示您的範本應該包含能追蹤請求者、變更描述、原因、優先順序及請求的實施日期的欄位。您也可建立自訂欄位,以便識別各請求的狀態,例如:「已請求」、「評估中」、「已核准」。

現在範本的骨架已就緒,您就能設定自動規則,即讓您建立自動觸發因素和動作的功能 (例如:「發生 X 時,執行 Y」)。這會有無限的可能性,例如:新增一項新提議的變更時,您可自動新增其他任務來評估該請求的成本、風險和品質影響。

整合功能

  • 表單。有人填寫表單時,Asana 專案中會顯示為新任務。透過標單收集資訊,您就能將工作啟動的方式標準化、收集您需要的資訊並確保不遺漏任何工作細節。與其將每個請求視為突發性的流程,不妨建立標準化的系統及問題組合,供每個人填寫回答。或者,也可使用樹狀邏輯,按照使用者先前的答案來微調問題。最終,表單將有助您減少耗費在管理收到請求上的時間和精力,使團隊可以將更多時間運用在重要的工作。

  • 自動化。將手動作業自動化,使團隊耗費較少時間在繁忙的工作,將更多時間運用於您任用他們時賦予的任務上。Asana 中的規則,其運作是以觸發和動作為基礎——基本上就是「當 X 發生時,就執行 Y。」使用規則將工作之指派、截止日期之調整、自訂欄位之設定、通知專案關係人等作業自動化。「規則」把臨時性的自動化轉變成完整的工作流程,進而使團隊重新掌有時間,運用於需要使用技能和策略的工作。

  • 工作流程產生器。運用工作流程產生器,將團隊的工作流程以可視化方式呈現,並簡化跨團隊的協作。工作流程產生器是不需要撰寫程式碼的點選即用工具,可協助您進行可視化以及建立強大的自動化工作流程。輕鬆建立有效的流程,串連組織各個層級的團隊和部門。此外,還可以直接整合您最喜愛的商務應用程式 (例如 Slack、Adobe Creative Cloud、Salesforce、Zoom 等) 至工作流程中,從而精簡任務,確保隊友始終保持同步。

  • 核准。有時候,您需要的不僅只是完成任務而已,您還需要知道某個交付項目是否已獲得核准。在 Asana 中,核准是一個特別的任務類型,提供「核准」、「請求變更」「拒絕」等選項。這樣一來,任務所有者就能清楚瞭解應該採取哪些行動,以及他們的工作是否已獲核准。

推薦的應用程式

  • Google Workplace。使用已內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Hubspot。使用 HubSpot Workflow (HubSpot 工作流程) 自動建立 Asana 任務。您可藉助 HubSpot Workflows,用 HubSpot CRM 中的所有客戶資料來建立自動化流程。此整合可讓您無縫接軌地在團隊間交接工作,例如:在 HubSpot 完成交易或關閉服務單。

  • GitHub。將 GitHub 提取請求狀態自動同步至 Asana 任務。追蹤提取請求的進度,並改善技術與非技術團隊間的跨職能協作,這一切均可在 Asana 中辦到。

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高專案發展流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

常見問題

如何使用我的變更請求表單範本?

建立範本後,要使用就很簡單。視您設定的自動化程度而定,您可能必須分流並指派任務給適當的團隊成員、更新請求狀態,並完成任務和請求。範本會為您執行絕大部分的系統管理工作,最後也是最重要的一點是確保專案關係人清楚可以在哪裡找到變更請求表單,以便輕鬆地提交請求。

我是否需要變更請求表單範本?

變更 (以及變更管理) 是專案管理的必要環節。若您是專案主管,建立管理變更請求的一套系統,有助後續視需求調整並且節省時間。有了變更請求表單範本,您就能針對每個新專案輕鬆建立變更管理流程。

我應該與誰分享變更請求表單範本?

請與所有需要隨時獲知您變更管理計劃的人員分享範本,包括專案團隊成員、跨職能專案關係人以及變更簽核者。身為團隊主管的您,也可與部屬分享您的範本,以便確保團隊的所有人執行專案時,均依循同樣的預定義變更管控流程。

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