協助您的團隊採用 Asana

為協助團隊採用 Asana,我們分析了 Asana 中那些最成功團隊的共同點,將我們客戶成功經理的專業知識引入其中,並結合行之有效的變更管理策略,以便制定出本文中所提及的「Asana 變革之路」框架。

圖中描繪了 Asana 變革之路的定義、探索、設計、啟用、新增更多團隊和擴大使用範圍的六個步驟

為最大程度獲致成功,我們也建議:

1. 回答「選擇使用 Asana 的原因」{#gl-why-asana}

邀請團隊加入 Asana 前,確保有充分的使用理由。為協助您回答「選擇使用 Asana 的原因」,請完成以下練習。

展望成功

首先,想像團隊使用 Asana 時的理想情形,以及可實現的目的。問自己:

  • Asana 可協助您實現哪些目標?
  • 有哪些事務現在無法實現,未來卻可以?

明確痛點

接下來,明確當初促使您考慮使用 Asana 的痛點,這些痛點需能引起團隊共鳴。

痛點 範例
權責不明 行動項目遺失在郵件和其他工具之間,隊友無法瞭解截止時間,或不瞭解該負責何事
難以進行協作 難以與不同團隊合作,或隊友之間交接混亂
流程不一致 啟動工作時需要從頭開始,或每個人的做法都略有不同
難以進行專案管理 系統過於簡單或繁複,致使難以規劃專案、難以查看專案進度

撰寫您「選擇使用 Asana 的原因」相關說明

現在,您可以使用以下結構,撰寫「選擇使用 Asana 的原因」相關說明:

「[團隊/組織名稱] 使用 Asana 來管理 [這些專案和流程],以期緩和痛點。這樣,我們就能實現 [這些目標] 了。」

例如: 作為設計團隊,我們使用 Asana 來管理設計請求和行銷活動專案,以期防止請求不明,消除重複工作。這樣,我們就能按時完成行銷活動,及時處理優先事務,避免團隊過勞

召集採用聯盟

接下來,成立一個至少三人的群組,形成由以下角色組成的「採用聯盟」:

圖中描繪了採用聯盟的三大角色

  1. 慣例制定者 - 制定關於 Asana 使用方法的基本規則,並回答隊友一路以來遇到的問題 (例如,團隊負責人、專案經理或團隊協調員)。
  2. 意識建立者 - 認可並負責提醒團隊記得「選擇使用 Asana 的原因」目標說明的負責人,使團隊感覺到融入其中 (例如,高階主管、執行長、團隊負責人)。
  3. Asana 倡導者 - 協助慣例制定者開展事務的人,需以身作則,鼓勵和認可同儕的努力 (例如:個人貢獻者)。

2. 瞭解目前情況

有了團隊使用 Asana 的明確原因後,您可以決定首先嘗試何種工作流程、流程或專案。 工作流程即您完成工作所需採取的流程或一系列步驟,例如製作影片或發佈新產品。工作流程管理即組建並追蹤這些流程。

您所嘗試的具體工作流程因團隊而異,但需涵蓋以下內容:

  • 可協作,其中涉及多個專案關係人之間的溝通
  • 具體,需有清晰目標、交付項目或時限

如需更多靈感,請參閱我們的完整 Asana 使用方式

最後,建立您的 Asana 團隊架構,為未來的成功奠定基礎。一般而言,Asana 中的團隊架構應與您的組織架構圖吻合。

若只有一個團隊使用 Asana,您可以依據團隊中的垂直項、計劃或團隊中的協作性群組安排團隊。

圖中描繪了 Asana 資料層級以及團隊、專案和任務的組織方式

3. 建立您的第一個專案

務必詢問團隊目前需要多長時間來完成工作,遇到了哪些瓶頸處,以及希望解決的問題。這樣,您就能看到 Asana 的作用及是否能解決問題。

組建第一個專案時,您還需要理解 Asana 如何與您的其他工具搭配使用,這樣您就可以對團隊設定明確期望,即在何處進行何種工作。

圖中展示了 Asana 如何與檔案建立、傳訊及通訊工具搭配使用

不知道從何著手?試著從範本開始吧。

開始協作

邀請一小群隊友盡情試用 Asana,熟悉功能和推薦的最佳作法。Asana 非常靈活,就算它不夠「完美」,也別害怕踏出第一步。

準備好後,邀請整個團隊並主持 Asana 啟動會議,其中涵蓋第一步中的資訊,向他們介紹 Asana 和您的第一個工作流程。

註冊我們的 Asana 團隊啟動隨選提供網路研討會,即可下載我們的 Asana 啟動投影片範本,然後針對您的團隊進行個人化。

4. 讓團隊啟用,並慶祝成功

分享我們的「入門」資源,協助隊友瞭解基礎知識:

設定並鞏固 Asana 慣例

當隊友不確定何時以及為何使用某些功能時,團隊就會遇到阻礙。隊友可能知道如何建立任務,卻不確定何時將其標記為完成,或如何確定優先順序。請參閱本文,深入瞭解如何在 Asana 中建立團隊慣例。

預料並接受錯誤!當隊友忘記既定的慣例時,慣例制定者應積極進行重新引導。

5. 為未來的成功做好準備

團隊啟動並運作後,繼續執行慣例,讓 Asana 成為可回答所組建流程相關的任何問題的單一事實來源。以下是一些協助您上手的主意:

  • 設立用於提問和進行回饋的 Asana 專案,並且每週查閱。
  • 無論團隊前期獲得多大的成果,都應慶祝一番!您的採用聯盟可為學習和使用 Asana 建立獎勵或慶祝機制。
  • 設立安全空間,讓人員可以盡情試用各種功能,而無需擔心造成「破壞」。
  • 嘗試「沒有電子郵件的一天挑戰」,看看團隊是否可以一整天或一週內不向彼此傳送任何電子郵件,而改為使用 Asana。

您還需要為新隊友的引導制定計劃,以便他們能夠快速上手。請參閱我們的僱員引導範本獲得靈感,還可考慮將 Asana 引導與一般僱員入職流程結合使用。

6. 衡量結果,擴大使用範圍

使用 Asana 一兩個月後,回顧你在第一節中撰寫的內容,重新審視你在第二節中經過詢問而訂立的團隊基準線,看看進展情況如何。 詢問團隊:

  • 我們是否實現了最初的目標?
  • 新的流程是否順利執行?
  • 與之前相比,完成同樣的工作需要多長時間?
  • 與我們的期望相比,Asana 的使用效果如何?是否像預期那樣解決了問題?

若您取得了成功,而且也如期完成目標,請將您的成果和進展傳達至執行發起人和關係人。若還未實現,您還可以試著將更多流程、專案和工作流程新增到 Asana 中。

更多資源

學習之路不應就此止步。來看看其他團隊如何運用 Asana,利用我們廣泛的資源,深入瞭解最佳作法:

抱歉,我們不支援此瀏覽器

Asana 無法在您目前使用的網際網路瀏覽器上運作。請改用一個支援的瀏覽器