並非您想像中的 T 恤尺寸:如何將 T 恤尺寸法運用於專案評估

Julia Martins 撰稿人特寫照片Julia MartinsJune 13th, 2021
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如果我們告訴您 T 恤尺寸不僅僅能用於服裝會怎麼樣?進行工作量規劃時,T 恤尺寸法也是一種非常強大的專案估算工具。這個工具中有兩個實用的部分,一個可以天馬行空的部分,能夠清楚地說明每一位團隊成員手頭上處理的工作內容。

每當您要在團隊中實施新的做法時,還需要考慮到複雜度:設定這些需要花費多少工作量?我的團隊能夠輕鬆理解這個做法嗎?能夠從中獲益嗎?

藉助 T 恤尺寸法,您就可以避免這些擔憂了。每個人都穿過 T 恤,因此團隊成員很容易立即領會 XS 碼的 T 恤和 L 碼的 T 恤之間的區別。在團隊計劃中衡量每一個任務的投入量時,這些尺寸就是絕佳的方法,因為無需進行大量複雜的數學計算。方法如下:

什麼是 T 恤尺寸法?

T 恤尺寸法是一種專案估算與工作量規劃工具,有助於追蹤某項計劃預計所需時間與投入量。為此,您需要為每一個專案或任務分配一種 T 恤尺寸,從 XS 到 XXL,用以表示任務所需投入量。依據您使用此工具的方式,T 恤尺寸可用於表示範疇、投入量、複雜程度、工作小時數、時間估算等,也可囊括以上全部。

T 恤尺寸法對於整個團隊而言都是非常實用的工具:

  • 專案負責人可以快速衡量團隊工作量。

  • 普通僱員可藉此清楚地溝通其餘裕與優先順序。

  • 團隊成員可據以瞭解人、事、時。

工程與軟體開發團隊經常會使用這一技術,不過每一種團隊都能從中獲益,實際上,我們會在 Asana 中將 T 恤尺寸衡量方法用於內容專案 (例如本章可視為 M 型)。

藉助 Asana 規劃專案

如何將 T 恤尺寸法運用在敏捷專案中

敏捷Scrum 團隊最初作為衡量故事點的方法來推廣 T 恤尺寸法。故事要點又稱為規劃撲克牌,是衝刺規劃過程中估算工作投入量或相對規模的方法。一般來說,故事點會被分配至產品待辦項目中的請求或工作。Scrum 主持人開始下一輪衝刺週期時,他們可以從待辦項目中提取任務,直到累積了特定數目的故事點為止。Scrum 團隊可以此確保衝刺過程中有充足的工作量,但又不會超出負荷。

適用於 Scrum 團隊的 T 恤尺寸衡量方法是一種相對估算形式。這是更為傳統的數字故事要點估算技術的一種替代方法。與數字不同,相對估算可讓團隊成員從更豐富的維度思考,數字通常與時間關聯,但 T 恤尺寸則表示更為複雜的概念,其中包括時間、投入量和複雜程度。

閱讀:什麽是 Scrum?它是什麼,為何如此強大

將 T 恤尺寸衡量方法運用於專案估算的 6 個步驟

若要有效運用 T 恤尺寸衡量方法,提前建立每一種 T 恤尺寸所表示的含義以及團隊應從何明確相對規模非常重要。

1. 從確定您的尺寸開始

將 T 恤尺寸法引入到團隊中之前,先決定您需要使用的尺寸。避免使用導致團隊成員困惑的過多尺寸。如果您是剛開始使用,可以只使用 S、M、L 和 XL。如果您的專案範疇較多變,也可增加 XS 或 XXL。

2. 每一種尺寸所表示的規模應維持一致

只有當所有人都理解每一個尺寸所表示的含義時,T 恤尺寸法才能奏效。因此,當您向團隊引入這種專案估算做法時,應確保每個人都對此有相同的認知。若能提供常見範例說明 S 型與 L 型專案對比,會很有幫助。例如,在 Asana 的內容團隊中,像本文一樣的文章就屬於 M 型。但是,其中包含多個片段及一系列專案關係人的跨職能內容計劃,在某些情況中則屬於 L 型甚至是 XL 型。

與此同時,還需要明確每一種 T 恤尺寸所表示的內容。這種尺寸表示的是投入量、複雜程度、還是時間?通常,T 恤尺寸可以涵蓋以上全部項目,但若要讓所有人都擁有相同的認知,明確要以 T 恤尺寸代表什麼、不代表什麼會很有幫助。

3. 決定由誰來分配 T 恤尺寸

依據您的團隊架構,應考慮是限制可分配 T 恤尺寸的人選,還是允許整個團隊的任何人分配其尺寸。用於限制可分配 T 恤尺寸人選的常見方法如下:

  • 針對產品待辦項目專案,產品經理可分配 T 恤尺寸,因為他們與工作內容的關係最密切。

  • 對於執行 Scrum 的敏捷團隊,先由產品經理在衝刺之前分配 T 恤尺寸,然後由 Scrum 主持人進行審查。

  • 對於一般專案團隊,每一位團隊成員都可以依據團隊對於每一種尺寸所表示的工作內容的理解,設定其自己的 T 恤尺寸。

4. 為每一個計劃分配 T 恤尺寸

如果您是剛開始,您在分配 T 恤尺寸時可能需要溯及以往,才能執行工作。但是在進行的過程中,分配到每一件工作時,都應有一個關聯的 T 恤尺寸,這樣您和團隊成員才能理解這項工作所表示的投入量。

5. 使用工作管理工具追蹤 T 恤尺寸

將 T 恤尺寸與工作內容關聯起來是不錯的做法,但若能以清晰、可集中式存取的工具查看這些資訊更能大有裨益。務必讓團隊在 Asana 這樣的共用工作管理工具中追蹤 T 恤尺寸。這樣,您與其他所有團隊成員都能對每一位團隊成員目前的工作負荷一目了然。

6. 使用 T 恤尺寸衡量方法衡量工作負荷

每一個任務都與 T 恤尺寸關聯後,您還可以為團隊進行內建工作負荷追蹤。使用 Asana 這樣的工作管理工具衡量關聯的投入量,並掌握每一位團隊成員手頭上的工作量。透過追蹤這些工作,您就可以避免團隊成員發生過勞的情況。

專案管理優勢 - 工作負荷管理

T 恤尺寸衡量方法估算範例

這是衝刺規劃專案的範例,以 T 恤尺寸法取代了傳統的故事點:

[清單檢視] 在 Asana 中使用了 T 恤尺寸法的的衝刺規劃專案

工程師並不是唯一能從 T 恤尺寸法中獲益的人。下面是內容行事曆的另一個範例,每個內容都有關聯的 T 恤尺寸:

[清單檢視] 在 Asana 中使用了 T 恤尺寸法的內容行事曆專案

T 恤尺寸法的好處

T 恤尺寸法雖用法簡單,但卻是估算前置時間的強大方法,對於非工程團隊而言尤其如是。以 T 恤尺寸法速記工作量與投入量,可以縮短團隊成員花費在思考某個任務需時多長上的時間,而增加完成高影響力工作的時間。

當您在集中式工具中追蹤 T 恤尺寸時,每個人不僅能夠查看人、事、時,而且可以瞭解某個時間點中要完成多少內容。此外,T 恤尺寸法也是進行工作負荷管理與工作量規劃的重要基石。藉由工作負荷管理,您可以在團隊之間有效分配工作,減少過勞的情況。您還可以透過主動進行工作負荷管理,從源頭防止團隊成員發生工作過度的情況。

閱讀:如何有效管理團隊的工作負荷

T 恤尺寸法的常見陷阱及其預防方法

T 恤尺寸法強大且易於設定,不過實施這種專案估算方法時,仍須注意幾點:

問題:T 恤尺寸法是主觀的

解決方案:針對常見專案建立尺寸,讓每個人都能有相同的認知。

若要預防此問題,務必在第一次實施時,針對 T 恤尺寸提供情境脈絡。這樣,您就可以避免主觀因素,並且確保團隊中的每個人都清楚瞭解 XS、S 及 M 型 T 恤任務之間的差異。

問題:不同規模之間的差異不明確

解決方案:僅使用較少的尺寸。

若團隊無法理解不同尺寸之間的細微差異,則需要減少可選擇的尺寸數量。僅使用 S、M、L 和 XL,或乾脆棄用 XL 而只使用 S、M 和 L。此后若有需要,可隨時再增加尺寸。

問題:難以追蹤計劃所關聯的 T 恤尺寸

解決方案:使用工作管理工具。

T 恤尺寸法有兩大好處:工作量規劃與工作負荷可視度。若要得到兩者,您都需要有一種能夠在集中式工具中存取每個人的工作內容的方式。此時就是工作管理工具發揮作用之時。

工作管理工具可提供團隊更快實現目標所需的明晰度。藉助這些工具,您可以跨團隊協調人員與工作,確保每個人都能得到完成其最高影響力工作所需的資訊。若要深入瞭解,請閱讀我們的工作管理介紹

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幾乎任何類型的工作,都可藉由 T 恤尺寸法分配粗略估算結果。這也是在團隊中設計工作負荷管理做法的方法,可有助於有效衡量團隊成員的工作量,避免過度工作。若要最大程度發揮 T 恤尺寸衡量方法的效用,請務必在 Asana這樣的集中式工具中追蹤您的工作。

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