鑑於為改善團隊溝通而構建的技術數量，團隊之間的協作應該比以往任何時候都更容易。 我們可以透過 Slack 即時聯絡同事。 我們可以使用 Google 雲端硬碟在全球範圍內分享文件。 我們可以在 Asana 中指派任務並就專案進行協作。 然而，為團隊引入新軟體並不總是足夠的。 您可能還需要克服其他更多人際關係的障礙。
當您缺乏目的的明晰度時，當您試圖打破孤立狀態進行協作時，就會變得顯而易見，然後遇到瓶頸。
學習與不同部門的團隊成員協作，可以為公司開啟機會，使其能夠盡可能做好工作。 那麼，為什麼我們要與之抗衡？ 為什麼即使我們都同意我們想要這樣做，我們也很難促成這一點？ 在下方，您將找到跨團隊、部門和職能協作的 5 個常見障礙，以及每個障礙的解決方案。
改善跨團隊協作的 5 個提示
簡而言之，跨職能協作是指公司內部不同團隊或職能 (行銷、銷售、工程、人力資源部 (HR)) 的人員聯合起來，為共同的目標、專案或責任而努力。
從日常職責 (例如客戶支援和行銷團隊在社交媒體上的合作) 到一次性專案 (例如銷售和產品開發新的客戶轉換功能)，這些都可能是日常職責。 然而，要讓這一切發生，更別提讓它發揮作用，並不總是那麼容易。
1. 參與的團隊有相互衝突的目標，或根本沒有目標
您是否曾嘗試讓另一個團隊參與專案，卻聽到他們說「這不是我們的優先事項」？ 如果您知道這會直接影響收入、獲得大量新客戶、解決巨額技術債務或以其他方式對您的 Business 版產生積極影響，那麼這會讓您感到沮喪。
在這種情況下，您和團隊可能在目標上缺乏一致性。 或者更糟的是，您不知道團隊或公司的目標。
當您缺乏目標的明晰度時，當您試圖打破孤立狀態進行協作時，這一點就會變得很明顯，然後就會遇到瓶頸。
解決方案：就目標達成一致，並與所有人分享
鼓勵資深領導者公開展示公司目標，以便每個人 (而不僅僅是領導團隊) 都能瞭解公司的優先事項。 如果您是個別貢獻者，請確保您知道您的專案如何向上銜接至更廣泛的目標 (您可以使用明晰度金字塔來幫助規劃這一點)，並與協作者溝通您的計劃支持哪個目標。
如果您使用的是 Asana，請建立一個專案，列出您公司的所有目標和目的。 與整個公司分享，以便從會計到銷售的每個團隊都能瞭解大局。 您可以使用僅評論存取權限，確保每個人都可以看到，但無法編輯。 如需更詳細的說明，請閱讀我們的說明中心文章，瞭解如何在 Asana 中建立公司目標和里程碑專案。
2. 您不了解其他團隊的專案和計劃
我參與過的一些最佳協作，都是從另一位同事轉向我說：「嘿，某某團隊正在進行 XYZ。 您知道嗎？」
您可能也經歷過這種情況。 有機協作只是冰山一角。 想一想，透過彼此積極溝通工作，我們可以發現更多機會。
解決方案：在部門內外分享即將進行的工作
不知道同事在做什麼會成為有效協作的障礙，但其實不必如此。 若要解決此問題，請定期與整個公司分享團隊即將進行的工作摘要，或建立一個其他人可以輕鬆發現此資訊的地方。
跨團隊溝通有可能釋放我們一些最好的工作，揭示我們從未知道我們需要的深入解析，並將我們的專案成果從不錯提升到卓越。
請注意不要造成干擾。 雖然瞭解公司中每個團隊正在做什麼是件好事，但每個人都不需要瞭解每一個小小的推文、錯誤修復或客戶支援案例。 請保持分享的內容簡介，但如果同事想要深入瞭解，請為他們提供一個可以前往的目的地 (例如 Asana 專案)。
在 Asana 中，使用狀態更新，讓所有專案追蹤者快速瞭解進度和即將到來的工作。 對於更大的計劃，請建立摘要，並將其作為團隊或全體員工對話分享。 包含相關任務和專案的連結，並邀請隊友加入專案 (如果他們可以做出貢獻)。
3. 您不瞭解同事的角色、職責或術語
有一次，我聽到一位同事在每週的團隊會議上連續兩個月提供相同的更新。 我認為這與我的工作無關。 直到我看到最終結果，才意識到我們剛剛錯過了一個非常好的合作機會。 如果我們更詳細地討論過這個問題，我們就能找到減少重複工作並縮短她的專案時間軸的方法。
通常，這種「錯過連結」會在工作中發生，因為我們：
不完全瞭解他人的角色或職責
使用不容易被更廣泛受眾理解的術語和名詞
幸運的是，意識是打破這種障礙的第一步。
解決方案：瞭解誰負責什麼，以及如何使用他們的語言
只要有機會，就要瞭解您的同事、他們的工作風格，並詢問他們正在進行的工作的詳細問題。 在大型公司中，促進學習機會，例如隨機一對一或全公司的「展示和分享」，讓人們可以展示他們建立、發佈或正在進行的事情。
在 Asana，我們透過為每位員工指派職責範圍 (AoR)並保留所有 AoR 及其所有者的持續清單來實現這一目標。 這有助於每個人確切瞭解誰在做什麼。
4. 承擔另一個專案似乎太耗時
這可能是最常見的情況：您邀請團隊或隊友與您合作。 他們有興趣，但沒有時間。 也許他們同意幫忙，但要到「下個月」或「下一季」。 最終，您的專案被無限期地推遲，您已經放棄了完成它的所有希望。
問題是，參與新專案通常看起來像是一項艱鉅而耗時的任務，即使它實際上是一個小得多的任務。
解決方案：提出明確的提案、時間軸和預估時間投入
在您請同事協助處理新專案之前，請先花點時間估算專案所需時長。 如果可以，請為您的專案預留額外的時間。 然後，概述同事的角色和預估投入時間。 如果他們更清楚地瞭解您需要他們做什麼以及需要多長時間，那麼參與的障礙就會變小。
在 Asana 中建立專案，並新增描述和截止日期至任務。 將專案中的任務指派給個別隊友。 然後，使用自訂欄位新增預估投入時間。 當您指派任務時，您的同事將更清楚地瞭解他們需要做什麼、何時完成以及需要多長時間。
5. 不願採用新的工作方式
Stephanie Vozza 在 Fast Company上寫道：「習慣是您大腦的自動駕駛版本。」 在工作空間中，這通常會轉化為不願採用新工具、方法或工作方式。 這就是「如果沒有損壞，為什麼要修理它」的心態。 我們都知道習慣很難改變。
不幸的是，堅持我們的習慣會忽略更有效率地工作、節省時間和領先一步的機會。 (想想看，早期電子郵件採用者比起沒有電子郵件的同事所擁有的優勢！) 誰不想在一天中有更多時間呢？
解決方案：慢慢引入新工具或習慣
如果您要向團隊引入新事物，無論是新流程還是新工具，都要讓大家輕鬆地進入新流程。 「我發現，[在培訓新人使用 Asana 時]不應推動重大流程調整。」Asana 社群成員 Caisha表示， 「從一個簡單的專案開始，例如會議日程或活動。 理想情況下，無論重點如何，部門中的許多人都需要瞭解或參與。」
另一個不錯的做法是指定一位負責人或倡議者，溫和地提醒大家「嘿，還記得我們正在遵循的新流程嗎？」 或「嘿，你可以把這個放在 Asana 中嗎？」 以幫助其他人採用新的工作方式。
如果您剛開始與團隊一起使用 Asana，請使用Gmail 附加元件等整合，協助人員從透過電子郵件進行溝通順暢地轉換為在 Asana 中進行協作。
開始與隊友協作
透過有效協作，您可以解鎖團隊的最佳工作，揭示您從未知道所需的深入解析，並將專案成果從不錯提升到卓越。 但促進協作並非沒有挑戰。 這需要付出努力。 您可以決定是讓障礙將您孤立，還是將其打破。
