艾森豪矩陣範例

待辦清單太長而無力招架嗎?瞭解如何在 Asana 中建立艾森豪矩陣範本,以便根據輕重緩急安排優先順序、劃分並完成任務。

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有時候您無法一人搞定所有事,這沒關係。成功與否的重點是按照輕重緩急安排優先順序,這一點更甚於解決待辦清單上的每一個別任務。有了正確的優先順序技巧,您就能先解決關鍵的任務、將其他任務安排在稍後執行,接著再委派及刪除其餘的任務。這是雙贏的做法,因為重要的事依舊完成了,而您也不會在過程中把自己累壞。

艾森豪矩陣範本把時間管理變得很簡單。您可以每天、每週使用它,或覺得待辦清單就要失控了的任何時間使用它。

[產品 UI] Asana 中可行動的艾森豪矩陣專案,工作流程看板風格的檢視 (看板)

什麼是艾森豪矩陣?

艾森豪矩陣是優先順序工具,有助您按照輕重緩急來組織任務。它闡述需要採取的具體行動,將任務分類放入優先順序矩陣的四個象限:

  • 急迫且重要:直接做

  • 急迫但不重要:委派

  • 不急迫但重要:安排排程

  • 不急迫且不重要:刪除

當您感到無力招架待辦清單時,艾森豪矩陣可為您顯示應先執行哪些任務,以及如何劃分及搞定其他所有事。

[內嵌圖解] 艾森豪矩陣的四個象限 (資訊圖)

什麼是艾森矩陣範本?

艾森豪矩陣範本是可重複使用的指南,可讓您在需要安排任務清單優先順序的任何時刻,快速建立艾森豪矩陣。若您想每天早晨或每週開始時建立一個矩陣,沒問題,只要複製範本,新增任務就能開始安排優先順序了。有了預先建立的範本意味您不需要耗費時間每次重複設定艾森豪矩陣。相反地,您可以只要填入空白,並依循預定義的工作流程,就能安排每項任務的優先順序。

數位艾森豪矩陣範本的優點

艾森豪矩陣旨在簡化任管理,而非製造更多工作給您。所幸,建立數位表單形式的矩陣代表您不需要處理一堆麻煩的試算表,也不需要每次手動複製任務清單。相反地,您可以只新增任務至矩陣、選擇輕重緩急,再將任務拖放到正確的區段。而且如果之後優先事項改變了,您還可輕易地即時更新矩陣,而毋須重新複製整個矩陣。

您可藉助數位艾森豪矩陣範本,辦到以下這些事:

  • 簡化決策流程,依循預先定義的任務優先順序流程。

  • 快速新增任務至艾森豪矩陣範本,而毋須再次重新複製待辦事項。 

  • 查看各任務的單一事實來源——矩陣中的待辦事項不是重複項,而是同時存在於您的任務清單和矩陣中。

  • 新增情境資訊、文件、圖片或影片至每項任務。

  • 專案關係人分享您的矩陣,以便說明如何安排工作的優先順序。

  • 針對委派的任務設定截止日期,或將其安排於稍後執行。

  • 拖放任務至不同的矩陣區段。

  • 若優先事項之後有所改變,則可輕鬆更新矩陣內容。

如何建立數位艾森豪矩陣範本

最基本的艾森豪矩陣範本應要有空間追蹤每項任務的下列資訊:

  • 急迫性:急迫或不急迫

  • 重要性:重要或不重要

  • 建議動作:直接做、委派、安排排程、刪除

最佳做法是新增兩個自訂標籤至您的範本,一個用來說明急迫性,另一個表示重要性。這樣一來,您就能快速選擇並查看每項任務的急迫性與重要性。接著,在您的範本為每個建議動作建立區段:直接做、委派、安排排程或刪除。針對每項任務選擇急迫性和重要性後,您就能將之拖放到正確的區段。

整合功能

  • 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,若每個部門都有各自專屬的歸檔系統,工作就會遲滯並且面臨穀倉效應。在 Asana 中,成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅減少重複性的工作,也提高跨團隊的可視度,還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作,確保團隊和任務保持相互連結。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對您需要追蹤的任何資訊建立唯一的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位來排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪件事。此外,還可跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 清單檢視。清單檢視是網格式檢視,能夠藉以輕鬆查看所有專案資訊,讓您一目了然。如同待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,如此一來您不僅可查看任務標題和截止日期,還可檢視任何相關自訂欄位,例如:優先順序、狀態等。不妨讓整個團隊清楚看見誰在何時執行什麼任務,藉此實現毫不費力的協作。

  • 開始日期。有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期,您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時,他們便能清楚掌握每項任務需要耗費多長的時間來完成。請使用開始日期來設定、追蹤及管理工作,使整個團隊的目標一致,確保不會遺漏任何相依的工作。 

推薦的應用程式

  • Gmail。藉助 Asana for Gmail 整合,您可以直接從您的 Gmail 收件匣建立 Asana 任務。您從 Gmail 建立的所有任務都會自動包含來自您電子郵件的情境資訊。如此一來,您再也不會錯過任何事情。撰寫電子郵件時需要參考某項 Asana 任務嗎?與其開啟 Asana,不妨改用 Asana for Gmail 附加元件,直接從您的 Gmail 收件匣輕鬆搜尋該任務。

  • Outlook。當您透過電子郵件收到行動項目時 (例如審閱代理機構的工作或向合作夥伴請求設計資產),您現在可以直接從 Outlook 中為其建立 Asana 任務。接著,您可以將新任務指派給自己或隊友、設定截止日期,並將其新增至專案中,使之與其他相關工作相互連結。

  • Google Workplace。使用內建於 Asana 任務窗格中的 Google Workplace 檔案選擇工具,將檔案直接附加至 Asana 中的任務。只需按幾下,即可輕鬆附加任意 My Drive 檔案。

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

如何使用艾森豪矩陣範本

建立您的範本後,使用就很簡單。以下說明使用方法:

  1. 複製您的艾森豪矩陣範本。

  2. 新增您待辦清單中的每項任務至範本。

  3. 選擇每項任務的急迫性和重要性。若不確定如何分辨急迫任務和重要任務,請閱讀我們的艾森豪矩陣文章

  4. 將每個任務拖放置個別所屬區段:直接做、委派、安排時程,或刪除。

  5. 根據您所選擇的動作更新每項任務的截止日期和指派對象。

常見問題

「艾森豪矩陣」此一名稱從何而來?

艾森豪決策矩陣此名稱源自美國第 34 任總統杜懷特·大衛·艾森豪。他在 1954 年的演講中提出此概念,並於此後被廣為傳揚:「我的問題有兩種,急迫和重要的。急迫的問題不重要,而重要的問題始終不急迫。」數十年後,勵志書籍作者史蒂芬·柯維引用這位前美國總統的話,並把他們發展成備受歡迎的時間管理工具,也就是我們今天所使用的工具。

我需要艾森豪矩陣範本嗎?

若想要有效組織並解決待辦清單,艾森豪矩陣範本就能助您一臂之力。有了此範本,您可輕易決定如何處理每項任務,如此一來,您就毋須擔心該先做哪件待辦事項。它提供一個符合邏輯的流程和可依循的藍圖,每當您的任務清單很冗長,必須安排待辦清單的優先順序時,就能運用它。

我應該多常使用艾森豪矩陣範本?

任何時候,只要您想安排待辦清單的優先順序都可以使用艾森豪矩陣範本。您選擇的頻率端看接獲新任務的頻率而定。例如:若您每天接獲眾多新指派工作,或許就應每天早上建立一個艾森豪矩陣。若您接獲指派工作的頻率較低,或許一週建立一個會比較合適。

我應該與誰分享我的艾森豪矩陣範本?

若您是經理,請與團隊成員分享您的艾森豪矩陣範本,以便協助他們區分並搞定任務。這樣一來,所有人都能依循相同的優先順序流程,而您也可以確保團隊盡可能以最有效率的方式工作。此外,優先順序是避免團隊過度工作和過勞的絕佳方法。

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