專案進度及狀態更新

概觀

概觀區段透過快照提供深入資訊,讓您瞭解自己投入之任何專案的狀態。有了狀態報告,建立豐富、可重複、可行動的狀態更新,以及與關鍵的專案關係人分享工作,就變得更簡單。

概觀區段 Gif

專案概觀快照

點選進入您專案的概觀標籤後,將顯示一張快照,呈現您專案的進度狀態。

進度狀態

您可以從概觀:

  1. 檢查是否專案按進度進行存在風險偏離進度
  2. 請求狀態更新
  3. 更新專案狀態
  4. 檢視或變更專案角色專案截止日期日期範圍
  5. 傳送訊息給成員

里程碑、目標及關鍵資源概觀

您也可從概觀標籤查看與您專案關聯的里程碑、目標和關鍵資源。

里程碑概觀

您可從概觀:

  1. 檢視或使用 + 圖示新增里程碑
  2. 檢視與專案關聯的關鍵資源
  3. 檢視此專案支持的、與專案關聯的任何目標

只會顯示您有存取權限的專案集。專案集可供所有 Business 版使用者使用。

最近的狀態更新

您可從概觀標籤利用點狀圖快速查看狀態更新的歷史記錄。

點狀圖

您可從「概觀」標籤:

  • 透過醒目標示落差並追蹤進度的點狀圖,檢視最近的狀態更新

使用者也可從儀表板標籤存取燃耗圖,以利追蹤團隊在一段時間內的速度,以及他們完成工作的速度。自訂圖表後可查看哪些任務已完成,而哪些尚未完成等。請閱讀此文章瞭解您可如何顯示專案總體績效及進度的指標,強調問題。

如何建立狀態更新

任何專案成員皆可設定狀態,以便通知其他專案成員專案成員對專案有存取權限且會接收到通知的人員。專案的進度。

您可透過此範本化的區塊架構,將在 Asana 中實際要完成的工作與敘述性的情境資訊整合起來,從而說明工作的狀態。

建立您的狀態更新

狀態更新之建立

若要建立新的狀態更新:

  1. 按一下專案進度檢視中的更新狀態圖示

您狀態更新裡的新增自訂欄位功能是 Business 版功能。

狀態更新畫面

您可從「狀態更新」視窗:

  1. 新增標題
  2. 填寫您的狀態更新詳細資訊,包括進度、專案名稱、專案所有者及專案日期
  3. 選擇哪個自訂欄位應包含於您的更新中
  4. 新增一個區段
  5. 納入摘要
  6. 逐項說明後續步驟
  7. 逐項說明自上一次更新以來主要的成就為何
  8. 將醒目標示重點拖曳至您的更新,以利說明狀況
  9. 一旦輸入更新後,按一下藍色的發佈按鈕。

請留意,在您發佈專案狀態更新前,您必須選擇專案狀態的其中一種:進度正常存在風險偏離進度

新增醒目標示至您的狀態更新

您可以拖放已完成里程碑或逾期任務等醒目標示至您的狀態更新中,以利說明狀況。新增這些醒目標示可讓最近的成果或瓶頸以視覺化的圖表呈現給團隊。

一旦您新增醒目標示並發佈狀態更新後,Asana 會記住該區塊架構,以及之後更新的順序。

醒目標示之順序

您也可透過拖放至所需位置,來重新排序摘要我們已獲致的成果後續步驟區段。

新增圖表至狀態更新

您可新增圖表至您的狀態更新,以視覺化的方式呈現要完成的工作。

圖表

更新狀態提醒

每週四,每個專案所有者都將收到每週任務,以便在週五到期前更新他們的專案狀態。若您是專案所有者,而不想收到這些提醒,可以將其關閉。

關閉狀態更新提醒

若要關閉狀態更新提醒:

  1. 瀏覽至狀態更新檢視
  2. 按一下提醒我每週更新狀態切換開關

狀態更新會顯示於專案的概觀及訊息。

列印或刪除狀態更新

刪除狀態

若要列印或刪除狀態更新:

  1. 按一下狀態更新旁的三點圖示
  2. 按一下列印狀態更新刪除狀態更新

您只可刪除您自己的專案狀態,無法刪除其他人發佈的狀態。

快照相關備註

狀態更新的用意是提供專案在特定時刻的狀態快照,因此,在發佈時該資料是凍結的。這包括如專案名稱、自訂欄位、任務名稱、截止日期和指派對象等內容。

這表示,如果任務名稱或截止日期在發佈之後有了改變,則更新裡的任務外觀仍會維持不變,如此一來您就能回顧,並完整瞭解特定時刻的專案狀態。

隱私

被新增為狀態更新協作者的任何人,均能查看報告的完整內容,即便他們沒有底層專案的存取權限亦然。

這表示他們將能查看任何任務詳細資料或報告包含的任何文字。儘管如此,若他們點選任務、里程碑等,而這些是他們不具存取權限的專案部分,他們將會看到請求存取權限的頁面,而無法存取底層的資料。

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