專案進度及狀態更新

概觀

概觀區段透過快照提供深入資訊,讓您瞭解自己投入之任何專案的狀態。有了狀態報告,建立豐富、可重複、可行動的狀態更新,以及與關鍵的專案關係人分享工作,就變得更簡單。

概觀區段 Gif

專案概觀快照

點選進入您專案的概觀標籤頁後,將顯示一張快照,呈現您專案目前的進度狀態。

進度狀態

您可以在概觀中:

  1. 檢查專案是否按進度進行存在風險偏離進度已完成
  2. 請求狀態更新或更新專案的狀態
  3. 檢視或變更專案角色
  4. 檢視或變更專案截止日期日期範圍
  5. 傳送訊息給成員

里程碑、目標及關鍵資源概觀

您也可以在概觀標籤頁中查看與您的專案關聯的里程碑、目標和關鍵資源。

里程碑概觀

您可以在概觀中:

  1. 檢視與專案關聯的關鍵資源
  2. 使用 + 圖示來檢視或新增里程碑
  3. 檢視與專案關聯的任何目標

只會顯示您有存取權限的專案集。專案集可供所有 Business 版使用者使用。

最近的狀態更新

您可以在概觀標籤頁中利用點狀圖快速檢視歷史狀態更新。

點狀圖

使用者也可從儀表板標籤頁存取燃起圖,以利追蹤團隊歷時的速度以及他們當下完成工作的速度。您可以對圖表進行自訂,以便查看哪些任務已完成、哪些尚未完成等。請參閱此文章瞭解如何顯示專案總體績效和進度的指標,強調某個問題。

如何建立狀態更新

任何專案成員均可設定狀態,以便通知其他專案成員專案的進度。

您可透過此範本化的區塊架構,將在 Asana 中實際要完成的工作與敘述性的情境資訊整合起來,從而說明工作的狀態。

建立您的狀態更新

建立狀態更新

若要建立新的狀態更新狀態更新,請執行以下操作:

  1. 點選專案進度檢視中的更新狀態圖示。
  2. 若沒有專案狀態,您也能從任何專案檢視中點選設定狀態選擇新狀態下拉功能表,或點選現有狀態。

在狀態更新裡新增自訂欄位功能是 Business 版所擁有的功能。

狀態更新畫面

您可以在狀態更新視窗中:

  1. 新增標題
  2. 填寫狀態更新詳細資訊,包括進度、專案名稱、專案所有者及專案日期
  3. 選擇您要在更新中納入哪些自訂欄位
  4. 新增區段
  5. 納入摘要
  6. 列舉後續步驟
  7. 列舉至上一次發佈更新以來的主要成就
  8. 將醒目標示重點拖曳至您的更新中,以利說明狀況
  9. 輸入更新之後,您可以點選藍色的發佈按鈕

請留意,您必須先選擇一種專案狀態 (進度正常存在風險偏離進度擱置中已完成),方可發佈專案狀態更新。

新增重點摘要至您的狀態更新

您可以拖放已完成里程碑或逾期任務等重點摘要至您的狀態更新中,以利說明狀況。新增這些重點摘要可讓最近的成果或可能的阻礙以視覺化的方式呈現給團隊,以利團隊深入瞭解。

在您新增重點摘要並發佈狀態更新後,Asana 會記住該區塊的架構和順序,並套用至未來的更新。

重點摘要之順序

您也可以將摘要已獲致的成果後續步驟區段拖放至所需位置,以便將它們重新排序。

新增圖表至狀態更新

您可新增圖表至您的狀態更新,以視覺化的方式呈現要完成的工作。

圖表

更新狀態提醒

每週四,每個專案所有者都將收到每週任務,以便在週五到期前更新他們的專案狀態。若您是專案所有者,而不想收到這些提醒,可以將其關閉。

關閉狀態更新提醒

若要關閉狀態更新提醒:

  1. 瀏覽至狀態更新檢視
  2. 按一下提醒我每週更新狀態切換開關

狀態更新會顯示於專案的概觀及訊息。

列印或刪除狀態更新

刪除狀態

若要列印或刪除狀態更新:

  1. 按一下狀態更新旁的三點圖示
  2. 按一下列印狀態更新刪除狀態更新

您只可刪除您自己的專案狀態,無法刪除其他人發佈的狀態。

快照相關備註

狀態更新的用意是提供專案在特定時刻的狀態快照,故該資料會在發佈時凍結。這些資料包括專案名稱、自訂欄位、任務名稱、截止日期和指派對象等。

這表示,如果任務名稱或截止日期在發佈之後有了改變,則更新裡的任務外觀仍會維持不變,如此一來您就能回顧,並完整瞭解特定時刻的專案狀態。

隱私

任何被新增為狀態更新協作者的人員皆可查看報告的完整內容,即便他們沒有底層專案的存取權限亦然。

這表示他們將能查看報告中所包含的任何任務詳細資料或文字。然而,若他們點選的是他們無權存取的專案部份 (例如任務和里程碑等),則他們會看到請求存取權限的頁面,而無法存取底層的資料。

將專案設為完成

無論專案是否已經具有某種狀態,都可以被設為完成。

將專案設為完成

若要將專案設為完成:

  1. 請點選三點圖示,並從下拉功能表選擇完成選項。
  2. 若專案不具任何現有狀態,請點選設定狀態,或點選現有狀態,以便從下拉功能表選擇完成

已完成的專案在狀態更新中會標記為完成而非將其封存。建議在封存專案前先將其完成。封存專案後,您能專注於更需要作業的專案,但這麼做不會更新專案的狀態。

將專案標記為完成,就能輕易地在專案集報告中利用專案摘要來區辨完成和其他狀態。

如何取消將專案設為完成

專案完成後,概觀頁面將以如下方式呈現:

已完成之專案狀態

若要取消完成專案,請點選完成,並從下拉功能表選擇一個更新的狀態。

通知

使用者也可勾選右上角的核取方塊,關閉此更新的通知。

專案若已完成和已封存,將顯示為完成狀態,並且會有一個橫幅標示出「已封存此專案」。

還原專案

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