產能規劃範本

在著手工作前提早一步預防專案發生延誤。瞭解如何在 Asana 中建立產能規劃範本,確保團隊擁有足夠的能力準時完成任務。

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您的團隊是成功推動每個專案的幕後推手。您需要他們投入時間、展現專業來推展工作,但有時候要預測每個人的空檔十分困難。由於手上必須同時處理的專案這麼多,因此您需要一套衡量團隊能力的方法,確保自己設定的專案期限是實際可行的,並隨著專案需求和資源的改變適時調整。

這就是產能規劃範本可以發揮作用之處。

[產品 UI] Asana 中的工作量規劃專案,試算表風格的專案檢視 (清單)

什麼是產能規劃範本?

產能規劃範本是可重複使用的指南,可協助衡量團隊對於特定專案具備的能力。它列舉您為了確保團隊有足夠空檔來準時完成專案任務,所需要採取的所有步驟。所幸有了這個範本,您就知道自己不會錯失任何關鍵資訊,避免導致專案延誤。您可以提前確保自己擁有您需要的資源,此外,若專案範疇或團隊成員的空檔改變了,您還可以做好計劃,隨之因應。

建立產能規劃範本僅需少量的事前作業,卻可以省下後續執行專案的許多時間和麻煩。在每個新專案之初,您可以複製範本,再填寫專案任務、所需時數及團隊成員空檔等資訊。與其每個新計劃都從零開始,不妨藉助範本列出的所有細節,考量您需針對變化所做的規劃和調整。

閱讀:產能規劃:什麼是產能規劃,要怎麼執行

數位產能規劃範本的優點

產能規劃不是一次就解決的事。在整個專案的流程期間,您必須持續監控團隊的產能,方能視變動的需求和情況而調整。這種時刻,數位產能規劃範本就很實用。

與其在一份靜態的文件或 Microsoft Excel 範本中記錄專案需求和團隊能力,不妨藉助數位範本的功能,即時進行任何變更。如此一來,您就能瞬間因應變化,新增額外的團隊成員至您的專案、調整專案範疇,或延展專案時程

有了數位產能規劃範本,你就能:

  • 將現有資源與需要的資源兩相比較。

  • 即時更新產能需求、團隊空檔和期限。

  • 可視化呈現團隊資源及工作負荷如何隨時間改變。

  • 輕易地與專案關係人及其他團隊成員分享團隊產能。

  • 在工作執行之相同位置規劃團隊產能,如此一來就不需要在不同應用程式間來回切換,也能把任務完成。

  • 查看一眼便能得知自己的產能是不足、適量,或過多。

  • 自動計算專案的總時數。

[產品 UI] 在 Asana 中管理團隊的工作負荷 (工作負荷)

產能規劃範本應納入哪些內容

產能規劃範本應保留一些空間,供您預測期待的專案需求,計算目前團隊的產能,並且比較目前的產能與需要的產能。最簡單的做法是,將範本分成兩個區段:一個用於團隊成員,另一個用於專案任務。

在專案任務區段保留空間列出所有您必須完成的交付項目、相關期限和需要的時數。您也可以建立自訂欄位來指明哪個專案角色負責哪項任務,例如:專案經理、文案或設計師。接著,您可以用這些資訊,根據團隊成員的綜合技能,把他們與正確的任務相互配對。

在團隊成員區段列出即將參與您專案的所有人。設置幾欄指明他們有空檔的時間 (時數),以及需要他們參與的時數。若要讓團隊成員產能 (過多或不足) 的資訊一目了然,可建立自訂欄位,指明各人員的能力狀態。

使用工作負荷管理團隊的產能

產能規劃範本是管理特定專案之資源的絕佳方法。然而,若您的團隊很龐大,或想要一次跨多個專案管理產能,就可能需要更專門的工作負荷管理工具。此情況下,Asana 的工作負荷功能就可助您一臂之力,讓您一眼掌握團隊的產能,以便查看每個人在不同計劃裡分別執行什麼工作。

整合功能

  • 清單檢視。清單檢視是網格式檢視,能夠藉以輕鬆查看所有專案資訊,讓您一目了然。如同待辦清單或試算表,清單檢視也會一次顯示您的所有任務,如此一來您不僅可查看任務標題和截止日期,還可檢視任何相關自訂欄位,例如:優先順序、狀態等。不妨讓整個團隊清楚看見誰在何時執行什麼任務,藉此實現毫不費力的協作。

  • 自訂欄位。自訂欄位是為工作設定標籤、排序和篩選的最佳方法。針對任何需要追蹤的資訊建立獨特的自訂欄位,包括優先順序、狀態,乃至於電子郵件或電話號碼。使用自訂欄位排序和安排待辦事項的時程,以便知道自己該優先處理哪些工作。此外,您還可以跨任務和專案分享自訂欄位,確保整個組織的一致性。

  • 開始日期。有時您不只需要追蹤待辦事項何時到期,您還必須知道自己何時應該開始執行該項工作。當團隊成員知道開始的時間及日期時,他們便能清楚掌握每項任務需要耗費多長的時間來完成。請使用開始日期來設定、追蹤及管理工作,使整個團隊的目標一致,確保不會遺漏任何相依的工作。 

  • 將任務新增至多個專案。工作的性質是跨職能的。團隊需要能夠有效跨部門執行工作。儘管如此,若每個部門都有各自專屬的歸檔系統,工作就會遲滯並形成資訊孤島。在 Asana 中,成員可以輕鬆跨多個專案追蹤和管理任務。這不僅能減少重複性的工作,也可提高跨團隊的可視度,還有助您在有情境資訊的前提下查看任務、檢視誰正執行什麼工作,確保團隊和任務保持相互連結。

推薦的應用程式

  • Jira。在技術與業務團隊之間建立互動、連結的工作流程,以便提高產品開發流程的即時可見度,且使用者無需退出 Asana 即可做到這一切。簡化專案協作和工作交接。快速在 Asana 中建立 Jira 議題,使工作在正確的時間點上無縫接軌地完成業務和技術團隊之間的交接。

  • Clockwise。藉助 Clockwise + Asana 整合,您可以將 Asana 任務以時間段的方式新增至您的 Google 日曆中。Clockwise + Asana 整合可讓您具體說明任務的持續時間、何時進行以及 Clockwise 是否能夠自動重新排定時程。將任務新增至您的行事曆,並且安排時間完成工作

  • Slack。將構想、工作請求和行動項目從 Slack 轉變成 Asana 中可追蹤的任務和評論。把簡短的問題和行動項目變成有指派對象和截止日期的任務。輕鬆掌握工作內容,以免請求和待辦事項隱沒於 Slack 中。

  • Zoom。Asana 與 Zoom 彼此搭配,協助團隊完成更多目標明確、聚焦重點的會議。藉助 Zoom + Asana 整合,可以輕鬆籌備會議,保留可行動的對話內容,並且在會議結束後仍可存取資訊。在 Asana 中開始會議,彼此共用的會議議程提供了需討論內容的可視度及情境。在會議期間,團隊成員可以在 Zoom 中快速建立任務,這樣細節和行動項目就不會遺失。會議結束後,Zoom + Asana 整合可將會議記錄和錄製內容提取到 Asana 中,因此所有協作者和專案關係人都可以依據需要回顧會議內容。

如何使用產能規劃範本

建立產能規劃範本後,要使用就很簡單。以下說明如何進行:

  1. 將所有專案任務新增至範本。

  2. 預估每項任務所需要的時間。若要盡可能讓您的估計值愈趨精準,不妨思考過去完成類似任務時花費多少時間。

  3. 決定各項任務交由哪位團隊成員負責。

  4. 請團隊稽核他們的排程,以便決定有空檔的總時數。若要計算有空檔的時數,應決定專案期間工作天的天數,接著減去會議、行政任務、溝通、休假,以及其他專案的時間。

  5. 填寫每個團隊成員的空檔工作時數,然後把這些資訊拿來和各任務需要的時數兩相比較。

  6. 隨工作進展進行必要的調整,以便確保團隊有足夠的可用資源來完成計劃。可能的做法包括將其他專案的優先順序調降、調整專案範疇、延後專案時程或招募其他團隊成員加入您的專案。

閱讀:資源管理入門指南

常見問題

我是否需要產能規劃範本?

若管理專案和專案關係人是您的例行工作,那麼產能規劃範本就可以在您每次開始一個新計劃時節省時間,此外,也有助您在專案開始之際,即思考專案資源規劃以及團隊能力,從而及早開始規劃,避免之後發生延誤。

何時應使用產能規劃範本?

在您的專案啟動之前 (理想的做法是在您確認專案時程前) 即建立產能規劃範本。如此一來,您就能在預估計劃要花費多久時間時,考量團隊成員的餘裕。

我應該跟誰分享產能規劃範本?

為了盡可能提高透明度,您應該跟整個專案團隊分享產能規劃範本。如此一來,所有人都知道自己必須完成什麼任務,也瞭解他們的工作如何對專案時程產生影響。您也可以與專案關係人分享產能規劃範本,明確指出何以交付項目需要花這麼多時間來完成。當專案關係人看到團隊能力是經過如此縝密的規劃後,他們想提出新的額外交付項目或最後一刻的請求時,就可能會三思。

產能規劃範本和資源管理範本兩者有何不同?

專案產能規劃範本比資源管理範本更具體,它針對每個專案交付項目詳述確切的時數需求,並且把此需求與團隊可用時數兩相比較,以利您確切瞭解自己的產能是不足、適量或過多。

另一方面,資源管理範本則是讓您從大格局掌握團隊成員手中負責的所有任務。它較著重於平衡團隊的工作負荷,以及預防過度工作,而不是在於確認您是否有足夠的人力資源及產能,可以用來完成專案。

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