什麼是需求評估？3 種類型和範例

當您在多個增長計劃和新專案之間取得平衡時，很難知道應該優先進行哪些團隊改進。 該從何開始呢？

若您不確定，請嘗試進行需求評估。 需求評估可幫助您確定最重要的流程差距，以便在最短的時間內實現預期成果。 評估目前的流程不僅可以讓您深入解析團隊的工作方式，還可以幫助您確定潛在的效率改進領域。

減少工作附帶事務並簡化流程不僅可以提高生產力，還可以提振團隊士氣。 透過傾聽團隊成員的意見並改進任何痛苦的流程，您可以幫助他們更快地完成最具影響力的工作。 我們撰寫了一份實用指南，用於建立您自己的需求評估。

什麼是需求評估？

需求評估是一個確定需求或目前與期望結果之間「差距」的流程。 這是策略規劃的一部分，從本質上講，需求評估可幫助您確定如何實現策略目標。 

需求是特定流程或系統中改進的機會。 當您確定並解決需求時，您可以對潛在的新機會採取行動，例如提高流程效率、簡化資源分配，以及確定目前工作流程中的資源差距。  

例如，假設您的團隊正在進行一個組織客戶資料的流程。 需求評估是瞭解資料收集流程中存在差距 (例如缺失或不準確的資訊) 的絕佳方式，以及更好地利用內部資源的地方。

需求評估的目的是什麼？

需求評估可識別組織中需要改進的領域。 對現有流程進行需求評估，以分析資料並為內部變更提供資訊。

您可能會使用需求評估來完成的流程範例包括：

• 將重複性手動作業自動化的流程

• 表現不佳的客戶旅程流程

確切指出需要改進的地方可能具有挑戰性。 當您面臨多個機會領域時，需求分析可以幫助您確定最佳的改進領域。 

需求評估範例

需求評估是改進流程的好方法，但要開始進行並不總是那麼容易。 首先，請查看一些範例問題，以便更深入地瞭解您要尋找的資料。

成功率問題

• 為了達成我們的目標，必須完成哪些活動？ 

• 我們的解決方案成功的概率是多少？ 

• 成功解決我們的需求需要哪些任務？

績效問題

• 我們使用哪些 KPI 來衡量績效？

• 卓越的績效是什麼樣子？

• 目前的績效是什麼樣子？

營運問題

• 涉及哪些專案關係人？

• 流程中在哪個階段產生需求？

• 我們觀察需求的頻率如何？

確定需求需要團隊溝通、解決問題的技能和創新的想法。 請使用這些問題作為起點，讓工作順利進行。 一旦您知道要詢問哪些問題，就可以開始收集資料。 

如何進行需求評估

需求評估是分析和解釋相關資料的絕佳方法。 為此，您需要瞭解團隊的基準需求，以及流程的整體預期成果。 

成功率問題：

• 為了達成目標，必須完成哪些活動？ 

• 我們的解決方案成功的概率為何？ 

• 成功解決我們的需求需要哪些任務？

績效問題：

• 我們使用哪些 KPI 來衡量績效？

• 卓越的績效是什麼樣子？

• 目前的績效是什麼樣子？

營運問題：

• 涉及哪些專案關係人？

• 流程中在哪個階段產生需求？

• 我們觀察需求的頻率如何？

確定需求需要團隊溝通、解決問題的技能和創新的想法。 請使用這些問題作為起點，讓工作順利進行。 一旦您知道要詢問哪些問題，就可以開始收集資料。

如果您想要一個現成的架構來組織您發現的內容，請嘗試使用需求評估範本。 它可以幫助您將這些問題轉化為整個團隊都可以遵循的實用、循序漸進的計劃。

進行需求評估的 6 個步驟

需求評估是分析和解釋相關資料的絕佳方法，這些資料將影響您的決策。 為此，您需要瞭解團隊的基準需求，以及流程的整體預期成果。 

徵求關鍵專案關係人、資助者和決策者的幫助，並透過會議或腦力激盪會議收集回饋。 無論您選擇何種方式開始，以下是進行需求評估時需要遵循的四個步驟。 

1. 確定團隊的需求

若要確定現有流程與理想流程之間的差距，首先需要瞭解理想流程的樣貌。 明確的目標是確保您建立可衡量、可行動和以結果為導向的需求評估的最佳方式。 

在開始收集和分析需求評估資訊之前，請花點時間考慮您想要的結果。 設定目標並收集機會領域的資料，以規劃期限並瞭解預期成果。 

您的團隊成員可能比您更接近流程，他們對潛在的流程改進有寶貴的深入解析。 收集專案團隊的回饋，或舉辦一般腦力激盪會議，以確定團隊的最大差距。 

與您的團隊合作回答以下問題： 

• 您想解決哪些需求？ 

• 此流程目前是如何實施的？ 

• 最大的機會落差在哪裡？ 

• 您期望的結果是什麼？ 

• 您是想解決特定問題還是更廣泛的流程？ 

• 您是否有清晰、可衡量的資料來源？ 

• 您要如何衡量成功？

2. 衡量並分配您的資源

在開始評估之前，請確定團隊的能力，以及您願意在專案上花費多少時間。 此外，請確定您要給自己多少時間來實現目標。 您想在六個月內填補這些空缺嗎？ 一年？ 確切瞭解您的能力，將使您能夠對報告採取系統性的方法。 

您團隊的可用性和組織資源將影響您需求評估的全面性。 如果您為需求評估分配更多時間，就能將更多時間用於資料收集。 

3. 收集內部資訊

接下來，請收集資訊並收集有關如何最好地解決已識別差距的資料。 請記住，需求評估的目標是瞭解如何從目前的流程到達預期的結果。 

從與流程最相關的各部門和專案關係人處收集資料。 此時，您已經與親密的專案團隊成員進行了腦力激盪，但瞭解您的跨職能合作夥伴對此流程改進的需求也很重要。 

為了建立良好的需求評估，您需要詳細的資訊，因此請鼓勵專案關係人分享有關其特定需求的深入資料。 您擁有的資訊越多，需求評估成功的可能性就越大。

收集資訊時需要考慮的問題包括： 

• 哪些方面需要改進？

• 為什麼目前的方法表現不佳？

• 我們是否有足夠的資源來執行更成功的流程？

這些問題將幫助您收集必要的詳細資料，以便進入第四步。

4. 收集外部資訊

從專案團隊和跨職能專案關係人收集資訊後，剩下的就是從外部來源收集資訊。 除了內部協作者之外，從外部來源獲取資訊，可讓您從頭到尾以鳥瞰視角檢視流程。 

有多種方法可以收集目標群組的外部資訊，包括：

• 客戶問卷：用於從多個地理位置收集快速、高階的客戶資料

• 焦點小組：用於從特定地理位置收集深入資訊

從頭到尾追蹤流程，以發現其他低效率的地方，也是一個不錯的做法。 雖然您使用的需求評估技術類型取決於您的情況，但您應該選擇最有機會糾正低效率的技術。

5. 取得回饋

需求評估的重點在於企業和社群的需求。 請與對您的資料可能有不同觀點 (和偏見) 的不同群體測試您的發現。 與專案關係人和社群成員分享，以衡量您的上司和目標受眾對任何流程變更的反應。 

可能會想查看您的評估的人員包括： 

• 專案合作夥伴

• 社群成員

• 投資人

• 專案關係人

• 管理

• 同事

透過收到的回饋，您可以在開始對已確定的需求進行大規模變更之前，對報告進行任何必要的調整。 

6. 使用您的資料

此時，您已收集到所有可以收集的資訊。 剩下的唯一事情就是使用您的需求評估結果和深入解析來制定最終報告和行動計劃。

使用您在步驟 1 到 5 中收集的資訊，將您的需求評估資料轉化為累積報告。 除了您在腦力激盪會議期間所做的筆記、詳細資料和觀察之外，還要新增一份記錄後續步驟的摘要，特別是階段、技術協助、訓練計劃和其他有助於您實施流程變更的組成部分。 

實施需求評估的結果需要時間。 請確保您的團隊制定有效的流程來指導改進，例如：

• 專案管理工具：協助組織資訊並與團隊成員溝通

• 變更管理：協助記錄需求和差距變更

• Business 版流程管理 (BPA) ：有助於分析和改進流程

• 流程實施規劃：概述實現共同目標所需的步驟

需求評估範例

有許多不同的資料收集方法，從調查等定量技術到焦點團體等定性技術。 您的目標受眾可能會影響您的方法，因此在決定之前，請考慮您正在尋找的是誰的觀點。 

需求評估提供了關於現有流程的關鍵資料，並幫助團隊建立更有效的系統。 

以下是收集需求評估資料的三種最受歡迎的方法：

問卷

問卷和訪談是最受歡迎的資料收集方法。 問卷是一種表面層級的表單，包含一般的「是或否」問題。 這是從受訪者那裡快速獲得資訊的好方法。

用於以下用途：評估品牌形象的有效性

問卷調查

許多團隊會使用調查來收集有關客戶體驗的外部資訊。 調查通常包含開放式問題，因此它們比問卷提供更深入的資訊。 這是尋找準確且快速資訊的好方法。

用於以下用途：從客戶的角度評估購買後體驗的成功程度

焦點團體

焦點團體是一種訪談，參與者人數不多，且具有共同特徵或經驗。 雖然焦點團體訪談比其他兩種方法需要更多時間，但能提供關於需求和客戶體驗的廣泛資訊。 這是收集深入資訊的絕佳方法。

用於以下用途：評估客戶對您品牌的體驗，以及他們認為可以改進的地方

透過分析確定團隊的需求

進行需求評估是瞭解目前流程處理方式以及如何簡化任務和溝通的絕佳方法。 瞭解哪些需求最重要並不總是那麼明顯。 透過需求分析，您可以收集所需的資料，從而提高團隊的效率。