工作負荷

工作負荷可供所有 Asana Business 版Enterprise 版客戶使用。

工作負荷可讓團隊得以快速查看,並在一處地方更深入瞭解團隊跨各個專案時的工作情況。辨識衝突,以便在同一檢視中輕鬆重新指派或重新安排任務,以此處理風險並維持專案正常推進。避免團隊成員發生負荷過重過或賦閒的情況,且確保專案有妥善的人員配置。

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觀看工作負荷示範

您可以依據任務數目或投入量檢視工作負荷,例如小時數或點數。此外,您可以為每位團隊成員設定產能,以便在有人員發生工作過量時快速辨識。

從專案集存取工作負荷

您可以透過專案集存取工作負荷功能 - 點選側邊欄中的專案集,選擇一個專案集,然後前往工作負荷標籤頁。

專案集

使用者清單由專案集的專案中獲指派工作的所有人員組成。

建立團隊專案集可讓您查看團隊在不同專案中的工作內容。建立跨團隊的專案集,即可查看由您擁有且與多個團隊共用的重要專案。

如何建立專案集

若要使用工作負荷功能,您必須先擁有一個專案集,或者建立一個新的專案集。

建立專案集

若要建立專案集:

  1. 點選側邊欄中的專案集
  2. 點選新專案集標題
  3. 輸入專案集名稱並設定隱私
  4. 點選建立專案集
  5. 建立好專案及後,點選新增專案,即可將專案新增至您新建的專案集中。

產能概觀

產能趨勢線

當您在專案集中點入工作負荷檢視時,您會看到團隊成員的產能趨勢線。預設情況下,產能會以任務數目和任務持續時間為依據,但您可以新增任務投入量,以此查看小時數、點數等。

趨勢線

  • 專案中所有具有截止日期或日期範圍的任務都會自動顯示在您的工作負荷檢視中。
  • 任務必須先被指派才會計入產能趨勢線中,否則它們會出現在工作負荷檢視底部的未指派區段。
  • 若要指派任務,您可以將任務拖放至指派對象,或開啟任務詳細資訊窗格並指派任務。

由於您無法在工作負荷檢視中查看子任務,請使用任務來將您需要查看的工作納入檢視中。

新增任務投入量以便判斷產能

追蹤任務投入量是指以小時數、點數等為依據衡量產能,而非以簡單的任務數量為依據。

任務投入量

若要新增任務投入量:

  1. 在工作負荷工具列中選擇新增投入量。工作負荷中的投入量可以來自資料庫中任何數字形式的自訂欄位,您也可以建立新的欄位。
  2. 接著,如果您尚未將投入量欄位新增到專案集的所有專案中,請請現在完成此操作。
  3. 您的工作負荷圖表現在會顯示投入量而非任務數目。

請記得新增投入量至任務。設定任務投入量後,您還需要設定團隊的工作量,以便準確衡量餘裕,確保沒有人發生超出負荷的情況。

設定團隊產能

產能即一個人在一周內可以承擔的最大工作量,可針對個人層面進行自訂。例如,承包商可能只能工作 20 小時,而團隊成員則可以工作 40 小時。每當有人員的工作量超出他們的產能時,他們的工作負荷圖表就會變成紅色。

工作量

  1. 點選顯示投入量的圖示
  2. 點選編輯投入量

設定產能後,您就會看到有哪些團隊成員達到其產能限制,以及有哪些人員還有更多容量。

為團隊編輯投入量

您可以使用工作負荷檢視並編輯團隊成員的投入量。

投入量

若要編輯您團隊的投入量:

  1. 點選投入量圖示
  2. 點選編輯投入量

設定投入量後,您可以更方便地檢視委派給每一位團隊成員的工作。

開始日期

若任務需要超過一天的時間才能完成,請設定開始日期

若您的任務需要多天才能完成,投入量會平均分配在工作日中,並且跳過週末。例如,需時 2 天的 10 小時任務會分配為每天 5 小時。若任務的時間是從週五到週一,則會分配為週五 5 小時、週一 5 小時。

自訂欄位

依據優先順序設定自訂欄位,即可掌握任務量。您可以切換選擇自訂欄位的顏色。

自訂

請在專案檢視中建立自訂欄位和顏色。然後,當您為任務設定自訂欄位的值時,便可在工作負荷檢視中看到所設定的顏色。

暫留說明

將滑鼠暫留於個人圖表上,即可查看人員在特定日期中的任務數目。

暫留

將滑鼠暫留於特定日期欄標題上,即可檢視多位團隊成員在指定日期中的任務數目總計。將滑鼠暫留於某位人員的姓名上,即可查看他們的任務數目總計或一段時間內的投入量。

深入檢視

點選插入點符號,即可在深入檢視中顯示每位人員的專案和任務。

深入檢視

您可以透過點選專案名稱來開啟專案狀態對話窗。

拖放任務

拖放任務即可重新排定時間,或將其重新指派給另一位人員。

工作負荷

  • 您無法移動任務至另一個專案。
  • 重新指派任務時,即會鎖定排程,以便減少出錯。重新指派後,您可以拖放任務來完成重新排定。
  • 若要在工作負荷檢視中建立任務,您可以直接點選您要安排的指派對象、日期和專案下的工作負荷並輸入任務名稱。接著,您便可以點入任務的詳細資料以新增其他資訊。

複選批量重新排程:按住 Command/Control 鍵,然後同時點選您要重新排程和/或重新指派的所有任務。

篩選

依據角色和人員篩選工作負荷檢視。

篩選

  • 您可以在工作負荷檢視中搜尋並選擇要查看的人員。
  • 您還可以依據「角色」進行搜尋。

鼓勵團隊在 Asana 將他們的角色新增到他們的個人資料

您也可以將篩選後的檢視儲存為每個人的預設檢視。請從專案名稱旁的下拉式功能表中選擇將版面配置儲存為預設

篩選結果

縮放

縮放

點選縮放按鈕即可以縮放您的時間軸,並根據下列時間範圍檢視時間軸:小時、日、週、月、季、半年或整年。

點選今天,即可快速回到目前的日期。

使用縮放功能,依據您的工作規劃調整您的檢視並監控時間範圍。

工作負荷上的子任務數目

您也可以直接在工作負荷中檢視特定任務的子任務數目。

工作負荷中子任務數目的螢幕擷取畫面

子任務數目會出現在深入檢視中、工作負荷上的任務名稱旁。

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