工作負荷

所有 Business 版Enterprise 版客戶均可使用工作負荷功能

工作負荷可讓團隊得以快速查看,並在一處地方更深入瞭解團隊跨各個專案時的工作情況。辨識衝突,以便在同一檢視中輕鬆重新指派或重新安排任務,以此處理風險並維持專案正常推進。避免團隊成員發生負荷過重過或賦閒的情況,且確保專案有妥善的人員配置。

觀看工作負荷示範

您可以依據任務數目或投入量檢視工作負荷,例如小時數或點數。此外,您可以為每位團隊成員設定工作量,以便在有人員發生工作過量時快速辨識。

從專案集存取工作負荷

您可以透過專案集存取工作負荷,可點選側邊欄中的專案集,選擇一個專案集,然後導覽至工作負荷標籤頁

專案集

使用者清單由專案集的專案中獲指派工作的所有人員組成。

建立團隊專案集,即可查看團隊跨專案工作內容。建立跨團隊專案集,以便查看由您所有的多團隊共用的重要專案。

如何建立專案集

若要使用工作負荷功能,您必須擁有一個專案集,或者建立一個新的專案集。

儀表板 1

若要建立專案集:

  1. 點選側邊欄左上角的專案集合
  2. 點選新專案集磁磚
  3. 命名專案集
  4. 點選建立專案集

新增專案

建立專案集後,點選新增專案,即可新增專案至您新建立的專案集。

工作量概觀

工作量趨勢線

當您在專案集中點選工作負荷檢視時,您會看到團隊成員的工作量趨勢線。預設情況下,工作量以任務數目和任務持續時間為依據,但您可以新增任務投入量,以此查看小時數、點數等。

趨勢線

  • 專案中所有新增了截止日期或日期範圍的任務都會自動顯示在您的工作負荷檢視中。
  • 任務須在指派後才會計入工作量趨勢線中,否則它們會出現在「未指派任務」區段的工作負荷檢視底端。
  • 若要指派任務,您可以拖放任務至指派對象,或開啟任務功能表並指派任務。

在工作負荷檢視中納入您需要進行工作的任務,因為檢視中無法查看子任務。

新增任務投入量以便判斷工作量

以小時數、點數等為依據追蹤任務投入量,而非簡單的任務數目。

儀表板 1

若要新增任務投入量:

  1. 在工作負荷工具列中選擇「新增投入量」。工作負荷中的投入量可以是資料庫中的任一數字型自訂欄位,也可以建立新字段。
  2. 然後將您的投入量欄位新增到專案集的所有專案中 (若還未新增)。
  3. 您的工作負荷圖表此時會顯示投入量而非任務數目。

務必新增投入量至任務 (可從「工作負荷」或專案中開啟)。

設定任務投入量後,您還需設定團隊的工作量,以便準確衡量餘裕,確保無人發生超出負荷的情況。

設定團隊工作量

工作量即一個人在一周內可以承擔的最大工作量,可針對個人層面進行自訂。例如,承包商可能只能工作 20 小時,而團隊成員則可以工作 40 小時。每當有人員的工作量超出他們的容量時,他們的工作負荷圖表就會變成紅色。

工作量

  1. 在您的工具列上點選切換圖示
  2. 點選編輯工作量

工作量編輯

您可在此處編輯團隊的工作量。

工作量概觀

設定工作量後,您就會看到有哪些團隊成員達到其工作量限制,以及有哪些團隊成員還有更多容量。

為團隊編輯投入量

您可以使用工作負荷檢視並編輯團隊成員的投入量。

投入量

若要編輯團隊投入量

  1. 點選工具列上的切換圖示
  2. 點選編輯投入量

投入量

您可在此處編輯團隊投入量。

投入量概觀

設定投入量後,您可以更方便地檢視委派給每一位團隊成員的工作。

開始日期

在任務中使用開始日期,以便指明需要超過一天才能完成的任務。

開始

當您有多天任務時,投入量會 (跳過週末) 平均分配在工作日中。例如,超過 2 天的 10 小時任務會分配為每天 5 小時。 若任務的時間是從週五到週一,則週五為 5 小時,週一為 5 小時。

自訂欄位

依據優先順序設定自訂欄位,即可掌握任務量。您可以切換選擇自訂欄位的顏色。

自訂

在您的專案檢視中建立自訂欄位和顏色。然後,當您為任務設定自訂欄位的值時,即可在工作負荷檢視中檢視該顏色。

暫留說明

將滑鼠暫留於個人圖表上,即可查看人員在特定日期中的任務數目。

暫留

將滑鼠暫留於特定日期欄標題上,即可檢視多位團隊成員在指定日期中的任務數目總計。將滑鼠暫留於某位人員的姓名上,即可查看他們的任務數目總計或一段時間內的投入量。

深入檢視

點選插入點符號,即可在深入檢視中顯示每位人員的專案和任務。

深入

  • 您可以透過點選專案名稱,開啟專案狀態對話窗。

拖放任務

拖放任務即可重新排定時間,或重新指派給另一位人員。

工作負荷

  • 您無法移動任務至另一個專案。
  • 重新指派任務時,即會鎖定排程,以便減少出錯。重新指派後,您可以拖放任務來完成重新排定。
  • 若要在工作負荷檢視中建立任務,您可以直接點選您要指派任務的指派對象、日期和專案下的工作負荷並輸入任務名稱。隨後,您可以點選進入任務的詳細資料,新增其他資訊。

複選以便進行批量重新排定:按住 Command/Control 鍵,然後同時點選需重新排定或重新指派的所有任務。

篩選

依據角色和人員篩選工作負荷檢視。

篩選

  • 您可以在工作負荷檢視中搜尋並選擇要查看的人員。
  • 您還可以依據「角色」進行搜尋。

鼓勵團隊在 Asana 將他們的角色新增到他們的個人資料

您還可以為所有人將篩選後的檢視儲存為預設檢視。

篩選搜尋

若要將篩選後的檢視儲存為預設:

  1. 為篩選器選擇人員
  2. 點選「套用篩選器」
  3. 點選下拉式箭頭

篩選搜尋

From the drop-down menu select save layout as default.

篩選結果

縮放

縮放

若要放大或縮小,請點選「縮放」按鈕,即可在天、週、月、季度、半年或年之間進行選擇。

  • 點選「今天」,即可快速回到此時。

使用縮放功能,依據您的工作規劃調整您的檢視並監控時間範圍。

工作負荷上的子任務數目

您也可以直接從「工作負荷」檢視特定任務的子任務數目。

工作負荷中子任務數目的螢幕擷取畫面

子任務數目會出現在深入檢視中「工作負荷」上的任務名稱旁。

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