Risikoregister-Vorlage

Lassen Sie Ihr Projekt nicht durch unvorhergesehene Störungen entgleisen. Erstellen Sie eine Risikoregister-Vorlage, um potenzielle Hindernisse bereits im Vorfeld zu erkennen und aus dem Weg zu räumen, bevor sie zu größeren Problemen werden.

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Nicht immer verläuft alles wie geplant. Erfahrene Projektmanager wissen das und entwickeln daher nur nicht nur einen Plan für das Best-Case-Szenario, sondern kalkulieren mögliche Risiken von vornherein mit ein. Wenn Sie einen Plan für alle Eventualitäten ausgearbeitet haben, können Sie auf Hindernisse umgehend reagieren und Probleme aus dem Weg räumen, bevor sie Ihr Projekt zum Scheitern bringen.

Mit einer Risikoregister-Vorlage bleiben Sie für jedes neue Vorhaben gerüstet. Hier erfahren Sie, wie eine solche Vorlage erstellt wird, um potenzielle Risiken zu erkennen und einen Plan zu ihrer Beseitigung parat zu haben.

[Alte Produkt-UI] Risikoregister für das Projektmanagement mit Beispiel für den Schweregrad (Listenansicht)

Was ist eine Risikoregister-Vorlage?

Eine Risikoregister-Vorlage ist ein wiederverwendbarer Leitfaden zur Identifizierung und Behebung potenzieller Risiken im Rahmen eines Projekts. Sie umfasst die wichtigsten Informationen zu jedem Risiko, z. B. die Priorität und die Eintrittswahrscheinlichkeit des Risikos. Darüber hinaus wird in der Vorlage jeder Schritt erläutert, den Sie unternehmen sollten, um potenzielle Rückschläge zu vermeiden, bevor sie zu größeren Problemen werden.

Mithilfe dieser Vorlage können Sie für jedes neue Projekt in kürzester Zeit ein eigenes Risikoregister erstellen. Anstatt jedes Mal von vorne anzufangen, müssen Sie lediglich die Vorlage kopieren, die erforderlichen Informationen einfügen und mit der Arbeit beginnen.

Was sind die Vorteile einer digitalen Risikoregister-Vorlage?

Potenzielle Risiken nur zu dokumentieren, reicht jedoch nicht aus. Vielmehr sollten Sie im gesamten Projektlebenszyklus kontinuierlich auf Risiken achten und diese gezielt angehen. Wenn Sie statische Programme wie Excel für Ihre Projektmanagement-Vorlagen nutzen, verliert eine Tabelle bei Änderungen schnell ihre Aktualität. Besser ist es, eine dynamische, digitale Risikoregister-Vorlage zu nutzen, die kontinuierlich in Echtzeit aktualisiert wird, wenn Aufgaben abgeschlossen, Prioritäten angepasst oder Fristen geändert werden.

Ein weiterer Vorteil der Erstellung Ihres Risikoregisters in einer Projektmanagement-Software liegt darin, dass sich sämtliche projektbezogene Informationen an einem zentralen Ort befinden. Anstatt zwischen verschiedenen Tools hin und her zu wechseln, können Sie und Ihre Stakeholder alle Projektinformationen in einer gemeinsamen Plattform verwalten.

Mithilfe einer digitalen Risikoregister-Vorlage können Sie:

  • Projektrisiken identifizieren und angehen, bevor sie zum Hindernis werden.

  • Projektrisiken während aller Schritte Ihres Risikomanagement-Plans im Auge behalten – von der Analyse der identifizierten Risiken bis zum fertigen Plan zur Risikominderung.

  • Informationen über Projektrisiken auf einfache Weise mit Stakeholdern teilen.

  • Neue Risiken immer dann automatisch in die Vorlage aufnehmen, wenn ein Projektmitarbeiter ein potenzielles Problem erkennt.

  • Relevante Dokumente, Screenshots und Videos anhängen, um für jedes Risiko Hintergrundinformationen zu bieten.

  • Jedem Risiko eine verantwortliche Person und ein Fälligkeitsdatum zuweisen, um sicherzustellen, dass es innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens gelöst wird.

  • Einen umfassenden Überblick über alle Projektrisiken erhalten und diese in Echtzeit anzeigen, einschließlich Informationen darüber, wie Ihr Team die einzelnen Risiken analysiert und löst.

Was gehört in eine Risikoregister-Vorlage?

Im Wesentlichen sollte eine Vorlage für ein Risikoregister eine Liste aller Risiken sowie die entsprechenden Spalten zur Identifizierung und Erfassung jedes potenziellen Problems enthalten. Hier sind die wichtigsten Informationen, die Sie aufnehmen sollten:

  • Risikobeschreibung: Eine kurze Beschreibung des Risikos wie „Unerwartete Produktionskosten“ oder „Qualitätsprobleme“.

  • Datum der Risikoerkennung: Das Datum, an dem Ihr Team das Risiko entdeckt hat.

  • Risikoverantwortlicher: Die Person, die für die Ausarbeitung und Ausführung eines Risikoreaktionsplans verantwortlich ist.

  • Fälligkeitsdatum: Der Zeitplan für die Erstellung des Plans zur Risikominderung.

  • Risikokategorie: Der Projektbereich, der am stärksten vom Risiko betroffen ist, z. B. Budget, Zeitplan oder Qualität.

  • Risikowahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist es, dass das Risiko tatsächlich eintritt? Dabei kann diese Angabe schlicht „nicht wahrscheinlich“, „wahrscheinlich“ und „sehr wahrscheinlich“ lauten.

  • Mögliche Auswirkungen: Auch als Risikobewertung oder Risikoanalyse bezeichnet. Hier wird angegeben, inwieweit das Risiko den Verlauf Ihres Projekts stören könnte. Die meisten Teams entscheiden sich bei der Angabe der Risikoauswirkungen für eine fünfstufige Skala von eins (sehr gering) bis fünf (sehr hoch).

  • Wichtigkeit des Risikos: Die relative Bedeutung der einzelnen Risiken. Hierbei werden die Eintrittswahrscheinlichkeit des Problems und seine möglichen Auswirkungen berücksichtigt.

Zusätzlich zu den oben genannten Angaben für jedes Risiko empfiehlt es sich auch, die Fortschritte Ihres Teams bei der Bewältigung der einzelnen potenziellen Probleme zu beobachten. Hierzu können Sie in der Risikoregister-Vorlage einzelne Abschnitte für verschiedene Phasen Ihres Risikomanagement-Plans anlegen, z. B. Nicht begonnen, Analyse, Planung und Planung abgeschlossen. So kann Ihr Team nach jedem Arbeitsschritt das jeweilige Risiko in den entsprechenden Abschnitt ziehen und dort ablegen.

Integrierte Features

  • Listenansicht. Hierbei handelt es sich um eine Rasteransicht, in der Sie all Ihre Projektinformationen auf einen Blick einsehen können. Ähnlich wie bei einer To-do-Liste oder einer Tabelle sehen Sie all Ihre Aufgaben auf einmal. Dabei werden Ihnen nicht nur der Titel und die Frist der Aufgabe angezeigt, sondern auch sämtliche wichtige benutzerdefinierte Felder wie Priorität, Status und mehr. Gestalten Sie die Zusammenarbeit effektiver, indem Sie Ihrem gesamten Team einen Überblick darüber geben, wer was bis wann zu erledigen hat.

  • Boardansicht. Hierbei handelt es sich um eine Ansicht, die dem Kanban-Board ähnlich ist und die Informationen zu Ihren Projekten in Spalten wiedergibt. Die Spalten sind üblicherweise nach Arbeitsstatus (z. B. „To-do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) organisiert, aber Sie können je nach Projekt noch weitere Spaltennamen hinzufügen. Innerhalb jeder Spalte werden Aufgaben als Karten dargestellt und verfügen über zahlreiche weitere Informationen wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum und benutzerdefinierte Felder. Verfolgen Sie Ihre Arbeit über verschiedene Phasen hinweg und behalten Sie stets den aktuellen Status Ihres Projekts im Blick.

  • Benutzerdefinierte Felder. Benutzerdefinierte Felder sind die beste Möglichkeit, um Aufgaben zu kennzeichnen, zu sortieren und zu filtern. Erstellen Sie für jede Information, die Sie nachverfolgen müssen, ein spezifisches benutzerdefiniertes Feld – von Priorität und Status bis hin zu E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre To-dos sortieren und planen, damit Sie stets wissen, an welchem Arbeitsvorgang Sie als Erstes arbeiten müssen. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Felder aufgaben- und projektübergreifend teilen, um ein einheitliches Vorgehen in Ihrem Unternehmen sicherzustellen.

  • Automatisierung. Manuelle Arbeitsabläufe können automatisiert werden, damit Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Routinearbeiten und mehr Zeit mit solchen Aufgaben verbringen, für die Sie sie eingestellt haben. Asana-Regeln bestehen aus Auslösern und Aktionen, also „Wenn X passiert, mache Y“. Mithilfe von Regeln können Sie automatisch Aufgaben zuweisen, Fälligkeitsdaten anpassen, benutzerdefinierte Felder festlegen, Beteiligte benachrichtigen und vieles mehr. Von Ad-hoc-Automatisierungen bis hin zu ganzen Workflows – mit Regeln verschafft sich Ihr Team mehr Zeit für qualifizierte und strategische Arbeit.

Empfohlene Apps

  • Google Workplace. Mit der Dateiauswahl von Google Workplace, die im Aufgabenfenster von Asana integriert ist, können Sie Dateien direkt an Ihre Aufgaben in Asana anhängen. Mit nur wenigen Klicks lassen sich beliebige Dateien aus My Drive anhängen.

  • Microsoft Teams. Mit der Integration von Microsoft Teams und Asana können Sie die Informationen suchen und mit anderen teilen, die Sie benötigen, ohne Teams verlassen zu müssen. Verbinden Sie einfach Ihre Unterhaltungen in Microsoft Teams mit Aktionspunkten in Asana. Sie können auch während eines Meetings in MS Teams Aufgaben erstellen, zuweisen und ansehen, ohne den Browser wechseln zu müssen.

  • Salesforce. Beseitigen Sie Engpässe, indem Sie Ihren Vertriebs-, Customer-Success- und Serviceteams die Möglichkeit geben, direkt mit ihren Support-Teams in Asana zu kommunizieren. Fügen Sie Anhänge hinzu und erstellen Sie umsetzbare und nachverfolgbare Aufgaben für die Pre-Sales-Anforderungen Ihrer Kunden. Mithilfe der Service Cloud können Sie Ihre Implementierungs- und Serviceteams mit weiteren beteiligten Teams in Asana vernetzen und somit hervorragende Kundenerlebnisse ermöglichen.

  • Jira. Erstellen Sie interaktive, miteinander verknüpfte Workflows zwischen technischen und Business-Teams, um die Sichtbarkeit im Produktentwicklungsprozess in Echtzeit zu erhöhen – und das alles, ohne Asana verlassen zu müssen. Optimieren Sie die Zusammenarbeit und Übergaben in Ihren Projekten. Erstellen Sie innerhalb von Asana schnell Jira-Tickets, sodass die Zusammenarbeit zwischen Business- und technischen Teams stets reibungslos funktioniert.

FAQs

Welche Arten von Risiken sollte ich in meine Risikoregister-Vorlage aufnehmen?

Jedes Projekt birgt mögliche Risiken in sich. Ein Risiko ist ein Umstand, der die Qualität oder den Zeitplan Ihres Projekts beeinträchtigen oder sogar zum Scheitern des Projekts führen könnte. Zu den häufigsten Projektrisiken gehören Datenschutzprobleme, Kommunikationsstörungen, Terminverzögerungen, außerplanmäßige Arbeiten und Materialdiebstahl.

Benötige ich eine Risikoregister-Vorlage?

Wenn Sie häufig Projekte managen, bietet Ihnen die Risikoregister-Vorlage eine hervorragende Möglichkeit, das Projekt auch dann auf Kurs zu halten, wenn etwas Unvorhergesehenes passiert. Weil Sie die Risiken im Voraus identifizieren, sind Sie in der Lage, proaktiv einen Maßnahmenplan zu erstellen, um die Auswirkungen zu mildern, bevor sie Ihre Projekte gefährden können. Kein Projekt verläuft zu 100 % nach Plan, aber die Erstellung eines Notfallplans kann Ihnen später viel Zeit und Mühe ersparen.

Außerdem erleichtern Sie mit einer solchen Vorlage allen Mitgliedern Ihres Teams die Erstellung und Anwendung eines Risikoregisters. Dadurch wird deren Motivation und Engagement bei der Ermittlung von Projektrisiken um ein Vielfaches erhöht.

Wann ist der beste Zeitpunkt für die Erstellung einer Risikoregister-Vorlage?

Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Vorlage zu ziehen, sollten Sie diese bereits in der Planungsphase eines Projekts erstellen, bevor die eigentliche Arbeit beginnt. Diese Vorlage können Sie dann während des gesamten Lebenszyklus eines Vorhabens verwenden, um Risiken zu erfassen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Welche weiteren Maßnahmen kann ich ergreifen, um Projektrisiken zu vermeiden?

Eine Risikoregister-Vorlage bewährt sich im Rahmen eines umfassenden Risikomanagementprozesses. Wenn Sie bei der Planung und Durchführung eines Projekts allen Risiken vorbeugen möchten, empfehlen wir Ihnen unsere Vorlage für einen Risikomanagementplan, ebenso wie unsere Tipps zur Umsetzung einer Strategie zur Risikominderung, den Artikel über die häufigsten Projektrisiken, unsere Hinweise zur Erstellung eines Risikomanagementprozess sowie zur Risikomatrix-Vorlage und wie mit ihrer Hilfe Risiken analysiert werden können.

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