Modello di registro dei rischi

A volte le cose non vanno per il verso giusto. È per questo motivo che i bravi project manager non si limitano a scommettere sul miglior scenario possibile, ma si preparano anche al peggio. Infatti, quando hai un piano per affrontare qualsiasi contrattempo, puoi intervenire rapidamente e risolvere i problemi prima che facciano deragliare il tuo progetto. 

Un modello di registro dei rischi ti aiuta a prepararti per ogni nuova iniziativa. Scopri come impostare il tuo modello per poter identificare i rischi potenziali e pianificare le soluzioni. 

Cos'è un modello di registro dei rischi? 

Un modello di registro dei rischi è una guida riutilizzabile che ti aiuta a monitorare e affrontare i rischi potenziali di un progetto. Definisce le informazioni fondamentali che andrebbero documentate per poter monitorare ogni rischio, ad esempio la sua priorità e la probabilità che si verifichi. Inoltre, il modello definisce i passaggi da seguire per affrontare eventuali contrattempi, prima che si trasformino in problemi più grandi. 

Grazie al tuo modello, potrai creare rapidamente un registro dei rischi per ogni progetto. Invece che creare tutte le volte un registro dei rischi da zero, puoi semplicemente copiarlo, inserire le informazioni richieste e iniziare a lavorare.  

Quali sono i vantaggi di un modello digitale di registro dei rischi?

Non è sufficiente documentare i rischi per poi dimenticarsene, ma è necessario monitorarli e affrontarli costantemente durante tutto il ciclo di vita del progetto. Mentre i modelli Excel per la gestione dei progetti e i registri statici diventano obsoleti quando le circostanze cambiano, un modello digitale di registro dei rischi si aggiorna in tempo reale mano a mano che completi attività, modifichi priorità e cambi date di scadenza. 

Inoltre, creando un modello di registro dei rischi con un software di gestione dei progetti, si troverà nello stesso strumento usato per gestire il lavoro. Quindi, invece che passare da uno strumento all'altro, tu e i tuoi stakeholder potrete monitorare tutte le informazioni relative al progetto in un'unica fonte centralizzata. 

Ecco cosa puoi fare con un modello digitale di registro dei rischi.

• Documentare e affrontare i rischi relativi al progetto prima che questi diventino degli ostacoli.

• Monitorare i rischi relativi al progetto mano a mano che rientrano nei passaggi del tuo piano di gestione dei rischi, dall'analisi dei rischi identificati al completamento del piano di mitigazione. 

• Condividere facilmente le informazioni relative ai rischi del progetto con gli stakeholder. 

• Aggiungere nuovi rischi al modello tutte le volte che i membri del team di progetto identificano problemi potenziali.

• Allegare documenti, screenshot e video rilevanti, per fornire informazioni contestuali relative a ogni rischio. 

• Assegnare titolari e date di scadenza a ogni rischio per far sì che venga affrontato entro un intervallo di tempo specifico.

• Avere una panoramica di tutti i rischi del progetto, tra cui informazioni in tempo reale su come il tuo team sta analizzando e affrontando ogni rischio. 

Cosa si dovrebbe includere nel modello di registro dei rischi?

Nella versione base, il modello di registro dei rischi di un progetto dovrebbe includere un elenco dei rischi, oltre a delle colonne per identificare e monitorare ogni problema potenziale. Di seguito elenchiamo le informazioni fondamentali da includere: 

• Descrizione del rischio: una breve descrizione del rischio, ad esempio "costi di produzione inaspettati" o "problemi di qualità". 

• Data di identificazione del rischio: la data in cui il rischio è stato identificato. 

• Titolare del rischio: la persona responsabile dello sviluppo e dell'esecuzione del piano di risposta al rischio. 

• Data di scadenza: la data entro la quale il tuo team dovrebbe potare a termine il piano di mitigazione del rischio. 

• Categoria di rischio: l'area del progetto maggiormente influenzata dal rischio, ad esempio "budget", "programma" o "qualità". 

• Probabilità del rischio: la probabilità che il rischio si verifichi realmente. Puoi definirla come "Non probabile", "Probabile" e "Molto probabile". 

• Impatto potenziale: anche chiamato valutazione del rischio o analisi del rischio, documenta in che modo il rischio potrebbe ostacolare il progetto. La maggior parte dei team utilizza una scala che va da uno (molto basso) a cinque (molto alto). 

• Priorità del rischio: l'importanza relativa di ogni rischio. Questo aspetto prende in considerazione la sua probabilità di verificarsi, oltre al suo impatto potenziale.

Oltre a documentare le informazioni sopracitate per ogni rischio, è inoltre utile monitorare l'avanzamento del team rispetto alla gestione del problema. Puoi farlo creando sezioni nel modello di registro dei rischi per le varie fasi del tuo piano di gestione dei rischi, ad esempio "Non iniziato", "In analisi", "In fase di programmazione" e "Piano completato". Mano a mano che il tuo team porta a termine il lavoro, possono trascinare ogni rischio nella relativa sezione. 

Funzionalità integrate

• Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Vista Bacheca. La vista Bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all'altra e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

• Salesforce. Elimina i colli di bottiglia consentendo ai team delle vendite, di successo dei clienti e di servizio clienti di comunicare direttamente coi team di assistenza su Asana. Condividi allegati e crea attività da svolgere e monitorabili per le esigenze della fase di pre-vendita. Con Service Cloud, puoi collegare i team di implementazione e di servizio clienti con quelli di assistenza su Asana per offrire esperienze uniche ai clienti.

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto.

Domande frequenti