Cos'è un registro dei rischi: una guida per i project manager (con esempio)

Sei alla ricerca di strumenti per aiutare il tuo team ad avere successo? Un registro dei rischi è proprio quello che ti serve.

Un registro dei rischi è un elemento essenziale di ogni processo di gestione dei rischi e aiuta a mitigare gli eventuali e potenziali ritardi del progetto.  

Il registro dei rischi viene condiviso con gli stakeholder del progetto per garantire che le informazioni siano conservate in un unico luogo accessibile. Visto che di solito è responsabilità dei project manager (sì, stiamo parlando di voi!), è una buona idea sapere come e quando utilizzarlo, per essere preparati per il prossimo progetto. 

Cos'è un registro dei rischi?

Il registro dei rischi è un documento utilizzato come strumento per la gestione dei rischi, al fine di identificare i possibili imprevisti in un progetto. Questo processo si propone di identificare, analizzare e risolvere collettivamente i rischi prima che diventino problemi. Di solito viene utilizzato per i progetti, ma la gestione dei rischi è uno strumento davvero utile anche in altre circostanze, per esempio il lancio o la produzione di prodotti. 

Il registro dei rischi è un documento, o appunto un registro, che monitora i potenziali rischi, specifici di un progetto. Include inoltre informazioni sulla priorità dei rischi e le probabilità che si verifichino. 

Il registro dei rischi di un progetto non dovrebbe solo identificare e analizzare i rischi, ma fornire anche delle concrete misure di mitigazione. In questo modo, se il rischio diventa una minaccia reale, il tuo team sarà già preparato e pronto a implementare le soluzioni. 

Quando dovresti utilizzare un registro dei rischi?

Sono tante le situazioni in cui un registro dei rischi può tornare utile. Idealmente dovrebbe essere utilizzato, o essere disponibile quando necessario, per tutti i progetti. Può essere utilizzato per progetti di ogni dimensione, piccoli e grandi, anche se sarà comunque diverso in base all'ambito e alla complessità della tua iniziativa. 

Per un progetto piccolo, possono essere sufficienti alcune informazioni essenziali sul rischio, per esempio probabilità, priorità e soluzioni, mentre per un progetto più complesso possono essere necessari fino a dieci campi diversi. 

Alcune aziende si rivolgono a professionisti della gestione dei rischi, ma di solito la responsabilità ricade sul project manager o sul team leader. Se il tuo team non ha ancora attuato nessun processo di gestione dei rischi o di gestione degli incidenti, potrebbe essere utile essere a conoscenza degli scenari di rischio più comuni al fine di determinare se il registro dei rischi è una soluzione adatta a te e al tuo team. 

Di seguito elenchiamo alcuni scenari di rischio, classificati per priorità.

• Priorità bassa: rischi come la mancanza di comunicazione ed errori di programmazione possono provocare uno slittamento del progetto e ritardi nelle consegne. 

• Priorità media: rischi come attività non pianificate o aggiuntive possono creare complicazioni in termini di produttività e obiettivi non chiari. 

• Priorità alta: rischi come la sicurezza e il furto dei dati possono esporre l'azienda a perdite di fatturato, e dovrebbero avere la priorità. 

Ora che sai quando utilizzare un registro dei rischi, sei in grado di classificare correttamente quelli ad alta priorità quando si verificano. 

Scenari di rischio più comuni

Durante un nuovo progetto possono insorgere diversi rischi. Qualsiasi cosa, dalla sicurezza dei dati ad attività non programmate, può impedire ai progetti di rimanere in linea con il budget e l'ambito programmati. A nessuno piace immaginare le conseguenze di scadenze non rispettate, per questo è importante identificare i rischi potenziali prima che si verifichino.

Includere le categorie di rischio più comuni nel registro dei rischi è una buona idea, in modo da non essere colti alla sprovvista se si dovessero verificare. Scopri di più su tali rischi e individua quali possono essere applicati al tuo team. 

Sicurezza dei dati 

Se stai lavorando a progetti che potrebbero avere un impatto sulla sicurezza dei dati, è della massima importanza monitorare e mitigare gli eventuali rischi. Di seguito elenchiamo alcune possibili conseguenze di una gestione non corretta dei rischi.

• Furto di informazioni: senza la dovuta mitigazione, la tua azienda potrebbe essere esposta al furto di informazioni private, dannoso specialmente se si tratta delle informazioni sui tuoi clienti.

• Frodi con carte di credito: pericolose per una serie di motivi, ma che potrebbero comportare perdite di fatturato o richiedere azioni legali. 

La sicurezza dei dati è un rischio primario che dovrebbe avere sempre la priorità per evitare problemi di sicurezza a lungo termine.  

Problemi di comunicazione

I problemi di comunicazione possono verificarsi indipendentemente dalle dimensioni del progetto e del team. Il registro dei rischi aiuta a identificare le aree di comunicazione, ma potrebbe essere utile implementare anche un software per la gestione del lavoro per ottimizzare la comunicazione.

Di seguito indichiamo alcuni dei possibili rischi dovuti alla mancanza di comunicazione.

• Incoerenze di progetto: senza la dovuta comunicazione, le incoerenze relative alle consegne potrebbero causare confusione. 

• Scadenze mancate: non piace a nessuno mancare una scadenza, ma senza una comunicazione chiara il tuo team potrebbe non essere consapevole delle scadenze per le consegne. 

Creare un piano di comunicazione adeguato può, innanzitutto, anche evitare il verificarsi dei rischi. 

Ritardi di programmazione

Se gli errori e i ritardi di programmazione passano inosservati, possono diventare un serio problema quando le scadenze non vengono rispettate. Strumenti come le cronologie e un software di gestione dei calendari condivisi consentono in primo luogo di evitare gli errori di programmazione. 

Indichiamo di seguito cosa potrebbe verificarsi in caso di ritardi nella programmazione del progetto.

• Consegne affrettate: non c'è niente di peggio di un progetto non eseguito correttamente, che potrebbe causare il mancato raggiungimento degli obiettivi e trasmettere un'idea di trascuratezza sul lavoro.

• Confusione: i team possono sentirsi stressati o confusi senza una programmazione adeguata. 

Implementare un programma può aiutare a garantire consegne puntuali sia per le attività quotidiane che durante i singoli progetti. 

Attività non programmate

Ci siamo trovati tutti nella situazione in cui un progetto si sta allontanando dagli obiettivi. È un rischio comune che può essere mitigato se adeguatamente monitorato. Se le attività non programmate vengono riconosciute per tempo, puoi riuscire a delegarle al team leader. 

Indichiamo di seguito cosa potrebbe verificarsi senza un adeguato registro dei rischi.

• Consegne mancate: se le attività non sono sempre sotto controllo, potresti mancare del tutto una scadenza. 

• Burnout del personale: assegnare ai membri del team delle attività non programmate potrebbe causare tensioni e persino superlavoro e burnout. Ecco perché è importante definire correttamente l'ambito dei progetti. 

In caso di problemi o attività non programmate, implementare un processo di controllo delle modifiche potrebbe aiutarti a comunicare ai membri del tuo team le nuove attività.  

Furto di materiali

Si spera non sia una cosa comune, ma le aziende con un vasto inventario di prodotti sono soggette al rischio di furto o di errori di segnalazione. Monitorando in maniera sistematica e frequente l'inventario, sarai in grado di riconoscere subito i possibili rischi e di identificarne la causa.  

Indichiamo di seguito un elenco delle conseguenze del furto per la tua azienda.

• Perdite di fatturato: sia in caso di prodotti che vengono rubati o di errori di segnalazione, il furto avrà un impatto negativo sul fatturato. 

• Incertezza: in caso di furto, la sensazione di incertezza tra i dipendenti e in azienda può provocare tensioni interne. 

• Utilizzo improprio del tempo: oltre al rischio di furto di beni materiali, c'è il rischio del furto di tempo. In un contesto di telelavoro, diventa più difficile monitorare l'utilizzo del tempo da parte del tuo team. 

Come per la sicurezza dei dati, il furto è un rischio ad alta priorità che deve essere affrontato il prima possibile. 

Cosa include un registro dei rischi?

Un registro dei rischi è costituito da un elenco dei rischi e dai campi per il monitoraggio. Il registro del tuo team sarà probabilmente diverso da quello degli altri, perché ogni progetto ha i suoi rischi specifici. 

Indipendentemente dalle differenze, la maggioranza dei registri è costituita da alcuni elementi essenziali, tra cui identificazione, probabilità e mitigazione del rischio, che contribuiscono a creare un registro fluido di informazioni sui rischi potenziali. I registri saranno utili anche in seguito, quando si affrontano nuovi progetti che potrebbero comportare rischi simili. 

Potrebbe essere opportuno aggiungere altri dettagli, come identificazione, descrizione e priorità del rischio. Più si è specifici, più si sarà preparati a mitigare gli eventuali rischi. 

Un'ottima regola generale da tenere presente è che più complesso è il progetto, più dettagliato dovrebbe essere il registro dei rischi. In altre parole, è bene essere quanto più specifici nel registro per progetti di grandi dimensioni, che si estendono su più mesi e che coinvolgono diversi stakeholder. 

Ecco alcuni dei campi principali da includere nel piano di gestione dei rischi di un progetto. 

1. Identificazione del rischio  

Una delle prime voci da includere nel registro dei rischi è l'identificazione del rischio. Di solito viene indicata con il nome del rischio o con un numero di identificazione. Questo campo dovrebbe includere i seguenti elementi:

• nome del rischio

• data di identificazione

• se necessario, un sottotitolo

Per la scelta del nome dei rischi non è necessario dare sfogo alla tua creatività, un semplice riepilogo andrà più che bene. D'altra parte, se lo desideri, puoi creare dei profili personali per ciascun tipo di rischio. Per esempio, scegliendo "Daniela" come nome del rischio per la sicurezza dei dati, i membri del team saranno in grado di identificare più rapidamente i rischi. 

Oltre al nome, potresti anche decidere di includere un breve sottotitolo e la data di identificazione del rischio. Questo consentirà di monitorare l'efficacia dei metodi di mitigazione e di identificare quali rischi richiedono più tempo per essere risolti. 

2. Descrizione del rischio

Al termine dell'identificazione, aggiungi una breve descrizione al registro. Dovrebbe includere:

• una breve panoramica a livello generale del rischio

• perché il rischio è un potenziale problema

La lunghezza della descrizione e il livello di dettaglio del registro sono a tua discrezione, ma la lunghezza media è di solito di 80-100 caratteri.

Più che preoccuparsi della lunghezza, la descrizione dovrebbe concentrarsi sui punti chiave del rischio e sul perché costituisce un problema potenziale. Il caposaldo della descrizione è quello di riuscire a descrivere accuratamente il rischio senza perdersi in dettagli inutili, in modo che sia facile identificarlo. 

3. Categoria del rischio

Ci sono diverse categorie di rischio che aiutano a identificare rapidamente i rischi potenziali. Una rapida identificazione riesce a facilitare l'assegnazione al team corretto, specialmente quando si lavora su un progetto complesso con più rischi. Per categoria di rischio intendiamo una delle seguenti:

• operazioni 

• budget

• programmazione

• tecnologia

• informazioni 

• sicurezza

• qualità

• piani di progetto

Per determinare il tipo di categoria, innanzitutto è necessario individuare l'origine del rischio e chi può aiutare a risolverlo. Se la soluzione non è così ovvia, dovrai collaborare con i responsabili di reparto. 

4. Probabilità del rischio

Se i rischi vengono individuati tempestivamente, forse il team riuscirà a risolverli senza nessun intervento vero e proprio. È quindi possibile che i rischi identificati nel tuo registro non si trasformino in problemi. 

La probabilità del rischio può essere documentata con una semplice scelta tra: 

• non probabile 

• probabile 

• molto probabile 

Classificare i rischi in base alla probabilità può aiutare a identificare quelli che devono essere affrontati subito e quelli che invece possono attendere. 

5. Analisi del rischio

L'analisi del rischio misura l'impatto potenziale del rischio sul tuo progetto. In questo modo potrai identificare velocemente i rischi principali da affrontare. Da notare che qui non ci stiamo riferendo alle priorità, per le quali si tengono invece in considerazione sia la probabilità che l'analisi. 

Ogni team documenta diversamente i livelli di rischio, ma puoi comunque iniziare con una semplice scala a cinque punti:

• molto basso

• basso

• medio

• alto

• molto alto

Se hai difficoltà a identificare il livello di rischio, potresti chiedere un parere collaborando con un responsabile di reparto. Questo ti consentirà di misurare con precisione l'entità dell'impatto. 

6. Mitigazione del rischio

Il piano di mitigazione, o piano di risposta ai rischi, è uno degli elementi più importanti del registro dei rischi. Dopo tutto, lo scopo di un piano per la gestione dei rischi è di identificare e mitigare i possibili rischi. Fondamentalmente, è un piano d'azione. Un piano di mitigazione dei rischi dovrebbe includere:

• una procedura dettagliata su come contenere il rischio

• una breve descrizione dei risultati attesi

• gli effetti del piano sull'impatto  

Mitigare i rischi di entità ridotta può essere relativamente semplice, ma alcuni sono molto più complessi e non hanno una soluzione ovvia. In questo caso, l'elaborazione del piano di mitigazione richiede un po' di lavoro di squadra, di solito durante una riunione o un incontro del team, non nell'ambito formale del registro dei rischi. 

Indipendentemente dalla modalità di esecuzione del piano di mitigazione, è necessario inserire una descrizione generale all'interno del registro, per riferimento futuro e chiarezza di comunicazione. Non solo tutti i componenti del team di progetto saranno a conoscenza dei piani di risposta, ma ciò ti aiuta inoltre a visualizzare la soluzione. 

7. Priorità del rischio 

Anche se è l'impatto del rischio a determinarne la priorità, è utile includere anche questa voce nel registro. La priorità dovrebbe tenere in considerazione sia la probabilità che l'analisi del rischio. Entrambi gli aspetti contribuiscono a evidenziare quali rischi sono potenzialmente i più dannosi per il progetto. 

La priorità può essere indicata da una semplice scala numerica:

• 1 (bassa)

• 2 (media)

• 3 (alta)

Se intendi rendere il tuo registro dei rischi visivamente più accattivante, puoi indicare la priorità utilizzando un codice colore, al posto o insieme alle tre opzioni della scala numerica. Ti piace organizzare con i colori? Allora questa è l'opzione che fa per te! 

8. Titolarità del rischio

Una volta terminato con l'identificazione, la revisione e la priorità dei rischi, possiamo passare ad assegnare i piani di mitigazione perché vengano attuati. La titolarità del rischio dovrebbe includere:

• la persona assegnata alla supervisione dell'implementazione dei risultati

• eventuali altri membri del team, se applicabile

Questo campo aiuta a determinare rapidamente quale reparto deve occuparsi della gestione dei rischi. Aiuta inoltre a visualizzare quali membri del team sono titolari di rischi specifici. 

9. Stato dei rischi

L'ultimo campo da includere nel registro dei rischi è lo stato del rischio, per comunicare se un rischio è stato o meno mitigato con successo. Nel campo dello stato del rischio dovrebbe essere indicata una delle seguenti opzioni:

• aperto

• in corso

• chiuso

Se desideri un controllo più dettagliato sulle opzioni di stato, puoi scegliere un elenco più specifico, come ad esempio attivo, non iniziato, in attesa, in corso e completato. 

Campi aggiuntivi del registro dei rischi

A tutti gli effetti, i campi necessari per un registro dei rischi non sono poi così numerosi, ma in ogni caso è possibile includere delle voci facoltative. È sempre meglio essere "troppo" preparati che farsi prendere alla sprovvista dagli avvenimenti. Dai un'occhiata a questi campi aggiuntivi per decidere se ne hai bisogno. 

• Trigger del rischio: aggiungere una voce per il trigger del rischio può aiutarti a valutare perché si è verificato il rischio, al fine di evitarlo in futuro. 

• Tipo di risposta: ovviamente, molti dei rischi saranno negativi, ma c'è sempre la possibilità di un risultato positivo. In questo caso, puoi aggiungere un campo per una risposta positiva o negativa. 

• Cronologia: puoi includere il programma o la cronologia del piano di mitigazione nel registro per tenere tutte le informazioni in un unico posto. Un software per la cronologia è un ottimo aiuto a questo riguardo. 

Come creare un registro dei rischi (con esempio)

Un registro dei rischi contiene molte informazioni, e crearne uno per la prima volta può costituire una sfida vera e propria. Anche se sai quali informazioni includere, iniziare può essere difficile. Ecco perché abbiamo preparato un esempio per aiutarti a iniziare a elaborare il tuo piano per la gestione dei rischi. 

Ecco un esempio del tuo registro dei rischi:

Inizia a lavorare al tuo registro dei rischi esplorando la nostra galleria di modelli o creando il tuo modello personalizzato. 

L'obiettivo principale di un registro dei rischi è di registrare le informazioni sui rischi potenziali, quindi non farti prendere troppo dai dettagli. Dovresti selezionare i campi necessari per comunicare i rischi potenziali ai membri del tuo team. 

Per alcuni team sarà sufficiente un registro dei rischi semplice, con pochi campi, mentre altri avranno bisogno di qualcosa di più complesso. Potrebbe essere utile iniziare con qualcosa di semplice, per arrivare successivamente a un registro più complesso, se necessario.

Di seguito elenchiamo un esempio di possibili voci di un registro dei rischi, per aiutarti a preparare il tuo proprio registro. 

1. Nome del rischio: ritardo del design

2. Descrizione del rischio: il team di design è sovraccarico, con possibili ritardi sulla tabella di marcia. 

3. Categoria del rischio: programmazione

4. Probabilità del rischio: probabile

5. Analisi del rischio: media

6. Mitigazione del rischio: ingaggiare un freelance per la parte grafica del progetto. Spostare le riunioni dal calendario di Kabir durante la settimana del 12/7 per avere più tempo per le modifiche della grafica da inviare a Kat per l'approvazione finale. 

7. Priorità del rischio: 2

8. Titolarità del rischio: Kat Mooney

9. Stato del rischio: in corso

Dopo aver imparato a creare il tuo registro dei rischi, potrai continuare a lavorarci su per perfezionarlo in vista dei progetti futuri.  

Non rischiare con il tuo piano di gestione dei rischi

L'identificazione dei rischi è un elemento importante di ogni strategia di successo per la gestione dei rischi. Identificare e mitigare nuovi rischi non è sempre facile, ma è essenziale per mantenere la tua attività sulla strada del successo. Una volta elaborato il tuo registro dei rischi, un rischio del progetto non sembrerà più così difficile da gestire. E inoltre, il tuo team avrà più tempo a disposizione da dedicare alle cose più importanti, come fare la differenza. 

Se stai cercando ulteriori informazioni sulla gestione dei rischi, scopri come creare un piano d'emergenza per prevenire i rischi aziendali.