Perché un piano di comunicazione chiaro è più importante di quanto pensi

Il più delle volte, comunicare in maniera chiara può fare la differenza tra un progetto riuscito e uno fallimentare. Nel project management, comunicare in maniera chiara non significa soltanto sapere dove farlo, ma anche sapere chi dovrebbe ricevere i messaggi e che tipo di messaggi dovrebbero ricevere.

La buona notizia è che non è difficile creare un piano di comunicazione efficace. Tutto quello che serve è definire i canali di comunicazione e allinearsi su quando i membri del team dovrebbero utilizzarli. In questo articolo ti spiegheremo come definire un piano di comunicazione e ti mostreremo un modello a cui potrai ispirarti per creare il tuo.

Cos'è un piano di comunicazione?

Nel project management, un piano di comunicazione presenta le linee generali di come verranno comunicate agli stakeholder principali le informazioni relative a progetti importanti in corso. Il tuo piano di comunicazione aiuterà il team a capire chi dovrebbe ricevere le notifiche e quando coinvolgere gli stakeholder del progetto. Come parte del tuo piano di comunicazione, chiarirai quale canale dovrebbero utilizzare gli stakeholder e quando, con quale frequenza i vari dettagli dovrebbero essere comunicati e chi sarà responsabile di ogni canale.

Condividere un piano di comunicazione può aiutare il team ad avere chiaro quali strumenti utilizzare e quando, oltre a sapere chi contattare con ogni strumento. Senza un piano di comunicazione, un membro del team potrebbe fare una domanda su un'attività in uno strumento che un altro membro del team controlla raramente. Invece che comunicare in maniera chiara e far avanzare il lavoro, i membri del team finirebbero per sentirsi frustrati, confusi e scollegati dal lavoro importante. Inoltre, se non sanno chiaramente chi è il responsabile di ogni canale, potrebbero mettersi in contatto con uno stakeholder esecutivo per fargli domande alle quali non sa rispondere. Quello che è iniziato come un errore di comunicazione si è trasformato in tre membri del team frustrati e ha causato uno stallo nel lavoro.

Cosa dovrebbe includere un piano di comunicazione?

Il tuo piano di comunicazione è il punto di riferimento per la strategia di comunicazione del progetto. Il piano di comunicazione dovrebbe servire ai membri del team per rispondere a domande relative al progetto come:

• Quali canali di comunicazione usiamo? A cosa serve ogni canale?

• Quando dovremo comunicare di persona e quando in modo asincrono?

• Quali sono i ruoli del progetto? Chi è il project manager? Chi fa parte del team? Chi sono gli stakeholder del progetto?

• Come verranno comunicati i dettagli importanti del progetto, ad esempio gli aggiornamenti dello stato? Con che frequenza verranno condivisi?

Cosa non dovrebbe essere incluso in un piano di comunicazione?

Un piano di comunicazione ti aiuterà a chiarire in che modo comunicherai col team e con gli stakeholder del progetto, che siano membri interni che lavorano nella tua azienda o stakeholder esterni, ad esempio clienti e appaltatori.

Nel project management, un piano di comunicazione non è un piano di relazioni pubbliche. Questo piano non ti aiuterà ad allineare la strategia per i social media, identificare i destinatari o definire messaggi chiave per diversi segmenti di pubblico. Se devi definire questi piani, prendi in considerazione la creazione di un calendario dei contenuti dei social media o un piano di strategia aziendale.

I vantaggi di un piano di comunicazione

Ovviamente  comunicare in maniera chiara sul luogo di lavoro è una buona cosa. Ma hai veramente bisogno di un piano di comunicazione per farlo?

La risposta è: sì. Un buon piano di comunicazione ti aiuta a comunicare le informazioni giuste agli stakeholder giusti. Non è necessario inviare una notifica agli stakeholder esecutivi per ogni dettaglio relativo al progetto e, allo stesso modo, probabilmente non tutti i membri del team devono essere presenti alla videoconferenza coi partner esterni. Chiarendo dove e come si comunicherà, ridurrai i dubbi e sbloccherai il tuo team.

Meno passaggi da un'app all'altra

Recentemente abbiamo intervistato  oltre 13.000 knowledge worker di tutto il mondo e abbiamo scoperto che in media utilizzavano 10 app diverse fino a 25 volte al giorno. Invece di concentrarsi sul lavoro ad alto impatto o di collaborare efficacemente con altri membri del team, i knowledge worker perdono ore a capire dove dovrebbero comunicare.

Un piano di comunicazione può eliminare questi dubbi. Per esempio, se i membri del tuo team sanno che le comunicazioni relative al lavoro avvengono in uno strumento di gestione del lavoro, potranno cercare le informazioni fondamentali lì, invece che tra cartelle di file, messaggi Slack e molteplici catene di email. Allo stesso modo, quando sai che un membro del team sta lavorando al progetto solo in maniera periferica e che viene messo al corrente solo con resoconti sullo stato a livello generale, non lo disturberai chiedendogli la scadenza del prossimo deliverable del progetto.

Abbiamo creato delle linee guida per la comunicazione, definendo quali software e quali strumenti sono più adatti a cosa. Asana viene usata per le azioni, Slack per comunicazioni rapide e risposte ad argomenti sparsi. Le email vengono usate per comunicazioni ufficiali, soprattutto verso l'esterno. In questo modo, e creando una guida per le comunicazioni, siamo riusciti a ridurre la confusione.”

Più collaborazione

La collaborazione all'interno del team non si sviluppa in automatico, è una competenza che tu e il tuo team dovete costruire. Una parte del creare una collaborazione all'interno del team è chiarire le convenzioni comunicative. Questo perché per collaborare efficacemente bisogna sentirsi a proprio agio quando si comunica, soprattutto quando si lavora da remoto o in un team dislocato in sedi diverse. Se i membri del tuo team si sentono insicuri perché stanno ancora cercando di capire come o dove comunicare, non si sentiranno a proprio agio a parlarsi.

Il tuo piano di comunicazione è l'opportunità per chiarire dove i membri del team dovrebbero comunicare. In base al livello di dettaglio, puoi anche includere quando i membri del team dovrebbero comunicare e chiarire le convenzioni riguardo alla modalità "Non disturbare" o al silenziamento delle notifiche.

Fornendo queste linee guida rimuoverai in maniera efficace uno degli ostacoli più grandi e i membri del team comunicheranno e collaboreranno più facilmente. Quando i membri del team sanno dove comunicare (e dove non farlo), saranno sicuri di mandare il messaggio giusto al momento giusto.

Meno lavoro duplicato

Al momento, i knowledge worker dedicano il 60% del proprio tempo ad attività superflue, ad esempio cercare documenti, richiedere approvazioni, passare da un'app all'altra, inviare follow-up sullo stato del lavoro e in generale facendo cose che tolgono tempo alle attività chiave. Parte di queste attività superflue consiste nel non sapere dove comunicare.

Se i membri del team non sanno chiaramente dove vengono condivise le informazioni, ad esempio il tuo piano di progetto o la cronologia di progetto, dovranno cercarle su molteplici strumenti e chiedere a diversi membri del team. Di conseguenza, i membri del team che non sanno dove comunicare riguardo al lavoro hanno difficoltà a trovare le attività già esistenti.

Le attività superflue portano a più lavoro manuale e duplicato e a meno chiarezza. Di fatto, secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, dedichiamo il 13% del nostro tempo (236 ore all'anno) ad attività che sono già state completate. Condividendo un piano di comunicazione puoi mettere in chiaro dove trovare le attività, in modo che il team non passi tutto il tempo a cercarle.

Come scrivere un piano di comunicazione

Un piano di comunicazione è uno strumento potente, ma è anche abbastanza facile da creare. Puoi crearne uno in quattro passaggi.

1. Stabilisci i metodi di comunicazione

Il primo passaggio nella creazione di un piano di comunicazione è decidere dove il team comunicherà e riguardo a cosa. Questo include che strumenti usare e quando, e quando comunicare di persona o scegliere di farlo in modo asincrono. La comunicazione di persona avviene in tempo reale. Al contrario, si comunica in modo asincrono quando si invia un messaggio senza aspettarsi una risposta immediata. Ogni giorno usiamo la comunicazione asincrona senza accorgercene, in particolare ogni volta che inviamo un'email.

Mentre definisci il tuo piano di comunicazione, identifica per cosa utilizzare ogni strumento. Per esempio potresti decidere di usare:

• l'email per comunicare con stakeholder esterni

• Slack per le comunicazioni in tempo reale riguardo gli aggiornamenti quotidiani e domande veloci

• Asana per comunicare in modo asincrono riguardo al lavoro, ad esempio dettagli delle attività, aggiornamenti di stato del progetto o documenti fondamentali per il progetto

• Zoom o Google Meet per le riunioni del team, ad esempio sessioni di brainstorming o post mortem del progetto

2. Definisci la frequenza delle comunicazioni

Ora che sai dove avverranno le comunicazioni, devi decidere la loro frequenza. La frequenza delle comunicazioni è il piano d'azione per aggiornare diversi stakeholder su vari dettagli del progetto.

Per esempio, potresti decidere di programmare:

• la pubblicazione settimanale di aggiornamenti sullo stato del progetto per tutti gli stakeholder e gli sponsor del progetto

• riunioni mensili del team di progetto per sbloccare attività o fare un brainstorming per identificare i passaggi successivi

• aggiornamenti asincroni su Asana relativi ai traguardi del progetto quando necessario

3. Aggiungi un piano per la gestione degli stakeholder

Gestire un progetto in maniera efficace spesso dipende dall'ottenere il supporto e il coinvolgimento degli stakeholder. All'inizio del progetto, lo farai durante la riunione per il lancio del progetto, ma è fondamentale mantenere il supporto degli stakeholder per tutta la durata del progetto.

Prenditi un po' di tempo mentre prepari il tuo piano di comunicazione per definire dettagliatamente quando comunicare con gli stakeholder del progetto e riguardo a cosa. Alcune persone, come i membri fondamentali del team, invieranno comunicazioni regolari riguardanti il progetto, forse addirittura quotidianamente. Altri stakeholder del progetto potrebbero dover solamente essere messi al corrente durante gli aggiornamenti di stato del progetto o la riunione finale.

Facendo un elenco di come gestirai la comunicazione con gli stakeholder, puoi assicurarti che vengano contattati al momento giusto riguardo alle cose giuste. Le comunicazioni che ricevono dovrebbero rispondere a domande a un livello di dettaglio che li interessa e che si focalizzano sui risultati aziendali e sull'impatto a livello generale.

4. Condividi il tuo piano di comunicazione e aggiornalo quando necessario

Una volta che hai creato il tuo piano di comunicazione, è il momento di condividerlo col team del progetto. Assicurati che sia accessibile nella fonte di riferimento per tutte le informazioni relative al progetto. Ti consigliamo di usare Asana per tenere sotto controllo tutte le comunicazioni e le attività del progetto, in modo da parlare di lavoro quando lavori.

Se ci sono modifiche che influenzano il piano di comunicazione del progetto, assicurati di aggiornarlo e di comunicarle. In questo modo, i membri del team avranno accesso alle informazioni più aggiornate.

Esempio di piano di comunicazione

Modello di piano di comunicazione

Descrizione della comunicazione

Di che tipo di comunicazione si tratta?

Frequenza

Quanto spesso comunicherete?

Canale

Che strumento utilizzerete? Si tratta di comunicazioni in tempo reale o asincrone?

Destinatari

Chi riceverà le comunicazioni?

Titolare

Chi è il responsabile dell'invio delle comunicazioni?

Una buona comunicazione inizia con un piano di comunicazione

Comunicare in maniera chiara può aiutarti a mandare il messaggio giusto al momento giusto, oltre a stimolare una collaborazione efficace e assicurare che ogni membro del team venga tenuto al corrente al momento giusto. In questo modo, il tuo team passerà meno tempo a mandarsi comunicazioni riguardo al lavoro e più tempo a lavorare su attività importanti.