La tua guida per iniziare a gestire le risorse

Fotografia del viso della collaboratrice Julia MartinsJulia Martins17 giugno 202213 minuti di lettura
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Assicurarsi che un team non si senta oberato di lavoro o non sfruttato appieno è una sfida che la maggior parte dei responsabili si trova ad affrontare. In un mondo in cui le organizzazioni si muovono velocemente e sono spesso virtuali, a volte il carico di lavoro dei dipendenti sfugge di vista. Stilare un piano di gestione delle risorse permette di avere costantemente una visione d'insieme dei carichi di lavoro dei tuoi singoli collaboratori e del tuo team. Ti consente di bilanciare efficacemente tutte le tue risorse e di vedere il quadro completo di come il tuo team raggiungerà i suoi obiettivi.

Cos'è la gestione delle risorse?

La gestione delle risorse è il processo di pianificazione e programmazione delle risorse e delle attività del tuo team. Una risorsa può includere qualsiasi cosa, da apparecchiature e fondi finanziari a strumenti tecnologici e disponibilità dei dipendenti: in pratica, tutto ciò che ti aiuta a completare un progetto.

Al momento di decidere come gestire o assegnare le risorse del tuo team, ci sono alcuni punti che dovresti prendere in considerazione:

  1. Qual è la disponibilità di ciascuna risorsa?

  2. Quali sono le tempistiche di ogni attività?

  3. Quante risorse saranno necessarie per realizzare ciascuna attività?

  4. Chi è la persona più indicata a svolgere l'attività in modo efficiente?

Pianifica i progetti con Asana

Allora cos'è un piano di gestione delle risorse?

Un piano di gestione delle risorse viene utilizzato per gestire e assegnare ogni tipo di risorsa di cui hai bisogno per i tuoi progetti. Un piano efficace identifica le risorse specifiche (comprese le risorse umane, finanziarie, tecniche e fisiche) e le attività necessarie durante un progetto o un'iniziativa. Il tuo piano sarà la tua guida, fornendoti una visione olistica di tutte le variabili di un progetto: budget, personale, carico di lavoro, limiti delle risorse tecnologiche e altro ancora. Puoi gestire, pianificare e assegnare facilmente ogni risorsa, massimizzandone la disponibilità. Imparare a gestire le risorse consentirà a te (e al tuo team) di portare avanti i progetti in modo efficiente.

Perché il tuo team può trarre vantaggio da un piano di gestione delle risorse

Spesso non ci rendiamo conto che i membri del nostro team sono sommersi dai progetti finché non è troppo tardi. Ma non deve essere così. La gestione delle risorse consente a te, o a chiunque sia responsabile di un team, di assicurarsi che i membri siano sicuri di poter gestire la quantità di lavoro loro assegnata e di disporre degli strumenti necessari per svolgere ogni attività.

Un piano di gestione delle risorse efficace non solo ti aiuta ad assegnare correttamente le risorse per consentire ai tuoi progetti di progredire senza intoppi, ma previene anche il burnout dei dipendenti. Una corretta gestione delle risorse consente al tuo team di lavorare a un ritmo sostenibile e con una qualità superiore. Meglio ancora, sapendo di poter fare del proprio meglio, ognuno si sentirà soddisfatto alla fine della giornata.

Domanda frequente: devo creare un piano di gestione delle risorse per il mio progetto?

La risposta è sì. Integrare la gestione delle risorse nella gestione dei progetti è indispensabile per aiutare i team e prevenire il burnout. I benefici della pianificazione delle risorse compenseranno di gran lunga il tempo investito: il numero e la qualità dei progetti che il tuo team può intraprendere dipendono da essa. Per tutti i capi progetto, la gestione delle risorse è un'opportunità per ottimizzare le prestazioni, prevenire il sovraccaricogestire efficacemente il carico di lavoro del team.

Cinque vantaggi della gestione delle risorse

Vediamo un po' più a fondo perché la gestione delle risorse è fondamentale per il successo del tuo team. Di sicuro, ti offre alcuni vantaggi.

1. Ottieni una visione d'insieme

Quando sai ciò a cui sta lavorando il tuo team, puoi assegnare al meglio le risorse per i nuovi progetti che si presentano. Gestire un piano di gestione delle risorse per ogni progetto da un'unica fonte di riferimento offre maggiore chiarezza. Puoi apportarvi modifiche per prevenire un carico di lavoro eccessivo e massimizzare l'efficienza del tuo team. Questa panoramica globale ti aiuta a unire i puntini dalla risorsa alla singola attività alla cronologia del progetto e determinare se qualcuno ha troppo o troppo poco lavoro. Questa è la tua opportunità per individuare in anticipo potenziali problemi.

Leggi: Il carico di lavoro grava sulle tue spalle? Strategie per individui e team per ritrovare l'equilibrio

2. Distribuisci il lavoro in modo appropriato

Probabilmente conosci i punti di forza e di debolezza di ciascuno dei membri del tuo team. Quando assegni le risorse, è importante avere in mente chi avrà maggiore probabilità di riuscita in ogni attività o incarico. Consulta regolarmente i tuoi collaboratori e coinvolgili nel processo decisionale. Si sentiranno tutti partecipi fin dall'inizio. Assicurati di utilizzare il loro tempo in modo efficiente, monitorando chi sta già lavorando a troppi progetti e chi ha disponibilità extra.

Leggi: Cos'è il livellamento delle risorse? (Tecniche ed esempi)

3. Mantieni il tuo team in perfetta sintonia

Essere chiari con il tuo team assicura che nessuno resti all'oscuro. Ciò è importante perché quando tutti sanno chi sta facendo cosa e per quando, la confusione diminuisce e i membri del team sanno esattamente quali sono le proprie responsabilità. Possono vedere come la loro parte del progetto si inserisce nel quadro complessivo del team o dell'azienda. E quando un team lavora bene insieme, automaticamente i progetti vengono portati avanti meglio e ci si diverte di più!

4. Stabilisci obiettivi realistici

Non ha senso stabilire obiettivi che sai che non possono essere raggiunti. La gestione delle risorse di un progetto, invece, ti dà la possibilità di definire cosa puoi realisticamente fare e entro quando. Avere tutto organizzato, comprese le risorse necessarie, ti aiuta a individuare eventuali dipendenze e ad apportare modifiche quando necessario. A volte, ciò significa livellare le risorse del tuo team e riaggiustare date di scadenza e priorità in maniera ragionevole. A nessuno piace non rispettare le date di scadenza e, pertanto, il livellamento proattivo delle risorse può impedire che ciò accada al tuo team.

Leggi: Quattro modi per gestire tempi stretti e priorità mutevoli

5. Migliora la pianificazione futura

Se mantieni il controllo su ciò a cui sta lavorando ciascuno dei tuoi collaboratori diretti e assegni le risorse disponibili tenendone conto, migliorerai nel tempo. Man mano che acquisisci familiarità con il processo di gestione delle risorse, sarai in grado di stimare e prevedere meglio la disponibilità futura. Questo può anche aiutarti a chiedere più budget o più personale quando un progetto simile arriva sulla tua scrivania. Inoltre, ti aiuta a prendere decisioni informate quando pianifichi il numero di collaboratori richiesti.

Cinque passaggi per creare un piano di gestione delle risorse

Puoi creare un piano di gestione delle risorse in qualsiasi strumento. Infatti, in teoria, potresti persino utilizzare un foglio di calcolo per raccogliere informazioni sull'impiego e la disponibilità delle risorse. Ma il miglior strumento di gestione delle risorse è quello che funge da punto di riferimento unico per il tuo team.

Asana è uno strumento di gestione del lavoro progettato per aiutare i team a rimanere sincronizzati, rispettare le scadenze e raggiungere i propri obiettivi. Utilizzando Asana per la gestione delle risorse, avrai una visione chiara del lavoro di tutti i membri del tuo team, di quali risorse sono disponibili e di come prevenire il burnout. Con i portfolio e la gestione delle risorse, puoi gestire la disponibilità del tuo team e assegnare le risorse da lì. Quindi, una volta che ti viene affidato un nuovo progetto, ecco come puoi utilizzare le conoscenze acquisite in precedenza relative alle risorse del tuo team per assegnare le persone più adatte:

1. Definisci gli obiettivi del progetto

Per assegnare al meglio le risorse del tuo team, devi conoscere gli obiettivi e gli scopi del progetto. Ad esempio, si tratta di un semplice blog o articolo, o di una campagna più ampia? Quali metriche verranno utilizzate per misurare la riuscita del tuo progetto?

Leggi: Come formulare un obiettivo di progetto efficace (con esempi)

2. Definisci l'ambito del progetto

Qual è l'ambito del progetto? Se possibile, incontra gli stakeholder del progetto per stabilire quanto tempo e quante risorse dedicare a questa iniziativa. Questo ti darà un'idea migliore del piano del progetto e ti aiuterà a decidere quali risorse sono più adatte al lavoro. In questa fase del processo, può essere utile procedere al livellamento delle risorse per assicurarti che non vi sia scarsità durante la realizzazione del progetto.

Leggi: Sette cause comuni di slittamento del progetto e come evitarle

3. Identifica il tipo di risorse di cui avrai bisogno

Come accennato in precedenza, una risorsa nel tuo piano di gestione delle risorse può includere l'attrezzatura del team, il software, il budget o la disponibilità dei dipendenti. Parte della creazione di un piano di gestione delle risorse consiste nell'identificare i tipi di risorse di cui avrai bisogno e quelle disponibili.

4. Identifica le risorse disponibili

Questa è la parte fondamentale della gestione delle risorse. Se il tuo team gestisce progetti in uno strumento di gestione del lavoro come Asana, hai un'idea chiara del carico di lavoro di ognuno e puoi facilmente identificare chi dovrebbe essere assegnato a quel progetto. In base all'ambito del progetto, potresti dover ridurre le risorse e rivedere la priorità di altri lavori, per evitare di sovraccaricare il tuo team.

5. Controlla lo stato di avanzamento del progetto

Per gestire al meglio le risorse, confrontati spesso con i membri del tuo team durante il ciclo di vita del progetto. Come stanno? Si sentono oberati di lavoro o, al contrario, hanno poco da fare perché ci sono troppe persone assegnate al progetto? Far loro sapere che hanno il tuo sostegno e, soprattutto, che sei consapevole della mole di lavoro è un ottimo modo per mostrare continuamente il tuo supporto al tuo team.

Buone pratiche della gestione delle risorse

Sei sulla buona strada per creare un piano di gestione delle risorse. Vuoi però diventare un'autorità nella gestione delle risorse? Che tu sia un program manager o un project manager, prova questi 11 suggerimenti per iniziare.

  1. Calcola periodi di tempo realistici. Abbi ben chiaro di quanto tempo serve a ciascun dipendente per completare le attività richieste. La pianificazione del progetto sarà più semplice.

  2. Imposta date di inizio e fine. Stabilire la durata di ogni attività consente di calcolare in modo realistico le tempistiche necessaria a ciascun membro del team per completare un'attività. Assicurandoti di impostare date di inizio e fine corrette, sarai in grado di fornire una cronologia accurata per l'intero progetto.

  3. Assicurati di conoscere le competenze dei tuoi dipendenti. Capire chi è bravo a fare cosa aiuta a determinare la migliore risorsa per ogni attività.

  4. Definisci la priorità. Decidi in anticipo la priorità delle attività nel carico di lavoro del tuo team. Crea la cronologia tenendo conto delle attività prioritarie e identifica le risorse che le porteranno a termine.

  5. Aiuta il tuo team a incrementare il tasso di impiego. Il tasso di impiego è la quantità di tempo che un team dedica al lavoro utile, strategico o "fatturabile". In media, i dipendenti dedicano il 60% del loro tempo ad attività superflue, come la richiesta di approvazioni o la ricerca di documenti. Ridurre tali attività superflue è il modo migliore per consentire al tuo team di svolgere in modo ottimale il proprio lavoro e aumentare il tasso di impiego.

  6. Ottimizza costantemente l'uso delle risorse. La gestione del progetto, in generale, è uno sforzo continuo. Attività e cronologie possono cambiare man mano che affronti nuove sfide. Non esitare a ridistribuire le risorse se necessario, per essere il più efficiente possibile.

  7. Prevedi dei periodi di tempo liberi. Sebbene sia fondamentale pianificare la gestione delle risorse sin dall'inizio, non è possibile prevedere tutto. Riserva dei periodi di tempo disponibili per eventuali nuove attività e avere maggiore flessibilità.

  8. Scegli lo stile di gestione delle risorse adatto al tuo team. Tu conosci il tuo team meglio di chiunque altro. Sfrutta questa conoscenza per determinare la metodologia di gestione delle risorse migliore, ad esempio per ore, punti o conteggio delle attività.

  9. Confrontati con il team. Assicurati di avere una visione in tempo reale del carico di lavoro del tuo team e che ogni membro ritenga che la mole di lavoro sia equa e gestibile. Ciò può aiutarti a pianificare meglio in futuro e a migliorare il modo in cui assegni le risorse.

  10. Collega il tuo piano di gestione delle risorse al tuo piano operativo. La pianificazione operativa è il processo di creazione di una mappa dettagliata di ciò che il tuo team deve fare su base settimanale o, talvolta, anche giornaliera. Costruisci il tuo piano di gestione delle risorse nel tuo piano operativo, per gestire efficacemente il tempo del tuo team.

  11. Usa il giusto strumento di gestione del lavoro. L'utilizzo di un foglio di calcolo è un modo infallibile per rendere caotica la gestione delle risorse. Prova invece a utilizzare uno strumento di gestione del lavoro che includa funzionalità di gestione dei portfolio di progetti, come la misurazione del carico di lavoro del team. Avrai una visione di qualità dei progetti del tuo team e potrai avere una visione granulare delle attività, il tutto in un unico posto. In Asana, puoi persino vedere le singole attività e trascinarle per spostarle secondo necessità.

Consigli sulla gestione delle risorse da parte di quattro team leader

Cosa c'è di meglio di una guida all'allocazione delle risorse? Che ne dici di esempi e suggerimenti di vita reale di quattro team leader, ognuno con esperienze e sfide diverse, che gestiscono ogni giorno le risorse? Ti presentiamo Jenny, Ariel, Eric e Reigan.

Jenny Thai, Head of Content, Marketing

Qual è l'ostacolo maggiore che devi affrontare quando si tratta di gestire le risorse e come lo superi?

Una grande sfida che devo affrontare quando si tratta di gestire le risorse consiste nell'ottenere una visione di qualità del carico di lavoro del mio team. Devo controllare accuratamente ogni progetto in programma.

Affronto questo problema prima esaminando la roadmap dei lanci di prodotti e delle campagne in programma e poi individuando le esigenze di personale a livello di progetto rispetto ai singoli risultati finali. Gestisco tutto in uno strumento di gestione del lavoro, nel quale ho un portfolio di tutti i progetti ai quali il mio team lavora ogni trimestre. Per progetti più piccoli o lavori ad hoc, ho implementato in questo stesso strumento un processo che consente agli utenti di inviare richieste di assistenza editoriale. Ora posso gestire facilmente le nuove richieste e identificare le esigenze, le scadenze e le priorità.

Individuare il personale per i progetti o allocare le risorse è sia un'arte sia una scienza. Cerco di assicurarmi che la disponibilità di qualcuno corrisponda allo scopo del lavoro assegnato e penso anche ad assegnare progetti che siano adatti alle competenze individuali e agli obiettivi di carriera.

Quali sono i tuoi tre suggerimenti principali per creare e gestire un piano di gestione delle risorse?

  1. Agisci in maniera proattiva e scopri quali progetti sono in cantiere. La maggior parte dei progetti del mio team viene avviata da altri team, quindi è importante contattare i partner interfunzionali e avere una visione olistica di ciò che sta per arrivare.

  2. Assicurati che ogni membro del team abbia almeno un grande progetto (ad esempio, una campagna di marketing) di cui occuparsi e completa il suo carico di lavoro con attività settimanali e quotidiane. Ciò riduce al minimo il cambio di contesto, dando al contempo una certa varietà.

  3. Confrontati spesso con il tuo team, in modo da conoscere la disponibilità di ogni persona e apportare modifiche man mano che procedi. Se si verifica un imprevisto, mantieni aperte le linee di comunicazione per assicurarti che la ripartizione delle risorse resti bilanciata.

Ariel Ross, Integrated Brand Producer, Design

Qual è l'ostacolo maggiore che devi affrontare quando si tratta di gestire le risorse e come lo superi?

La sfida più grande che devo affrontare quando si tratta di gestione delle risorse è avere una visione accurata di ciò a cui sta lavorando il mio team, della nostra disponibilità e dello stato dei progetti. La questione presenta varie sfumature, perché ogni collaboratore ha il suo ritmo di lavoro e i suoi punti di forza. Devo identificare chi è la persona migliore da assegnare a ciascun progetto.

È fondamentale migliorare costantemente la comunicazione con i membri del team. Mi assicuro che tutti siano informati effettuando regolarmente verifiche, riunioni stand-up e colloqui individuali. Cerco anche di ottenere una panoramica completa delle attività di ognuno, in modo da poter affrontare meglio le conversazioni. Creando le cronologie del progetto per il processo di produzione del team, ho una visione chiara di chi è responsabile e di cosa deve fare dopo.

Quali sono i tuoi tre suggerimenti principali per creare e gestire un piano di gestione delle risorse?

  1. Chiedi opinioni agli stakeholder interfunzionali sulla tua retropianificazione. In questo modo, puoi assicurarti che il tuo team sia allineato con gli obiettivi previsti e puoi impostare aspettative e scadenze realistiche in anticipo.

  2. Segui i progressi nel tuo strumento di gestione del lavoro (in particolare, nella cronologia). Verifica quale lavoro è delegato ai membri del tuo team e usa la cronologia per stabilire se puoi aiutare in caso di ostacoli.

  3. Sii consapevole di come il team utilizza il tuo strumento di gestione del lavoro. Alcuni membri cercheranno di avere una visione d'insieme, mentre altri si concentreranno su una sola attività. Adatta il tuo stile di lavoro al modo in cui opera il tuo team.

Eric Pelz, Engineering Manager, Prodotto

Qual è l'ostacolo maggiore che devi affrontare quando si tratta di gestire le risorse e come lo superi?

Una sfida è che il mio team lavora in parallelo. Devo chiedermi: "Come posso massimizzare il valore del mio team di tecnici?" Devo concentrarmi sul raggiungimento di un equilibrio basato sui nostri obiettivi e i rischi del lavoro.

Convoco riunioni col team e uso il tempo per organizzare collettivamente il lavoro di ognuno in una lista, in quanto ci aiuta a vedere cosa faremo nelle settimane successive e a capire cosa ne pensano i membri del team. Quindi sfruttiamo ciò che abbiamo riscontrato applicandolo nel nostro strumento di gestione del lavoro. Per noi è fondamentale documentare chiaramente tutto in un unico posto.

Tutto viene monitorato nel nostro strumento di gestione del lavoro, comprese le notifiche di assenza dall'ufficio. Abbiamo sempre chiaro quali risorse saranno disponibili. Questo mi consente di prendere decisioni strategiche sulle tempistiche. Evitiamo di iniziare un grande progetto subito prima del fine settimana o quando più persone nono sono presenti.

Quali sono i tuoi tre suggerimenti principali per creare e gestire un piano di gestione delle risorse?

  1. Se hai un progetto o un'attività rischiosa, annotalo immediatamente. Conservando questo tipo di appunti, ti proteggi ed eviti scenari o rischi peggiori.

  2. Sii flessibile. Non pensare al tuo piano come a un'attività una tantum che puoi semplicemente spuntare dalla tua lista. Impara, riprogetta e ricalibra sempre; ottimizza il tuo piano di gestione delle risorse man mano che procedi.

  3. Rendi la riflessione di gruppo un'attività collaborativa. Ogni persona del tuo team dovrebbe essere incoraggiata a condividere le proprie opinioni, formulare raccomandazioni e far sapere agli altri quando la propria disponibilità è ridotta. La gestione delle risorse non è compito di una persona, bensì uno sforzo di gruppo.

Reigan Combs, ex Head of Life Cycle Marketing and Global Campaigns, Marketing

Qual è l'ostacolo maggiore che devi affrontare quando si tratta di gestire le risorse e come lo superi?

Una grande sfida che devo affrontare quando si tratta della gestione delle risorse è comprendere chiaramente una richiesta e sapere chi nel mio team è il più adatto a occuparsi del lavoro, considerando la disponibilità di ognuno in quel momento. Mi chiedo spesso: "Chi è il più esperto e competente per far fronte a questa specifica richiesta?"

Chiedo ai membri del team di comunicarmi ogni mese le loro cinque priorità maggiori, in modo da poterne valutare la disponibilità. Si tratta di identificare quali progetti hanno più senso per ogni persona. Per esempio, un progetto che coinvolge un'iniziativa preesistente potrebbe essere più adatto a un neoassunto, mentre un progetto più complesso potrebbe avere più senso per un dipendente di lunga data.

Di recente, ho creato un progetto nel mio strumento di gestione del lavoro che mi offre una vista del calendario editoriale. Posso vedere tutte le campagne email a cui sta lavorando il mio team e mi basta una rapida occhiata per sapere quando ne viene lanciata una e chi ne è responsabile.

Quali sono i tuoi tre suggerimenti principali per creare e/o gestire un piano di gestione delle risorse?

  1. Semplifica il tuo processo di lavoro. Ritrovarsi a gestire più richieste può essere stressante. Prova a semplificare il tuo processo utilizzando moduli digitali, soprattutto se si integrano con la tua piattaforma di gestione del lavoro.

  2. Organizza riunioni settimanali con il team. Cerca di capire cosa pensano i membri del tuo team del loro carico di lavoro e quanto ritengono di riuscirne a gestire.

  3. Gestisci le priorità. Controlla le prime cinque priorità del mese del tuo team, per vedere a quale tipo di attività si sta dedicando ogni membro. Monitora le priorità del tuo team su base settimanale, per vedere se qualcosa è cambiato e ridefiniscile se necessario.

Adesso sei in grado di creare un piano di gestione delle risorse?

La gestione delle risorse dovrebbe essere parte integrante del piano di lavoro complessivo del progetto. Anche se all'inizio può sembrare un compito enorme, assegnare le risorse giuste al momento giusto renderà il lavoro molto più semplice man mano che procedi. Fai un passo alla volta e impegnati a utilizzare uno strumento di gestione del lavoro. Il tuo team ti ringrazierà!

Una volta che il tuo piano di gestione delle risorse è stato adottato, ricorda sempre di identificare e riconoscere i risultati raggiunti dai dipendenti. Celebrare il successo del tuo team favorisce la partecipazione e la produttività. Per utilizzare lo stesso strumento usato da Jenny, Ariel, Eric e Reigan, dai un'occhiata ad Asana e porta a termine il lavoro più velocemente.

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