Come le attività superflue ostacolano il lavoro effettivo

Fotografia del viso della collaboratrice Molly TalbertMolly Talbert21 marzo 20204 minuti di lettura
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Immagine del banner dell'articolo Perché le attività superflue non sono le benvenute

Le aziende di tutto il mondo stanno cambiando rapidamente. Dalla diffusione del lavoro remoto e flessibile alle modalità di comunicazione interna, molti aspetti sono diversi da quelli di qualche anno fa. Al centro di così tanti cambiamenti c'è il modo in cui collaboriamo sul luogo di lavoro e i nuovi strumenti e software che lo rendono più semplice.

Tuttavia, se mal gestiti, non tutti i cambiamenti o la collaborazione sono positivi.

Alla proliferazione dei canali di comunicazione e collaborazione si aggiungono anche infinite notifiche e progetti a compartimenti stagni. Man mano che i flussi di lavoro aumentano, le informazioni diventano sempre più frammentate e i ruoli e le responsabilità meno chiari. Nel cercare di diventare più connessi, abbiamo generato una serie di altri problemi che si sommano a un mucchio di lavoro inutile e noioso con il fine di monitorare tutto ciò che succede.

In altre parole, i lavoratori della conoscenza di oggi sono sommersi da un volume enorme di "lavoro superfluo."

Cos'è il lavoro superfluo?

Probabilmente, ti starai chiedendo cos'è esattamente il lavoro superfluo. L'Indice dell'anatomia del lavoro, basato su un sondaggio sottoposto a 10.000 lavoratori della conoscenza in tutto il mondo, definisce il lavoro superfluo come: le attività che tolgono tempo al lavoro importante, come le comunicazioni, la ricerca di informazioni, passare da un'app all'altra, gestire il cambio delle priorità e monitorare costantemente l'avanzamento del lavoro.

Cosa significa questo nella vita reale? Le attività superflue sono tutte le attività che svolgi quotidianamente ma che non fanno parte delle mansioni qualificate per le quali l'azienda ti ha assunto, come l'analisi di marketing o la scrittura di codice. Sono le cose banali che ti fanno perdere tempo e che la maggior parte delle persone suppone facciano parte del lavoro.

Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro di Asana, il 60% del tempo di un dipendente viene dedicato ad attività superflue e non al lavoro qualificato. Tutte queste ore si sommano a un'enorme quantità di tempo perso. In generale, nel corso di un anno, un lavoratore della conoscenza trascorre in media 103 ore in riunioni non necessarie, dedica 209 ore al lavoro duplicato e 352 ore ad attività superflue.

Tutto questo tempo dedicato ad attività casuali invece che allo svolgimento di mansioni qualificate, per le quali tu e i tuoi colleghi siete stati assunti, crea effetti a catena negativi che si ripercuotono sul team e sull'organizzazione.

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Come le attività superflue compromettono la produttività

Se ci pensi, le attività superflue non solo rendono le giornate più lunghe e difficili. Poiché tolgono spazio ad altre attività importanti, le conseguenze che ne derivano sono innumerevoli progetti in ritardo, scadenze mancate e sforzi inutili.

Questo comporta problemi reali sia per i lavoratori che per le organizzazioni.

Osservando il quadro generale, dall'Indice dell'anatomia del lavoro emerge che la stragrande maggioranza dei lavoratori della conoscenza (88%) sostiene che i progetti urgenti e le grandi iniziative subiscono ritardi o vengono trascurati a causa della mole di attività di cui devono occuparsi.

Con così tante distrazioni e altrettante fonti di informazione, è quasi impossibile stare al passo con i dettagli. Molte organizzazioni non dispongono di processi adeguati per pianificare, organizzare e svolgere attività o gestire progetti.

A livello individuale, le attività superflue influiscono significativamente sul carico di lavoro quotidiano.

L'Indice dell'anatomia del lavoro ha anche rilevato che le attività superflue contribuiscono a creare carichi di lavoro sbilanciati e costringono a lavorare fino a tardi. Perché le persone si trattengono al lavoro oltre il normale orario? Per rispondere alle email e ai messaggi, partecipare a riunioni dell'ultimo minuto, cercare di ottenere le approvazioni e a causa della mancanza di obiettivi e responsabilità chiare.

In uno studio precedente condotto da Asana su 6.000 lavoratori della conoscenza in Australia, Stati Uniti e Regno Unito, l'80% ha riferito di essere a un passo dal burnout. La crescente mancanza di equilibrio nella distribuzione dei carichi di lavoro è la fonte primaria di stress per un quarto dei dipendenti e, quando le persone si sentono stressate, l'82% afferma di sentirsi meno coinvolto nel proprio lavoro.

È emerso che più lavoro e collaborazione non significa necessariamente maggiore produttività e felicità. Ma questo non è tutto.

Riduci le attività superflue e dedicati al lavoro reale

Il lavoro superfluo è un problema universale, ma ci sono alcuni modi per combatterlo.

Buona parte del malcontento e stress derivano da una mancanza di chiarezza e allineamento. L'Indice dell'anatomia del lavoro ha scoperto che solo il 43% degli intervistati ha le idee chiare sugli obiettivi della propria organizzazione per l'anno e solo il 46% è consapevole di come il proprio lavoro contribuisce al valore all'azienda.

Affinché le operazioni quotidiane scorrano senza intoppi, tutti devono essere in sintonia con la visione generale. Infatti, se le persone non sanno come il loro lavoro si allinea agli obiettivi di alto livello, è difficile rimanere motivati e garantire un lavoro di qualità.

Noi di Asana usiamo la piramide della chiarezza per offrire una struttura a tutti i membri dell'azienda. Collega gli obiettivi a lungo termine a quelli a breve termine, che si tratti di una roadmap del prodotto o di un piano aziendale. In cima alla piramide si trova la missione, che guida tutte le decisioni, seguita dalla strategia, gli obiettivi aziendali, gli obiettivi di reparto, gli obiettivi trimestrali, i progetti individuali e le attività. Questo è il lavoro quotidiano che occupa la maggior parte del nostro tempo. Ma, poiché tutte le attività sono legate alla missione, tutti sanno esattamente come il loro lavoro contribuisce agli obiettivi generali dell'azienda.

Una volta che tutti sono allineati e sanno in che modo contribuiscono alle iniziative strategiche e alla missione dell'azienda, è necessario ripensare l'uso della tecnologia in modo che aiuti piuttosto che ostacolare i processi.

Oggi un dipendente medio usa 10 app diverse ogni giorno. Più app usiamo, più ci distraiamo e procrastiniamo. Per molte aziende di successo e in rapida evoluzione è diventato essenziale ridurre il disordine e riunire tutti in un unico sistema con una piattaforma di gestione del lavoro.

Come ClassPass ha trovato la chiarezza

Da ClassPass, un'azienda in rapida crescita che permette di trovare e prenotare lezioni di fitness, il team di marketing di 25 persone aveva il compito di gestire oltre 200 campagne all'anno per aumentare la brand awareness e la base di utenti dell'azienda. Ma realizzare queste campagne su larga scala e rapidamente non era semplice.

Il team di marketing utilizzava una combinazione poco pratica di email, chat e fogli di calcolo per collaborare alle campagne, con i seguenti risultati:

  • assenza di una fonte affidabile o di riferimento sulle date di scadenza

  • la necessità costante di chiedere aggiornamenti di stato

  • le informazioni in compartimenti stagni e i documenti si perdevano negli scambi di email

  • le richieste di lavoro duplicato avrebbero potuto essere raggruppate

Con l'introduzione di Asana, sono state eliminate molte applicazioni e il team ha iniziato a collaborare in un unico posto. Come risultato, le riunioni sono state ridotte del 25%, l'efficienza del team è migliorata del 20% e le campagne venivano realizzate il 30-40% più velocemente.

Allineandosi agli obiettivi più grandi dell'azienda (aumentare la brand awareness e le iscrizioni) e poi usando la tecnologia in modo efficiente, ClassPass ha eliminato gran parte della confusione e delle attività superflue che precedentemente affliggevano il team.

Quando i dipendenti si sentono coinvolti in una missione più grande e dispongono di strumenti che li aiutano piuttosto che sovraccaricarli, possono collaborare in modo più efficiente, tenere sotto controllo i propri carichi di lavoro e prendere decisioni più velocemente. Speriamo che i risultati, ancora una volta, parlino da soli.

Scarica l'Indice dell'anatomia del lavoro per saperne di più.

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