Cos'è la gestione del cambiamento? Sei passaggi per creare un processo di gestione del cambiamento efficace

Il cambiamento è essenziale per aiutare la tua organizzazione ad avere successo. Man mano che cresci, avrai continuamente bisogno di adottare nuovi strumenti, provare nuove strategie e aprire nuovi mercati, solo per citare alcuni esempi. I piccoli cambiamenti o quelli che non coinvolgono molte persone sono facili da implementare, ma cosa fai quando hai bisogno di introdurre un cambiamento aziendale radicale?

Senza una pianificazione adeguata, cercare di implementare un cambiamento nell'organizzazione può portare al caos, alla confusione e al rallentamento dell'attività. I cambiamenti, invece, devono essere introdotti in maniera ponderata: elabora un piano chiaro e offri tutta l'assistenza necessaria prima che il cambiamento diventi effettivo, in modo che la transizione sia il più fluida possibile.

Per farla breve, hai bisogno della gestione del cambiamento.

Se hai già affrontato un cambiamento aziendale o se quel momento si sta avvicinando e stai pensando al modo migliore per introdurlo in azienda, questo articolo fa al caso tuo.

Cos'è la gestione del cambiamento?

La gestione del cambiamento è il processo di preparazione e gestione di un cambiamento aziendale. In generale, durante questo processo, ci si prepara alla transizione, si ottiene il sostegno dell'organizzazione indipendentemente dal cambiamento e, infine, lo si implementa gradualmente e secondo un piano preciso.

La cosa più importante è affrontarlo consapevolmente e da diverse prospettive. Prima di implementare un cambiamento, pensa a quale impatto avrà sui membri della tua organizzazione a diversi livelli e su diversi team. Per questo motivo, le metodologie di gestione del cambiamento spesso includono strategie per aiutare i team a introdurre un cambiamento in modo graduale, a testarlo in una parte dell'azienda o ad assicurarsi il consenso degli stakeholder interessati prima di introdurre una nuova iniziativa.

La gestione del cambiamento è un processo, oltre che una metodologia. Forse non hai mai pensato così tanto a come implementare una nuova iniziativa, e va anche bene. Ma seguendo un processo di gestione del cambiamento, potrai aiutare il tuo team e la tua azienda a trarre vantaggio da qualsiasi cambiamento.

I vantaggi della gestione del cambiamento

Con una gestione del cambiamento efficiente, puoi adottare nuovi processi senza rallentare il team o l'organizzazione. Di solito, detestiamo abbandonare il "vecchio modo" di fare le cose, anche se quello nuovo è obiettivamente migliore. Un piano di gestione del cambiamento rende consapevole il tuo team del valore del nuovo cambiamento senza stravolgere i processi lavorativi abituali.

Un processo efficace di gestione del cambiamento può aiutarti a:

• dare impulso alla tua azienda

• ridurre la resistenza al cambiamento

• aumentare la probabilità di riuscita del cambiamento

• ridurre l'eventuale impatto negativo del cambiamento

Modelli tradizionali per la gestione del cambiamento

I processi di gestione del cambiamento risalgono ai primi anni Sessanta e, nel corso degli anni, si sono affermate numerose metodologie. In questo articolo, ti presentiamo i tre modelli tradizionali per la gestione del cambiamento a livello generale.

Il modello di Lewin

Kurt Lewin, psicologo americano di origine tedesca, è noto soprattutto per il suo contributo alla ricerca applicata alle pratiche di comunicazione. Il modello di cambiamento di Lewin prevede tre fasi:

1. Scongelamento: durante questa fase aiuterai il tuo team o azienda a superare il rifiuto iniziale al cambiamento. Non solo analizzerai le varie obiezioni, ma inizierai anche a convincere il tuo team sul fatto che è necessario. In questa fase ti dedicherai a preparare il tuo team a qualcosa di nuovo.

2. Cambiamento: è la fase in cui viene implementato il cambiamento. Ricorda che potrà essere un processo articolato, durante il quale ti imbatterai in ostacoli imprevisti e lavorerai affinché il nuovo sistema venga adottato gradualmente da tutto il team.

3. Ricongelamento: il cambiamento è stato implementato, ma non basta. È il momento di consolidare i nuovi processi in modo che diventino un'abitudine.

Il modello ADKAR

Il modello ADKAR è stato creato da Jeff Hiatt. ADKR è un acronimo che sta per:

• Awareness (consapevolezza): consapevolezza della necessità del cambiamento

• Desire (desiderio): desiderio di sostenere e prendere parte al cambiamento

• Knowledge (conoscenza): acquisizione delle conoscenze necessarie per assicurare la riuscita del cambiamento

• Ability (capacità): capacità di implementare il cambiamento

• Reinforcement (consolidamento): consolidamento per garantire che il cambiamento continui a essere implementato nel lungo termine

Le otto fasi del cambiamento

Questo metodo è stato ideato da John Kotter, che descrive nel suo libro Guidare il cambiamento. Le otto fasi individuate da Kotter sono:

1. Creazione di un senso di urgenza per enfatizzare l'importanza di agire tempestivamente.

2. Costituzione di una coalizione guida per promuovere, coordinare e comunicare il cambiamento aziendale.

3. Sviluppo di una visione strategica e di iniziative per spiegare come sarà il futuro rispetto al passato.

4. Comunicazione e condivisione della visione per sostenere il cambiamento.

5. Rimozione degli ostacoli affinché l'organizzazione abbia la libertà necessaria per generare un impatto tangibile.

6. Conseguimento di successi a breve termine per motivare l'organizzazione a non mollare.

7. Consolidamento dei miglioramenti e costanza nell'implementarli fino a quando la visione non si concretizza.

8. Consolidamento del cambiamento fino a che non sia sufficientemente radicato nell'organizzazione da sostituire le vecchie abitudini.

Quando usare la gestione del cambiamento

Non è necessario implementare l'intero processo di gestione del cambiamento per ogni cambiamento dell'organizzazione, ma solo in caso di un'importante resistenza da parte dell'azienda. Non dimenticare che, come esseri umani, tendiamo a essere restii al cambiamento e raramente abbandoniamo il sistema esistente, anche se non è il migliore. Può essere difficile anche solo immaginare di dover lavorare in un modo a noi sconosciuto.

Ecco alcuni esempi di cambiamenti aziendali che possono essere implementati con un processo di gestione del cambiamento:

• introduzione di un nuovo strumento o tecnologia a livello aziendale

• cambio del direttivo o della struttura dell'organizzazione

• ridefinizione della cultura lavorativa o dei valori

• aggiornamento delle politiche aziendali, dei programmi HR o dei benefit

• fusione o acquisizione

La cosa più importante da considerare quando si implementa un processo di gestione del cambiamento è riflettere su quando e come implementare il cambiamento nell'organizzazione.

I team per i servizi professionali e per il successo dei clienti di Asana aiutano spesso i team a sviluppare una strategia di gestione del cambiamento per facilitare l'adozione di un nuovo strumento o di una nuova tecnologia a livello aziendale. Asana è uno strumento che non solo aiuta i team a organizzare e svolgere il lavoro, ma anche a implementare un nuovo approccio alla collaborazione attraverso la gestione del lavoro. Utilizzare un processo di gestione del cambiamento può aiutare a garantire il successo e l'adozione del nuovo strumento o tecnologia.

Il cambiamento secondo Asana: sei passaggi per adottare un nuovo strumento o tecnologia con la gestione del cambiamento

Per aiutare i nuovi team ad adottare Asana, i nostri team per i servizi professionali e per il successo dei clienti hanno elaborato un processo di gestione del cambiamento ispirato alle otto fasi identificate da Kotter e alle migliori pratiche dei clienti che hanno implementato Asana con successo nelle loro organizzazioni. La metodologia che ne consegue, il Cambiamento secondo Asana, aiuta i team a implementare nuovi strumenti o tecnologie a livello dell'organizzazione.

Il cambiamento secondo Asana prevede sei passaggi:

1. Definisci il perché.

2. Analizza la tua situazione attuale.

3. Progetta il tuo primo flusso di lavoro.

4. Supporta il tuo team e celebra i successi.

5. Preparati al successo.

6. Misura i risultati e promuovi l'utilizzo.

Che tu stia adottando Asana o un nuovo strumento, ecco come puoi sfruttare il Cambiamento secondo Asana per implementare un nuovo strumento o una nuova tecnologia nella tua azienda.

Utilizzare il Cambiamento secondo Asana: caso di studio

Supponiamo che il tuo team stia per passare a una piattaforma centralizzata di gestione del lavoro per lavorare in modo più efficace e collaborativo. Di seguito, ti spieghiamo come usare il Cambiamento secondo Asana per implementare questo cambiamento aziendale.

1. Definisci il tuo perché

Prima di introdurre questo cambiamento nella tua organizzazione, chiediti perché ne hai bisogno e quali punti critici potrebbe risolvere. Considera che c'è chi potrebbe non accoglierlo con entusiasmo, in quanto tutti proviamo una certa avversione alle novità, ma comunicarne la motivazione potrebbe essere di aiuto.

Per definire il tuo perché segui questi tre passaggi.

Innanzitutto, crea una dichiarazione che spieghi il perché

Per iniziare, documenta il motivo per cui stai implementando questo cambiamento. Questa dichiarazione sarà la tua bussola per tutto il lavoro a venire.

"[Nome del team o dell'organizzazione] sta implementando questo nuovo strumento di gestione del lavoro per [gestire questi progetti e processi]. Così facendo, speriamo di [risolvere questi punti critici] e [raggiungere questi obiettivi]."

Per esempio, se stai implementando uno strumento di gestione del lavoro, potresti scrivere:

"La nostra azienda sta implementando questo nuovo strumento di gestione del lavoro per migliorare la collaborazione e la visibilità interfunzionale. Così facendo, speriamo di aumentare la produttività dell'azienda e portare a termine più progetti nei tempi previsti".

Poi, definisci le metriche di successo

Dovrai anche definire quali risultati vuoi ottenere con il tuo processo di gestione del cambiamento. Discutine con il team per stabilire delle metriche, ad esempio:

• entro quando il cambiamento deve essere implementato

• la percentuale di adozione o formazione in tutta l'azienda

• il tasso di utilizzo all'interno dell'azienda entro una data specifica

Per esempio, per implementare uno strumento di gestione del lavoro, potresti utilizzare alcune delle seguenti metriche:

• Inizieremo a implementare questo strumento con un piccolo gruppo il 3 marzo. I dipendenti avranno la possibilità di implementarlo da metà giugno. Tutta l'azienda dovrà passare allo strumento e imparare a usarlo entro il 17 luglio.

• I team dovranno inviare resoconti settimanali sullo stato del progetto dallo strumento di gestione del lavoro, e il lavoro dovrà essere gestito esclusivamente con lo strumento.

• Il 100% dei dipendenti dovrà utilizzare attivamente lo strumento entro il 30 luglio.

Infine, costituisci il tuo team per l'adozione

Implementare un cambiamento aziendale non è un lavoro che può essere realizzato da una sola persona. Hai bisogno di una squadra, ossia di un team per l'adozione, che generalmente è costituito da tre tipi di membri:

• Il responsabile delle convenzioni: è una persona che esercita una certa influenza sul luogo di lavoro. Ti aiuterà a stabilire le regole di utilizzo del nuovo strumento di gestione del lavoro all'interno dell'azienda. Può organizzare dei corsi di formazione o rispondere alle domande dei membri del team.

• Il promotore della consapevolezza: questo membro (o membri) fa parte del team dei dirigenti. Potrebbe non essere direttamente coinvolto nel cambiamento da implementare, ma farà di tutto per supportarlo. Il promotore della consapevolezza deve comunicare il perché per aumentare il consenso del team.

• Il sostenitore del prodotto: è un collaboratore individuale o una delle prime persone ad aver adottato lo strumento. È entusiasta di contribuire a dare impulso al cambiamento.

2. Analizza la tua situazione attuale

Per implementare un cambiamento su larga scala, è necessario iniziare in piccolo. Prima, scegli un flusso di lavoro da implementare nel nuovo sistema, in modo che il tuo team per l'adozione possa sviluppare prassi e preparare esempi prima di implementarlo completamente. L'ideale sarebbe scegliere un flusso di lavoro che sia collaborativo e ampio, in modo da poter risolvere eventuali problemi prima dell'implementazione.

Per esempio, per adottare un nuovo strumento di gestione del lavoro, puoi scegliere un team o un reparto, come il dipartimento di marketing. Prima di introdurre il nuovo strumento nel dipartimento, potresti sviluppare un ambiente dimostrativo per mostrare come usare lo strumento, ad esempio per gestire campagne di marketing più collaborative.

3. Progetta il tuo primo flusso di lavoro

Questa è la tua occasione per testare il cambiamento in un flusso di lavoro o processo. Il responsabile delle convenzioni dovrà organizzare un corso di formazione per il team o il flusso di lavoro selezionato. Assicurati che anche il sostenitore del prodotto sia disponibile per aiutarti a celebrare i risultati e a verificare che il processo funzioni efficacemente.

A questo punto, è probabile che ti vengano poste domande a cui non avevi pensato prima. Assicurati di prendere nota delle domande più frequenti (e le loro risposte) per poterle integrare nella documentazione quando implementerai il cambiamento su larga scala.

Per esempio, supponiamo che durante il processo di implementazione del nuovo strumento di gestione del lavoro, tu abbia già sviluppato ambienti dimostrativi per il team di marketing. Tutto quello che resta da fare è organizzare sessioni di formazione con i membri del team per spiegarne il funzionamento. Incoraggiali a pianificare iniziative interfunzionali, come la campagna di marketing che hai mostrato loro. Controlla regolarmente come procede l'implementazione e rispondi alle domande. Documenta anche i successi in modo da incoraggiare altri team ad adottare lo strumento.

4. Supporta il tuo team e celebra i successi

I membri del team stanno familiarizzando con il flusso di lavoro che hai scelto. Assicurati di fare regolarmente con loro il punto della situazione, e celebra ogni vittoria, anche se piccola. Partire con slancio non solo aiuterà il cambiamento a guadagnare terreno, ma incoraggerà più persone a prendervi parte, che, a loro volta, potranno diventare sostenitori del prodotto quando il cambiamento sarà diffuso su larga scala.

5. Preparati al successo

A questo punto, il tuo team dovrebbe aver acquisito dimestichezza con il nuovo flusso di lavoro ed essere operativo. Approfitta di questo momento per celebrare i primi risultati del team, raccogliere feedback in modo regolare, monitorare l'adozione degli strumenti e sviluppare best practice. Includere le domande frequenti, le sessioni di formazione e un piano per l'onboarding continuo dei nuovi colleghi in un luogo centralizzato assicurerà il successo a lungo termine.

6. Misura i risultati e promuovi l'utilizzo

Una volta risolti gli inconvenienti iniziali, è il momento di passare all'implementazione su larga scala. Utilizza le sessioni di formazione, le domande frequenti e tutto quello che hai preparato per il primo flusso di lavoro per aiutare gli altri team. A seconda delle dimensioni della tua azienda, pianifica dei momenti per rispondere alle domande con il tuo team per l'adozione. Incoraggia i sostenitori del prodotto a verificare e celebrare frequentemente i successi per fare in modo che il nuovo strumento di gestione del lavoro venga adottato dall'intera organizzazione.

Senza accorgertene, hai portato a termine con successo un piano di gestione del cambiamento!

La chiave per il cambiamento aziendale è la gestione del cambiamento

Non importa quale cambiamento aziendale tu stia implementato o quale metodologia di gestione del cambiamento utilizzi. Un'implementazione ponderata e accurata è la chiave per una gestione del cambiamento efficace. Aiuta il tuo team ad adattarsi con successo a qualsiasi cambiamento con la gestione del cambiamento.

Se vuoi adottare una nuova tecnologia o un nuovo strumento, prova il Cambiamento secondo Asana. Per saperne di più, leggi la nostra guida su come usare questo processo di gestione del cambiamento per aiutare il tuo team ad adottare Asana.