Hai appena iniziato a usare la pianificazione strategica? Comincia da qui.

Se lavori per un'azienda di piccole dimensioni o per una start up, probabilmente potrai trarre vantaggio dalla creazione di un piano strategico. Quando hai ben chiara la direzione della tua azienda, potrai far sì che i tuoi team lavorino ai progetti che hanno maggiore impatto. 

Il processo di pianificazione strategica non solo ti aiuta a identificare la direzione da prendere. Durante il processo, infatti, creerai inoltre un documento che puoi condividere con dipendenti e stakeholder per tenerli informati. In questo articolo ti spiegheremo come iniziare a scrivere un piano strategico e come svilupparlo.

Cos'è un piano strategico? 

Un piano strategico è uno strumento che serve per definire la direzione della tua organizzazione e cosa va fatto per raggiungere gli obiettivi. Solitamente, include la dichiarazione di visione, la mission, gli obiettivi a lungo termine (oltre a quelli a breve termine e annuali) e un piano d'azione composto dai passaggi da seguire per andare nella direzione giusta. 

Un piano strategico solido può dare chiarezza alla tua organizzazione, aiutandola così a concentrarsi sugli obiettivi. Questo livello di chiarezza non sempre è un dato di fatto: secondo la nostra ricerca, solo il 16% dei knowledge worker hanno dichiarato che l'azienda in cui lavorano definisce e comunica gli obiettivi aziendali in maniera efficace. Investendo tempo nella pianificazione strategica, puoi creare una visione da tre a cinque anni per il futuro dell'azienda. Questa strategia servirà quindi per definire gli obiettivi annuali e trimestrali. 

Ho bisogno di un piano strategico?

Un piano strategico è uno dei vari metodi che puoi usare per pianificare e raggiungere i tuoi obiettivi. Di seguito confrontiamo il piano strategico e altri strumenti per progetti e l'azienda.

Piano strategico e business plan a confronto

Dovresti creare un business plan quando apri un'attività o quando decidi di cambiare radicalmente la strategia aziendale. Un business plan ti può aiutare a documentare la tua strategia nei momenti iniziali, in modo che i membri del team sappiano esattamente quali sono le priorità aziendali fondamentali e gli obiettivi. Questo strumento ti può aiutare a documentare e condividere la tua strategia con investitori o stakeholder chiave mano a mano che costruisci la tua azienda.

Se invece la tua azienda è già operativa, prendi in considerazione la creazione di un piano strategico invece di un business plan. Anche se lavori in un'azienda relativamente giovane, il piano strategico può basarsi sul business plan e aiutarti a muoverti nella direzione giusta. Durante il processo di pianificazione strategica, potrai ispirarti a molti degli elementi aziendali fondamentali che hai creato all'inizio e stabilire la tua strategia per i prossimi tre-cinque anni.

Piano strategico a confronto con dichiarazione di visione e mission

Il piano strategico, la mission e la dichiarazione di visione sono tutti strettamente correlati. Di fatto, durante il processo di pianificazione strategica, la mission e la dichiarazione di visione serviranno da ispirazione per creare il piano strategico.

Di conseguenza, dovresti già avere a disposizione una bozza della mission e della dichiarazione di visione prima di creare un piano strategico. Idealmente, dovresti aver definito la mission e la dichiarazione di visione durante la fase di creazione del business plan o poco dopo l'avvio della tua attività. Se non hai una mission o una dichiarazione di visione, prenditi del tempo per crearla. La mission definisce lo scopo dell'azienda e affronta i problemi che la tua organizzazione sta cercando di risolvere. La vision definisce, a grandi linee, come ci arriverai. 

Un piano strategico dovrebbe includere la mission e la dichiarazione di visione, ma dovrebbe essere più specifico di così. Mission e dichiarazione di visione potrebbero restare uguali per tutto il periodo in cui l'azienda resta in attività. Un piano strategico si ispira alla mission e alla dichiarazione di visione e definisce le azioni da intraprendere per muoversi verso la direzione giusta. 

Ad esempio, se la tua azienda producesse accessori per la sicurezza degli animali domestici, quelli che seguono potrebbero essere la mission, la dichiarazione di visione e il piano strategico.

• Mission: "Garantire la sicurezza degli animali di tutto il mondo". 

• Dichiarazione di visione: "Creare prodotti di facile utilizzo per la sicurezza e il monitoraggio degli animali domestici". 

• Il tuo piano strategico dovrebbe definire i passaggi da seguire negli anni successivi per fare in modo che la tua azienda si avvicini alla mission e alla dichiarazione di visione. Ad esempio, sviluppare un nuovo collare smart per il monitoraggio degli animali domestici o migliorare l'esperienza di microchipping per i proprietari. 

Piano strategico e obiettivi aziendali a confronto

Gli obiettivi aziendali sono obiettivi di ampio respiro. Dovresti definirli su base annuale o trimestrale (se l'organizzazione si muove rapidamente). Questi obiettivi danno al team un chiaro senso di cosa va fatto in un dato periodo di tempo. 

Il piano strategico deve guardare al futuro più degli obiettivi aziendali e dovrebbe riguardare più di un anno di lavoro. Pensala così: gli obiettivi aziendali spostano l'ago verso la strategia globale, ma il piano strategico dovrebbe essere più ampio, perché riguarda più anni.

Piano strategico e business case a confronto

Un business case è un documento che ti aiuta a presentare un investimento o un'iniziativa importante per la tua azienda. Quando crei un business case, stai spiegando perché questo investimento è una buona idea e in che modo questo progetto di grandi dimensioni avrà un impatto positivo sull'azienda. 

Potresti ritrovarti a creare dei business case per elementi che fanno parte della roadmap del tuo piano strategico, che però dovrebbe essere più grande. Questo strumento dovrebbe riguardare più anni della tua roadmap per tutta l'azienda, non solo un'unica iniziativa.

Piano strategico e piano di progetto a confronto

Un piano strategico è un piano pluriennale che riguarda tutta l'azienda e che definisce gli obiettivi che vuoi raggiungere nei prossimi tre-cinque anni e il modo in cui raggiungerli. Un piano di progetto, invece, definisce gli obiettivi di un progetto specifico. Questo progetto può essere una delle tante iniziative che contribuiscono al raggiungimento di un obiettivo aziendale specifico che, a sua volta, è uno dei tanti obiettivi che contribuiscono al completamento del tuo piano strategico. 

Un piano di progetto è composto da sette parti: 

• obiettivi

• metriche del successo

• stakeholder e ruoli

• ambito e budget

• traguardi e risultati finali

• cronologia e programma

• piano di comunicazione

Cos'è la pianificazione strategica? 

La pianificazione strategica è il processo di creazione di un piano che servirà per raggiungere gli obiettivi strategici. Il processo di pianificazione strategica è composto da più fasi: raccogliere le informazioni utili, sviluppare una strategia e gestire le prestazioni una volta che il piano è stato messo in atto.

Quando dovrei creare un piano strategico? 

Un piano strategico è uno strumento che può aiutarti a definire e condividere la direzione che l'azienda prenderà nei prossimi tre-cinque anni. Con questo tipo di piano, puoi definire scommesse e investimenti importanti, delineare in che modo queste grandi iniziative ti aiuteranno a raggiungere le mission e la visione dell'azienda e creare un modello di come i progetti quotidiani si collegano a queste iniziative. Se al momento il tuo team o la tua azienda non hanno un piano strategico, dovresti crearne uno. Se invece ne hai uno, dovresti aggiornarlo una volta che hai raggiunto la maggior parte degli obiettivi (o tutti). 

Punta a creare un piano strategico ogni tre-cinque anni, in base alla velocità in cui si muove l'organizzazione. Se l'organizzazione si muove rapidamente, prendi in considerazione di creare un piano strategico ogni due o tre ani per stare al passo con nuove priorità aziendali o priorità che cambiano.

I vantaggi della pianificazione strategica

La pianificazione strategica ti può aiutare a creare obiettivi definiti per spiegare in che modo la tua azienda si muoverà per realizzare la mission e la dichiarazione di visione nei prossimi tre-cinque anni. Se pensi alla traiettoria della tua azienda come a una linea su una mappa, un piano strategico ti può aiutare a stabilire come andrai dal punto A (dove si trova ora l'azienda) al punto B (dove l'azienda vuole trovarsi tra qualche anno).

Quando crei e condividi un piano strategico con il tuo team, puoi:

• fare in modo che tutti i membri lavorino per uno scopo comune

• definire gli obiettivi in maniera proattiva per aiutarti a raggiungere la meta prefissata

• definire obiettivi a lungo termine e quindi a breve termine per supportarli

• valutare la situazione attuale e le relative opportunità o minacce

• aiutare la tua azienda a essere più durevole, perché stai pensando a lungo termine

• aumentare la motivazione e il coinvolgimento

Il processo di pianificazione strategica

Il processo di pianificazione strategica andrebbe gestito da un piccolo team composto dagli stakeholder principali, che saranno incaricati di creare un piano strategico. Questo gruppo, che a volte viene chiamato comitato direttivo, dovrebbe essere formato da un numero di stakeholder responsabili delle decisioni che va da cinque a dieci. Non saranno le uniche persone coinvolte, ma saranno quelle che dirigono il lavoro. 

Una volta costituito il comitato direttivo, si può iniziare a lavorare al processo di pianificazione strategica. 

Passaggio 1: determinare la posizione

Prima di poter creare il piano strategico e definire la direzione da seguire, bisogna innanzitutto determinare la posizione attuale. Per farlo, il comitato direttivo dovrebbe raccogliere una serie di informazioni da altri stakeholder, ad esempio dipendenti e clienti. In particolare, andrebbero raccolti:

• dati di settori e mercato pertinenti per identificare opportunità di mercato ed eventuali minacce che potrebbero presentarsi nell'immediato futuro.

• informazioni utili sui clienti per capire che cosa si aspettano dall'azienda, ad esempio miglioramenti ai prodotti o servizi aggiuntivi.

• feedback dei dipendenti che vanno analizzati, riguardanti il prodotto, le pratiche aziendali o la cultura aziendale.

• un'analisi SWOT che aiuti a valutare il potenziale attuale e futuro dell'azienda. SWOT è un acronimo che significa Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats (punti di forza, punti di debolezza, opportunità e minacce). Questa analisi verrà consultata più volte durante il processo di pianificazione strategica. 

Per analizzare ogni campo incluso nell'acronimo SWOT, il comitato direttivo risponderà a una serie di domande, che elenchiamo di seguito.

Punti di forza

• Al momento, cos'è che l'organizzazione fa bene?

• In che modo l'azienda si differenzia dalla concorrenza?

• Quali sono le risorse interne di maggior valore?

• Che risorse tangibili sono a disposizione?

• Qual è il punto di forza più grande? 

Punti di debolezza

• Cos'è che l'organizzazione fa male?

• Cosa manca al momento (che sia un prodotto, una risorsa o un processo)?

• Cosa fa meglio la concorrenza?

• Ci sono dei limiti che impediscono all'organizzazione di migliorare? Se sì, quali?

• Che processi o prodotti andrebbero migliorati? 

Opportunità

• Quali opportunità ha l'organizzazione?

• In che modo si possono sfruttare i particolari punti di forza dell'azienda?

• Ci sono tendenze da cui si può trarre vantaggio?

• Come si possono capitalizzare opportunità create dalla stampa o dal marketing?

• C'è un bisogno crescente dei prodotti o servizi offerti dall'azienda? 

Minacce

• Quali concorrenti emergenti vanno tenuti d'occhio?

• Esistono punti di debolezza che mettono a rischio l'organizzazione?

• La stampa ha scritto o potrebbe scrivere articoli negativi che potrebbero provocare una riduzione della quota di mercato?

• Esiste la possibilità che i clienti cambino il modo in cui si relazionano con l'azienda? 

Passaggio 2: sviluppare la strategia

È qui che si fa la differenza. Per sviluppare la strategia, bisogna prendere in considerazione la posizione attuale, ovvero a che punto è l'azienda in questo momento. In seguito, bisogna prendere ispirazione dai documenti aziendali originali, che rappresentano la destinazione finale. Per sviluppare la strategia, bisogna tirare fuori la bussola e chiedersi "Qual è il prossimo passo?". Questa domanda può aiutare a capire esattamente il percorso da seguire. 

Durante questa fase del processo di pianificazione, è importante assicurarsi che il piano strategico stia indirizzando l'azienda verso la giusta direzione, prendendo ispirazione da documenti aziendali importanti, quali:

• la mission, per capire come continuare a portare avanti lo scopo principale dell'organizzazione

• la dichiarazione di visione, per chiarire in che modo il piano strategico rientra nella visione a lungo termine

• i valori aziendali, che indirizzeranno l'azienda verso ciò che conta davvero 

• i vantaggi competitivi, per capire qual è il vantaggio specifico che l'azienda offre al mercato

• gli obiettivi a lungo termine, per monitorare dove si vuole essere tra cinque o dieci anni

• le previsioni o le proiezioni finanziarie, per capire quali sono le aspettative per i prossimi tre anni, qual è il flusso di cassa previsto e su quali opportunità si potrebbe investire

Passaggio 3: creare il piano strategico

Una volta compresa la posizione attuale e la direzione da prendere, è arrivato il momento di mettere tutto nero su bianco. Il piano prenderà in considerazione la posizione e la strategia per definire il piano di tutta l'organizzazione per i prossimi tre-cinque anni. Va tenuto a mente che, anche se si sta creando un piano a lungo termine, alcune parti del piano strategico andranno create mano a mano che passano i trimestri e gli anni.

Durante la creazione del piano strategico, vanno definiti i seguenti elementi:

• Le priorità aziendali per i prossimi tre-cinque anni, basate sull'analisi SWOT e sulla strategia.

• Gli obiettivi annuali per il primo anno. Non c'è bisogno di definire gli obiettivi per ogni anno del piano strategico. Mano a mano che passano gli anni, vanno creati nuovi obiettivi annuali che si colleghino agli obiettivi strategici generali. 

• I risultati chiave e i KPI relativi al primo anno. Alcuni di questi andrebbero definiti dal comitato direttivo e altri dai team impegnati più direttamente nel lavoro. È importante assicurarsi che i risultati chiave e i KPI siano misurabili e traducibili in azioni.

• Il budget per l'anno o gli anni successivi, che si dovrebbe basare sulle previsioni finanziarie e sulla direzione che si vuole prendere. Bisogna spendere aggressivamente per sviluppare il prodotto? Per costruire il team? Per usare il marketing per fare colpo? È importante chiarire le iniziative più importanti e come trovare il budget per sostenerle.

• Una roadmap di progetto a livello generale. Una roadmap di progetto è uno strumento che fa parte della gestione dei progetti che aiuta a visualizzare la cronologia di un'iniziativa complessa, ma è anche possibile creare una roadmap di progetto a livello generale per il piano strategico. Per rendere il piano più comprensibile e traducibile in azioni, vanno definiti gli ambiti in cui si intende lavorare in specifici trimestri o anni.

Passaggio 4: condividere, monitorare e gestire il piano strategico

A questo punto, il piano strategico dovrebbe essere stato creato. Il passaggio finale riguarda il monitoraggio e la gestione del piano.

1. Condivisione del piano strategico. Questo documento non va tenuto nascosto. Bisogna far sì che il team possa accedervi, affinché possa capire in che modo il lavoro che svolge contribuisce alle priorità aziendali e al piano strategico generale. È consigliabile condividere il piano nello stesso strumento utilizzato per gestire e monitorare il lavoro, in modo da collegare più facilmente gli obiettivi a livello generale con il lavoro quotidiano. Consigliamo, se non lo si è già fatto, di prendere in considerazione uno strumento di gestione del lavoro.

2. Aggiornamento frequente (trimestralmente e annualmente) del piano. Bisogna assicurarsi che il piano strategico venga utilizzato per identificare gli obiettivi a breve termine. Il piano strategico non è scolpito nella pietra e probabilmente andrà aggiornato nel caso in cui l'azienda decidesse di cambiare direzione o effettuare nuovi investimenti. Mano a mano che si presentano nuove opportunità e minacce all'interno del mercato, potrebbe verificarsi la volontà di modificare il piano strategico per far sì che l'organizzazione venga indirizzata nella miglior direzione possibile per gli anni immediatamente successivi.

Va ricordato che il piano non durerà per sempre, anche se viene aggiornato di frequente. Una volta raggiunta la maggior parte degli obiettivi strategici, o se la strategia si è evoluta in maniera significativa rispetto alla prima stesura del piano, potrebbe essere arrivato il momento di crearne uno nuovo. 

Attenersi al piano

Per fare in modo che la strategia aziendale si trasformi in un piano e che, in ultima istanza, abbia un impatto, bisogna assicurarsi di collegare gli obiettivi aziendali al lavoro quotidiano. Quando questo collegamento viene messo in chiaro, i membri del team avranno tutte le informazioni necessarie per lavorare al meglio. Avendo priorità chiare, i membri del team possono concentrarsi su quelle iniziative che hanno maggior impatto sull'azienda e probabilmente si sentiranno maggiormente coinvolti.

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