Roadmap di progetto: cosa sono e perché sono importanti

Fotografia del viso della collaboratrice Julia MartinsJulia Martins2 novembre 20206 minuti di lettura
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Assicurarsi di iniziare un progetto con il piede giusto è fondamentale. Che si tratti di una campagna a breve termine, come la pianificazione di un evento virtuale o di un'iniziativa a lungo termine, come l'implementazione di un nuovo strumento IT, il successo dipende da elementi chiave quali l'accesso a una panoramica condivisa del progetto e un buon coordinamento delle parti interessate.

Allora, come si fa? Potresti iniziare creando un project charter o un business case per ottenere l’approvazione del progetto. Una volta fatto, puoi creare un piano di progetto per definire le tappe chiave della tua iniziativa. In seguito, pianifica l'avvio del progetto e una sessione di brainstorming con tutte le parti interessate. In base alla natura del progetto, potresti persino redigere un brief creativo. Tuttavia, sebbene queste strategie possano essere essenziali per il lancio di un progetto, il modo migliore per visualizzarne chiaramente la pianificazione e coordinare i team attorno agli obiettivi aziendali è creare una roadmap.

Cos’è la roadmap di progetto?

La roadmap di un progetto è una panoramica dei risultati finali, dei traguardi e degli obiettivi generali. Dovrebbe essere la prima cosa che crei quando avvii un progetto. Partendo dalla roadmap, puoi creare altri importanti documenti di pianificazione, come il piano e il calendario del progetto.

Se non hai mai utilizzato una roadmap per un progetto, all'inizio potrebbe essere un po' difficile differenziarla dagli altri elementi di pianificazione del progetto. Di seguito, ti proponiamo un confronto.

Roadmap e piano di progetto

La roadmap e il piano di un progetto hanno molto in comune. Vanno entrambi creati all'inizio del progetto e sono entrambi documenti dinamici, piuttosto che decreti statici e scolpiti nella pietra. Ma a differenza del piano di progetto, la roadmap si concentra solo su una panoramica di qualità. Assicurati di non impantanarti in troppe specifiche quando crei la roadmap del tuo progetto, per evitare che si perda di vista il punto focale del documento. Ricorda: è una vista d'insieme, non un insieme di indicazioni passo passo.

Per creare un buon piano di progetto, devi invece approfondire alcuni dettagli, come la tempistica, il budget, i ruoli di ogni singolo stakeholder e le eventuali metriche di successo che utilizzerai per valutare il tuo progetto.

Leggi: Come creare un piano di progetto veramente efficace

Roadmap di progetto e roadmap di prodotto

La roadmap di prodotto è la visione del tuo team di sviluppo del prodotto per le funzionalità che prevedi di lanciare entro un determinato periodo di tempo. La roadmap del prodotto è l'unico punto di riferimento del tuo team in tali circostanze. In genere, include informazioni come il livello di priorità o l'ambito del lancio, le parti interessate coinvolte nei team di progettazione e sviluppo e la lista dei materiali per il marketing, solo per citarne alcuni.

Nonostante la quasi omonimia, una roadmap di progetto è qualcosa di completamente diverso. Qualsiasi progetto, non solo quello di lancio di un prodotto, può e deve avere una roadmap. Ad esempio, creerai una roadmap di progetto per un evento virtuale che il tuo team sta pianificando o per un progetto imminente che il team del reparto IT sta implementando. In entrambi i casi, la roadmap è la panoramica degli obiettivi del progetto e di come saranno raggiunti.

Roadmap di progetto e diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt è una rappresentazione visiva di un progetto. Sembra una sequenza temporale e utilizza un grafico a barre orizzontali per rappresentare attività e risultati finali. Spesso, i team scelgono di creare le roadmap dei progetti nei diagrammi di Gantt in una vista cronologia e utilizzano le barre orizzontali del grafico all’interno del diagramma per rappresentare le iniziative chiave nel tempo.

Tuttavia, la portata dei diagrammi di Gantt va ben oltre le roadmap di progetto. Questi diagrammi permettono di visualizzare con facilità le relazioni e le dipendenze tra le attività e forniscono informazioni immediate su come le varie parti di un progetto si interconnettono e su eventuali traguardi importanti che stanno per essere raggiunti.

Leggi: Hai appena iniziato a usare i diagrammi di Gantt? Comincia da qui

Anche se hai in programma di creare la roadmap del tuo progetto in forma di diagramma di Gantt, assicurati di scegliere uno strumento che offra vari modi per visualizzare il lavoro e la possibilità di passare facilmente da una visualizzazione all'altra, non solo come cronologia, ma anche come bacheca Kanban, elenco e calendario. In questo modo, non solo sarai in grado di creare una roadmap di progetto efficace, ma i tuoi stakeholder saranno anche in grado di visualizzare il lavoro nella maniera che preferiscono.

I vantaggi di una roadmap di progetto

Se non hai mai creato una roadmap di progetto prima, potresti chiederti: è davvero necessaria? E se non tutti i progetti hanno bisogno di una roadmap (ne parleremo più avanti), resta il modo migliore per comunicare i tuoi obiettivi chiave alle parti interessate se il tuo lavoro è limitato nel tempo. Ci sono tre vantaggi principali nella creazione di una roadmap di progetto prima della riunione iniziale.

1. Delinea gli obiettivi del tuo progetto

Lo scopo principale di una roadmap di progetto è definire gli obiettivi dello stesso prima di pianificare la riunione iniziale e creare il piano di progetto. La tua roadmap dovrebbe darti un'idea di dove sei e, in definitiva, di dove stai andando. Anche se non conterrà troppi dettagli su come ci arriverai, avere gli obiettivi del progetto delineati sin da subito può aiutarti a ottenere chiarezza e raggiungere i tuoi scopi.

Immagina, per esempio, di creare una roadmap di progetto per il tuo calendario dei contenuti dei social media. Sai dove sei: quanti follower hai al momento e la loro partecipazione. La roadmap ti aiuta a stabilire dove vuoi essere e entro quando. Forse vuoi raddoppiare i tuoi follower su Instagram nei prossimi sei mesi. O forse vuoi raddoppiare il tasso di coinvolgimento nel prossimo anno. Qualunque sia il tuo piano, la roadmap può aiutare te e i tuoi stakeholder a vedere il quadro generale.

2. Aiuta a ottenere il consenso sui risultati finali del progetto

Come parte della creazione della roadmap, stabilisci quali risultati finali sono importanti per il tuo progetto. Definirli prima della riunione di avvio ti aiuta a capire chi invitare, a fornire una migliore panoramica del progetto ai tuoi stakeholder e, in definitiva, ottenere il consenso.

Supponiamo, ad esempio, che tu stia creando una roadmap per un progetto di monitoraggio del feedback dei clienti. La tua roadmap fornisce una panoramica, spiegando come funziona attualmente il processo di monitoraggio del feedback dei clienti e come il tuo progetto lo migliorerà. Ma la roadmap ti aiuta anche a chiarire quali risultati finali ti aspetti di conseguire alla fine del progetto. Forse stai lavorando alla creazione di una raccolta di tutti i commenti dei clienti, con funzioni di ordinamento e ricerca, o forse vuoi almeno 100 feedback dei clienti entro la fine dell'anno fiscale. Avere quei risultati chiaramente definiti è fondamentale.

3. Consente di gestire le aspettative degli stakeholder

Panoramica: fatto. Risultati finali: fatto. In definitiva, stai creando la roadmap del tuo progetto per condividere informazioni importanti che i tuoi stakeholder devono conoscere e per ottenere il consenso sui risultati finali, i traguardi e la pianificazione del progetto. Avendo a disposizione tutte queste informazioni durante la riunione iniziale, lo stakeholder del progetto può ottenere una visione di qualità dell'ambito del progetto e dell'intervallo di tempo richiesto.

Ad esempio, immagina di aver creato una roadmap di progetto per una nuova campagna di marketing Durante la riunione inaugurale, le parti interessate interfunzionali potrebbero avere le proprie idee su dove vogliono che il progetto vada e quali risultati si aspettano. Invece di condurre una riunione iniziale di brainstorming, stai fornendo un piano chiaro dei traguardi importanti e degli obiettivi del progetto. In questo modo, gestirai le aspettative degli stakeholder fin dall'inizio e ti assicurerai che il tuo progetto abbia il maggior successo possibile.

Leggi: Sette cause comuni di slittamento del progetto e come evitarle

Esempi di roadmap di progetto

Non esiste un modo solo di creare una roadmap di progetto: dovresti strutturare la tua nel modo migliore di visualizzare il lavoro. Ma ecco due esempi per aiutarti a iniziare.

Roadmap di un progetto di un evento virtuale

[Vista Cronologia] Esempio di roadmap di un progetto di un evento virtuale in una cronologia con diagramma di Gantt su Asana

Roadmap di un progetto informatico

[Vista Cronologia] Cronologia con diagramma di Gantt per una roadmap di progetto IT su Asana

Questa roadmap del progetto include varie "swimlane": in questo esempio, il reparto informatico sta pianificando tre grandi iniziative nel quarto trimestre, ognuna con una panoramica e degli obiettivi propri. Poiché i membri del reparto IT lavoreranno a tutte e tre queste iniziative, può essere utile vedere la roadmap in un unico posto. In questo modo, l’intero team informatico ha un punto di riferimento centrale per tutte e tre le iniziative.

Come creare una roadmap di progetto

Per creare una buona roadmap di progetto, è necessario un modo di visualizzare le tempistiche, i risultati finali e la pianificazione del progetto. Messi insieme, questi elementi creano la roadmap di un progetto: una panoramica di alto livello di ciò che accade e quando e (in senso lato) in quali iniziative saranno coinvolti i tuoi collaboratori e le parti interessate al progetto. Ci sono quattro elementi principali per creare una roadmap di progetto.

  1. Delineare il programma del progetto. Quando inizia il progetto? Quando finirà? Iniziare con la pianificazione del progetto può aiutare a garantire una tempistica ragionevole per i risultati finali e i traguardi.

  2. Definire i risultati finali e i traguardi. Quali risultati finali saranno completati entro la fine del progetto? Ci sono date specifiche o traguardi di cui tenere conto?

  3. Chiarire eventuali rischi potenziali. Ci sono rischi di cui il tuo team dovrebbe tenere conto? Quali potenziali contrattempi potrebbero ostacolare la buona riuscita del progetto?

  4. Aggiornare regolarmente gli stakeholders del progetto. Condividi la roadmap del tuo progetto con le parti interessate pertinenti, al fine di ottenere il loro consenso.

Il modo migliore per creare e condividere la roadmap del tuo progetto è con uno strumento di gestione del lavoro come Asana, grazie al quale i tuoi stakeholder hanno un punto di riferimento unico. Possono ottenere una visione d'insieme, e non solo della tua roadmap. Condividendo una fonte centrale di verità, il tuo team avrà tutto ciò che serve per pianificare, gestire e svolgere le attività.

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Una roadmap è necessaria per ogni progetto?

Non tutti i progetti necessitano di una roadmap. Ad esempio, se il tuo progetto ha un ambito limitato, come un calendario di monitoraggio del blog per il mese successivo o un'iniziativa di correzione di bug a bassa priorità, creare una roadmap potrebbe essere eccessivo. In tal caso, è comunque utile rapportarsi regolarmente con le parti interessate e raggruppare le informazioni sul progetto in un unico posto. Ma non creare forzatamente una roadmap di progetto laddove non è necessaria.

Leggi: Cos'è il ciclo di Deming (Pianificare - Fare - Verificare - Agire)?

Un GPS per il tuo team

Con una roadmap di progetto efficace, puoi dare al tuo team un'idea di dove stai andando, come ci arriverai e chi affronterà il viaggio con te. La roadmap è il punto di partenza della pianificazione di un progetto e crearne una efficace è un ottimo modo per avviare un progetto al successo.

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