Roadmap di progetto: come crearne una, con esempi e suggerimenti
Allora, come si fa? Potresti iniziare creando un project charter o un business case per ottenere l’approvazione del progetto. Una volta fatto, puoi creare un piano di progetto per definire le tappe chiave della tua iniziativa. In seguito, pianifica l’avvio del progetto e una sessione di brainstorming con tutte le parti interessate. In base alla natura del progetto, potresti persino redigere un brief creativo. Tuttavia, sebbene queste strategie possano essere essenziali per il lancio di un progetto, il modo migliore per visualizzarne chiaramente la pianificazione e coordinare i team attorno agli obiettivi aziendali è creare una roadmap.
Cos’è la roadmap di progetto?
La roadmap di un progetto è una panoramica dei risultati finali, dei traguardi e degli obiettivi generali. Dovrebbe essere la prima cosa che crei quando avvii un progetto. Partendo dalla roadmap, puoi creare altri importanti documenti di pianificazione, come il piano e il calendario del progetto.
Se non hai mai utilizzato una roadmap per un progetto, all’inizio potrebbe essere un po’ difficile differenziarla da altri elementi di pianificazione del progetto. Ecco le principali differenze:
Roadmap e piano di progetto
La roadmap e il piano di un progetto hanno molto in comune. Vanno entrambi creati all’inizio del progetto e sono entrambi documenti dinamici, piuttosto che decreti statici e scolpiti nella pietra. Ma a differenza del piano di progetto, la roadmap si concentra solo su una panoramica di qualità. Assicurati di non impantanarti in troppe specifiche quando crei la roadmap del tuo progetto, per evitare che si perda di vista il punto focale del documento. Ricorda: è una vista d’insieme, non indicazioni passo passo.
Per creare un buon piano di progetto, devi invece approfondire alcuni dettagli, come la tempistica, il budget, i ruoli di ogni singolo stakeholder e le eventuali metriche di successo che utilizzerai per valutare il tuo progetto.
Roadmap del progetto e roadmap del prodotto
La roadmap del prodotto è la visione del tuo team di sviluppo del prodotto per le funzionalità che prevedi di lanciare entro un determinato periodo di tempo. La roadmap del prodotto è l’unico punto di riferimento del tuo team in tali circostanze. In genere, include informazioni come il livello di priorità o l’ambito del lancio, gli stakeholder coinvolti nei team di progettazione e sviluppo e la lista dei materiali per il marketing, solo per citarne alcuni.
Nonostante la quasi omonimia, una roadmap di progetto è qualcosa di completamente diverso. Qualsiasi progetto, non solo quello di lancio di un prodotto, può e deve avere una roadmap. Ad esempio, creerai una roadmap di progetto per un evento virtuale che il tuo team sta pianificando o per un progetto imminente che il team del reparto IT sta implementando. In entrambi i casi, la roadmap è la panoramica degli obiettivi del progetto e di come saranno raggiunti.
Roadmap di progetto e diagramma di Gantt
Un diagramma di Gantt è una rappresentazione visiva di un progetto. Sembra una sequenza temporale e utilizza un grafico a barre orizzontali per rappresentare attività e risultati finali. Spesso, i team scelgono di creare le roadmap dei progetti nei diagrammi di Gantt in una vista cronologia e utilizzano le barre orizzontali del grafico all’interno del diagramma per rappresentare le iniziative chiave nel tempo.
Tuttavia, la portata dei diagrammi di Gantt va ben oltre le roadmap di progetto. Questi diagrammi permettono di visualizzare con facilità le relazioni e le dipendenze tra le attività e forniscono informazioni immediate su come le varie parti di un progetto si interconnettono e su eventuali traguardi importanti che stanno per essere raggiunti.
Anche se hai in programma di creare la roadmap del tuo progetto in forma di diagramma di Gantt, assicurati di scegliere uno strumento che offra vari modi per visualizzare il lavoro e la possibilità di passare facilmente da una visualizzazione all’altra, non solo come cronologia, ma anche come bacheca Kanban, elenco e calendario. In questo modo, non solo sarai in grado di creare una roadmap di progetto efficace, ma i tuoi stakeholder saranno anche in grado di visualizzare il lavoro nella maniera a loro più consona.
Perché hai bisogno di una roadmap di progetto
Se non hai mai creato una roadmap di progetto prima, potresti chiederti: è davvero necessaria? E se non tutti i progetti hanno bisogno di una roadmap (ne parleremo più avanti), resta il modo migliore per comunicare i tuoi obiettivi chiave alle parti interessate se il tuo lavoro è limitato nel tempo. Ci sono tre vantaggi principali nella creazione di una roadmap di progetto prima della riunione iniziale.
1. Delinea chiaramente gli obiettivi del tuo progetto
Lo scopo principale di una roadmap di progetto è definire gli obiettivi dello stesso prima di pianificare la riunione iniziale e creare il piano di progetto. La tua roadmap dovrebbe darti un’idea di dove sei e, in definitiva, di dove stai andando. Anche se non conterrà troppi dettagli su come ci arriverai, avere gli obiettivi del progetto delineati sin da subito può aiutarti a ottenere chiarezza e raggiungere i tuoi scopi.
Immagina, per esempio, di creare una roadmap di progetto per il tuo calendario dei contenuti dei social media. Sai dove sei, ovvero quanti follower hai al momento e il loro livello di coinvolgimento, e la roadmap ti aiuta a stabilire dove vuoi essere e entro quando. Forse vuoi raddoppiare i tuoi follower su Instagram nei prossimi sei mesi. O forse vuoi raddoppiare il tasso di coinvolgimento nel prossimo anno. Qualunque sia il tuo piano, la roadmap può aiutare te e i tuoi stakeholder a vedere il quadro generale.
2. Aiuta a ottenere il consenso sui risultati finali del progetto
Come parte della creazione della roadmap, stabilisci quali risultati finali sono importanti per il tuo progetto. Avere questi risultati finali stabiliti prima di andare alla riunione di avvio ti aiuta a capire chi invitare alla riunione, a fornire una migliore panoramica del progetto ai tuoi stakeholder e, in definitiva, ottenere il consenso.
Supponiamo, ad esempio, che tu stia creando una roadmap per un progetto di monitoraggio del feedback dei clienti. La tua roadmap fornisce una panoramica, spiegando come funziona attualmente il processo di monitoraggio del feedback dei clienti e come il tuo progetto lo migliorerà. Ma la roadmap ti aiuta anche a chiarire quali risultati finali ti aspetti di conseguire alla fine del progetto. Forse stai lavorando alla creazione di una raccolta di tutti i commenti dei clienti, con funzioni di ordinamento e ricerca, o forse vuoi almeno 100 feedback dei clienti entro la fine dell’anno fiscale. Avere quei risultati chiaramente definiti è fondamentale.
3. Consente di gestire le aspettative degli stakeholder fin dall’inizio
Panoramica: fatto. Risultati finali: fatto. In definitiva, stai creando la roadmap del tuo progetto per condividere informazioni importanti che i tuoi stakeholder devono conoscere e per ottenere il consenso sui risultati finali, i traguardi e la pianificazione del progetto. Avendo a disposizione tutte queste informazioni durante la riunione iniziale, lo stakeholder del progetto può ottenere una visione di qualità dell’ambito del progetto e dell’intervallo di tempo richiesto.
Ad esempio, immagina di aver creato una roadmap di progetto per una nuova campagna di marketing. Durante la riunione di lancio, gli stakeholder interfunzionali potrebbero avere le proprie idee su dove vogliono che il progetto vada e quali risultati si aspettano. Anziché condurre una riunione iniziale di brainstorming, stai fornendo un piano chiaro dei traguardi importanti e degli obiettivi del progetto. In questo modo, gestirai le aspettative degli stakeholder fin dall’inizio e ti assicurerai che il tuo progetto abbia il maggior successo possibile.
Come creare una roadmap di progetto in 5 passaggi
Per creare una roadmap di progetto efficace, è necessario un modo di visualizzare le tempistiche, i risultati finali e la pianificazione del progetto. Questi elementi si combinano per formare la roadmap di progetto: una panoramica di alto livello che delinea ciò che accade, quando accade e in quali iniziative saranno coinvolti i tuoi collaboratori e gli stakeholder al progetto.
Ecco un’analisi approfondita su come creare una roadmap di progetto.
Passaggio 1: delinea il programma del progetto
Iniziare con il programma del progetto è fondamentale, poiché è la base di tutta la roadmap. Inizia stabilendo le date di inizio e di fine del tuo progetto. Questo passaggio include la pianificazione delle fasi chiave del progetto e la creazione di una cronologia realistica per tutti i traguardi e i risultati finali.
Prendi in considerazione l’utilizzo di un diagramma di Gantt o di uno strumento simile per la creazione di roadmap per rappresentare chiaramente questa cronologia. Questa rappresentazione visiva aiuta a identificare eventuali conflitti di pianificazione e garantisce che ogni membro del team comprenda la cronologia del progetto.
Passaggio 2: definisci i risultati finali e i traguardi
È essenziale identificare i risultati finali che il tuo progetto produrrà.
I risultati finali sono risultati tangibili o prodotti che verranno realizzati come risultato del progetto.
I traguardi, invece, sono obiettivi o eventi significativi durante il ciclo di vita del progetto.
Questo passaggio richiede di elencare tutti i risultati attesi e identificare i traguardi critici, comprese eventuali date di scadenza specifiche. Per garantire la comprensione e l’accordo tra gli stakeholder e il team di progetto, è importante aggiungere quanti più dettagli possibile.
Passaggio 3: collega le dipendenze delle attività
Le dipendenze delle attività sono attività che il team deve completare prima che se ne possa iniziare un’altra. Questa fase include l’identificazione e la documentazione delle dipendenze tra le attività.
Per pianificare il lavoro in modo logico e garantire che le attività preliminari vengano completate prima dell’inizio delle attività dipendenti, è essenziale comprendere queste dipendenze. La chiarezza aiuta a prevenire i colli di bottiglia e a ottimizzare il flusso di lavoro lungo tutta la cronologia del progetto.
Passaggio 4: chiarisci eventuali rischi potenziali
Riconoscere i potenziali rischi e ostacoli all’inizio del processo di pianificazione è fondamentale per il suo completamento. Questa fase include l’identificazione di tutti i fattori che potrebbero potenzialmente ritardare o far deragliare il progetto e lo sviluppo di piani di emergenza per questi rischi.
Si tratta di reagire in modo proattivo anziché reattivo alle sfide che possono presentarsi. Considera l’idea di organizzare una sessione di valutazione del rischio con il tuo team di progetto per fare brainstorming sui potenziali rischi e sulle strategie di mitigazione.
Passaggio 5: aggiorna regolarmente gli stakeholders del progetto
Condividere la roadmap del progetto con gli stakeholder chiave è il passaggio finale per ottenere il loro consenso e supporto. Ciò implica presentare la roadmap e spiegare gli elementi chiave, come il programma del progetto, i risultati finali, i traguardi, le dipendenze e i rischi.
È un’opportunità per raccogliere feedback, apportare le modifiche necessarie e garantire che tutti i soggetti coinvolti comprendano chiaramente la visione e gli obiettivi del progetto. Coinvolgere gli stakeholder in anticipo e spesso aiuta ad allineare le aspettative e a garantire le risorse e il supporto necessari per il progetto.
Il modo migliore per creare e condividere la roadmap del tuo progetto è usare uno strumento di gestione del lavoro come Asana. Grazie ad Asana, gli stakeholder hanno un punto di riferimento unico e una visione d’insieme dell’intero progetto, e non solo della tua roadmap. Condividendo un’unica fonte di riferimento, il tuo team sarà meglio attrezzato per pianificare, gestire e svolgere le attività.
Esempi di roadmap di progetto
Non esiste un modo solo di creare una roadmap di progetto: dovresti strutturare la tua nel modo che ti permette meglio di visualizzare il lavoro. Ma ecco due esempi per aiutarti a iniziare.
Esempio di roadmap di progetto per un evento virtuale
Esempio di roadmap di progetto per un team IT
Questa roadmap del progetto include varie “corsie”: in questo esempio, il reparto IT sta pianificando tre grandi iniziative nel quarto trimestre, ognuna con una panoramica e degli obiettivi propri. Poiché i membri del reparto IT lavoreranno a tutte e tre queste iniziative, può essere utile vedere la roadmap in un unico posto. In questo modo, l’intero team informatico ha un punto di riferimento centrale per tutte e tre le iniziative.
Suggerimenti per implementare una roadmap di progetto efficace
La creazione di una roadmap di progetto può spesso sembrare un’avventura in acque inesplorate, soprattutto quando sono in gioco l’efficienza e la produttività del team. Una sfida comune che molti team devono affrontare quando sviluppano un roadmap è la tendenza a diventare eccessivamente complesse o distanti dai vincoli e dagli obiettivi reali del progetto. Questa disconnessione porta a confusione, scadenze mancate e aspettative disattese.
Per colmare il divario tra la pianificazione e l’esecuzione della roadmap, ecco alcuni suggerimenti pratici per allinearla agli obiettivi del team.
Comprendi gli obiettivi del progetto
È essenziale avere un’idea chiara degli obiettivi del progetto prima di iniziare il processo di creazione della roadmap. La comprensione assicura che la roadmap del progetto funga da guida per allineare ogni attività e traguardo con gli obiettivi strategici generali.
Esempio: immagina un team di sviluppo software che lavora a una nuova applicazione. Utilizzando una metodologia Agile, la roadmap del progetto dovrebbe delineare i traguardi chiave, come il completamento della fase di progettazione, il beta testing e il lancio ufficiale. Inoltre, la roadmap dovrebbe collegare direttamente ogni traguardo all’obiettivo del progetto, ovvero fornire un’applicazione funzionale e intuitiva entro la tempistica stabilita. Questa visione dettagliata aiuta a gestire il ciclo di vita del progetto in modo più efficace.
Coinvolgi i membri del team e i principali stakeholder nel processo di pianificazione
Coinvolgere il team di progetto nella pianificazione della roadmap è fondamentale per creare una roadmap di progetto realistica e realizzabile. Questo approccio collaborativo garantisce il consenso di tutti i membri del team e dei principali stakeholder, e ne sfrutta gli approfondimenti e le competenze.
Esempio: immagina un team di marketing che pianifica il lancio di un prodotto. Includendo nello sviluppo della roadmap i membri del team di progettazione grafica, contenuti e social media, il project manager può garantire che rifletta una strategia completa che incorpora i punti di forza e le tempistiche di ciascun reparto.
Dai priorità alla flessibilità
Sebbene sia importante avere una roadmap di progetto dettagliata, la flessibilità è essenziale per far fronte a cambiamenti, ostacoli o sfide imprevisti. Per evitare che cambiamenti imprevisti facciano deragliare il progetto, la roadmap deve essere abbastanza adattabile da consentire aggiustamenti. Ciò include la gestione efficace del backlog delle attività, attraverso la revisione periodica e la definizione delle priorità delle attività, nonché l’adattamento della baseline del progetto (ambito pianificato, tempistiche e costi) per tenere conto degli aggiornamenti necessari.
Esempio: immagina un progetto di costruzione che deve affrontare problemi imprevisti nella catena di approvvigionamento. Una roadmap flessibile includerebbe tempi tampone e percorsi alternativi per mantenere l’avanzamento del progetto in linea con le tempistiche previste, nonostante gli ostacoli imprevisti. Una corretta allocazione delle risorse e una gestione del flusso di lavoro assicurano che il personale, gli strumenti e il budget giusti siano disponibili in ogni fase del progetto, per prevenire colli di bottiglia e garantirne il completamento.
Rivedi e aggiorna regolarmente la roadmap
Una roadmap di progetto non è uno strumento che si imposta e poi viene dimenticato; richiede infatti revisioni e aggiornamenti regolari per riflettere lo stato attuale del progetto e qualsiasi modifica degli obiettivi o dei fattori esterni.
Esempio: considera una revisione a lungo termine dell’infrastruttura IT. Man mano che il progetto avanza, potrebbero emergere nuove tecnologie o soluzioni migliori. La revisione periodica della roadmap consente al project manager di includere i progressi e assicurarsi che il progetto sia sempre aggiornato e venga gestito nel modo più efficiente possibile.
Utilizza un software di gestione dei progetti
I software di gestione dei progetti possono semplificare notevolmente il processo di creazione e mantenimento di una roadmap di progetto. Queste piattaforme offrono una posizione centralizzata per monitorare l’avanzamento, gestire le attività e facilitare la comunicazione tra i membri del team e i principali stakeholder.
Esempio: un team di progetto Agile che lavora a un’iniziativa di trasformazione digitale su larga scala potrebbe utilizzare un software di gestione dei progetti per integrare la propria roadmap con il monitoraggio del tempo, la gestione delle risorse e gli strumenti di comunicazione. Queste integrazioni con uno strumento per la roadmap forniscono una visione completa dell’avanzamento del progetto, consentendo ai responsabili di identificare tempestivamente i colli di bottiglia e apportare modifiche in tempo reale.
Serve una roadmap per ogni progetto?
Non tutti i progetti necessitano di una roadmap. Ad esempio, se il tuo progetto ha un ambito limitato, come un calendario di monitoraggio del blog per il mese successivo o un’iniziativa di correzione di bug a bassa priorità, creare una roadmap potrebbe essere eccessivo. In tal caso, è comunque utile rapportarsi regolarmente con gli stakeholder e raggruppare le informazioni sul progetto in un’unica fonte di riferimento centrale. Ma non creare per forza una roadmap di progetto quando non è necessaria.
Crea una roadmap di progetto per il tuo team
Con una roadmap di progetto efficace, puoi dare al tuo team un’idea di dove state andando, come ci arriverete e chi affronterà il viaggio con voi. La roadmap è il punto di partenza della pianificazione di un progetto e crearne una efficace è un ottimo modo la sua riuscita.
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