Cos’è il ciclo di Deming (Pianificare - Fare - Verificare - Agire)?

Il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act) è una strategia interattiva di risoluzione dei problemi per migliorare i processi e implementare il cambiamento. Il ciclo PDCA è un metodo per il miglioramento continuo. Piuttosto che rappresentare un processo una tantum, il ciclo Plan-Do-Check-Act è un ciclo di feedback continuo per iterazioni e miglioramenti dei processi. Seguendo il ciclo PDCA, i team sviluppano ipotesi, testano quelle idee e le migliorano in un ciclo di miglioramento continuo. 

Il ciclo PDCA è una tecnica utile per affrontare, analizzare e risolvere i problemi dell’azienda. Poiché il ciclo PDCA si basa sul processo di miglioramento continuo, offre un livello di flessibilità e miglioramento iterativo. 

Storia del ciclo PDCA

Il ciclo PDCA è stato introdotto per la prima volta da Walter Shewhart, il padre del controllo statistico della qualità. Nel suo libro, Economic control of quality manufactured product, Shewhart applicò il metodo scientifico al controllo della qualità economica. 

La tesi di Shewhart è stata ulteriormente sviluppata da W. Edwards Deming, promotore del lavoro di Shewhart. Deming ampliò l’idea di Shewhart e utilizzò il metodo scientifico non solo per il controllo della qualità, ma anche per il miglioramento dei processi.

Deming insegnò il metodo, che chiamò ciclo di Shewhart, agli ingegneri giapponesi. Lì, il ciclo di Shewhart si è mescolato con il kaizen (il principio giapponese di miglioramento continuo, sviluppato da Kaoru Ishikawa), il sistema di produzione Toyota e la produzione snella per diventare quello che ora chiamiamo il ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act). 

Al giorno d’oggi, il ciclo Plan-Do-Check-Act è comunemente utilizzato come parte della gestione snella dei progetti.

Questa metodologia ha molti nomi, tra cui:

• Ciclo Pianificare-Fare-Verificare-Agire o ciclo PDCA

• ciclo di Deming o ruota di Deming

• Ciclo Shewhart

• Ciclo di controllo

• Ciclo Pianifica-Fai-Studia-Agisci o ciclo PDSA 

Quando dovresti usare il ciclo PDCA?

Il ciclo PDCA è un framework per affrontare e risolvere i problemi di gestione dei progetti e di miglioramento dei processi. Di conseguenza, può essere implementato per un’ampia varietà di progetti. I team che utilizzano il ciclo PDCA abbracciano efficacemente l’elemento del miglioramento continuo: piuttosto che utilizzare il ciclo per un processo end-to-end, il ciclo PDCA è un modo per garantire il miglioramento continuo e implementare il processo iterativo. 

Il ciclo PDCA è particolarmente utile quando si desidera:

• semplificare e migliorare un processo di lavoro ripetitivo

• sviluppare un nuovo processo aziendale;

• iniziare a usare il miglioramento continuo

• ripetere rapidamente il cambiamento e vedere risultati immediati

• Ridurre al minimo gli errori e massimizzare i risultati

• Testare rapidamente più soluzioni

Quattro passaggi per utilizzare il ciclo PDCA

I quattro passaggi del processo PDCA sono nel nome: pianificazione, esecuzione, controllo e azione. In particolare, questo processo è un ciclo, quindi non appena si raggiunge la fine, si può ricominciare dall'inizio. 

1. Pianifica

Il primo passaggio per qualsiasi miglioramento del processo o pianificazione del progetto è capire cosa devi fare. Come ogni piano di progetto, questo include una varietà di informazioni, tra cui:

• gli obiettivi del progetto

• le metriche di successo

• I risultati finali o i deliverable del progetto

• gli stakeholder del progetto

• la cronologia del progetto

• Eventuali rischi o vincoli del progetto

Puoi utilizzare il ciclo PDCA per un'ampia varietà di progetti. Che tu stia creando un nuovo progetto da zero o utilizzando il PDCA come progetto di miglioramento della qualità, investire in una solida fase di pianificazione è un ottimo modo per avviarlo nel modo giusto. 

Tieni presente che il PDCA è un ciclo. Non è un problema se non hai tutte le risposte la prima volta, poiché probabilmente eseguirai questo ciclo più volte. Ogni volta che esegui nuovamente il ciclo PDCA, valuta il tuo piano di progetto per assicurarti che sia aggiornato e accurato rispetto agli obiettivi del progetto. 

2. Azione

Una volta definito il piano di progetto, il passaggio successivo è provarlo. Come la maggior parte dei tipi di gestione snella dei progetti, il PDCA prevede piccole modifiche incrementali. Durante la fase di azione del ciclo PDCA, implementa il piano di progetto su piccola scala per assicurarti che funzioni. 

3. Verifica

Rivedi il test eseguito durante la fase Fai del ciclo PDCA per assicurarti che tutto sia andato secondo i piani. Molto probabilmente, identificherai le cose da migliorare durante la fase di azione. Dopotutto, non si chiama miglioramento continuo per niente! La fase di verifica è fondamentale per trovare questi piccoli aspetti prima che diventino troppo grandi e problematici. 

Se necessario, rivedi il piano di progetto per assicurarti che il progetto stia ancora raggiungendo gli obiettivi. In alternativa, se ti sei reso conto di dover apportare una modifica al piano di progetto, puoi farlo anche ora. 

4. Agire

Dopo il controllo, passa alla fase di azione, che include l’implementazione dell’intero progetto o il miglioramento del processo. Non dimenticare che il ciclo PDCA è un ciclo. Se necessario, torna alla fase di pianificazione per migliorare continuamente il tuo progetto o i tuoi processi. 

Pro e contro del ciclo PDCA

Il ciclo PDCA è un potente strumento per migliorare continuamente, ma l'utilizzo di questo sistema presenta anche alcuni svantaggi. Dai un’occhiata ai pro e ai contro del ciclo PDCA: 

Pro: 

• Utile per i team che desiderano iniziare a migliorare continuamente

• Metodologia flessibile per praticamente qualsiasi progetto

• Implementa rapidamente il cambiamento e vedi i risultati

• Utilizza il PDCA come procedura operativa standard per aumentare la standardizzazione a livello di organizzazione senza l’uso di un ufficio di gestione dei progetti (PMO)

• Metodologia di miglioramento continuo comprovata

Contro

• È necessario il supporto dell'alta dirigenza affinché il ciclo PDCA sia particolarmente efficace

• Il valore deriva dall’esecuzione ripetuta del ciclo. Non è una metodologia efficace se si prevede di eseguirlo una sola volta. 

• Richiede tempo per l’implementazione e l’apprendimento

• Non è un’ottima soluzione per i progetti urgenti, poiché in genere ci si aspetta di eseguire il ciclo più volte

Pianificare-Fare-Verificare-Agire

Il ciclo PDCA è un modo efficace per implementare il miglioramento continuo e la risoluzione dei problemi. Per ottenere il massimo dal ciclo PDCA, prepara i tuoi progetti al successo con gli strumenti di pianificazione dei progetti. Pianifica, gestisci e monitora i progetti del tuo team per raggiungere i risultati finali nei tempi previsti.