Cos’è la gestione snella dei progetti? Spiegazione dei 5 principi

Quando pensi alla parola "lean" (magro), potresti pensare al cibo. Le carni magre, come il pollame e il pesce, sono più sane delle carni rosse, come la bistecca e il maiale, perché hanno meno grassi. In altre parole, la carne rossa ha un surplus di grassi rispetto alla carne magra. Quando si tratta di project management, l’eccedenza si manifesta come difetti del progetto, che possono causare lo slittamento del progetto e ridurre il valore del progetto. Come per i diversi tipi di carne, la gestione snella dei progetti si traduce in meno surplus, il che può mantenere il tuo progetto più sano.

Quando si adotta l’approccio lean, l’obiettivo è ridurre gli sprechi e aggiungere valore durante ogni fase del progetto. In questo articolo, spiegheremo cos’è la gestione snella dei progetti e illustreremo come utilizzare questa metodologia Agile per migliorare la tua produttività. 

Come è stata creata la metodologia di gestione snella dei progetti?

I progettisti giapponesi di Toyota hanno inventato il Toyota Production System (TPS) tra il 1948 e il 1975, che è servito da ispirazione per quella che oggi conosciamo come metodologia lean. Il TPS è stato utilizzato per migliorare la produzione e le interazioni con fornitori e clienti, nonché per eliminare gli sprechi. 

Il dottor Jeffrey K. Liker, autore di “The Toyota Way”, delinea i principi della gestione lean nel suo libro e spiega come le aziende possono applicare il TPS ad altri settori. Liker spiega anche come il TPS, e la gestione snella nel suo complesso, possono eliminare vari tipi di sprechi aziendali. 

John Krafcik è stato colui che ha introdotto l’approccio lean alla gestione dei progetti nel suo articolo del 1988 intitolato “Triumph of the Lean Production System”. Krafcik scrisse questo articolo per la sua tesi di master presso la MIT Sloan School of Management e la sua ricerca portò al libro best-seller,  “The Machine That Changed the World”. La gestione snella dei progetti ha influenzato un intero sottoinsieme di metodologie, tra cui Agile, Kanban e Scrum.

Cinque principi della gestione snella dei progetti

I cinque principi della gestione snella dei progetti sono i passaggi da seguire per raggiungere la massima soddisfazione del cliente. Segui questi passaggi se vuoi avere le migliori possibilità di ridurre gli sprechi di prodotto, rimanere nell’ambito del progetto e soddisfare i fattori critici di successo.

1. Identifica il valore

Il primo principio fondamentale nel processo di gestione snella dei progetti è identificare il valore del prodotto. Per farlo, devi conoscere i tuoi stakeholder. A volte creerai deliverable di progetto per stakeholder interni, mentre altre volte avrai un cliente che è uno stakeholder esterno.

• Uno stakeholder interno è un azionista del progetto che monitora lo sviluppo di un prodotto perché ha un interesse nel suo successo.

• Uno stakeholder esterno è un cliente che acquista il prodotto o il servizio ed è influenzato dalla sua qualità.

Una volta che sai per chi stai creando il tuo prodotto, puoi determinare meglio come renderlo prezioso. Ad esempio, il valore del prodotto per uno stakeholder interno può significare soddisfare un’esigenza operativa interna. Il valore del prodotto per un cliente può significare risolvere un problema o semplificare la vita del cliente. 

2. Mappa il flusso del valore

La mappatura del flusso del valore (VSM) è il principio successivo nella gestione snella dei progetti. La VSM è uno strumento visivo che prevede la creazione di un diagramma del flusso di lavoro attuale e di quello ideale, dall’avvio del progetto al suo completamento. 

Quando si confrontano i due flussi di lavoro, è possibile identificare gli sprechi in ogni fase della gestione del progetto per massimizzare l’efficienza. 

Toyota ha identificato i tipi di sprechi che si possono trovare attraverso la VSM nella produzione lean, ma tra parentesi puoi vedere come questi elementi possono tradursi in altri settori:

• Sovrapproduzione (funzionalità non necessarie): la sovrapproduzione e le funzionalità software non necessarie possono portare a costi aggiuntivi come spazio di archiviazione extra, materiali sprecati e inventario inutile.

• Inventario (backlog gestito male): gli sprechi di inventario, gli sprechi derivanti da lavoro incompleto e i backlog gestiti male comportano costi non necessari per lo stoccaggio dell’inventario, i costi di trasporto e i costi aggiuntivi sostenuti per completare il lavoro.

• Movimento (passaggio da un’attività all’altra): gli sprechi di movimento sono i costi inutili del movimento interno di persone o macchine. Questo può assumere la forma di moduli ridondanti o di un eccesso di app aziendali. Infatti, l'operatore della conoscenza medio passa da un'app all'altra fino a 25 volte al giorno, ma il 27% dei lavoratori afferma che le azioni e i messaggi vengono persi quando si passa da un'app all'altra.

• Difetti (debito tecnico): i difetti possono comportare riparazioni costose e perdite di materiali. Il debito tecnico può comportare una perdita di tempo prezioso.

• Sovra-elaborazione (strumenti costosi): la sovra-elaborazione può portare a costi inutili, come l’aggiornamento di un prodotto che gli utenti non hanno richiesto o di cui non hanno bisogno. Allo stesso modo, il denaro speso per strumenti costosi può essere uno spreco se gli strumenti non ne valgono la pena.

• Attesa: gli sprechi dovuti all’attesa sono i costi derivanti da ritardi nelle tempistiche di consegna del prodotto finale.

• Trasporto: gli sprechi di trasporto sono simili agli sprechi di movimento e riguardano il movimento esterno, come il movimento non necessario di prodotti e materiali. 

• Team frammentati: i team frammentati possono comportare costi sprecati a causa di problemi di comunicazione, riunioni inutili e mancanza di una solida collaborazione.

La VSM è il passaggio più importante nella gestione snella dei progetti. Senza di essa, non avrai la visualizzazione necessaria per notare i difetti nel ciclo di vita del tuo progetto e migliorare la qualità del prodotto per i clienti. 

3. Creare flusso

In questa fase, rielaborerai il tuo piano di gestione del progetto per essere più efficiente, rimuovendo gli sprechi identificati nella fase due. Per farlo, suddividi ogni fase dello sviluppo del prodotto e riconfigura i passaggi secondo necessità. Utilizza i traguardi del progetto come check point per assicurarti che non si sviluppino nuovi sprechi durante l’avanzamento del progetto. 

Ad esempio, immagina di aver identificato nella seconda fase che hai un backlog gestito male e una cronologia ritardata a causa di un collo di bottiglia nella pianificazione dei membri del team. È qui che determinerai come rimuovere questi punti critici e ricostruire il tuo piano di progetto. 

Stabilire una comunicazione aperta con i membri del team è il modo migliore per garantire che la VSM valga l’impegno. Una volta che hai dedicato del tempo a identificare ed eliminare gli sprechi, il tuo team può collaborare per prevenire future inefficienze ed evitare che gli sprechi si ripresentino. 

4. Stabilire il pull

Stabilire il pull significa tirare il lavoro dalla fase precedente del processo man mano che viene completato. Questo concetto è nato nel settore manifatturiero per aiutare le fabbriche a soddisfare le esigenze esatte dei propri clienti con un sistema di inventario “just-in-time”. Tuttavia, un sistema pull è utile anche in altri settori, perché mantiene il flusso di lavoro in movimento in modo efficiente. 

Esempio di sistema pull nello sviluppo di software:

1. Il progettista tecnico completa la sua attività e contrassegna il prodotto per la revisione.

2. Il flag di revisione segnala l'inizio della fase di codifica.

3. Il programmatore completa la sua attività e contrassegna il prodotto per la revisione.

4. Il flag di revisione segnala l'inizio della fase di test.

5. Il tester del prodotto termina la sua attività e contrassegna il prodotto come pronto per la revisione finale.

6. Tu effettui una revisione finale del prodotto.

Stabilire il pull può aiutare i team in vari settori, perché mantiene il lavoro in movimento senza soluzione di continuità attraverso il ciclo di vita del progetto. I settori che producono prodotti rivolti ai clienti trarranno vantaggio da questo sistema se utilizzano segnali pull per lavorare a ritroso. In questo modo, il team produce solo quando i clienti ne hanno bisogno. 

5. Miglioramento continuo

La gestione dei progetti Lean non è un processo una tantum, ma piuttosto un processo iterativo. La ricerca della perfezione è il quinto principio, che implica il miglioramento continuo del flusso di lavoro. 

Che il tuo cliente sia uno stakeholder interno o esterno, le sue richieste cambieranno continuamente. Ciò significa che dovrai valutare il valore del tuo prodotto in modo intermittente e analizzare regolarmente il tuo flusso di lavoro per individuare gli sprechi.

Strumenti di project management Lean

Puoi utilizzare gli strumenti riportati di seguito per migliorare il flusso di lavoro dello sviluppo del prodotto. Quando si cerca di migliorare continuamente, questi strumenti aiuteranno te e il tuo team a ridurre gli sprechi, migliorare la produttività e aumentare il valore per il cliente. 

Ciclo di Deming (PDCA)

Il dottor W. Edwards Deming sviluppò il ciclo di Deming negli anni ’50. Il suo metodo, noto anche come ciclo Plan-Do-Check-Act, o PDCA, era una revisione di un precedente metodo di risoluzione dei problemi in tre fasi creato negli anni ’20 dal dottor Walter Shewhart. 

Il ciclo PDCA prevede quattro fasi:

• Pianifica: esamina il tuo flusso di lavoro e identifica eventuali problemi che devono essere risolti.

• Fai: trova soluzioni al problema analizzando i dati o collaborando con i membri del team. 

• Verifica: controlla se le soluzioni sono efficaci e apporta miglioramenti al piano, se necessario.

• Agire: applica soluzioni riviste e valuta ciò che hai imparato.

Il ciclo di Deming è un processo semplice che puoi applicare a vari processi organizzativi. Se implementato correttamente, questo processo può avere un impatto significativo sul valore del tuo prodotto. 

Gestione dei progetti Lean Six Sigma (DMEDI)

Lean Six Sigma è uno strumento di gestione snella che puoi utilizzare per identificare i problemi nel tuo flusso di lavoro. Questo strumento prevede delle fasi proprio come il ciclo di Deming, ma ha anche metodi di analisi che puoi utilizzare insieme ad esso. I passaggi di Lean Six Sigma, noti anche come DMEDI, sono i seguenti:

• Definire: definisci l’ambito del progetto e pianifica gli obiettivi

• Misurare: determina come misurerai il successo nel tuo progetto

• Esplorare: esplora nuovi modi per migliorare il processo del progetto

• Sviluppo: sviluppa un piano di progetto infallibile

• Implementare: implementa il piano di progetto

I metodi di analisi che puoi utilizzare con Lean Six Sigma includono:

• Mappatura del flusso del valore: come accennato in precedenza, la VSM può aiutarti a visualizzare le fasi del piano di gestione del progetto e a identificare le aree di spreco.

• Sondaggi sul feedback dei clienti: ottenere feedback dai clienti è un ottimo modo per valutare i problemi del progetto e aumentare il valore del prodotto.

• Diagrammi di Gantt: i diagrammi di Gantt sono grafici a barre che possono aiutarti a visualizzare i traguardi del progetto.

• Analisi delle cause principali (RCA): utilizza l’RCA per scoprire le cause principali dei problemi e trovare soluzioni.

• Kanban: visualizzando le attività e limitando il lavoro in corso, le bacheche Kanban ti aiutano a vedere come scorre il tuo lavoro. 

Puoi decidere quale metodo di gestione lean provare in base al tuo settore, al tuo prodotto e al tuo team. Puoi anche provare vari metodi di lean management su diverse iniziative di progetto e vedere quale funziona meglio. Indipendentemente dal metodo implementato, assicurati di utilizzare un software di gestione dei progetti per implementare facilmente questi metodi di analisi. 

Perché il lean management è importante

Settori come l’IT, l’edilizia e l’istruzione hanno adottato la metodologia lean per i numerosi vantaggi che offre. La gestione snella dei progetti può migliorare il valore del prodotto semplificando i processi. 

Di seguito elenchiamo altri vantaggi del lean management.

• Più innovazione: migliora il progetto stimolando la creatività

• Riduzione degli sprechi: riduce gli sprechi fisici e i tempi di attesa tra le fasi di produzione, riducendo al minimo anche la sovrapproduzione e l’eccessiva elaborazione

• Miglioramento del servizio clienti: fornisce ciò di cui il cliente ha bisogno, niente di più, niente di meno

• Tempi di consegna migliori: tempi di risposta più rapidi e meno ritardi

• Prodotti di qualità superiore: riduce al minimo i difetti del prodotto aggiungendo controlli di qualità

• Migliore gestione dell’inventario: previene i contrattempi monitorando l’inventario

Indipendentemente dal fatto che la tua azienda serva stakeholder interni o esterni, il passaggio al pensiero Lean può semplificare i processi di lavoro e creare un team di progetto più efficiente. 

Migliora il tuo flusso di lavoro con la gestione snella dei progetti

Molte aziende lavorano duramente per produrre prodotti di alta qualità e soddisfare i propri clienti, ma la metodologia snella semplifica il raggiungimento di questi obiettivi, eliminando i colli di bottiglia e ottimizzando la produzione.

Indipendentemente dal sistema di gestione dei progetti utilizzato, un software di gestione dei progetti può aiutare a migliorare i processi. Quando utilizzi un software per semplificare i processi, puoi visualizzare meglio il programma del progetto, comunicare con i membri del team e soddisfare le esigenze dei clienti.