Crea flussi di lavoro chiari e ripetibili in sette semplici passaggi

Fotografia del viso della collaboratrice Julia MartinsJulia Martins17 giugno 202115 minuti di lettura
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Crea flussi di lavoro chiari e ripetibili in sette semplici passaggi

Il termine flusso di lavoro è ambiguo: per alcuni, è un processo; per altri, è un modo di organizzare le informazioni. 

La mancanza di chiarezza su cosa sia un flusso di lavoro ha conseguenze tangibili, in quanto genera confusione e problemi di efficienza. Ad esempio, il knowledge worker medio spende il 60% del proprio tempo in attività superflue, come cercare informazioni o monitorare lo stato di avanzamento del lavoro. Eppure, ogni settimana, oltre un quarto delle scadenze non viene rispettato. Anche se lavoriamo sodo e senza tregua tutto il giorno, in qualche modo non riusciamo a completare il lavoro e rimaniamo spesso indietro.

Qualcosa non quadra.

È qui che entrano in gioco i flussi di lavoro e la comprensione di cosa sono. Avere una chiara idea di cosa sia un flusso di lavoro e di come implementarne uno, aiuta a organizzare efficacemente il lavoro del tuo team, a raggiungere gli obiettivi dei tuoi progetti e a creare processi durevoli ed efficaci. Ecco come.`

Che cos'è un flusso di lavoro? 

Un flusso di lavoro è un processo end-to-end che aiuta i team a raggiungere i propri obiettivi, mettendo in relazione le persone giuste ai dati giusti al momento giusto. Una volta creato, un flusso di lavoro ti aiuta a organizzare le informazioni in modo comprensibile e ripetibile. 

Un flusso di lavoro efficace è composto da sette passaggi, organizzati genericamente in tre fasi: pianificazione, esecuzione e revisione.

Pianificazione 

1. Progettazione e raccolta di informazioni

2. Ricezione delle richieste

3. Assegnazione delle priorità e allocazione delle risorse

Esecuzione

4. Sviluppo e revisione

5. Monitoraggio dei progressi

Revisione

6. Approvazione

7. Resoconti

Quando devo creare un flusso di lavoro?

I flussi di lavoro sono davvero efficaci a livello di team e di reparto. Se creati correttamente, forniscono quella chiarezza di cui il tuo team ha bisogno per raggiungere i propri obiettivi più velocemente. 

Puoi creare un flusso di lavoro efficace per un'iniziativa a tempo con un obiettivo finale, come campagne di marketing, programmi di onboarding di nuovi dipendenti e acquisizione, nonché per processi ricorrenti, come calendari dei contenuti, richieste di supporto IT e monitoraggio dei bug.

Perché i flussi di lavoro sono importanti

Sebbene ogni flusso di lavoro sia unico, si basano tutti sugli stessi elementi costitutivi, come un set della Lego. Questi componenti base sono sufficientemente flessibili da adattarsi alle esigenze di qualsiasi team o organizzazione. L'aspetto fondamentale è codificare i processi critici della tua attività, per creare una struttura nella tua organizzazione. Quando fai ciò, nessuno si chiede quale sia il prossimo passo o chi sia responsabile di quale parte del progetto. Eliminare questa incertezza è fondamentale.

Questo livello di struttura può offrire vantaggi tangibili al tuo team, tra cui:

  • semplificazione del coordinamento tra i membri del team che lavorano a un progetto

  • potenziamento della produttività (senza sacrificare qualità o costi)

  • miglioramento dell'allocazione delle risorse

  • incremento della visibilità del progetto

  • possibilità per responsabili e dirigenti di prendere decisioni più pertinenti, perché tutto è monitorato in un unico posto

  • riduzione della raccolta manuale delle informazioni e del lavoro duplicato

  • eliminazione dei silos di dati incorporando tutto in un punto di riferimento accessibile a livello centrale

  • fornire ai membri del team un chiaro senso di come il loro lavoro contribuisce a obiettivi condivisi e finalità più ampie

  • ridurre le incertezze e sbloccare i membri del team

  • eliminazione di processi ad hoc e sistemi unici al posto di un punto centrale di informazione

Invece di ripartire da zero ogni volta, i flussi di lavoro consentono ai team di diventare efficaci e adattabili, al fine di svolgere al meglio il proprio lavoro. 

Tre vantaggi principali dei flussi di lavoro definiti

Un flusso di lavoro potrebbe sembrare un grosso carico di lavoro, ma processi ben definiti e ripetibili sono un fattore chiave per la crescita. Con un flusso di lavoro efficace, puoi eliminare le attività superflue, ridurre la frustrazione, aumentare la chiarezza e promuovere il coinvolgimento. L'investimento iniziale ti farà risparmiare tempo e stress in futuro.

Visibilità in tempo reale

Non è un segreto che i dati utilizzabili in tempo reale aumentino l'efficienza del team. Ottenere queste informazioni può essere complicato, ma è qui che entrano in gioco i flussi di lavoro.

Un flusso di lavoro efficace collega le persone giuste alle informazioni giuste al momento giusto. Questo livello di connessione aumenta la visibilità all'interno e tra i progetti, in modo che tutti i membri del team sappiano esattamente chi sta facendo cosa, entro quando e perché è importante. In particolare, questo livello di visibilità ti aiuta a:

  • ottienere informazioni in tempo reale e fruibili per aumentare l'efficienza del team

  • pianificare, allocare risorse e ridimensionare il lavoro accuratamente, in base alle necessità

  • tenere aggiornate tutte le parti interessate sui progressi dei progetti

  • ridurre i ritardi e produrre risultati di qualità superiore

  • ottienere una panoramica del processo dei progetti per comprendere, individuare e diagnosticare i problemi

Allineamento all'interno e tra i team interfunzionali

Flussi di lavoro chiari e definiti consentono intelligibilità e contesto di riferimento interfunzionali tra più team. Quando disponi di una rete di progetti o strumenti connessi, i team interfunzionali vedono chiaramente il come e il perché dietro il lavoro che viene svolto. 

Buoni strumenti di gestione del lavoro ti consentono di definire e condividere i flussi di lavoro, indipendentemente dal team a cui appartieni. Ciò crea un unico punto di riferimento per tutto il lavoro e i dati, abbattendo i compartimenti stagni tra team e consentendo una collaborazione più semplice. Inoltre, collegare le singole iniziative ai flussi di lavoro aziendali su larga scala offre ai membri del team una visione chiara di quale sia il lavoro più importante. Rendendolo chiaro a tutti i membri del team, tutti possono concentrarsi sul lavoro che ha la massima priorità e che genera il maggior impatto.

Leggi: Cinque modi in cui i clienti di Asana abbattono i compartimenti stagni nel loro lavoro

Maggiore efficienza operativa

I flussi di lavoro codificano i processi attraverso moduli di ricezione delle richieste di lavoro, automazioni e progetti basati su modelli. Collegando automaticamente le persone giuste ai dati giusti, migliori l'efficienza e la produttività. Un flusso di lavoro efficace elimina le attività superflue e aumenta la velocità operativa del team. Quando il tuo team ha tutto chiaro, può concentrarsi sul lavoro più importante e ottenere il massimo impatto. Inoltre, aumentare la trasparenza con le integrazioni tra gli strumenti aziendali riduce il cambio di contesto. 

I flussi di lavoro paragonati ad altri processi aziendali

Per creare un flusso di lavoro, probabilmente incorporerai una varietà di processi aziendali. Di seguito ti illustriamo come i flussi di lavoro si rapportano a (e differiscono) da queste pratiche.

Flussi di lavoro e gestione dei processi aziendali

Un processo aziendale è una sequenza di attività. La gestione dei processi aziendali è il metodo di organizzazione di tali attività in iniziative importanti, in modo efficiente ed efficace

Come per un processo aziendale, quando imposti un flusso di lavoro, pensi a come organizzare il lavoro e migliorare i processi. La differenza principale tra i due è che i flussi di lavoro si concentrano specificamente sulla creazione di processi aziendali ripetibili e sostenibili. 

Leggi: Efficienza ed efficacia negli affari: perché il tuo team ha bisogno di entrambe

Flussi di lavoro e checklist

Una checklist, o lista di cose da fare, è un elenco di cose che devi fare. Una checklist è più semplice di un processo aziendale, poiché le attività in una lista di cose da fare spesso contengono lavori derivanti da varie iniziative, senza alcun ordine particolare. 

Puoi utilizzare le checklist come parte di un flusso di lavoro per assicurarti che nulla venga trascurato. Le checklist e i flussi di lavoro sono strumenti semplici ma efficaci che, se utilizzati insieme, aiutano il tuo team a svolgere al meglio il lavoro. Cerca di includere le checklist nel processo end-to-end del tuo flusso di lavoro, per aiutare il tuo team a raggiungere i propri obiettivi. 

Flussi di lavoro e diagrammi di Gantt

Un diagramma di Gantt è uno strumento visivo di gestione del progetto che illustra la cronologia di un progetto in un grafico a barre orizzontali. Ogni barra in un diagramma di Gantt delinea un passaggio del processo. La lunghezza della barra rappresenta il tempo richiesto dal lavoro. 

I diagrammi di Gantt sono ottimi strumenti visivi di gestione dei progetti e vengono comunemente utilizzati per monitorare iniziative a tempo, come l'organizzazione di un evento o il lancio di un prodotto. Puoi anche creare un flusso di lavoro per trasformare un progetto unico in un processo ripetibile per un lavoro futuro. Se crei un flusso di lavoro per la pianificazione di un evento o il lancio di un prodotto, usare i diagrammi di Gantt e altri software di gestione dei progetti visivi come le bacheche Kanban, può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi più velocemente.

Leggi: Hai appena iniziato a usare i diagrammi di Gantt? Comincia da qui

Flussi di lavoro e diagrammi di flusso

I diagrammi di flusso sono un buon modo per visualizzare le fasi di un processo in modo sequenziale. Ad esempio, un diagramma di flusso può mostrare la relazione tra le cinque fasi di un progetto o aiutarti a visualizzare una relazione causa-effetto che ha un impatto sul tuo progetto. 

Può essere utile visualizzare i sette passaggi del flusso di lavoro in un diagramma di flusso. Una volta che hai una chiara idea dei passaggi principali del tuo flusso di lavoro, metti in pratica quei processi con una piattaforma di gestione del lavoro condivisa in tempo reale.

Leggi: Cinque fasi di gestione del progetto per migliorare il flusso di lavoro del tuo team

Flussi di lavoro e gestione del lavoro

I flussi di lavoro sono una parte fondamentale della gestione del lavoro. In effetti, buoni strumenti di gestione del lavoro semplificano l'organizzazione dei flussi di lavoro del team o del reparto, per coordinare le persone e lavorare a tutti i livelli dell'organizzazione. In definitiva, i flussi di lavoro potenziano la gestione del lavoro e garantiscono che tutti dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro che conta di più.

La gestione del lavoro è un approccio sistematico alla strutturazione dei flussi di lavoro di un'organizzazione, allo scopo di fornire la chiarezza di cui i team hanno bisogno per raggiungere i propri obiettivi più rapidamente. Si tratta di coordinare le persone e il lavoro a ogni livello di un'organizzazione, per garantire che tutti dispongano delle informazioni di cui hanno bisogno per svolgere il lavoro che rende di più.

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Esempi di flussi di lavoro

Prima di approfondire i vantaggi dei flussi di lavoro definiti e come creare il tuo flusso di lavoro, dai un'occhiata ad alcuni esempi di flussi di lavoro.

Flusso di lavoro della gestione del feedback dei clienti

  1. Progettazione e raccolta di informazioni: un cliente invia un ticket, una richiesta o un feedback.

  2. Ricezione delle richieste: la richiesta viene elaborata nel tuo CRM (ad esempio, Zendesk).

  3. Assegnazione delle priorità e allocazione delle risorse: la richiesta viene automaticamente indirizzata al team appropriato. Per esempio, se si tratta di una richiesta inerente le vendite, viene inviata a Salesforce per essere valutata dal team di vendita. Oppure, in caso di ticket e feedback, questi vengono indirizzati a team interni che lavorano con strumenti di gestione del lavoro come Asana.

  4. Sviluppo e revisione: i team lavorano alla risoluzione del problema del cliente.

  5. Monitoraggio dei progressi: le integrazioni in tempo reale semplificano e automatizzano il lavoro tra i tuoi team. Invece di aggiornare manualmente i team o duplicare il lavoro tra gli strumenti, integrazioni come Asana per Zendesk assicurano che i tuoi team abbiano le informazioni più aggiornate là dove svolgono il proprio lavoro.

  6. Approvazione: la soluzione finale viene comunicata al cliente tramite il servizio clienti. Se necessario, la modifica viene documentata. Se la richiesta non è stata pienamente soddisfatta, il team torna al passaggio quattro (sviluppo e revisione) per dare un'altra occhiata.

  7. Resoconti: questo ticket specifico viene monitorato come parte del processo globale del flusso di lavoro, al fine di misurare l'impatto complessivo del flusso di lavoro del feedback dei clienti. 

Flusso di lavoro della gestione di una campagna

  1. Progettazione e raccolta di informazioni: l'intero team si riunisce per un brainstorming per trovare nuove idee per la campagna. 

  2. Ricezione delle richieste: collaborando con il proprio team, il capo progetto crea brief per tutto il materiale promozionale richiesto dalle loro campagne, ad esempio immagini, animazioni, video, contenuti e altro.

  3. Assegnazione delle priorità e allocazione delle risorse: il capo progetto esamina ogni parte della campagna, in modo da comprendere come si incastrano le varie parti, prima di assegnare priorità a progetti e attività. Poi, crea un calendario principale della campagna, in modo che tutti i membri del team abbiano una chiara visione di come questa procede in ogni momento.

  4. Sviluppo e revisione: una volta messi a punto i piani, puoi dare il via alla creazione del materiale promozionale. Collaboratori esterni e colleghi del team entrano quindi in azione. Se il materiale promozionale richiede ulteriore lavoro, il flusso di lavoro torna alla fase di produzione.

  5. Monitoraggio dei progressi: mentre il suo team lavora, il capo progetto monitora i progressi tramite una piattaforma di gestione del lavoro. Se qualcuno nel team riscontra un problema o i risultati del progetto sono in ritardo, può intervenire e sbloccare il lavoro.

  6. Approvazione: quando tutto sembra in ordine, il capo progetto approva il lavoro. La campagna viene lanciata.

  7. Resoconti: sia che una campagna sia un successo travolgente o un flop, c'è sempre molto da imparare. Il capo progetto analizza i dati e ne discute con i membri del team, per scoprire cosa ha funzionato e cosa può essere migliorato.

Flusso di lavoro della pianificazione degli obiettivi

  1. Progettazione e raccolta di informazioni: i dirigenti dell'azienda decidono con quale frequenza l'organizzazione stabilirà gli OKR (Objectives and Key Results, obiettivi e risultati chiave). Investono in un sistema di gestione degli obiettivi, per monitorare il lavoro.

  2. Ricezione delle richieste: il leader, i membri del team e tutte le principali parti interessate del progetto collaborano per generare idee per gli obiettivi da raggiungere. 

  3. Assegnazione delle priorità e allocazione delle risorse: il team leader prepara una serie di obiettivi per un determinato periodo. Da un punto di vista ideale, ogni obiettivo contribuisce a quello successivo, creando chiarezza e allineamento.

  4. Sviluppo e revisione: una volta riconosciuto l'obiettivo, i membri del team possono mettersi al lavoro. Utilizzando una piattaforma di gestione del lavoro, possono collegare le loro attività quotidiane a obiettivi più ampi, in modo che tutti sappiano qual è il lavoro che ha la massima priorità.

  5. Monitoraggio dei progressi: mentre il team è al lavoro, il team leader ne monitora i progressi. Se i progressi rallentano o le scadenze slittano, può intervenire e aiutare. Sia il team leader che i suoi membri forniscono aggiornamenti regolari sui progressi tramite la loro piattaforma di gestione del lavoro. 

  6. Approvazione: i membri del team finalizzano il lavoro mentre lo completano. I manager danno un'occhiata e approvano o richiedono modifiche secondo necessità.

  7. Resoconti: dopo ogni periodo, il team leader rivede gli obiettivi, approfondisce cosa ha funzionato e cosa no. Per gli obiettivi futuri, il team aumenterà i propri punti di forza e lavorerà per migliorare le proprie debolezze.

Sette passaggi per creare un flusso di lavoro efficace

I sette passaggi per creare un flusso di lavoro efficace sono suddivisi in tre fasi: pianificazione, esecuzione e revisione. L'implementazione di questi passaggi consente di organizzare il lavoro in modo non solo comprensibile, ma anche ripetibile. 

Perché sette passaggi?

Pensa ai sette passaggi come a un modello di flusso di lavoro per massimizzare l'impatto, riducendo al minimo le attività superflue. Invece di iniziare ogni progetto spendendo diverse ore, o addirittura giorni, a raccogliere informazioni, a fare riunioni non necessarie e a inviare comunicazioni ripetitive, i flussi di lavoro forniscono una struttura che consente al tuo team di mettersi subito all'opera. I sette passaggi del flusso di lavoro forniscono al tuo team i dati, le informazioni e le risorse di cui ha bisogno per iniziare a lavorare. Creano un chiaro piano d'azione, assicurando che tutti sappiano cosa va fatto e quali sono le scadenze.

Perché sette passaggi?

Pensa ai sette passaggi come a un modello di flusso di lavoro per massimizzare l'impatto, riducendo al minimo le attività superflue. Invece di iniziare ogni progetto spendendo diverse ore, o addirittura giorni, a raccogliere informazioni, a fare riunioni non necessarie e a inviare comunicazioni ripetitive, i flussi di lavoro forniscono una struttura che consente al tuo team di mettersi subito all'opera. I sette passaggi del flusso di lavoro forniscono al tuo team i dati, le informazioni e le risorse di cui ha bisogno per iniziare a lavorare. Creano un chiaro piano d'azione, assicurando che tutti sappiano cosa va fatto e quali sono le scadenze.

I flussi di lavoro acquisiscono processi ripetibili, in modo da non dover rifare ciò che è già stato fatto. Per essere efficace, un flusso di lavoro dovrebbe essere creato in uno strumento condiviso che monitora le informazioni in tempo reale. 

Nell'esempio seguente, dimostreremo come creare un flusso di lavoro in Asana. Se non sai come iniziare, scopri come un software di gestione del flusso di lavoro mette in relazione le persone giuste con i dati giusti al momento giusto, in modo che i team possano concentrarsi sulla produzione.

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1. Progettazione e raccolta di informazioni

Ogni flusso di lavoro inizia con un'idea. A volte, le idee arrivano già completamente definite, altre volte il tuo team intraprende una nuova, entusiasmante iniziativa partendo da alcune linee guida. 

Durante questa fase del processo del flusso di lavoro, raccogli informazioni non strutturate e fai un brainstorming di idee per il tuo progetto. Se è il caso, valuta eventuali limitazioni, restrizioni o requisiti del progetto, prima di passare alla fase successiva.

Come esempio, prendiamo in considerazione un flusso di lavoro di produzione di pagine web. Il vicepresidente del marketing si rivolge al tuo team per rinnovare completamente la home page del vostro sito web. Fornisce un'idea di come vuole che sia la home page prima di affidare il progetto. In questa fase del flusso di lavoro, tu e il tuo team fate un brainstorming su alcune idee iniziali, condividete l'ispirazione dalle home page dei vostri siti web preferiti e create modelli nel vostro strumento di brainstorming, Miro

2. Ricezione delle richieste

Una volta che hai un'idea generale di ciò a cui stai lavorando, definisci i dettagli e il piano del progetto. In questa fase del flusso di lavoro, assicurati di acquisire tutti i dati, le informazioni o le esigenze aziendali pertinenti. Questi elementi influenzano il processo che stai mettendo in atto, le parti interessate coinvolte nel progetto e, in definitiva, il lavoro che svolgi.

Non hai bisogno di tutti questi materiali per ogni flusso di lavoro, ma assicurati di sviluppare abbastanza materiale per supportare il resto del lavoro del tuo progetto. Elimina le continue richieste di chiarimenti, contesto e informazioni aggiuntive sul lavoro.

Continuando con il nostro esempio di flusso di lavoro di produzione di materiale per il web, trasforma il brainstorming del tuo team in un brief creativo. Utilizzando uno strumento di gestione del lavoro come Asana, inserisci i tuoi schizzi iniziali di Miro nel brief e combinali con altre informazioni sul progetto, come il tuo piano di comunicazione.

3. Assegnazione delle priorità e allocazione delle risorse

Una volta che hai messo a punto il tuo piano, è il momento di metterlo in atto, e ciò inizia con l'allocazione delle risorse. Hai bisogno di chiarezza nei tuoi processi, per stabilire le priorità e assegnare efficacemente il lavoro in base alla capacità del team. 

Flussi di lavoro efficaci non si incentrano solo sulla massimizzazione della produttività e sulla realizzazione della maggiore quantità di lavoro possibile, ma anche sulla creatività. Se eseguita correttamente, la gestione del carico di lavoro massimizza le prestazioni dei dipendenti ed elimina il caos, lasciando te e il tuo team soddisfatti alla fine di ogni giornata, invece che sopraffatti.

Per rendere ripetibile questo passaggio nel flusso di lavoro, devi anche automatizzarlo. Una volta che hai un'idea chiara della capacità di ciascun membro del team, usa l'automazione del flusso di lavoro per indirizzare con precisione il lavoro al membro del team più idoneo. Chiarisci la priorità di ogni progetto e consenti ai membri del team di modificare le scadenze, se necessario, per garantire che stiano svolgendo il lavoro con la massima efficacia. 

Nel nostro esempio, il tuo team creativo ha un progetto di richieste di materiale creativo in Asana. Quando arriva una richiesta, i flussi di lavoro automatizzati indirizzano il lavoro al membro del team appropriato. Ogni iniziativa ha un livello di priorità, quindi i membri del team sanno su cosa concentrare le loro energie. Nello stesso strumento, puoi anche vedere il carico di lavoro del tuo team, per riassegnare o riprogrammare le attività secondo necessità. 

Leggi: Guida per iniziare a usare la gestione delle risorse

4. Sviluppo e revisione

Questa è la parte centrale del tuo flusso di lavoro: sviluppare i risultati finali del progetto, rivedere e ripetere attraverso la raccolta e la revisione del feedback ottenuto dalle parti interessate. 

Senza un flusso di lavoro semplificato, gran parte di questo lavoro è manuale ed è difficile trovare il file giusto al momento giusto. La ricerca di documenti o la richiesta di approvazioni contribuiscono a creare attività superflue. Pertanto, tenere queste informazioni in uno strumento centrale riduce quella parte non necessaria del lavoro per tutti i membri del team. 

Quando le comunicazioni e i file sono condivisi nello stesso posto, i membri del team dedicano più tempo al lavoro effettivo. Utilizza l'automazione per accedere alle informazioni di cui hai bisogno, nel momento esatto in cui ne hai bisogno.

Tornando al nostro esempio di flusso di lavoro di produzione di materiale per il web, dopo aver assegnato il lavoro, i tuoi designer creano un wireframe per la nuova home page del sito web in Figma, che poi allegano al progetto. Attraverso le correzioni, le parti interessate commentano i file PDF, per lasciare un feedback specifico su cosa funziona e cosa no. Una volta che le parti interessate hanno approvato il progetto, puoi consegnare i disegni al team di sviluppo web, senza dover duplicare il lavoro. Invece, tali informazioni restano nel progetto di richiesta di materiale creativo e nel progetto di produzione di pagine web, consentendo a tutti di operare con le informazioni più aggiornate. 

5. Monitoraggio dei progressi

Una parte fondamentale di qualsiasi flusso di lavoro è assicurarsi che tutti i membri del team lavorino con le stesse informazioni. Troppo spesso, i dati sono sparsi tra vari strumenti e per segnalare i progressi di un progetto, è necessario passare da uno strumento all'altro e raccogliere manualmente le informazioni in un unico posto. Ma il lavoro manuale e ripetitivo è solo una perdita di tempo e nessuno ha bisogno di un'altra riunione sui progressi del progetto. 

Condividi, invece, gli aggiornamenti sullo stato del progetto là dove si svolge il lavoro, in modo che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno a portata di mano. Se il tuo progetto non procede secondo i piani, il rapporto sul suo stato consente alle parti interessate di venire a conoscenza del ritardo e di come risolverai eventuali impedimenti. 

Per esempio, vengono coinvolte molte parti interessate nel flusso di lavoro di produzione della pagina web. Dopotutto, questa iniziativa è stata proposta per la prima volta dal responsabile del marketing. Ma le parti interessate non hanno bisogno di essere aggiornate su ogni piccolo dettaglio o intoppo, bensì di aggiornamenti settimanali sullo stato del progetto, che puoi condividere con loro e collegare alle attività e ai traguardi che il tuo team ha completato. 

Leggi: La guida definitiva alla scelta di uno strumento di creazione di resoconti universale per i team leader

6. Approvazione

A volte, tutto ciò di cui hai bisogno è l'approvazione finale, ma ottenerla può essere complicato. Spesso, i direttori esecutivi sono impegnati. Anche se hai solo bisogno di una rapida approvazione, il loro tempo è prezioso. Un flusso di lavoro di approvazione, invece, automatizza questo passaggio, rendendo chiaro e facile per le parti interessate dare il loro beneplacito finale. 

Nel nostro esempio, la tua nuova home page è pronta, ma necessita l'approvazione del vicepresidente del marketing. Quindi gli invii una richiesta di approvazione, diversa da un'attività normale. Questa notifica unica gli consente di conoscere il tipo di feedback di cui hai bisogno, in modo che possa rispondere rapidamente. Con il clic di un pulsante, hai la sua approvazione e lanci la tua home page in tempo.

7. Resoconti

Indipendentemente dal fatto che un progetto sia un successo o incontri qualche difficoltà lungo il percorso, c'è sempre molto da imparare da ogni iniziativa. L'ultimo passaggio di un flusso di lavoro consiste nel riferire sui progressi e immergersi nei dati per scoprire cosa ha funzionato e cosa può essere migliorato. Ciò aiuta a ottimizzare i progetti futuri o persino a perfezionare il flusso di lavoro attuale. 

Per concludere il nostro esempio, la tua home page è ora live: congratulazioni! Il passaggio finale consiste nel monitorarne la riuscita e segnalare i tuoi progressi in modo incrementale. La prossima volta che devi lanciare una pagina web, attingi a ciò che hai appreso da questo progetto per risultati ancora migliori. 

Creare flussi di lavoro digitali e collaborativi

Ralph Waldo Emerson ha detto: "La vita è un viaggio, non una destinazione", e lo stesso vale per i flussi di lavoro. Concentrandoti sul processo di lavoro e migliorandolo, puoi fornire ai membri del team gli strumenti e le informazioni di cui hanno bisogno per riuscire nel loro lavoro. 

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