Tre elementi che ogni project charter dovrebbe avere

Iniziare a lavorare a un nuovo progetto o un'iniziativa può essere emozionante. Ma cosa succede prima, quando devi richiedere l'approvazione del progetto?

Il processo di presentazione e approvazione di un progetto può sembrare complesso se è la prima volta che ti cimenti. Dal raccogliere le informazioni rilevanti al presentarle nel modo più adatto agli stakeholder, assicurati di farlo con le risorse giuste. Un modo per farlo è elaborare un project charter.

Cos'è un project charter?

Un project charter è un elevator pitch che serve a presentare gli obiettivi, l'ambito e le responsabilità del progetto al fine di ottenere l'approvazione dei principali stakeholder coinvolti. Per prima cosa, vi dovrai includere una spiegazione breve e concisa degli elementi principali del progetto. Creando un project charter prima di iniziare a elaborare altri documenti di pianificazione del progetto più approfonditi, potrai ottenere l'approvazione o correggere la rotta se necessario.

Un project charter è uno dei tanti strumenti di pianificazione dei progetti che puoi utilizzare. Vediamolo a confronto con altri elementi di pianificazione.

Project charter e piano del progetto

Un project charter dovrebbe comprendere solo tre elementi: gli obiettivi, l'ambito e le responsabilità del progetto. Una volta approvato, puoi creare un piano di progetto. Questo si basa sul project charter e fornisce un modello più approfondito degli elementi chiave del progetto.

Un piano di progetto si compone di sette elementi chiave:

• obiettivi

• metriche del successo

• stakeholder e ruoli

• ambito e budget

• traguardi e risultati finali

• cronologia e programma

• piano di comunicazione

Project charter e brief del progetto

Un brief di progetto è un breve documento che dovrai creare dopo l'approvazione ufficiale del progetto. È una sintesi del piano di progetto che il tuo team e gli stakeholder possono consultare in qualsiasi momento. Il brief di progetto, come il project charter, spiega perché il progetto è necessario e descrive le attività da svolgere.

Un brief di progetto è costituito da quattro sezioni:

• informazioni contestuali

• obiettivi del progetto e criteri per valutarne la riuscita

• cronologia del progetto

• destinatari

Project charter e business case

Un project charter e un business case hanno gli stessi fondamenti: sono entrambi strumenti per presentare un progetto agli stakeholder coinvolti. La differenza principale è rappresentata dall'ambito.

Un business case è un documento formale che illustra i benefici e i rischi di un investimento aziendale importante. Per esempio, lo puoi usare per proporre un investimento su larga scala con un'agenzia esterna o una nuova linea di prodotti o servizi. Se invece il tuo progetto ha bisogno dell'approvazione ma l'ambito non è così ampio, come nel caso di una campagna simile alle precedenti o il lancio di un prodotto che si adatta alla tua attuale strategia di go-to-market, crea un project charter.

Quando creare un project charter

Esistono numerosi strumenti di pianificazione dei progetti e un project charter non è sempre l'opzione migliore. Ecco quando crearne uno e quando è meglio optare per un'altra soluzione.

• Crea un project charter per presentare e ottenere l'approvazione di un progetto. Un project charter offre alle parti interessate un'idea chiara degli obiettivi, dell'ambito e delle responsabilità. Gli stakeholder chiave possono usarlo per approvare un progetto o suggerire modifiche.

• Crea un business case se il tuo progetto comporta un investimento aziendale significativo. Un business case contiene informazioni e documenti aggiuntivi, incluso il ritorno sull'investimento e gli eventuali rischi.

• Crea un piano di progetto se il tuo progetto è stato approvato. Il piano di progetto si baserà sul project charter e fornirà informazioni aggiuntive, come la cronologia del progetto o i traguardi chiave.

• Crea un brief di progetto se ti serve un documento che riassuma i dettagli chiave del piano di progetto.

• Crea un executive summary se vuoi presentare una sintesi del tuo documento agli stakeholder esecutivi.

• Crea una roadmap del progetto se vuoi visualizzare una linea temporale dettagliata del tuo progetto in un diagramma di Gantt.

Come creare un project charter

In un project charter, condividerai i dettagli del progetto con gli stakeholder chiave al fine di ottenere l'approvazione necessaria per avviarlo. Ecco quali sono i tre elementi principali del documento.

Il "perché"

Inizia il project charter illustrando gli obiettivi e lo scopo del progetto. In questa sezione, dovrai spiegare perché è importante e quali sono gli obiettivi chiave che vorresti raggiungere. Assicurati di indicare chiaramente le motivazioni alla base del progetto e come contribuirà al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Oltre allo scopo del progetto, dovrai anche definire gli obiettivi, ovvero ciò che pensi di ottenere, come i deliverable o le risorse. Per definire degli obiettivi efficaci, segui il metodo SMART e fai in modo che siano:

• Specific (specifico)

• Measurable (misurabile)

• Achievable (raggiungibile)

• Realistic (realistico)

• Time-bound (con scadenza)

Il "cosa"

Il secondo elemento chiave del project charter è l'ambito che stabilisce esattamente ciò che incluso nel progetto e ciò che è escluso. Al momento di definire l'ambito del progetto, stabilisci i confini e, soprattutto, definisci che cosa non farai.

Durante la creazione del project charter, l'aspetto più importante da includere nell'ambito è il budget ideale del progetto. Ricorda: userai il project charter per presentare il progetto agli stakeholder, quindi dovrai spiegare con chiarezza qual è il budget e a cosa verrà destinato.

Il "chi"

Nella sezione finale del project charter, dovrai stabilire chi lavorerà al progetto. Dovrai includere tutti gli stakeholder chiave e quelli esecutivi, gli sponsor e il team generale. Se non l'hai già fatto, redigi un breve piano di gestione delle risorse per illustrarne la distribuzione.

Esempio di project charter

Modello di project charter

Quando è tutto pronto, segui questo modello di facile utilizzo per creare il tuo prossimo project charter.

Nome del progetto

Assegna un nome descrittivo al tuo progetto così che la maggior parte delle persone capisca a cosa stai lavorando.

Project Manager

Chi è il referente del progetto?

Data dell'ultima revisione

Il project charter è un documento dinamico. Includere la data dell'ultima revisione può essere utile per i membri del team che lo consultano spesso.

Scopo del progetto

Perché stai lavorando a questo progetto?

Obiettivi del progetto

Quali deliverable e risorse vorresti ottenere entro la fine del progetto?

Ambito del progetto

Quali sono i confini dei deliverable del progetto? Quali iniziative non sono comprese nel progetto?

Team e risorse del progetto

Chi sta lavorando a questo progetto? Quali risorse (es. persone, strumenti e budget) sono disponibili per questo lavoro?

Stakeholder e approvatori

Chi sono gli stakeholder del progetto? Chi deve approvare il project charter o i deliverable?

Dal project charter a un progetto di successo

Una volta approvato il project charter, puoi procedere con la pianificazione del progetto. Mentre crei gli altri documenti di pianificazione e inizi a coordinare il progetto, assicurati di archiviare tutti i dettagli del progetto in uno strumento centralizzato a cui tutti possono accedere.

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