Guida rapida alla definizione dell'ambito del progetto in otto passaggi

Quando si tratta di project management, non bisogna puntare troppo in alto o troppo in basso, ma cercare l'equilibrio: un progetto deve consentire di realizzare tutti i deliverable e, al tempo stesso, di raggiungere gli obiettivi.

Il modo migliore per farlo è quello di definire l'ambito del progetto. Ciò ti aiuta a raggiungere i risultati finali in tempo, nel rispetto del budget e senza sovraccaricare il tuo team. In questo articolo, troverai tutto quello che ti serve sapere per definire e gestire l'ambito del tuo progetto.

Cos'è l'ambito di progetto?

L'ambito del progetto è un modo per stabilire i limiti di un progetto e definirne esattamente gli obiettivi, le scadenze e i deliverable. Definendo l'ambito del progetto, avrai la certezza di raggiungere i tuoi obiettivi e mete senza ritardi o sovraccarichi.

Definire l'ambito del progetto non è un'attività che può essere svolta da una sola persona. Al contrario, dovresti parlarne con gli stakeholder chiave per assicurarti di essere tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Per esempio, se stai lavorando al lancio di un prodotto di marketing, assicurati di essere in sintonia con gli stakeholder dei team più rilevanti della tua azienda, come il team prodotto, di progettazione e dei contenuti. A seconda della complessità del progetto, potresti anche definire un processo di controllo delle modifiche, che affronteremo più avanti.

Cos'è la dichiarazione dell'ambito del progetto?

La dichiarazione dell'ambito del progetto è semplicemente un documento scritto del tuo ambito di progetto. A seconda della complessità del progetto, potrebbe essere una sezione del  piano di progetto o un documento a sé stante. Inoltre, se stai collaborando con un team esterno o un'agenzia, puoi trasformarla in una dichiarazione di lavoro (SOW) per consolidare l'accordo tra te e il tuo fornitore.

Cos'è lo slittamento del progetto?

Lo slittamento del progetto si verifica quando i deliverable eccedono l'ambito del progetto. Per esempio, immagina di lavorare al lancio di un progetto senza aver scritto la dichiarazione dell'ambito. A metà del progetto, uno stakeholder aggiunge un deliverable: redigere un comunicato stampa. Alcuni giorni dopo, un altro stakeholder ne aggiunge un altro: preparare un articolo del blog sul nuovo prodotto. Queste aggiunte, che il tuo team di progetto non si aspettava e ai quali non era preparato, causeranno stress inutile o addirittura ritardi ai deliverable originali.

Quando si verifica uno slittamento del progetto, finisci per lavorare ad attività che non avevi pianificato all'inizio. Questo può portare a ritardi del progetto, sovraccarico di lavoro o risultati di bassa qualità.

Il modo migliore per prevenire lo slittamento del progetto è creare una dichiarazione dell'ambito del progetto chiara e condividerla con tutti gli stakeholder il prima possibile. In questo modo, tutti saranno informati su ciò che è incluso e ciò che non lo è.

I vantaggi di definire l'ambito del progetto nella fase iniziale

Definire l'ambito del progetto è un elemento chiave del project management. Senza una chiara dichiarazione dell'ambito, il progetto potrebbe deragliare e superare la capacità produttiva del tuo team, causando ritardi o stress. L'ambito del progetto ti aiuta a prevedere l'intero ciclo di vita del progetto assicurandoti che i tuoi obiettivi finali siano raggiungibili. In particolare, definire l'ambito del progetto ti consente di:

• assicurarti che tutti gli stakeholder comprendano chiaramente i limiti del progetto

• gestire le aspettative degli stakeholder e ottenere l'approvazione

• ridurre i rischi del progetto

• stabilire un budget e un piano delle risorse adeguati

• allineare i tuoi progetti ai relativi obiettivi principali

• prevenire lo slittamento del progetto

• definire una procedura per le richieste di modifica (per i progetti complessi)

Otto passaggi per definire il tuo ambito del progetto

1. Inizia dagli obiettivi del progetto

Prima di definire l'ambito del progetto, è necessario definire gli obiettivi. Gli obiettivi del progetto sono le risorse che hai pianificato di consegnare entro la fine del progetto. L'ambito ti aiuterà a raggiungerli, ma prima devi sapere quali sono.

2. Crea un piano delle risorse se ancora non ne hai uno

Oltre agli obiettivi del progetto, devi anche sapere quali risorse avrai a disposizione. Nel project management, una risorsa può essere qualsiasi cosa, dal budget alla disponibilità del team. Un piano di gestione delle risorse definisce quali risorse hai a disposizione per il progetto e come saranno usate.

Definisci il tuo piano di gestione delle risorse prima di creare l'ambito del progetto. In questo modo, saprai esattamente quali risorse hai a disposizione quando redigi la dichiarazione dell'ambito del progetto e potrai modificare l'ambito del progetto in base a queste informazioni.

3. Prendi in considerazione qualsiasi requisito aggiuntivo del progetto

La pianificazione iniziale del progetto comprende altri elementi importanti da considerare, ma, in questo momento, dovresti concentrarti su ciò che potrebbe influire sull'ambito del progetto. Ricorda: l'ambito del progetto ti consente di mettere nero su bianco i confini, gli obiettivi principali, il budget, le risorse e i deliverable. Se ci sono altri fattori che potrebbero avere un impatto su queste risorse, come la  cronologia del progetto, prendili in considerazione in questa fase.

4. Redigi la dichiarazione dell'ambito del progetto

È il momento di riunire tutti gli elementi che hai raccolto in un unico documento: la dichiarazione dell'ambito di progetto. Questo documento deve spiegare cosa farai, cosa non farai e perché.

A seconda della complessità del tuo progetto, la dichiarazione dell'ambito del progetto potrebbe essere un elenco puntato, un paragrafo più lungo o un SOW completo. Non importa quanto sarà lunga, la tua dichiarazione deve definire gli obiettivi e indicare cosa il progetto include e cosa no.

Se hai bisogno di aiuto per definire l'ambito, inizia rispondendo a queste domande:

• Perché stiamo lavorando a questo progetto? Quali sono i nostri obiettivi e i deliverable?

• Ci sono delle limitazioni? Quanto budget, personale e risorse abbiamo a disposizione? Quali membri del team ci lavoreranno?

• Quali sono le scadenze? Quali tempistiche dobbiamo rispettare?

• Quali elementi non rientrano nell'ambito?

Esempio di dichiarazione dell'ambito del progetto

Supponiamo che tu stia riprogettando il sito web della tua azienda. Ecco come potrebbe essere l'ambito del progetto.

Obiettivi del progetto: effettuare la migrazione del back-end del sito web sulla piattaforma CMS per migliorare la velocità e la flessibilità delle pagine.

Risorse

• Team di sviluppo web (tre persone), 30 ore di lavoro a settimana per sei settimane

• Responsabile di progettazione (una persona), dieci ore di lavoro a settimana per sei settimane

• Revisione da parte del reparto IT e dell'ufficio legale (due team), cinque ore di lavoro ad hoc a settimana

• 7.000 $ per il CMS

Risultati finali

• Formazione per tutti i content writer a fine maggio 2021

• Sito web completo sul CMS entro giugno 2021

Roadmap di progetto e cronologia:

• 26 aprile: iniziare a definire l'ambito del CMS

• 10 maggio: revisione da parte del reparto IT e dell'ufficio legale

• 17 maggio - 3 giugno: migrazione da parte del team di sviluppo web

• 31 maggio: formazione per i content writer

• 4 giugno: lancio del CMS

Fuori ambito

• nuovo sistema di gestione delle risorse digitali (DAM)

• pagine web personalizzabili sul nuovo CMS

5. Ottieni il consenso e l'approvazione dagli stakeholder chiave

Prima di firmare la dichiarazione dell'ambito del progetto, assicurati di ottenere l'approvazione degli stakeholder coinvolti. Approfitta di questa occasione per apportare modifiche, rivedere gli obiettivi e decidere cosa fa parte e cosa no del progetto. Una volta avviato il progetto, sarà più difficile cambiare un elemento della tua dichiarazione, quindi comunica con chiarezza l'ambito a tutti gli stakeholder chiave.

6. Stabilisci un processo di controllo delle modifiche, se necessario

Se il tuo progetto ha molti stakeholder o se stai gestendo un'iniziativa complessa, potrebbe essere utile sviluppare un processo di controllo delle modifiche. A prescindere dalla grandezza del tuo progetto, i cambiamenti sono inevitabili. Forse la tua tabella di marcia era troppo ottimistica o hai ricevuto il feedback di un nuovo cliente e devi modificare dei deliverable importanti. Non vuoi che il tuo progetto sia impossibile da modificare, ma non vuoi nemmeno che chiunque possa farlo facilmente, in quanto potrebbe causare uno slittamento del progetto.

Il processo di modifica è un insieme di procedure che gli stakeholder devono seguire per ottenere l'approvazione di una modifica. Per creare un processo di controllo delle modifiche, stabilisci in che modo il tuo team di progetto e gli stakeholder dovranno presentare le richieste di modifica, per esempio attraverso un modulo centralizzato. In seguito, un gruppo predefinito di stakeholder chiave dovrebbe esaminare la richiesta e valutare se la modifica è abbastanza importante da essere presa in considerazione. Se lo è, rivedi le priorità di alcune attività che avevi pianificato per evitare lo slittamento del progetto.

7. Condividi la tua dichiarazione dell'ambito del progetto con il team

Ora che gli stakeholder hanno visto e firmato l'ambito del progetto, il prossimo passo sarà quello di condividerlo con il tuo team di progetto. Assicurati che questo abbia uno spazio condiviso per accedere a tutto il lavoro, come uno strumento di gestione del lavoro.

8. Consulta la tua dichiarazione dell'ambito nel corso del progetto

È consigliabile consultare regolarmente il tuo documento sull'ambito del progetto per assicurarti di restare sulla buona strada e non rischiare lo slittamento del progetto. Se qualcuno cerca di aggiungere nuovi elementi al progetto senza seguire la procedura di controllo delle modifiche, invitalo a consultare la dichiarazione dell'ambito e a presentare le sue idee attraverso l'apposito modulo o tramite un commento.

Stabilisci limiti chiari con l'ambito del progetto

Una dichiarazione dell'ambito del progetto è un eccellente strumento per garantire che il tuo progetto proceda secondo i piani e abbia successo. È anche un ottimo modo per supportare il tuo team di progetto e prevenire il burnout. Ma un ambito di progetto è utile solo se è stato comunicato in modo chiaro. Assicurati di presentarlo fin dalla fase iniziale e di consultarlo regolarmente nel corso del progetto.