Modello di documento dei requisiti di business: guida completa con esempio

Ogni progetto ha parti mobili e, se vuoi che abbia successo, tutte dovranno incastrarsi al momento giusto e nel posto giusto. Pensa a quando fai un puzzle: il segreto per risolverlo è guardare l’immagine sulla scatola mentre lo componi.

Un documento dei requisiti di business (BRD) funziona allo stesso modo. Delinea tutto ciò che un progetto comporta e aiuta gli stakeholder a ottenere chiarezza sui requisiti per il successo. In questa guida illustriamo i componenti chiave di un modello di documento dei requisiti di business, spieghiamo la differenza tra requisiti aziendali e funzionali e ti mostriamo come scrivere un BRD efficace per il tuo prossimo progetto. Se hai bisogno di un documento di avvio più sintetico, potresti iniziare con un brief di progetto o un project charter.

Cos’è un documento dei requisiti aziendali (BRD)?

Un documento dei requisiti aziendali (BRD) è un resoconto formale che definisce gli obiettivi, l’ambito e i requisiti di un progetto per allineare gli stakeholder e guidare la consegna con successo. Il BRD descrive cosa il progetto deve raggiungere, chi è coinvolto e quali vincoli esistono, fornendo una base condivisa su cui costruire ogni fase successiva.

Contiene i dettagli degli obiettivi del progetto, le aspettative durante tutto il ciclo di vita e ciò che è necessario per realizzare il progetto.

I sette elementi di un BRD sono:

1. executive summary

2. obiettivi del progetto

3. ambito del progetto

4. requisiti dell’azienda

5. stakeholder principali

6. vincoli del progetto

7. analisi costi-benefici

Delineando ciascuna di queste sezioni, chiunque legga il tuo documento dei requisiti aziendali dovrebbe capire chiaramente in cosa consiste il progetto, cosa speri di raggiungere e come prevedi di farlo.

Perché utilizzare un modello di documento sui requisiti aziendali?

Un modello di documento dei requisiti di business ti fornisce una struttura coerente per ogni progetto, così non rischi di tralasciare informazioni fondamentali. Rispetto a partire da un foglio bianco, un modello gratis e modificabile ti fa risparmiare tempo e ti guida attraverso ogni componente essenziale. Ecco perché i team si affidano a questo strumento:

• Allineamento degli stakeholder: definisci in anticipo i limiti e gli obiettivi del progetto per mantenere tutti concentrati sugli stessi traguardi.

• Controllo dell’ambito: un modello chiaro aiuta a prevenire lo slittamento del progetto documentando fin dall’inizio ciò che rientra e ciò che non rientra, e supporta un processo formale di controllo delle modifiche.

• Risparmio di tempo: invece di partire da zero, hai una struttura collaudata che ti guida attraverso il processo. Uno strumento collaborativo come Asana ti permette di trasformare il modello in un progetto condiviso e modificabile in tempo reale.

• Approvazioni più rapide: quando dirigenti e clienti esaminano un documento ben strutturato, è più facile ottenere il consenso per i piani del progetto.

Cosa dovrebbe includere un documento dei requisiti aziendali?

Un documento dei requisiti aziendali completo include sette componenti fondamentali: executive summary, obiettivi del progetto, ambito del progetto, requisiti aziendali, stakeholder principali, vincoli del progetto e analisi costi-benefici.

Il tuo modello di documento dei requisiti di business dovrebbe essere dettagliato ma conciso. L’obiettivo è fornire ai lettori le informazioni di cui hanno bisogno senza inutili lungaggini.

Molte persone potrebbero leggere un BRD, inclusi gli stakeholder del progetto, i dirigenti da cui hai bisogno di approvazioni e i clienti interessati dai risultati finali. Scopri di più su ciascun componente da includere nel tuo modello qui sotto.

1. Executive summary

L’executive summary è una dichiarazione generale che descrive il tuo progetto e il suo scopo. Coloro che non hanno il tempo di leggere il BRD nella sua interezza dovrebbero capire cosa intendi realizzare leggendo il tuo executive summary.

Anche se l’executive summary è la prima sezione del tuo BRD, è consigliabile scriverlo solo dopo aver completato le altre sezioni. In questo modo, puoi rivedere tutto il contenuto e assicurarti di aver creato una dichiarazione introduttiva completa e accurata.

Per esempio, un executive summary per il lancio di un nuovo sito web potrebbe riassumere in tre o quattro frasi l’obiettivo del progetto, il pubblico di riferimento e la tempistica prevista.

2. Obiettivi del progetto

Gli obiettivi di progetto sono gli obiettivi aziendali che vuoi raggiungere mettendo in atto il tuo progetto. È importante definirli prima di iniziare qualsiasi lavoro, in modo da poterli utilizzare per misurare i tuoi progressi.

Elenca gli obiettivi del tuo progetto come obiettivi intelligenti per garantire che siano:

• Specific (specifici)

• Measurable (misurabili)

• Achievable (raggiungibili)

• Rilevanti

• Temporalmente definiti

Misurare gli obiettivi del tuo progetto ti aiuta a determinare se modificare il tuo flusso di lavoro. Per esempio, se il tuo obiettivo era aumentare la base clienti del 10% entro la fine del trimestre, puoi vedere chiaramente se lo hai raggiunto. Poi, rivedi le azioni che hai intrapreso per capire cosa ha funzionato e cosa no.

3. Ambito del progetto

L’ambito del progetto indica i confini del progetto nel documento dei requisiti aziendali. Definendo l’ambito in un piano di gestione dell’ambito, manterrai tutti sulla stessa lunghezza d’onda ed eviterai lo slittamento del progetto, ovvero quando il progetto si espande oltre i limiti stabiliti e diventa difficile da controllare.

Per organizzare al meglio questa fase, puoi consultare i nostri modelli di pianificazione del progetto. I dettagli da delineare nell’ambito del progetto includono:

• cronologia

• budget

• deliverable

• requisiti del progetto

• team di progetto

Puoi anche creare un elenco di esclusioni del progetto, o di cose che vuoi specificamente lasciare fuori dal tuo progetto, come processi aziendali o strategie rischiose che vuoi che il team eviti.

4. Requisiti aziendali

I requisiti aziendali sono la parte centrale del tuo modello di BRD. In questa sezione elencherai le azioni necessarie per realizzare il progetto. In base alla complessità, questo elenco può essere composto da pochi elementi o essere molto ampio.

Oltre a elencare i requisiti e a descriverli, classificali per priorità e assegna a ciascun elemento un livello di importanza in base alla sua criticità. Questo aiuterà il team a capire quali requisiti soddisfare per primi.

Può essere utile distinguere tra requisiti funzionali (cosa il sistema deve fare) e requisiti non funzionali (come il sistema deve comportarsi, per esempio in termini di prestazioni o sicurezza). Questa distinzione rende il documento più chiaro per il team tecnico.

Se uno dei tuoi requisiti è la programmazione di un sito web, puoi renderlo la tua priorità assoluta. Puoi anche etichettare questa attività come altamente critica perché, senza il sito web, non avrai una base per completare altri requisiti.

5. Stakeholder principali

Gli stakeholder del progetto sono tutte le persone che hanno un interesse nel tuo progetto. Queste sono probabilmente le persone che leggeranno il tuo modello BRD per comprendere l’argomento del progetto. I tuoi stakeholder principali possono essere:

• Membri del team che lavorano al progetto

• I project manager che guidano il progetto

• Dirigenti che approvano il progetto

• Clienti influenzati dal progetto completato

In questa sezione, elenca i nomi, i ruoli e le responsabilità di ogni stakeholder in relazione al progetto.

Per le collaborazioni formali, un modello di accordo di partnership può aiutare a documentare ruoli e aspettative. Puoi inoltre utilizzare un piano per il coinvolgimento degli stakeholder per assicurarti che tutti siano allineati con il progetto.

Una volta identificati gli stakeholder, è altrettanto importante sviluppare un solido rapporto di lavoro. Un modello di processo di onboarding del cliente può aiutarti a standardizzare le fasi di avvio, chiarire le responsabilità e rafforzare la fiducia nelle prime fasi.

6. Vincoli del progetto

Probabilmente hai presentato una panoramica dei vincoli del progetto all’interno dell’ambito del progetto, ma qui spiegherai questi confini in modo più dettagliato. Quando il lettore esamina questa sezione, dovrebbe vedere la forma del progetto e i suoi limiti.

I vincoli del progetto possono includere:

• rischi del progetto

• disponibilità del team

• risorse

• dipendenze del progetto

• scadenze

• budget

I vincoli del progetto aiutano gli stakeholder a visualizzare la complessità del progetto e quanto sarà facile raggiungere gli obiettivi. Chiunque sia coinvolto nel progetto dovrebbe prima esaminare i vincoli.

7. Analisi costi-benefici

Concludere il documento dei requisiti aziendali con un’analisi costi-benefici è una mossa strategica. Se stai usando il BRD per ottenere l’approvazione del progetto, questa sezione potrebbe essere il fattore decisivo. I clienti e i dirigenti sono interessati all’obiettivo del progetto, ma se non riesci a dimostrare che otterrai un profitto, è tutto inutile.

Per creare un’analisi costi-benefici:

• Descrivi tutti i costi relativi al progetto

• Spiega i benefici associati

• Scrivi il costo totale previsto del tuo progetto

• Stima il ROI atteso sottraendo i costi stimati dal reddito stimato

Qual è la differenza tra BRD, FRD e PRD?

Sentirai spesso parlare di requisiti funzionali e di prodotto quando si parla di requisiti aziendali, ma è importante conoscerne le differenze. Pensa a un gioco da tavolo: il BRD è la scatola che spiega di che gioco si tratta, il FRD è il manuale di istruzioni che ti insegna a giocare, e il PRD è la scheda tecnica che descrive ogni pezzo.

Oltre ai requisiti funzionali, ci sono:

• Requisiti dell’utente: sono più dettagliati rispetto al BRD e spiegano cosa può fare l’utente con i risultati finali.

• Requisiti del prodotto: questi requisiti sono più dettagliati rispetto a quelli dell’azienda e dell’utente. I requisiti del prodotto illustrano lo scopo e le funzionalità del progetto finito.

• Requisiti non funzionali: questi requisiti sono dettagliati quanto i requisiti funzionali. Spiegano come dovrebbe funzionare il progetto e l’esperienza utente prevista del progetto finito.

Esiste anche il documento di specifica dei requisiti software (SRS), che descrive in modo tecnico i requisiti del software da sviluppare. A differenza del BRD, l’SRS si concentra sulle specifiche tecniche e sull’architettura del sistema, ed è destinato principalmente al team di sviluppo.

Modello di documento sui requisiti aziendali (con esempio)

Di seguito è riportato un esempio di modello di documento dei requisiti di business per un’azienda tecnologica che sta lanciando un blog di marketing. Il project manager spiega lo scopo, gli obiettivi e l’ambito del progetto per evitare lo slittamento del progetto.

Il BRD elenca anche i requisiti aziendali (le azioni necessarie per completare il progetto), gli stakeholder coinvolti, i vincoli del progetto e l’analisi costi-benefici.

Questo esempio di documento dei requisiti di business mostra come organizzare le informazioni in modo chiaro e strutturato. Ogni sezione segue un ordine logico, dal contesto generale del progetto fino ai dettagli operativi. Se desideri utilizzare un modello gratuito per il tuo prossimo progetto, scarica il nostro template in PDF qui sotto.

Come scrivere un documento dei requisiti aziendali

Scrivere un documento dei requisiti aziendali è un processo semplice se lo suddividi in passaggi. Il fattore principale è essere chiari e accurati, assicurandosi che chiunque possa comprendere l’obiettivo e i requisiti del progetto.

Segui questi cinque passaggi per creare il tuo BRD:

1. Raccogli input: parla con tutti gli stakeholder chiave per comprendere le loro necessità e aspettative. Organizza incontri individuali o workshop di gruppo per raccogliere le informazioni necessarie.

2. Prepara una bozza per ogni sezione: utilizza il modello per compilare ciascuno dei sette componenti. Inizia da ciò che sai e inserisci i dettagli man mano che procedi. Ricorda di scrivere l’executive summary per ultimo.

3. Scrivi in modo chiaro e conciso: usa un linguaggio semplice che chiunque possa capire. Evita il gergo tecnico e concentrati su ciò che conta di più per la riuscita del tuo progetto.

4. Rivedi e perfeziona: condividi la bozza con il tuo team e gli stakeholder per ricevere un feedback. Questo aiuta a individuare eventuali lacune o punti poco chiari e garantisce che tutti siano sincronizzati.

5. Ottieni l’approvazione: una volta che tutti sono d’accordo sul documento, ottieni l’approvazione formale dello sponsor del progetto o dei dirigenti chiave. Il tuo BRD è ora la guida ufficiale per il progetto.

Gestisci i tuoi requisiti con gli strumenti di project management

Che tu stia creando un documento dei requisiti aziendali o qualcosa di più dettagliato, il modo migliore per condividere le informazioni con gli stakeholder è tramite un unico strumento collaborativo.

Con gli strumenti di project management e solide pratiche di gestione dei requisiti, puoi dare priorità agli obiettivi aziendali e assicurarti che nulla venga trascurato. Asana ti permette di semplificare la comunicazione tra team, mantenere i tuoi requisiti organizzati e monitorare ogni fase del progetto in tempo reale. Grazie alle funzionalità di intelligenza artificiale, puoi automatizzare le attività ripetitive e concentrarti sulle decisioni strategiche.

Inizia a usare Asana oggi stesso e porta chiarezza nel tuo prossimo progetto.

Domande frequenti sui documenti dei requisiti aziendali