Business requirements document template: 7 key components, with examples

Ogni progetto ha delle parti in movimento e, se vuoi che il progetto abbia successo, tutte queste parti devono essere riunite al momento giusto e nel posto giusto. Pensa a quando cerchi di comporre un puzzle: il segreto per riuscirci è guardare l’immagine sulla parte anteriore della scatola mentre procedi. 

Un documento sui requisiti aziendali (BRD) è come l’immagine sulla scatola del puzzle. Descrive tutto ciò che un progetto comporta e aiuta gli stakeholder a ottenere chiarezza sui requisiti per il successo del progetto. In questo articolo, spieghiamo i componenti chiave di un modello di documento sui requisiti aziendali. Scoprirai anche i vantaggi di condividere il tuo BRD tramite un software online. 

Cos'è un documento di analisi dei requisiti aziendali?

Un documento dei requisiti aziendali è un resoconto che descrive in dettaglio tutto ciò di cui un nuovo progetto ha bisogno per avere successo. Questo documento definisce gli obiettivi del progetto, cosa ci si aspetta durante il ciclo di vita del progetto e cosa è necessario per realizzarlo. 

I sette componenti di un BRD sono:

1. Executive summary

2. obiettivi del progetto

3. Ambito del progetto

4. requisiti dell’azienda;

5. Stakeholder principali

6. Vincoli dei progetti 

7. Analisi costi-benefici

Definendo ciascuna di queste sezioni, chiunque legga il documento dei requisiti aziendali dovrebbe comprendere chiaramente in cosa consiste il progetto, cosa speri di ottenere e come intendi farlo. 

Cosa dovrebbe includere un documento dei requisiti aziendali?

Il modello di documento dei requisiti aziendali dovrebbe fornire dettagli sul progetto, ma dovrebbe anche essere conciso. L’obiettivo del BRD è fornire ai lettori il maggior numero di informazioni nel minor numero di parole. 

Molte persone potrebbero leggere un BRD, inclusi gli stakeholder coinvolti nel progetto, i dirigenti da cui è necessario ottenere le approvazioni e i clienti interessati dai risultati finali. Di seguito puoi trovare ulteriori informazioni su ciascun elemento da includere nel modello.

1. Executive summary

L’executive summary è un riepilogo generale che descrive il progetto e il suo scopo. Coloro che non hanno il tempo di leggere il BRD nella sua interezza dovrebbero capire cosa intendi realizzare leggendo il riepilogo. 

Anche se il riepilogo è la prima cosa del BRD, in realtà dovresti scriverlo solo dopo aver scritto le altre sezioni. In questo modo, puoi rivedere tutto e assicurarti di aver creato una dichiarazione di apertura completa. 

2. Obiettivi del progetto

Gli obiettivi di progetto sono gli obiettivi aziendali che vuoi raggiungere mettendo in atto il tuo progetto. È importante definire gli obiettivi del progetto prima di iniziare qualsiasi lavoro, in modo da poterli utilizzare per misurare i progressi.

Elenca gli obiettivi del tuo progetto come obiettivi intelligenti per assicurarti che siano:

• specifici;

• Misurabili

• raggiungibili

• pertinenti

• specifici in termini di tempo.

Misurare gli obiettivi dei tuoi progetti può aiutarti a determinare se è necessario modificare il flusso di lavoro per raggiungere meglio i tuoi obiettivi. Per esempio, se uno dei tuoi obiettivi era aumentare la base di clienti del 10% entro la fine del trimestre, puoi esaminare i tuoi numeri alla fine del trimestre e vedere chiaramente se hai raggiunto o meno il tuo obiettivo. Puoi quindi esaminare le azioni che hai intrapreso lungo il percorso e determinare i motivi per cui potresti non aver raggiunto l’obiettivo.

3. Ambito del progetto

L’ambito del progetto comunica i confini del progetto nel documento dei requisiti dell’azienda. Definendo l’ambito del progetto, manterrai tutti sulla stessa lunghezza d’onda e preverrai lo slittamento del progetto, ovvero quando il progetto si espande oltre i limiti che hai impostato e diventa difficile da controllare. 

I dettagli da definire nell’ambito del progetto includono:

• cronologia

• budget

• deliverable

• i requisiti del progetto

• Team di progetto

Puoi anche creare un elenco di esclusioni, ovvero di elementi che desideri escludere dal progetto, come processi aziendali o strategie rischiose che desideri che gli altri evitino quando lavorano al progetto. 

4. Requisiti aziendali

I requisiti aziendali sono la parte centrale del tuo modello di BRD. In questa sezione elencherai le azioni necessarie per portare a termine il tuo progetto. A seconda della complessità del progetto, questo elenco può essere composto da pochi elementi o essere molto ampio. 

Oltre a elencare i requisiti e descriverli, classificali per priorità e assegna a ciascun elemento un livello di importanza in base alla sua criticità. Ciò aiuterà gli altri a capire quali requisiti devono completare per primi. 

Se uno dei requisiti è quello di programmare un sito web, puoi assegnare a questa attività la priorità numero uno. Puoi anche etichettare questa attività come molto critica perché, senza la codifica del sito web, non avrai una base per completare altri requisiti aziendali. 

5. Principali stakeholder

Gli stakeholder del progetto sono tutte le persone coinvolte nel progetto. Queste sono probabilmente le persone che leggeranno il tuo modello BRD per capire di cosa tratta il progetto. Gli stakeholder principali potrebbero essere:

• i membri del team che lavorano al progetto;

• project manager che guidano il progetto

• Dirigenti che approvano il progetto

• clienti interessati dal progetto finito.

In questa sezione, elenca i nomi e i ruoli di ciascuno stakeholder e descrivi il suo compito in relazione al progetto. Questa sezione fornirà a tutti chiarezza su chi altro è coinvolto e su come può migliorare la comunicazione del team. Per le collaborazioni formali, un modello di accordo di partnership può aiutare a documentare ruoli, responsabilità e aspettative, in modo che ogni stakeholder entri nel progetto sulla stessa lunghezza d’onda.

Una volta identificati gli stakeholder, è altrettanto importante costruire un solido rapporto di lavoro. Un modello di processo di onboarding del cliente può aiutarti a standardizzare i passaggi di avvio, chiarire le responsabilità e rafforzare la fiducia fin dall'inizio.

6. Vincoli del progetto

Probabilmente hai già presentato una panoramica dei vincoli del progetto all'interno dell'ambito del progetto, ma qui spiegherai questi limiti in modo più dettagliato. Quando il lettore esamina questa sezione, dovrebbe vedere la forma del progetto e i suoi limiti.

I vincoli di progetto possono includere:

• rischi del progetto

• la disponibilità del team

• Risorse

• dipendenze del progetto

• Scadenza

• Budget dei progetti

I vincoli aiutano gli stakeholder a visualizzare la complessità del progetto e quanto sarà facile raggiungere gli obiettivi. Chiunque sia coinvolto nel progetto dovrebbe prima esaminare i vincoli del progetto.

7. Analisi costi-benefici

Terminare il documento dei requisiti aziendali con un’analisi costi-benefici è una mossa strategica. Se utilizzi il BRD per ottenere l’approvazione del progetto, questa sezione potrebbe essere il fattore decisivo. I clienti e i dirigenti si preoccupano degli obiettivi del progetto, ma se non riesci a dimostrare che otterrai un profitto, allora tutto è perduto. 

Per creare un’analisi costi-benefici:

• Descrivi tutti i costi relativi al progetto.

• Spiega i benefici associati.

• Scrivi il costo totale previsto del tuo progetto.

• Stima il ROI previsto sottraendo i costi stimati dalle entrate stimate.

Modello di documento sui requisiti aziendali (con esempio)

Ecco un esempio di modello di documento sui requisiti aziendali. Questo esempio riguarda l’iniziativa di un’azienda tecnologica di avviare un blog di marketing. Nel documento, il project manager spiega di cosa tratta il progetto e qual è il suo scopo. Delinea inoltre gli obiettivi e l’ambito del progetto per evitare il rischio di slittamento del progetto. 

Nel prosieguo del BRD, il project manager elenca i requisiti aziendali, ovvero le azioni necessarie per completare il progetto. Altri elementi elencati sono gli stakeholder coinvolti nel progetto, i vincoli del progetto e l’analisi costi-benefici.

Se desideri utilizzare un modello di documento dei requisiti aziendali per il tuo progetto, utilizza il nostro modello gratuito qui di seguito.

Cos'è la differenza tra requisiti aziendali e requisiti funzionali?

Spesso si sente parlare di requisiti funzionali quando si parla di requisiti aziendali, ma è importante sapere la differenza tra i due. Un documento dei requisiti di progetto illustra quali sono i requisiti del progetto della tua azienda. Questo documento fornisce una panoramica generale e offre agli stakeholder una visione completa del progetto nel suo complesso. 

Un documento dei requisiti funzionali (FRD) fornisce una descrizione dettagliata di come eseguire attività specifiche all’interno del progetto. Pensa a questi documenti come a un gioco da tavolo: il BRD è la bacheca, che spiega il gioco e ti convince a comprarlo. Il documento dei requisiti funzionali, invece, sono le istruzioni che ti insegnano a giocare. 

Oltre ai requisiti funzionali, ci sono:

• Requisiti dell’utente: questi requisiti sono più dettagliati rispetto al BRD e spiegano cosa può fare l’utente con i risultati finali.

• Requisiti del prodotto: questi requisiti sono più dettagliati sia dei requisiti aziendali che di quelli dell’utente. I requisiti del prodotto spiegano lo scopo e le caratteristiche del progetto finito. Questo documento serve come guida per i team durante la creazione e la commercializzazione del prodotto.

• Requisiti non funzionali: questi requisiti sono il tipo più dettagliato di requisiti, altrettanto dettagliati dei requisiti funzionali. Spiegano come dovrebbe funzionare il progetto e l’esperienza utente prevista per il progetto finito.

Condividi i requisiti tramite strumenti di project management

Che tu stia creando un documento sui requisiti aziendali o qualcosa di più dettagliato, il modo migliore per condividere le informazioni con gli stakeholder è attraverso uno strumento semplificato. 

Con gli strumenti di project management, puoi assegnare la priorità agli obiettivi aziendali e assicurarti che nulla venga trascurato. Usa Asana per semplificare la comunicazione tra team e rendere più facile il raggiungimento dei traguardi dei progetti.