Modello di documento sui requisiti aziendali: sette componenti chiave, con esempi

Ogni progetto ha delle parti mobili e, se vuoi che il risultato sia positivo, è necessario che tutte quelle parti si uniscano al momento e nel luogo giusti. È come fare un puzzle: il segreto per risolverlo è guardare l’immagine sulla parte anteriore della scatola mentre lo si compone. 

Un documento dei requisiti aziendali (BRD) è come l’immagine sulla scatola del puzzle. Delinea tutto ciò che un progetto comporta e aiuta gli stakeholder a ottenere chiarezza sui requisiti per la riuscita del progetto. In questo articolo, tratteremo i componenti chiave di un modello di documento dei requisiti aziendali. Scoprirai anche i vantaggi della condivisione del BRD tramite un software online. 

Cos'è un documento dei requisiti aziendali?

Un documento dei requisiti aziendali è un resoconto che descrive in dettaglio tutto ciò che un nuovo progetto richiede per avere successo. Questo documento delinea gli obiettivi del progetto, cosa ci si aspetta durante il ciclo di vita del progetto e cosa è necessario per realizzare il progetto. 

I sette componenti di un BRD sono:

1. Riepilogo esecutivo

2. obiettivi del progetto

3. Ambito del progetto

4. requisiti dell'azienda

5. Principali stakeholder

6. Vincoli del progetto 

7. Analisi costi-benefici

Delineando ciascuna di queste sezioni, chiunque legga il documento dei requisiti aziendali dovrebbe comprendere chiaramente in cosa consiste il progetto, cosa si spera di ottenere e come si prevede di farlo. 

Cosa dovrebbe includere un documento dei requisiti aziendali?

Il modello del documento dei requisiti aziendali dovrebbe fornire dettagli sul progetto, ma dovrebbe anche essere conciso. Gli obiettivi del BRD sono fornire ai lettori il maggior numero di informazioni nel minor numero di parole. 

Molte persone possono leggere un BRD, inclusi gli stakeholder coinvolti nel progetto, i dirigenti da cui è necessario ottenere l'approvazione e i clienti interessati dai risultati finali. Scopri di più su ogni elemento da includere nel modello di seguito.

1. Executive summary

L'executive summary è una dichiarazione di alto livello che descrive il tuo progetto e il suo scopo. Coloro che non hanno il tempo di leggere il BRD nella sua interezza dovrebbero capire cosa intendi realizzare leggendo il tuo executive summary. 

Anche se l'executive summary è la prima cosa nel BRD, dovresti effettivamente scriverlo solo dopo aver scritto le altre sezioni. In questo modo, puoi rivedere tutto e assicurarti di aver creato una dichiarazione di apertura completa. 

2. Obiettivi del progetto

Gli obiettivi del progetto sono gli obiettivi aziendali che vuoi raggiungere mettendo in atto il tuo progetto. È importante dichiarare gli obiettivi del progetto prima di iniziare qualsiasi lavoro, in modo da poterli utilizzare per misurare i tuoi progressi.

Elenca gli obiettivi del tuo progetto come obiettivi intelligenti per assicurarti che siano:

• Specifici

• Misurabili

• Raggiungibili

• rilevanti

• Temporizzabili

Misurare gli obiettivi dei tuoi progetti può aiutarti a determinare se è necessario modificare il flusso di lavoro per raggiungere meglio i tuoi obiettivi. Per esempio, se uno dei tuoi obiettivi era aumentare la base clienti del 10% entro la fine del trimestre, puoi esaminare i numeri alla fine del trimestre e vedere chiaramente se hai raggiunto o meno il tuo obiettivo. Puoi quindi esaminare le azioni che hai intrapreso lungo il percorso e determinare i motivi per cui potresti non aver raggiunto l'obiettivo.

3. Ambito del progetto

L'ambito del progetto indica i confini del progetto nel documento dei requisiti dell'azienda. Definendo l'ambito del progetto, manterrai tutti sulla stessa lunghezza d'onda e preverrai lo slittamento del progetto, ovvero quando il progetto si espande oltre i confini che hai impostato e diventa difficile da controllare. 

I dettagli da delineare nell'ambito del progetto includono:

• cronologia

• budget

• deliverable

• requisiti del progetto

• team di progetto

Puoi anche creare un elenco di esclusioni del progetto, ovvero di elementi che vuoi escludere dal progetto, come i processi aziendali o le strategie rischiose che vuoi che gli altri evitino quando lavorano al progetto. 

4. Requisiti aziendali

I requisiti aziendali sono la parte centrale del tuo modello di documento di specifica dei requisiti. In questa sezione elencherai le azioni necessarie per realizzare il tuo progetto. A seconda della complessità dei progetti, questo elenco può essere composto da pochi elementi o può essere molto lungo. 

Oltre a elencare i requisiti e a descriverli, classificali in base alla priorità e assegna a ogni elemento un livello di importanza in base alla sua criticità. Questo aiuterà gli altri a capire quali requisiti devono soddisfare per primi. 

Se uno dei requisiti è la codifica di un sito web, puoi assegnare a questa attività la priorità numero uno. Puoi anche etichettare questa attività come altamente critica perché, senza la codifica del sito web, non avrai una base per completare altri requisiti aziendali. 

5. Principali stakeholder

Gli stakeholder del progetto sono tutte le persone coinvolte nel progetto. Queste sono probabilmente le persone che leggeranno il tuo modello BRD per capire di cosa tratta il progetto. Gli stakeholder principali possono essere:

• Membri del team che lavorano al progetto

• I project manager che gestiscono il progetto

• Dirigenti che approvano il progetto

• I clienti interessati dal progetto finito

In questa sezione, elenca i nomi e i ruoli di ciascuno stakeholder e descrivi il loro compito in relazione al progetto. Questa sezione fornirà a tutti chiarezza su chi altro è coinvolto e su come può migliorare la comunicazione del team. Per le collaborazioni formali, un modello di accordo di partnership può aiutare a documentare ruoli, responsabilità e aspettative, in modo che tutti gli stakeholder siano sulla stessa lunghezza d'onda.

Una volta identificati gli stakeholder, è altrettanto importante costruire un solido rapporto di lavoro. Un modello di processo di onboarding del cliente può aiutarti a standardizzare le fasi di avvio, chiarire le responsabilità e rafforzare la fiducia fin dall'inizio.

6. Vincoli del progetto

Probabilmente hai presentato una panoramica dei vincoli del progetto all'interno dell'ambito del progetto, ma qui spiegherai questi limiti in modo più dettagliato. Quando il lettore esamina questa sezione, dovrebbe vedere la forma del progetto e i suoi limiti.

I vincoli di progetto possono includere:

• Rischi del progetto

• Disponibilità del team

• Risorse

• le dipendenze dei progetti

• Scadenze

• Budget dei progetti

I vincoli aiutano gli stakeholder a visualizzare la complessità del progetto e quanto sarà facile raggiungere gli obiettivi. Chiunque sia coinvolto nel progetto dovrebbe prima esaminare i vincoli del progetto.

7. Analisi costi-benefici

Terminare il documento dei requisiti dell’azienda con un’analisi costi-benefici è una mossa strategica. Se utilizzi il BRD per ottenere l'approvazione del progetto, questa sezione potrebbe essere il fattore decisivo. Clienti e dirigenti si preoccupano degli obiettivi del progetto, ma se non riesci che realizzerai un profitto, allora tutto è perduto. 

Per creare un’analisi costi-benefici:

• Descrivi tutti i costi relativi al progetto.

• Spiega i benefici associati

• Scrivi il costo totale previsto del tuo progetto

• stima il ROI previsto sottraendo i costi stimati dal reddito stimato

Modello di documento sui requisiti aziendali (con esempio)

Ecco un esempio di modello di documento dei requisiti aziendali. Questo esempio è per l’iniziativa di un’azienda tecnologica di avviare un blog di marketing. Nel documento, il project manager spiega in cosa consiste il progetto e qual è il suo scopo. Delinea inoltre gli obiettivi e l’ambito del progetto, per evitare il rischio di slittamento del progetto. 

Man mano che il BRD prosegue, il project manager elenca i requisiti aziendali, ovvero le azioni necessarie per completare il progetto. Altri elementi elencati sono gli stakeholder coinvolti nel progetto, i vincoli del progetto e l'analisi costi-benefici.

Se desideri utilizzare un modello di documento dei requisiti aziendali per il tuo progetto, utilizza il nostro modello gratuito riportato di seguito.

Cos'è la differenza tra requisiti aziendali e requisiti funzionali?

Quando si parla di requisiti aziendali, spesso si sente parlare di requisiti funzionali, ma è importante sapere la differenza tra i due. Un documento dei requisiti aziendali illustra i requisiti del progetto. Questo documento fornisce una panoramica di alto livello e offre agli stakeholder una visione completa del progetto nel suo complesso. 

Un documento dei requisiti funzionali (FRD) fornisce una descrizione dettagliata di come eseguire attività specifiche all'interno del progetto. Pensa a questi documenti come a un gioco da tavolo; il BRD è la scatola, che spiega il gioco e ti convince ad acquistarlo. Il documento dei requisiti funzionali, invece, sono le istruzioni che ti insegnano a giocare. 

Oltre ai requisiti funzionali, ci sono:

• Requisiti dell’utente: questi requisiti sono più dettagliati del BRD e spiegano cosa può fare l’utente con i risultati finali.

• Requisiti del prodotto: questi requisiti sono più dettagliati di quelli aziendali e dell'utente. I requisiti del prodotto spiegano lo scopo e le caratteristiche del progetto finito. Questo documento serve come guida per i team durante la creazione e la commercializzazione del prodotto.

• Requisiti non funzionali: sono i requisiti più dettagliati, tanto quanto quelli funzionali. Spiegano come dovrebbe funzionare il progetto e l’esperienza utente prevista del progetto finito.

Condividi i requisiti tramite strumenti di project management

Che tu stia creando un documento sui requisiti aziendali o qualcosa di più dettagliato, il modo migliore per condividere le informazioni con gli stakeholder è attraverso uno strumento semplificato. 

Con gli strumenti di project management, puoi dare la priorità agli obiettivi aziendali e assicurarti che nulla venga trascurato. Usa Asana per semplificare la comunicazione tra i team e raggiungere più facilmente i traguardi dei progetti.