Una guida in sei fasi per la raccolta dei requisiti per il successo del progetto

La raccolta dei requisiti può sembrare autoesplicativa, ma raramente riceve tutta l’attenzione che merita. Come fare stretching prima di allenarsi o lavarsi i denti prima di andare a letto, è un'attività semplice che spesso viene trascurata. 

Ma le conseguenze di ignorare queste cose apparentemente semplici possono portare a lesioni, carie o, nel caso della gestione dei progetti, rischi. 

In questo articolo, illustreremo il processo di raccolta dei requisiti e spiegheremo come prendersi il tempo necessario per concentrarsi su questa attività possa portare a risultati di successo.

Cos’è la definizione dei requisiti nella gestione dei progetti?

La definizione dei requisiti è il processo di identificazione dei requisiti esatti del tuo progetto dall'inizio alla fine. Questo processo si verifica durante la fase di avvio del progetto, ma continuerai a gestire i requisiti del progetto durante l'intera cronologia del progetto. 

La raccolta dei requisiti avviene in genere durante il brief di progetto o la riunione di avvio iniziale.

Ecco alcune domande:

• Quanto durerà il programma del progetto?

• Chi sarà coinvolto nel progetto?

• Quali rischi potremmo affrontare in questo progetto?

La raccolta dei requisiti non dovrebbe essere complessa, ma è una componente importante del processo di avvio del progetto.

Il processo di raccolta dei requisiti in 6 fasi

Per raccogliere i requisiti, utilizza il seguente processo in sei fasi. Una volta terminato, dovresti avere un documento completo che delinea le risorse necessarie per procedere attraverso le fasi del progetto.

Passaggio 1: assegna i ruoli

Il primo passaggio nella raccolta dei requisiti è assegnare i ruoli nel progetto. È il momento in cui identifichi gli stakeholder del progetto.

Uno stakeholder è chiunque sia coinvolto nel progetto, che si tratti di partner interni o esterni. Ad esempio, un cliente è uno stakeholder esterno, mentre un responsabile di reparto o un membro della bacheca è uno stakeholder interno. Identificare prima questi ruoli ti aiuterà a determinare chi dovrebbe analizzare l'ambito del progetto in seguito. 

Altri ruoli includono il project manager, l’amministratore di progetto, i designer, i tester di prodotto e gli sviluppatori. Queste persone possono aiutarti a identificare i requisiti e le risorse necessari per raggiungere gli obiettivi del progetto. 

Anche se potresti essere tentato di buttarti a capofitto nel tuo progetto e iniziare a elencare tutte le cose di cui sai di aver bisogno, questo può essere un errore. Rallenta e attieniti al processo, e avrai maggiori possibilità di prevenire i rischi del progetto. 

Passaggio 2: incontra gli stakeholder

Una volta identificati gli stakeholder del progetto, incontrali per avere un'idea di ciò che sperano di ottenere dal progetto. Comprendere cosa vogliono gli stakeholder è importante perché, in definitiva, è per loro che stai creando i tuoi risultati finali. 

Ecco alcune domande che puoi porre:

• Qual è il tuo obiettivo per questo progetto?

• Cosa pensi che renderebbe questo progetto un successo?

• Quali sono le tue preoccupazioni riguardo a questo progetto?

• Cosa vorresti che questo prodotto o servizio facesse che non fa già?

• Quali modifiche consiglieresti per questo progetto?

Gli stakeholder sono le persone per le quali stai sviluppando il progetto, quindi dovresti porre loro domande che possono aiutarti a creare il tuo elenco di requisiti.

Passaggio 3: raccogliere e documentare

La terza fase del processo si svolge contemporaneamente alla seconda. Raccoglierai informazioni mentre poni domande agli stakeholder. L’obiettivo è documentare tutto il possibile, in modo da avere tutte le risposte necessarie per iniziare il progetto.

Utilizza uno strumento di project management per raccogliere e documentare queste informazioni. In questo modo, puoi mantenere il piano, i requisiti e la comunicazione del progetto in un unico posto. Di seguito elenchiamo alcuni esempi di ciò che potresti documentare:

• risposte degli stakeholder alle domande del colloquio

• domande degli stakeholder

• Richieste degli stakeholder

• commenti degli stakeholder

• Domande e commenti che sorgono durante i colloqui

Non è necessario utilizzare tutte le risposte ricevute, ma avere tutto documentato può aiutarti a visualizzare tutte le prospettive degli stakeholder, il che ti aiuterà nella gestione dei requisiti.

La documentazione fa parte della raccolta dei requisiti. Un modello di documentazione tecnica aiuta il team a registrare requisiti, definizioni e materiali in un unico posto, in modo che tutti lavorino dalla stessa fonte.

Passaggio 4: elenca ipotesi e requisiti

Ora che hai completato il processo di acquisizione, crea il tuo piano di gestione dei requisiti in base alle informazioni che hai raccolto. 

Considera le domande a cui inizialmente hai deciso di rispondere durante il processo di raccolta dei requisiti. Quindi, usale per creare gli obiettivi dei requisiti, tra cui: 

• Durata del programma del progetto: puoi definire la cronologia del progetto utilizzando un diagramma di Gantt e utilizzarlo per visualizzare i requisiti che dipendono dai traguardi del progetto. Alcuni requisiti si applicheranno per l’intera durata del progetto, mentre altri solo durante fasi specifiche. Per esempio, avrai bisogno di un budget specifico per gli stipendi dei membri del team durante l'intero progetto, ma potresti aver bisogno di materiale specifico solo durante l'ultima fase della cronologia del progetto.  

• Persone coinvolte nel progetto: identifica esattamente quali membri del team saranno coinvolti nel tuo progetto, incluso il numero di designer, sviluppatori o manager di cui avrai bisogno per eseguire ogni passaggio. Le persone fanno parte dei requisiti del progetto, perché se non hai i membri del team di cui hai bisogno, non sarai in grado di completare il progetto in tempo. 

• Rischi del progetto: comprendere i rischi del progetto è una parte importante dell'identificazione dei requisiti del progetto. Usa un registro dei rischi per determinare quali hanno la priorità più alta, come il feedback degli stakeholder, i ritardi nella cronologia e la mancanza di budget. Quindi, pianifica una sessione di brainstorming con il tuo team per capire come prevenire questi rischi.

Come gli obiettivi intelligenti, i requisiti del progetto dovrebbero essere attuabili, misurabili e quantificabili. Cerca di entrare il più possibile nei dettagli quando elenchi il budget, la cronologia, le risorse necessarie e il team del progetto. 

Passaggio 5: ottenere le approvazioni

Una volta formalizzati i requisiti del progetto, avrai bisogno delle approvazioni degli stakeholder per assicurarti di soddisfare le esigenze degli utenti. Incoraggiare una comunicazione chiara può anche prevenire lo slittamento del progetto, assicurando che gli stakeholder siano consapevoli dei limiti del progetto fin dall'inizio. Puoi quindi procedere con il tuo piano di implementazione, che può includere l'acquisizione di risorse e la creazione di un team. 

Passaggio 6: monitora l’avanzamento

L'ultima parte del processo consiste nel monitorare l'avanzamento del progetto. Puoi utilizzare un software di gestione dei progetti per monitorare il budget del progetto e altri requisiti durante l'esecuzione del progetto. Il vantaggio di un software di gestione dei progetti è che puoi vedere le modifiche al tuo progetto in tempo reale e intervenire immediatamente quando le cose vanno storte. 

Tecniche di raccolta dei requisiti

Sebbene il processo di base della raccolta dei requisiti preveda di chiedere agli stakeholder il loro contributo, a volte gli stakeholder non sanno cosa è meglio per un progetto. In questi casi, sei responsabile della raccolta delle informazioni necessarie per capire quali dovrebbero essere i requisiti del tuo progetto. Quando l’input è incompleto, utilizza un modello di documento dei requisiti aziendali per organizzare ciò che sai e per aiutare a identificare eventuali lacune rimanenti.

Per assicurarti di essere completamente pronto per il ciclo di vita del progetto, prova queste tecniche di ricerca.

• Questionari: i questionari possono essere utili se devi porre agli stakeholder la stessa domanda in tutta la bacheca. Condividi il questionario con gli stakeholder in anticipo e dai loro il tempo di rispondere alle domande sui requisiti del progetto, per assicurarti che nessuno tralasci nulla. Sebbene i questionari possano essere un modo utile per raccogliere i requisiti, non sono molto efficaci per gli stakeholder esecutivi, che potrebbero essere troppo occupati per compilarli.

• Scenari di casi d’uso: uno scenario di casi d’uso è una descrizione scritta di come pensi che i membri del tuo team eseguiranno il progetto. Questi scenari possono includere chi è coinvolto nel progetto, cosa ti aspetti che facciano e i passaggi che seguiranno per raggiungere l'obiettivo del progetto. La condivisione di uno scenario di casi d'uso offre agli stakeholder un quadro chiaro della roadmap del progetto e dei risultati finali pianificati. Gli stakeholder hanno quindi qualcosa a cui rispondere se il caso d'uso non soddisfa le loro aspettative.

• Mappe mentali: le mappe mentali sono moduli visivi di brainstorming particolarmente utili per valutare i requisiti del progetto di cui hai bisogno. Al centro della mappa mentale, posiziona l'obiettivo principale del progetto. Nelle bolle che si ramificano dall'obiettivo principale, elenca le categorie di cose di cui hai bisogno. Man mano che la mappa continua a ramificarsi, puoi includere più dettagli con i tuoi requisiti fino a quando non hai acquisito tutti i requisiti del tuo progetto. 

• Prototipazione: intervistare gli stakeholder potrebbe non avere successo se non sanno esattamente cosa vogliono dal progetto. In tal caso, prova a creare dei prototipi per mostrare agli stakeholder come potrebbe essere il potenziale risultato finale. Questo può aiutare gli stakeholder a definire cosa piace e cosa no, in modo da poter identificare i requisiti esatti necessari per avviare il progetto. 

Se nessuna di queste tecniche ti sembra adatta, dai un’occhiata ad altri strumenti online che possono aiutarti a raccogliere informazioni, come una bacheca delle idee, un focus group, storie di utenti o un modello di matrice decisionale.

Perché la raccolta dei requisiti è importante?

La raccolta dei requisiti non è solo vantaggiosa per il tuo progetto, ma è essenziale. Riesci a ricordare perché l’ultimo progetto che hai gestito non è andato a buon fine? Hai esaurito le risorse o superato il budget? Hai sottovalutato il tempo necessario per completare il progetto? Questi sono rischi di progetto che puoi prevenire quando segui il processo di raccolta dei requisiti.

La definizione dei requisiti offre molti vantaggi, tra cui:

• Migliora la soddisfazione degli stakeholder: quando si segue un processo efficace di definizione dei requisiti, si migliora la soddisfazione degli stakeholder fornendo risultati finali del progetto più mirati. Gli stakeholder saranno felici di sapere cosa aspettarsi dal tuo progetto.

• Aumenta il tasso di successo del progetto: la definizione dei requisiti aumenta anche il tasso di successo del progetto, perché più sei preparato per il tuo prossimo progetto, meno è probabile che tu debba affrontare dei rischi. 

• Riduce i costi del progetto: affrontare i rischi del progetto può portare a un aumento dei costi del progetto. Evitando questi rischi, puoi ridurre i costi e rispettare il budget. Comprensibilmente, non vuoi spendere più denaro del necessario per un progetto, quindi questo è un grande vantaggio della raccolta dei requisiti. 

Semplifica la definizione dei requisiti con un software di gestione dei progetti

La definizione dei requisiti è una parte importante della pianificazione del progetto. Che tu stia intervistando gli stakeholder o eseguendo altri tipi di ricerche per compilare l'elenco dei requisiti del progetto, disporre di un software di gestione dei progetti in grado di contenere tutte le informazioni e spostarle senza problemi nella fase successiva sarà di grande aiuto. 

Quando gli stakeholder e i membri del team condividono l’accesso, è possibile comunicare e collaborare dall’inizio alla fine del progetto e ridurre qualsiasi possibilità di battute d’arresto.