Modello di documento sui requisiti aziendali

Il lancio di un progetto può andare a rotoli rapidamente quando non c’è un accordo su cosa significhi “completato”. I membri del team potrebbero precipitarsi nello sviluppo senza definire gli obiettivi, l'ambito o i risultati finali dell'azienda e, quando i traguardi iniziano a non essere rispettati, non è chiaro dove le cose siano andate storte. Un modello di documento dei requisiti aziendali (BRD) previene questi problemi, coordinando i team su ciò che deve essere creato, perché è importante e come verrà misurato il successo del progetto.

Invece di gestire i requisiti del progetto in fogli di calcolo o email, puoi centralizzare obiettivi, requisiti, cronologie e dipendenze in un unico flusso di lavoro. Che tu stia gestendo un nuovo progetto, perfezionando i processi aziendali o coordinando i team di prodotto e progettazione, il modello BRD ti aiuta a raccogliere i dettagli essenziali e a ridurre i problemi di comunicazione fin dall'inizio.

Chi trae vantaggio dai modelli BRD?

Un semplice modello di documento dei requisiti aziendali non si limita a delineare le attività del progetto. Mette in contatto tutte le persone coinvolte nella trasformazione di un concetto in un progetto di successo. Se il tuo team di progetto sta definendo i requisiti del prodotto, scrivendo la descrizione del progetto o avviando la raccolta dei requisiti, i modelli BRD assicurano che tutti comprendano cosa deve essere creato e perché.

Analisti aziendali

Gli analisti aziendali utilizzano il modello BRD per acquisire i requisiti funzionali e non funzionali, documentare i vincoli del progetto e garantire che gli obiettivi aziendali si traducano in attività di progetto attuabili.

Project manager

I project manager utilizzano i modelli dei requisiti per delineare ambito, traguardi, casi d'uso e risultati finali. Avere tutte queste informazioni centralizzate aiuta a concentrare il team su risultati misurabili e previene lo slittamento del progetto.

Stakeholder e dirigenti

I leader possono esaminare rapidamente un executive summary, un'analisi degli stakeholder e una panoramica del progetto per vedere come un'iniziativa si allinea con gli obiettivi e i budget dell'azienda, senza la necessità di comprendere i dettagli tecnici.

Sviluppatori e team tecnici

Per i team tecnici, il documento di specifica dei requisiti identifica le storie utente, le API e i requisiti di integrazione prima dell'inizio della codifica. La documentazione riduce le revisioni e aiuta a garantire che il prodotto finale rifletta accuratamente l'intento dell'azienda.

Clienti e partner

I collaboratori esterni ottengono trasparenza su deliverable, dipendenze e risultati attesi. Con la documentazione, i cicli di approvazioni sono più rapidi e fluidi.

Perché utilizzare un modello di documento dei requisiti aziendali

Quando iniziano nuovi progetti, i team spesso si precipitano nell'esecuzione senza una comprensione condivisa di cosa significhi avere successo. Un modello BRD lo impedisce, definendo il problema, la soluzione e la misurazione del successo in anticipo.

Usa i modelli BRD per

• coordinare gli obiettivi aziendali e i risultati finali tecnici

• ridurre i problemi di comunicazione durante l'esecuzione del progetto

• Definire l'ambito del progetto e la cronologia

• velocizzare le approvazioni del team

• centralizzare gli aggiornamenti per revisioni e metriche in corso

Come usare un modello di documento dei requisiti dell'azienda

L'utilizzo del modello di documento di specifiche dei requisiti di Asana ti aiuta a strutturare i tuoi requisiti in modo da soddisfare sia il pubblico tecnico che quello aziendale. I passaggi seguenti corrispondono alle sezioni del layout del modello, quindi puoi seguirli mentre lo compili.

Passaggio 1: executive summary

Inizia con un riepilogo di alto livello dell'iniziativa. Spiega in cosa consiste il progetto, perché è importante e come supporta gli obiettivi aziendali. Mantieni questa sezione concisa ma di impatto; è spesso la prima parte che gli stakeholder leggono.

Aggiungi l'obiettivo principale del progetto, gli utenti target e i risultati previsti. Un executive summary dovrebbe anche servire come riferimento rapido per i dirigenti che hanno bisogno di capire lo scopo senza essere impantanati dai dettagli tecnici.

Fase 2: panoramica del progetto e obiettivi

Utilizza questa sezione per definire l'ambito del progetto, la cronologia e i risultati finali. Indica cosa è incluso ed escluso per evitare aspettative non allineate in seguito. Aggiungi obiettivi misurabili, come la riduzione del tempo di elaborazione del 20% o il miglioramento della soddisfazione degli utenti. Gli obiettivi aiutano a monitorare il ROI e le metriche di successo.

Fase 3: esigenze e giustificazione dell'azienda

Documenta il motivo per cui questo progetto esiste. Stai risolvendo le inefficienze nei processi aziendali? Stai soddisfacendo i requisiti di conformità? Stai supportando il lancio di un nuovo prodotto?

Una giustificazione ben scritta migliora il consenso degli stakeholder. Quindi includi l'analisi costi-benefici, i rischi previsti e il modo in cui l'iniziativa contribuisce a obiettivi organizzativi più ampi.

Passaggio 4: ambito

Definisci i confini del progetto nei dettagli. Suddividi l'ambito in elementi funzionali e non funzionali, identificando ciò che ogni team è responsabile di fornire. Puoi anche allegare a questa sezione documenti di pianificazione del progetto o grafici dei traguardi. Ciò aiuta gli stakeholder a visualizzare le dipendenze e i check point di avanzamento.

Passaggio 5: requisiti funzionali e non funzionali

Questa sezione è la spina dorsale tecnica del modello di documento dei requisiti aziendali. Elenca cosa deve fare il sistema (requisiti funzionali) e come deve funzionare (requisiti non funzionali).

Includi dettagli come API, integrazioni di sistema, standard di sicurezza e criteri di usabilità. Collegandoli ai criteri di accettazione, garantisci che ogni requisito possa essere convalidato prima del lancio.

Passaggio 6: principali stakeholder

Aggiungi stakeholder, sponsor e rappresentanti dei reparti coinvolti nel progetto. Assegna le responsabilità per la revisione e le approvazioni utilizzando i campi Incaricato e Stato delle approvazioni di Asana. Mantenere queste informazioni organizzate evita colli di bottiglia durante le revisioni e le approvazioni. Puoi anche taggare i reparti per semplificare la comunicazione tra i team.

Funzionalità di documentazione dei requisiti di Asana

Le funzionalità aiutano il tuo modello BRD a trasformarsi da un documento statico in un flusso di lavoro dinamico e tracciabile. Esplora queste opzioni e visita l’hub delle funzionalità di Asana per un elenco completo.

Campi personalizzati

Monitora i livelli di rischio, la priorità e la responsabilità del reparto direttamente nel modello. I campi personalizzati semplificano il filtraggio e l'ordinamento dei requisiti man mano che il progetto si espande.

Approvazioni

Incorpora la responsabilità nel tuo flusso di lavoro aggiungendo passaggi di revisione e approvazioni. Gli approvatori ricevono notifiche automatiche quando le sezioni sono pronte per l'approvazione.

Vista cronologia

Visualizza come i traguardi e le dipendenze si combinano tra loro. La vista cronologia mostra tutte le fasi del progetto, in modo che gli stakeholder possano identificare tempestivamente i conflitti.

Allegati

Allega documenti di riferimento, come wireframe, modelli di costo o moduli di conformità. Mantenere tutto collegato in un unico spazio di lavoro elimina il tempo dedicato alla ricerca tra i sistemi.

Regole e automazione

Imposta le automazioni per far avanzare le attività quando le approvazioni sono state completate o le dipendenze sono state risolte. In questo modo, l'avanzamento del progetto viene monitorato in tempo reale.

Integrazioni consigliate per il modello BRD

Le integrazioni collegano il modello di documento dei requisiti aziendali con gli strumenti già utilizzati dal tuo team. Sfoglia la raccolta delle integrazioni di Asana per scoprire tutti i connettori disponibili.

Google Drive

Allega documenti di progetto correlati, analisi dei costi e ricerche di supporto direttamente alle attività del BRD. Tutti sono sempre aggiornati con l'ultima versione.

Slack

Ricevi aggiornamenti immediati quando vengono aggiunti nuovi requisiti o vengono completate le approvazioni. L’integrazione di Slack consente ai team di rispondere rapidamente senza dover controllare più piattaforme.

Jira Cloud

Sincronizza i requisiti con Jira per collegare il BRD all’esecuzione tecnica. Gli sviluppatori possono vedere gli obiettivi del progetto mentre lavorano alle attività di progettazione.

Figma

Collega i modelli di progettazione o i concetti di interfaccia utente ai requisiti funzionali pertinenti. Ciò semplifica la convalida delle decisioni relative all’esperienza utente prima dell’inizio dello sviluppo.

Microsoft Teams

Collabora alle discussioni sui progetti direttamente da Teams collegando le conversazioni alle attività di Asana. 

Domande frequenti sui modelli di documenti dei requisiti dell’azienda