Modello di registro degli stakeholder

Il successo del tuo progetto dipende da molti fattori: pianificazione completa, comunicazione efficace, obiettivi chiari e, ovviamente, il consenso e la soddisfazione degli stakeholder. 

La soddisfazione degli stakeholder è la chiave di qualsiasi progetto di successo, ma può essere difficile tenere traccia delle loro preferenze, soprattutto in un grande progetto con numerosi aspetti dinamici. Per fortuna, i giorni di una gestione complicata degli stakeholder sono finiti, grazie ai modelli di registro degli stakeholder.

Cos'è un registro degli stakeholder?

Un registro degli stakeholder è un documento che definisce tutti gli stakeholder di un particolare progetto, il loro coinvolgimento, il loro interesse, la loro influenza e le loro preferenze di comunicazione. 

Hai mai confuso le preferenze di uno stakeholder con quelle di un altro? O, peggio ancora, dimenticato di includere uno stakeholder in una comunicazione importante? È più facile che accada di quanto pensi. Dopotutto, un project manager non fa miracoli. Poter contare su un processo semplificato per tenere traccia delle informazioni relative agli stakeholder è solo una piccola parte di una buona gestione degli stakeholder.

È qui che entrano in gioco i registri degli stakeholder. Questi sono degli utili strumenti di project management, poiché raccolgono tutte le informazioni sugli stakeholder in un unico posto facilmente accessibile, semplificando quindi il monitoraggio di quali stakeholder sono coinvolti nel progetto e di come ne influenzano il risultato. Se le informazioni sugli stakeholder cambiano durante il corso del progetto, puoi aggiornare velocemente il registro in modo che quest'ultimo rifletta tale cambiamento e che niente possa sfuggirti.

Cos'è un modello di registro degli stakeholder?

Un modello di registro degli stakeholder è una risorsa riutilizzabile che puoi duplicare velocemente in modo da poter configurare un nuovo registro degli stakeholder per ogni progetto a cui lavori. Questi modelli creano una bozza di base per tutti i tuoi progetti, facilitando il monitoraggio delle preferenze e dell'influenza sul progetto degli stakeholder dopo che svolgi l'analisi degli stakeholder.

Vantaggi di un modello digitale di registro degli stakeholder

Nel ruolo di project manager, può essere difficile per te monitorare tutti gli stakeholder di un progetto, in particolare quando gestisci una grande iniziativa o ti destreggi tra diversi progetti. Ma il consenso e la soddisfazione degli stakeholder è importante per raggiungere il successo. Comunicare l'informazione giusta alla persona giusta all'inizio del progetto aiuta a ottenere il consenso dei tuoi superiori. Inoltre, assicura che tu e i tuoi stakeholder siate allineati sulla cronologia, sugli obiettivi e sui risultati finali del progetto, evitando così che più avanti si verifichi uno slittamento del progetto.

I modelli di registro degli stakeholder semplificano questo processo e il coinvolgimento degli stakeholder, fungendo da unica fonte di verità per tutte le informazioni relative ai tuoi stakeholder. Questi modelli ti consentono di collocare ciascun stakeholder del progetto in diversi livelli o categorie e di tenere traccia del modo migliore per condividere con loro le informazioni, aiutandoti così ad assicurarti, e a mantenere, quel cruciale consenso.

Inoltre, i modelli di registro digitale degli stakeholder creati in uno strumento di project management riducono le attività superflue, fungendo da guida per le informazioni relative agli stakeholder e consentendoti di metterti rapidamente al lavoro all'inizio di ogni progetto.

Di seguito sono riportati gli ulteriori vantaggi del modello di registro degli stakeholder. 

• Funge da unica fonte di verità per tutte le informazioni relative agli stakeholder.

• Tiene traccia dei dettagli degli stakeholder in un posto facilmente accessibile a tutti i membri del tuo team.

• Tiene i membri del tuo team aggiornati e allineati sulle preferenze degli stakeholder.

• Migliora il coinvolgimento e le relazioni degli stakeholder. 

• Aiuta il tuo team a comprendere le preferenze individuali degli stakeholder, favorendo una comunicazione efficace e l'ottenimento del loro consenso.

• Instaura un clima di fiducia e una buona comunicazione con gli stakeholder. 

• Consente al tuo team di vedere velocemente chi ha potere decisionale (e chi non lo ha), in modo che tu possa rivolgerti agli stakeholder giusti e ottenere velocemente il loro consenso. 

• Aiuta il tuo team a identificare le necessità degli stakeholder e a determinare il modo di comunicare più utile per loro. 

Ricorda, i registri degli stakeholder sono strumenti proattivi (non reattivi) che ti aiutano a tenere traccia di chi è chi nel tuo progetto. Fanno parte dell'iniziale processo di pianificazione del progetto e consentono di definire dei limiti e di allinearti da subito con gli stakeholder, impedendo al tuo progetto di crescere di dimensioni o di andare fuori strada. 

Cosa includere in un modello di registro degli stakeholder 

Il tuo modello di registro degli stakeholder fungerà da base per tutti i tuoi progetti futuri, perciò dovrebbe includere qualsiasi informazione che vuoi duplicare in diverse iniziative. Fanno parte di ciò tutte le informazioni di cui vuoi tenere traccia per ogni singolo stakeholder, come il suo livello di influenza sul progetto e le sue preferenze di comunicazione. In tal modo, non dovrai mai preoccuparti di dimenticare un'informazione chiave.

Il tuo modello di registro degli stakeholder dovrebbe includere i seguenti dati su ciascun stakeholder:

• nome

• ruolo o titolo

• categoria (interno o esterno; primario o secondario)

• livello di influenza sul progetto (basso, medio o elevato)

• livello di interesse nel progetto (basso, medio o elevato)

• esigenze o desideri specifici

• forma primaria di comunicazione

• il tipo di informazione che preferisce negli aggiornamenti 

• con quale frequenza preferisce ricevere gli aggiornamenti

• informazioni di contatto

• eventuali note aggiuntive 

Il tuo modello di registro degli stakeholder dovrebbe inoltre includere una sezione per le informazioni di base sul progetto, come il nome e la descrizione, il tipo di progetto e le date di inizio e di fine proposte. Puoi compilarla con questi dati e con eventuali note specifiche per un determinato stakeholder all'inizio di ciascun progetto. 

Funzionalità integrate

• Aggiornamenti sullo stato del progetto. Di' addio allo spulciare tra più strumenti per trovare informazioni sullo stato di un progetto o al partecipare a un'altra riunione per qualcosa che avrebbe potuto essere discusso in un'email. Gli aggiornamenti sullo stato dei progetti di Asana non sono solo più facili da usare, ma sono anche collegati direttamente al lavoro svolto dal tuo team. Ciò consente ai membri del team di accedere facilmente a informazioni aggiuntive sul progetto, come il piano di progetto, il piano di comunicazione, gli obiettivi del progetto, i traguardi, i risultati finali e altro ancora. In definitiva, i resoconti sullo stato del progetto riducono il lavoro manuale, centralizzano le informazioni e tengono tutti aggiornati.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire la coerenza in tutta l'organizzazione.

• Panoramica del progetto. La panoramica del progetto è il punto di riferimento unico per tutto il contesto importante del progetto. Metti a disposizione del tuo team una visione d'insieme, spiega il cosa, il perché e il come del tuo progetto. Aggiungi una descrizione del progetto per definire il tono della vostra collaborazione su Asana. Quindi, condividi il contesto e le risorse importanti, come i dettagli delle riunioni, i canali di comunicazione e i brief di progetto, tutto in un unico posto.

• Brief del progetto. Il brief del progetto è un modo di comunicare dettagli e date importanti all'intero team. Assicurati che il tuo team possa accedere facilmente al brief del progetto mettendolo a disposizione in un'unica fonte di riferimento come Asana.

App consigliate

• Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata su Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, in modo da non lasciarti sfuggire nulla. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack.

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello attività di Asana.

• Miro. Collega Miro e Asana per ottimizzare i flussi di lavoro e avere un quadro completo di ogni progetto in un unico posto. Incorpora le lavagne di Miro nei brief di progetto di Asana, per consentire ai membri del team di interagire, visualizzarle, commentare o modificarle direttamente da Asana. Oppure allega una nuova lavagna di Miro, o una già esistente, a qualsiasi attività di Asana, per invitare automaticamente i collaboratori a visualizzare, commentare o modificare la lavagna.

Domande frequenti