Dodici suggerimenti per comunicare in maniera efficace sul luogo di lavoro

Al giorno d'oggi siamo in contatto quasi costante con i nostri colleghi. Probabilmente non ci pensi due volte prima di dire "ciao" a un collega, prendere un caffè virtuale con un collega che lavora da remoto o inviare al tuo team la GIF di un gatto in pigiama, ma questo non è un problema. Anche se stai comunque comunicando durante l'orario di lavoro, c'è una differenza tra questi messaggi e comunicare sul luogo di lavoro.

Quando si parla di comunicazione sul luogo di lavoro, ci si riferisce alla comunicazione che riguarda il lavoro vero e proprio. Sapere quando e come comunicare in maniera efficace al lavoro può aiutarti a ridurre le incomprensioni, aumentare la felicità del team, rinforzare la collaborazione e generare fiducia. I team che sanno comunicare in maniera efficace sono meglio preparati ad affrontare situazioni difficili. Tuttavia, per creare buone abitudini comunicative servono tempo e impegno, ed è qui che entriamo in gioco noi. Di seguito ti proponiamo 12 modi per migliorare le tue abilità comunicative sul luogo di lavoro.

Cosa significa "comunicazione sul luogo di lavoro"

La comunicazione sul luogo di lavoro riguarda qualsiasi interazione relativa al lavoro vero e proprio, ad esempio parlare di attività individuali, condividere aggiornamenti di stato dei progetti o dare un feedback a manager o dipendenti. Sapere come comunicare sul luogo di lavoro è fondamentale per collaborare in maniera efficace. Se la comunicazione non è chiara, si rischiano incomprensioni, confusione e sentimenti feriti.

La comunicazione sul luogo di lavoro può avvenire di persona, per iscritto, su una piattaforma per videoconferenze o in una riunione. Può anche avvenire in tempo reale o in modo asincrono, ovvero tramite email, video registrati o una piattaforma come uno strumento di project management. Ecco alcuni esempi di comunicazione sul luogo di lavoro:

• riunioni del team

• riunioni individuali di feedback

• ricezione di informazioni

• comunicazione dello stato o dell'avanzamento del progetto

• collaborazione su attività interfunzionali

• comunicazione non verbale

Principi per una buona comunicazione

Ora che sai quale tipo di comunicazione fa parte della comunicazione sul luogo di lavoro, come puoi iniziare a migliorarla? Ci sono alcuni principi chiave di buona comunicazione che puoi usare indipendentemente dalla situazione. In particolare, una comunicazione efficace:

• punta alla chiarezza. Che tu stia inviando un messaggio su Slack, scrivendo un'email o una risposta su due piedi, punta a comunicare chiaramente ciò che vuoi dire.

• non crea conflitti, ma cerca di risolverli. Il motivo per cui stai comunicando è risolvere un problema o promuovere una collaborazione efficace per un progetto o un'attività. Una buona comunicazione sul luogo di lavoro può far identificare ostacoli o fornire un feedback, ma assicurati che l'obiettivo sia migliorare la situazione in cui ti trovi ora.

• è bidirezionale. Qualsiasi comunicazione sul luogo di lavoro è uno scambio di informazioni, anche se una delle due persone sta comunicando in maniera non verbale.

I vantaggi di comunicare apertamente sul luogo di lavoro

Comunicare in maniera chiara ed efficace sul luogo di lavoro può:

• aumentare il coinvolgimento e il senso di appartenenza dei dipendenti

• incoraggiare il team a partecipare

• aumentare la produttività

• creare un luogo di lavoro sano e una cultura dell'organizzazione

• ridurre i contrasti

• aumentare la fidelizzazione

Sette suggerimenti per comunicare in maniera efficace sul luogo di lavoro

Per comunicare in maniera efficace sul luogo di lavoro è importante sapere dove, come e quando farlo. Prova questi sette suggerimenti per migliorare le tue abilità di comunicazione.

1. Identifica il canale di comunicazione e l'argomento

Si può comunicare in modi diversi: di persona, via email, via chat o su piattaforme di gestione del lavoro. Per avere il massimo dell'efficacia, assicurati di seguire le linee guida e di inviare messaggi riguardo agli argomenti giusti nei posti giusti.

A volte, sapere dove comunicare significa essere già a metà strada. La tua azienda potrebbe utilizzare diversi strumenti, ed è per questo che è ancora più importante sapere quale usare. Quale strumento è il più appropriato per la tua domanda o il tuo commento? Devi comunicare in tempo reale o puoi inviare un messaggio asincrono? Se non lo sai, chiedi a un collega o a un manager dove dovresti inviare i diversi tipi di messaggi. È importante che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Per esempio, noi di Asana usiamo:

• Slack

• Asana

• Gmail

• Zoom

2. Lavora sulle tue capacità di collaborazione

Per lavorare di squadra in maniera efficace è fondamentale collaborare. Per sviluppare ottime capacità di collaborazione in team, devi esercitarti a comunicare in maniera aperta e onesta. Questo non significa essere d'accordo su tutto. Sapere come esprimere il proprio disaccordo e lavorare su queste differenze è un aspetto fondamentale della collaborazione.

Le capacità di collaborazione e comunicazione sono una specie di scenario "è nato prima l'uovo o la gallina?". Puoi creare una buona collaborazione comunicando in maniera efficace, ma sapere come collaborare è una componente fondamentale di una comunicazione solida. In poche parole, dovrai allenarti per migliorare sia le capacità di collaborazione che quelle di comunicazione. Mano a mano che le tue capacità di collaborazione in team migliorano, riuscirai a comunicare meglio informazioni e opinioni in un contesto lavorativo. Come risultato, comunicare in maniera onesta porterà a una collaborazione meno impegnativa.

3. Parla di persona quando possibile

Probabilmente il metodo più collaudato per evitare errori di comunicazione è parlare di persona. Se il tuo team è virtuale, parlare in videoconferenza può funzionare ugualmente. Comunicare di persona è particolarmente importante se sai di dover affrontare un argomento difficile. Non è facile far capire il proprio tono per iscritto, quindi sarebbe preferibile fare in modo che il tuo collega vedesse le tue espressioni facciali e il tuo linguaggio del corpo.

Se il tuo team lavora da remoto o da più sedi dislocate, usare il telefono invece che una videoconferenza per comunicare potrebbe funzionare ugualmente. La stanchezza da videoconferenza è un problema reale che può rendere difficile la collaborazione e la comunicazione all'interno dei team che lavorano da remoto. Comunicare via telefono riduce parte dello stress visivo, dando al tempo stesso la possibilità di sentire la voce e il tono del collega.

4. Controlla il linguaggio del corpo e il tono di voce

La comunicazione non riguarda solamente quello che si dice, ma anche come lo si dice. Assicurati di non parlare con le braccia incrociate o di sembrare rude. Spesso il linguaggio del corpo può non avere a che fare con la situazione attuale: magari stai accusando un po' di stress o stanchezza a causa di qualcos'altro che ti è successo nella sfera privata. Ma i tuoi colleghi, che potrebbero non esserne a conoscenza, potrebbero vedere come ti poni e pensare che l'arrabbiatura sia dovuta al lavoro. Soprattutto quando devi avere conversazioni difficili, cerca di rilassare il corpo e il viso per evitare di mandare segnali involontari.

5. Dai la priorità alla comunicazione bilaterale

Quando si comunica sul luogo di lavoro, ascoltare ha la stessa importanza di parlare. Per essere un collega collaborativo devi anche ascoltare le idee degli altri, invece che cercare di presentare solo le tue idee.

Esistono due tipi di ascolto comuni: ascoltare per rispondere e ascoltare per capire. Quando ascolti per rispondere, ti concentri su quello che dirai dopo invece che su quello che sta dicendo la persona. Quando ascolti in questo modo, rischi di perderti informazioni importanti o addirittura di ripetere quello che l'altra persona ha appena detto.

Cerca invece di ascoltare per capire, ovvero di ascoltare quello che l'altra persona ha da dire senza pensare a cosa risponderai. Se ti accorgi che stai pensando a qualcosa da dire, prenditi un appunto in modo da poter riprendere ad ascoltare e capire, invece che cercare di ricordarti quella cosa che vuoi dire.

6. Attieniti ai fatti e non alle storie

La tecnica "Fatti vs storie" è raccomandata da Diana Chapman, co-fondatrice di Conscious Leadership Group. In questo caso i "fatti" sono cose realmente accadute, su cui tutte le persone presenti concordano. Una "storia", invece, è la tua interpretazione della situazione.

Per esempio, immagina che il tuo responsabile ti dia un feedback durante una piccola riunione del team. Questo è un fatto. Non ti aspettavi il feedback e pensi che il responsabile l'abbia condiviso durante la riunione, invece che farlo individualmente, perché insoddisfatto del tuo lavoro. Questa invece è una "storia", perché non puoi sapere se sia vera o no.

Le storie sono inevitabili, tutti creiamo storie dai fatti. Tuttavia, devi cercare di separarle dai fatti ed evitare di compiere azioni in risposta a storie finché non sei in grado di confermarle. In questo caso, per esempio, potresti chiedere durante il tuo incontro individuale col responsabile perché ha condiviso quel feedback nella riunione del team.

7. Assicurati di parlare con la persona giusta

Oltre a saper cosa dire, per comunicare in maniera efficace sul luogo di lavoro bisogna sapere con chi si sta parlando. A volte una cattiva comunicazione è il risultato del parlare con le persone sbagliate o del condividere informazioni nel posto sbagliato.

Per evitare questa situazione, assicurati che le persone giuste siano presenti o che ricevano il messaggio. Se non sai chi dovrebbero essere queste persone, prenditi del tempo per identificare gli stakeholder del progetto importanti che potrebbero mancare.

Cinque modi per sviluppare capacità di comunicazione da leader

Se sei un leader, hai il potere di stabilire norme di comunicazione per il tuo team. Una comunicazione solida può creare una sana cultura aziendale, fiducia tra i dipendenti ed eliminare i compartimenti stagni tra i team interfunzionali. Ecco come.

1. Risolvi qualsiasi cambiamento non ancora affrontato

Prima di iniziare a migliorare le capacità di comunicazione del tuo team, assicurati che non ci siano problemi non affrontati che impediscono di comunicare in maniera onesta. Si sentono tutti a proprio agio a parlare apertamente? C'è qualcosa che potrebbe impedire a un membro del team di essere sé stesso?

Una delle cose più importanti che puoi fare in qualità di leader è assicurarti che i dipendenti si sentano a proprio agio ad essere completamente sé stessi (o quanto decidono di esserlo) al lavoro. Che si tratti di esprimere disaccordo, parlare delle proprie passioni fuori dal lavoro o essere onesti riguardo a quale tipo di comunicazione preferiscono, assicurati di comprendere le necessità di ogni membro e di soddisfarle quando ci si trova in team.

Nei sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti, ci veniva sempre consigliato di migliorare la condivisione delle informazioni e la comunicazione all'interno dell'organizzazione. Di conseguenza abbiamo cercato un modo per riuscire a farlo.”

2. Chiedi spesso un feedback

Se non chiedi un feedback sul tuo stile di comunicazione, potresti non riceverne mai. Anche se comunicare sul luogo di lavoro ha un impatto su tutte le altre interazioni, i membri del team potrebbero pensare che non sia necessario dare un feedback al riguardo. Se chiedi ai dipendenti un riscontro sul tuo stile comunicativo, potrai continuare a migliorare e sviluppare strategie comunicative chiare per il tuo team.

3. Comprendi gli stili comunicativi del team

Un altro modo efficace di comunicare col tuo team è chiedere in che modo preferisce farlo. Le preferenze comunicative non dovrebbero essere né un segreto né un'ipotesi. Sapere da subito se i membri del team preferiscono le videoconferenze o le telefonate, le riunioni di prima mattina o quelle pomeridiane, può aiutarti a creare un ambiente in cui possono lavorare bene.

Tra le domande importanti da chiedere ricordiamo:

• sono mattinieri o preferiscono lavorare di notte?

• preferiscono riunioni strutturate o sessioni di brainstorming a ruota libera?

• preferiscono pensare ad alta voce, sul momento o per iscritto?

• qual è la loro personalità: introversa, estroversa o un mix delle due?

• pensano di conoscere i propri colleghi o preferirebbero più attività per stringere legami?

• quali tipi di riunioni o attività li stimolano di più?

4. Prenditi del tempo per fare team building o attività per rompere il ghiaccio

Conoscere i membri del team è importante per capire come comunicare con loro. È soprattutto importante prendersi del tempo per conoscere il team fuori dall'ambiente lavorativo. Le domande per rompere il ghiaccio possono aggiungere un tocco personale e un po' di divertimento a qualsiasi riunione, quindi potresti pensare di iniziare con una chiacchierata informale prima di parlare degli argomenti all'ordine del giorno.

5. Dai l'esempio

Ricorda: il tuo metodo di comunicazione e collaborazione avrà un impatto su tutto il team. Sta a te dare l'esempio comunicando apertamente e chiaramente sul luogo di lavoro. Una volta dato l'esempio, il tuo team lo seguirà.

Ricordati di chiedere quasi ogni mese cosa ne pensano i colleghi della comunicazione all'interno del team. Sono emerse alcune abitudini negli ultimi mesi che desideri eliminare o incoraggiare? Pensare regolarmente al modo in cui il tuo team comunica, invece che "impostare e dimenticare" le abitudini del tuo team può aiutarti ad avere metodi di comunicazione più intenzionali.

Mano a mano che un'organizzazione cresce, le comunicazioni iniziano a incontrare dei colli di bottiglia. A Hope for Haiti, questo tipo di inefficienze ci ha colpito negativamente: quando non funzioniamo come un meccanismo ben oliato, non aiutiamo quante persone vorremmo, ed è nostra responsabilità migliorare questo aspetto del nostro lavoro.”

Altri tipi di comunicazione sul luogo di lavoro

Nella maggior parte delle discussioni che riguardano la comunicazione sul luogo di lavoro si pensa che "luogo di lavoro" significhi "di persona". Tuttavia, esistono diversi modi di comunicare da diverse sedi, dagli uffici internazionali ai team che lavorano da remoto. La maggior parte delle best practice relative alla comunicazione si applica a qualsiasi tipo di team, ma ci sono alcune considerazioni da fare e buone pratiche da seguire per aiutare i membri del team a sentirsi realmente connessi.

Team che lavorano da sedi diverse

Questi team lavorano da uffici diversi dislocati a livello nazionale e internazionale. Possono avere fusi orari diversi e parlare lingue diverse, e ogni ufficio può avere la sua cultura e le sue abitudini. Non aspettarti che questi team comunichino nello stesso modo. In effetti, uno dei vantaggi dei team dislocati in diverse sedi è la differenza di idee a cui si è esposti lavorando con colleghi provenienti da tutto il mondo.

Se lavori in questo tipo di team, è fondamentale sovracomunicare in modo che i colleghi che lavorano in diversi fusi orari e altri uffici restino aggiornati. Assicurati di documentare tutto in un'unica fonte di riferimento accessibile online da tutti i membri del team e di cercare uno strumento che la aggiorna in tempo reale, così che nessuno venga rallentato dalla mancanza di informazioni.

Ricordati che i fusi orari possono influenzare il modo in cui le persone si presentano alle conversazioni. Cerca di programmare le riunioni quando tutti sono disponibili o offri di inviare registrazioni e appunti a quei membri che non possono partecipare. È inoltre fondamentale ricontrollare che le persone giuste vengano tenute aggiornate e che non vengano lasciate indietro solo perché lavorano in un ufficio diverso da quello in cui lavora la maggior parte del team.

Colleghi online

Se lavori con un team virtuale, è fondamentale stabilire dove e con che frequenza avverranno le comunicazioni. Sapere esattamente quale strumento di comunicazione utilizzare può aiutare i membri del team a sentirsi connessi, anche se lavorano da remoto.

Mentre lavoravamo da remoto, abbiamo dovuto imparare di nuovo a comunicare in modi differenti. Slack, Asana e le integrazioni tra questi strumenti hanno rimpiazzato o integrato gran parte delle modalità in cui comunicavamo di persona.”

I membri del team che lavorano da remoto possono sentirsi tagliati fuori e distanti l'uno dall'altro, quindi prendi in considerazione di fare un esercizio con tutto il team per discutere delle loro abitudini preferite per comunicare. Alcuni membri potrebbero preferire le telefonate improvvise, mentre altri potrebbero preferire riunioni programmate con ordini del giorno chiari. Poiché i membri del team hanno meno opportunità di interagire di persona, è fondamentale stabilire queste preferenze come team, in modo da mantenere aperti i canali di comunicazione.

Infine, assicurati di coinvolgere i membri del team in eventi periodici per stimolare l'affiatamento. Che tu stia facendo attività per rompere il ghiaccio all'inizio di ogni riunione o programmando momenti in cui fare una chiacchierata alla fine di ogni settimana, avere del tempo dedicato al team può aiutare i membri a sentirsi parte del gruppo, anche se si connettono da diverse parti del mondo.

La ciliegina sulla torta per una comunicazione efficace sul luogo di lavoro

L'ultimo elemento per una comunicazione chiara è avere un'unica fonte di riferimento per tutte le informazioni relative alla comunicazione e al lavoro. Usare un sistema centralizzato come uno strumento di gestione del lavoro può aiutarti a coordinare il lavoro a tutti i livelli. Scopri di più su come la gestione del lavoro rende la coordinazione dei progetti e la comunicazione più semplice leggendo il nostro articolo introduttivo sulla gestione del lavoro.