Quattro strumenti di comunicazione indispensabili per promuovere la collaborazione

Una comunicazione efficace è uno degli aspetti più importanti di qualsiasi azienda. Consentendo una comunicazione semplice, promuovi la collaborazione e rendi più facile per i membri del team concentrarsi sul lavoro che conta. Tuttavia, esistono molti strumenti di comunicazione, e ognuno offre qualcosa di leggermente diverso. 

Quello che non vuoi è usare troppi strumenti. La ricerca mostra che gli operatori della conoscenza passano da uno strumento all'altro in media 10 volte fino a 25 volte al giorno. Il passaggio da un’app all’altra riduce la produttività e influisce sull’efficienza. Infatti, oltre un quarto (27%) dei lavoratori afferma di perdere azioni e messaggi quando passa da un’app all’altra, e il 26% afferma che il sovraccarico di app li rende meno efficienti. 

Ciò di cui hai bisogno sono strumenti aziendali efficaci che migliorino la comunicazione senza ostacolare il lavoro ad alto impatto. In questo articolo, daremo un’occhiata a ciò che rende efficace uno strumento di comunicazione, quindi esamineremo quattro strumenti di comunicazione per sbloccare una collaborazione efficace nel tuo team. 

Cosa sono gli strumenti di comunicazione del team? 

Uno strumento di comunicazione è progettato per aiutare i membri del team a comunicare tra loro. Questi includono strumenti di comunicazione interna per comunicare con il tuo team e strumenti di comunicazione esterna per comunicare con fornitori, clienti e agenzie. Entrambi sono importanti per una comunicazione efficace sul luogo di lavoro. 

Tutti gli strumenti di comunicazione sono inoltre suddivisi in due stili: 

• Comunicazione sincrona, come conversazioni di persona, messaggi istantanei e qualsiasi altra comunicazione che avviene in tempo reale.

• La comunicazione asincrona, come email, resoconti di progetto o messaggi registrati, in altre parole, qualsiasi tipo di comunicazione in cui non è necessaria una risposta immediata. 

Non tutti gli strumenti sono strumenti di comunicazione

Esistono diversi strumenti aziendali progettati per migliorare la collaborazione, ma ciò non significa che siano ottimizzati per una comunicazione efficace tra i team. Oggi i team utilizzano strumenti aziendali come Adobe Creative Cloud, Google Drive e Salesforce come strumenti di comunicazione. 

Il problema è che questi strumenti non sono progettati per la comunicazione. Questi sistemi specializzati sono ottimi per portare a termine lavori di grande impatto, ma non sono progettati per aiutare i team a comunicare chiaramente le informazioni. 

Cosa rende efficace uno strumento di comunicazione

Per consentire una comunicazione efficace nel tuo team, hai bisogno di uno strumento flessibile, o di un set semplificato di strumenti, che offrano:

Facile adozione a livello di team

Nessuno di noi lavora in un vuoto. Per essere efficace, uno strumento di comunicazione deve essere accessibile e centralizzato. Questo strumento dovrebbe essere utilizzato da tutti i membri del tuo team, o quasi. 

Cerca uno strumento che abbia una buona guida per l'utente, una configurazione e un'opzione di Assistenza clienti, in modo che tutti possano imparare a usarlo in modo efficace. Non basta scegliere uno strumento che fa al caso tuo. Cerca piuttosto uno strumento che tutti i membri del tuo team possano utilizzare.

Condivisione centralizzata delle informazioni

Quando hai un'unica fonte di riferimento, il tuo team sa esattamente dove andare e ha una chiara visione di chi sta facendo cosa e per quando. La collaborazione e il lavoro di squadra sono alla base di qualsiasi team efficace, ma queste relazioni interpersonali iniziano con una comunicazione efficace e dipendono da essa. Di seguito parleremo dell’importanza delle integrazioni con gli strumenti di comunicazione, ma per ora è sufficiente dire che questo strumento dovrebbe essere uno dei pilastri del modo in cui il tuo team interagisce. 

Integrazioni predefinite con gli altri strumenti della tua azienda

Il tuo strumento di comunicazione è il caposaldo delle comunicazioni del tuo team, ma esistono molti altri strumenti utili per il lavoro del tuo team. Che si tratti di strumenti di condivisione di file o di strumenti specifici per il lavoro del tuo team, probabilmente ne hai già diversi a disposizione. 

Il problema è che il passaggio da un’app all’altra riduce la produttività, aumenta il lavoro duplicato e rende più probabile la perdita di informazioni. Per evitare ciò, cerca uno strumento di comunicazione che si integri con i tuoi strumenti aziendali preferiti. In questo modo, comunicherai sempre sul lavoro nello stesso posto, beneficiando al contempo di altri strumenti più specializzati. 

Flussi di lavoro flessibili e scalabili

I migliori strumenti di comunicazione sono efficaci sia per le piccole aziende che per le grandi imprese. Assicurati che lo strumento che scegli sia scalabile e abbastanza flessibile per tutti i flussi di lavoro del tuo team. 

Ciò include una varietà di modi per utilizzare lo strumento stesso, tra cui app web, applicazioni desktop e app per dispositivi mobili. Disporre di opzioni mobili è fondamentale per consentire ai membri del team di interagire con lo strumento quando e dove vogliono.

Sicurezza affidabile

Infine, nessuno strumento di comunicazione è completo senza una revisione della sua sicurezza. Esamina le pratiche di sicurezza dello strumento per assicurarti che sia un'opzione affidabile. Anche la scalabilità è importante: assicurati che lo strumento che scegli ti offra un modo per controllare le autorizzazioni e gli utenti man mano che il team cresce. 

I quattro migliori strumenti di comunicazione

Non esiste un approccio unico per gli strumenti di comunicazione. L'ideale sarebbe cercare strumenti che offrano modalità di comunicazione sincrone, asincrone ed esterne. Con gli strumenti sincroni, puoi comunicare con gli stakeholder in tempo reale. Gli strumenti asincroni sono un sistema di informazioni centralizzato a cui i membri del team possono accedere mantenendo lo stato di flusso. Gli strumenti esterni consentono la comunicazione con clienti, partner, liberi professionisti, agenzie e altro ancora.

Invia messaggi istantanei: Slack o Microsoft Teams

La comunicazione sincrona, o in tempo reale, è un modo prezioso per interfacciarti con il tuo team in tempo reale. Questi strumenti di chat sono un modo efficace per comunicare con un singolo membro del team o per condividere aggiornamenti in una chat di gruppo. 

Gli strumenti di messaggistica istantanea sono un modo prezioso per rimanere in contatto, soprattutto se lavori in team distribuiti o da remoto. Tuttavia, questi strumenti non sono meno efficaci per la risoluzione dei problemi su larga scala. In questo caso, è meglio utilizzare altri strumenti di comunicazione sincrona o asincrona, come quelli elencati di seguito.

Comunicare faccia a faccia: Zoom, Google Meet o Skype

Anche se il tuo team lavora principalmente di persona, devi comunque investire in uno strumento di videoconferenza. Questi strumenti sono in genere più efficaci delle telefonate e consentono al tuo team di collaborare se e quando non si trova nello stesso spazio. Per i team prevalentemente virtuali, le videoconferenze sono un ottimo modo non solo per fare brainstorming, ma anche per costruire relazioni, organizzare eventi di team building e connettersi con i membri del team. 

Comunicazione sul lavoro: Asana

L'opposto della comunicazione in tempo reale è la comunicazione asincrona, ovvero i messaggi a cui non è necessario rispondere in tempo reale. Questa è una parte incredibilmente importante del tuo kit di strumenti di comunicazione, perché la comunicazione asincrona non interrompe lo stato di flusso e aumenta la produttività. 

Gli strumenti di gestione del lavoro, come Asana, semplificano la comunicazione del tuo team sul lavoro, proprio dove viene svolto. La comunicazione è sempre collegata al contesto più ampio del lavoro del tuo team, in modo che i membri del team abbiano tutte le informazioni di cui hanno bisogno a portata di mano. Inoltre, questi tipi di strumenti di comunicazione consentono ai membri del team di controllare le notifiche e rimanere nel flusso. 

Indipendentemente dallo strumento di project management scelto dal tuo team, assicurati di avere uno spazio di lavoro condiviso per tutte le informazioni del tuo team. Cerca uno strumento che ti consenta di visualizzare il lavoro in diverse viste, come bacheche Kanban, diagrammi di Gantt, calendari e viste elenco in stile foglio di calcolo. 

Gestire la comunicazione esterna: Gmail o Outlook

L’email è lo strumento per eccellenza per la comunicazione asincrona, soprattutto quando si tratta di comunicazione esterna. I fornitori, i consulenti, le agenzie e i clienti con cui comunichi non avranno accesso agli strumenti di comunicazione interna del tuo team, quindi strumenti come la posta elettronica sono fondamentali per una comunicazione esterna efficace.

Come integrare gli strumenti di collaborazione con il tuo stack tecnologico di comunicazione

La soluzione al problema della comunicazione aziendale non è avere più strumenti. Ricerche recenti suggeriscono che più app vengono utilizzate da un team, più è probabile che il lavoro venga duplicato. In effetti, il secondo e il terzo ostacolo più grande alla produttività sono la necessità di rispondere a email e messaggi e il dover partecipare a troppe riunioni e videochiamate. 

Per migliorare la produttività e consentire la collaborazione, assicurati che i tuoi quattro principali strumenti di comunicazione offrano solide integrazioni con gli altri strumenti aziendali importanti. In questo modo, puoi beneficiare di questi strumenti specializzati senza dover comunicare direttamente in strumenti che non sono progettati per una comunicazione efficace sul luogo di lavoro.

Ricorda: l'operatore della conoscenza medio passa da un'app all'altra fino a 25 volte al giorno, e questo problema aumenta solo man mano che si sale nella catena. I dirigenti riferiscono di passare da un'app all'altra 31 volte al giorno. Le integrazioni sono utili perché il tuo team può accedere alle informazioni in un unico posto, beneficiando al contempo di strumenti su misura per usi specifici. 

Integrazione degli strumenti di comunicazione interna

Gli strumenti di comunicazione interna sono quelli che utilizzi per comunicare con il tuo team interno. Ciò include chiunque, dal tuo piccolo team di progetto fino all'intera azienda. Di solito, questi strumenti sono dotati di protezioni in modo che i partner esterni non possano accedervi. 

Gli strumenti di comunicazione interna includono: 

• Strumenti di condivisione di file: Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive

• Strumenti per il coinvolgimento dei dipendenti: BambooHR, Workday, Lattice e Culture Amp

• Strumenti di condivisione o registrazione dello schermo: Vimeo e Loom

Altri strumenti che il tuo team potrebbe utilizzare per la comunicazione interna includono:

• Strumenti di sincronizzazione del calendario: Google Calendar e Microsoft Outlook

• Strumenti specifici per il team: Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush e Figma

• Strumenti di analisi: Google Analytics, Tableau, Looker e PowerBI

Questi strumenti sono una parte fondamentale per svolgere un buon lavoro, ma non sono progettati per la comunicazione. Invece di comunicare all'interno degli strumenti stessi, cerca uno strumento centrale che si integri con questi strumenti, in modo da poter accedere a tutte le informazioni di lavoro in un unico posto. 

Integrazione di strumenti di comunicazione esterni

Gli strumenti di comunicazione esterna sono strumenti che utilizzi per interagire con persone che non fanno parte della tua organizzazione. Ciò include clienti, liberi professionisti, appaltatori, agenzie e altri partner. 

Gli strumenti di comunicazione esterna includono:

• Strumenti di assistenza clienti: Zendesk e ServiceNow

• Strumenti di social networking: LinkedIn e Glassdoor

• Forum pubblici e strumenti di hosting di webinar: Livestorm e Zoom

Altri strumenti che il tuo team può utilizzare per gestire la comunicazione esterna includono:

• Strumenti di gestione dei social media: Sprout Social, Buffer e Hootsuite

• Strumenti di monitoraggio del tempo: Clockify, Harvest ed Everhour

Chiarire le aspettative con un piano di comunicazione

Una volta che disponi di strumenti di comunicazione efficaci, assicurati che il tuo team sappia quale strumento utilizzare e quando. Il modo migliore per farlo è utilizzare un modello di piano di comunicazione. I piani di comunicazione definiscono le modalità di comunicazione del team. Per maggiori informazioni, leggi il nostro articolo sui quattro passaggi per creare un piano di comunicazione.