Modello di piano di comunicazione

Gli errori di comunicazione capitano. Nella vita, si può trattare di un ritardo di dieci minuti al ristorante o la dimenticanza del proprio turno di accoglienza di una cena settimanale. Nella gestione dei progetti, gli errori di comunicazione possono avere conseguenze più gravi, provocando lo slittamento dell’ambito di un progetto, il mancato rispetto delle scadenze e l’insoddisfazione degli stakeholder.

Per ridurre i problemi di comunicazione e mantenere tutti sulla stessa lunghezza d’onda, è necessario un modello di piano di comunicazione. Un modello di piano di comunicazione delinea il modo in cui il team prevede di comunicare con gli stakeholder durante tutto il progetto. Stabilendo le aspettative, questi modelli mantengono il team allineato per ridurre il lavoro non necessario e i problemi di comunicazione e garantire che tutti ricevano le informazioni corrette sul progetto al momento giusto.

Cos’è un piano di comunicazione?

Nella gestione dei progetti, un piano di comunicazione è una panoramica di come il team intende comunicare informazioni importanti sul progetto ai principali stakeholder. I piani di comunicazione efficaci includono informazioni su come e quando comunicare durante un progetto, ad esempio la frequenza con cui il team condividerà gli aggiornamenti e quali canali dovrebbe utilizzare. Fornendo una panoramica di ciò che gli stakeholder devono sapere (e quando lo devono sapere), questi piani riducono il lavoro inutile e assicurano che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda quando condividono i dettagli del progetto.  

Cos’è un modello di piano di comunicazione?

Un modello di piano di comunicazione è una bozza di un piano di comunicazione di progetto di base. Fornisce una struttura standard che il team può utilizzare per creare piani di comunicazione per ogni progetto su cui lavora, in modo che i team seguano sempre gli stessi passaggi e nulla venga tralasciato. 

Puoi vederla così: senza un modello, il tuo team dovrebbe creare un piano di comunicazione da zero ogni volta che inizia un nuovo progetto. Con un modello, il team deve semplicemente creare una copia per creare la propria strategia di comunicazione del progetto in base alla struttura delineata.

Perché usare un modello di piano di comunicazione?

Un piano di comunicazione strategico è un must per ogni progetto, poiché riduce i problemi di comunicazione e garantisce che tutti ricevano le informazioni corrette sul progetto nei canali giusti. I modelli di piano di comunicazione fanno un ulteriore passo avanti creando una struttura standardizzata che puoi utilizzare più volte, indipendentemente dal progetto.

Con un modello di piano di comunicazione digitale, puoi: 

• garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda su come e dove comunicare le informazioni sul progetto agli stakeholder;

• creare un proprietario per ogni informazione, in modo che tutti comprendano le proprie responsabilità;

• ridurre il lavoro duplicato standardizzando il luogo in cui condividi le informazioni;

• ridurre i problemi di comunicazione e il lavoro non necessario, come le riunioni improduttive, al posto delle quali si sarebbero potuto comunicare in modo asincrono;

• fornire linee guida per la comunicazione a tutto il team, in modo da poter comunicare in modo chiaro e portare avanti il lavoro;

• incoraggiare la trasparenza per i membri interni del team e gli stakeholder esterni;

• ridurre il passaggio da un’app all’altra con funzionalità integrate e app aziendali, in modo da poterti concentrare sul lavoro ad alto impatto;  

• creare una struttura standard per la distribuzione degli aggiornamenti;

• offrire agli stakeholder un posto dove lasciare feedback e collaborare con il tuo team durante tutto il progetto;

• allineare le aspettative dei membri interni del team e degli stakeholder esterni, riducendo lo slittamento degli obiettivi e mantenendo il progetto nei tempi previsti. 

Da cosa è composto un modello di piano di comunicazione?

Un modello di piano di comunicazione fornisce una struttura che puoi utilizzare per sviluppare il tuo piano di comunicazione per qualsiasi progetto. In linea di massima, dovrebbe includere:

• una descrizione delle informazioni che intendi condividere (ad esempio, aggiornamenti sui traguardi o sui risultati finali del progetto);

• la frequenza con la quale condividerai queste informazioni (ad esempio, inviando aggiornamenti settimanali sul progetto);

• il formato o i canali di comunicazione che utilizzerai per comunicare le informazioni (ad esempio, uso di Zoom per riunioni del team o brainstorming; uso di Slack per check-in rapidi e asincroni);

• il pubblico di destinazione con cui stai comunicando (ad esempio, gli stakeholder esterni);

• il membro del team di progetto responsabile della condivisione delle informazioni. 

Come si usa un modello di piano di comunicazione?

Il tuo modello di piano di comunicazione non dovrebbe essere statico: è uno strumento dinamico che puoi aggiornare e personalizzare per assicurarti che il team soddisfi le esigenze di comunicazione del tuo progetto. Una volta creata una copia del modello di piano di comunicazione di base, puoi iniziare a personalizzarlo per il tuo progetto specifico. I passaggi da seguire includono: 

• Identificare gli stakeholder chiave che hanno bisogno di aggiornamenti sul progetto.

• Stabilire i metodi di comunicazione sia per la comunicazione sincrona che per quella asincrona. 

• Delineare il piano d’azione per aggiornare i gruppi di stakeholder su vari dettagli del progetto.

• Determinare i tipi di aggiornamenti del progetto che condividerai e chi devi includere in ogni aggiornamento.

• Lavorare con gli stakeholder per identificare il loro metodo di comunicazione ideale per ricevere informazioni sul progetto.

• Determinare la frequenza degli aggiornamenti per soddisfare al meglio le esigenze degli stakeholder e mantenere il progetto nei tempi previsti. 

• Assegnare un responsabile alle attività di condivisione delle informazioni, in modo che il tuo team si allinei sulle responsabilità. 

• Impostare etichette personalizzate per evidenziare i dettagli essenziali, come la frequenza degli aggiornamenti e dove il tuo team li condividerà.  

• Utilizzare le attività ricorrenti per mantenere il tuo piano di comunicazione nei tempi previsti. 

Funzionalità integrate e app consigliate per il modello di piano di comunicazione 

Un modello di piano di comunicazione promuove la trasparenza per il tuo team e riduce i problemi di comunicazione, definendo chiaramente quali informazioni vengono condivise e chi nel tuo team è responsabile della loro condivisione. Le nostre funzionalità sincronizzate e le app aziendali rendono la comunicazione ancora più semplice riducendo il passaggio da un’app all’altra e semplificano la condivisione delle informazioni. 

Funzionalità integrate

1. Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione in stile griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni relative al tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente, in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

2. Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire “quando accade X, fai Y”. Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

3. Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all’email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l’organizzazione. 

4. Possibilità di aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi. Aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

App consigliate

1. Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Trasforma le domande rapide e le azioni in attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

2. Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

3. Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L’integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l’integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

4. Gmail. Grazie all’integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Devi fare riferimento a un’attività di Asana mentre componi un’email? Invece di aprire Asana, usa l’add-on di Asana per Gmail per cercare quell’attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. 

Domande frequenti