Campi personalizzati

I campi personalizzati ti permettono di aggiungere ai tuoi progetti Asana ulteriori dati. Puoi creare un campo per la fase, la priorità, il costo o qualsiasi altro valore che ritieni utile per il tuo flusso di lavoro, team o azienda. Ciò offre alle persone maggiore chiarezza sul lavoro all'interno dell'organizzazione.

Con Asana puoi creare due tipi di campi personalizzati: campi specifici per un singolo progetto o portfolio e campi riutilizzabili da tutta l'organizzazione.

Creare un campo riutilizzabile da tutta l'organizzazione

campo globale

Per creare un campo che può essere riutilizzato da tutta l'organizzazione:

clicca sul pulsante Aggiungi campi se non hai ancora aggiunto dei campi al progetto.

globale

Dalla scheda Aggiungi campo personalizzato, puoi:

  1. aggiungere il titolo di un campo
  2. selezionare il tipo di campo
  3. aggiungere una descrizione
  4. aggiungere il campo alla raccolta dei campi della tua organizzazione per renderlo riutilizzabile.

Creare un campo per un progetto o portfolio specifico

locale

Per creare un campo per un progetto o portfolio specifico:

clicca sull'icona + nell'angolo in alto a destra se non hai ancora aggiunto campi al progetto

campo locale

Dalla scheda Aggiungi campo personalizzato puoi:

  1. aggiungere il titolo di un campo
  2. selezionare il tipo di campo
  3. aggiungere una descrizione
  4. non aggiungere il campo alla raccolta dei campi della tua organizzazione se vuoi renderlo specifico per il tuo progetto

Aggiungere i campi personalizzati dalla barra degli strumenti

Aggiungi i campi personalizzati direttamente dalla barra degli strumenti.

campo personalizzato

Tipi di campo e limitazioni

Esistono diversi tipi di campi tra cui scegliere, alcuni dei quali includono opzioni aggiuntive.

Campo Opzione aggiuntiva
Selezione singola Elementi a discesa, selezione singola per campo
Selezione multipla Elementi a discesa, è possibile effettuare selezioni multiple per campo
Testo
Numero Decimali
Percentuale Decimali
Valuta Decimali
Scegli un'opzione dalla raccolta Visualizza i campi recenti nella tua organizzazione
  • Attualmente è possibile inserire fino a 30 campi in un singolo progetto.
  • Puoi inserire fino a 60 campi per attività (collegando più progetti a una singola attività).
  • Un campo personalizzato a discesa può includere fino a 100 opzioni.
  • Nella tua lista delle attività, puoi visualizzare al massimo 5 campi personalizzati alla volta.

è possibile visualizzare fino a 20 intestazioni di campo per i progetti in vista Elenco e 5 per i progetti in vista Bacheca.

campo personalizzato a selezione multipla

Il campo personalizzato a selezione multipla consente di selezionare più valori alla volta in un unico campo. Scegliendo questo tipo di campo, tutte le opzioni pertinenti verranno aggiunte nel riquadro di modifica del campo. Per utilizzare un campo personalizzato a selezione multipla in un progetto, scorri fino al campo che desideri modificare e seleziona tutte le opzioni applicabili.

al momento, i campi personalizzati a selezione multipla sono in versione beta. La funzionalità verrà gradualmente implementata nelle organizzazioni nei prossimi mesi e, durante questo periodo, potresti non essere in grado di accedere a questo tipo di campi o utilizzarli all'interno di altre funzionalità, come i moduli o le regole... Per non perderti gli aggiornamenti sull'implementazione, segui questo post della community.

Scegliere un campo esistente dalla raccolta

Puoi rendere disponibili i campi personalizzati in tutta l'organizzazione in modo che possano essere utilizzati in più progetti. Inoltre, puoi creare campi locali per un singolo progetto o portfolio.

Puoi scegliere i campi globali dalla raccolta dei campi della tua organizzazione.

Clicca su Aggiungi campo dall'opzione Campi nella barra degli strumenti.

Da qui:

  1. clicca su Scegli dalla raccolta
  2. seleziona il campo che vuoi aggiungere al tuo progetto dai risultati del completamento automatico

Campi personalizzati creati da Asana

Puoi accedere a un elenco di campi personalizzati configurati da Asana qui.

questi campi saranno aggiunti alla tua organizzazione se crei un progetto usando un modello Asana che contiene quel campo.

Visualizzare i campi in un progetto

Puoi visualizzare i campi personalizzati come colonne di un progetto:

Dalla vista Elenco del tuo progetto:

i campi personalizzati saranno visualizzati come colonne nella tua lista delle attività del pannello principale.

Puoi anche visualizzare i campi personalizzati da un'attività:

li trovi nei dettagli dell'attività nel pannello destro.

se un'attività fa parte di più progetti che hanno campi personalizzati diversi, tutti i campi appariranno nei dettagli dell'attività nel pannello destro.

Modificare i campi

Puoi modificare un campo personalizzato dalla barra degli strumenti o l'intestazione della colonna.

Clicca sull'icona della matita accanto al nome del campo per modificarlo.

Puoi anche modificare un campo personalizzato dall'intestazione della colonna. Clicca sulla freccia a discesa accanto al campo personalizzato e seleziona Modifica campo.

per i campi personalizzati globali della tua organizzazione, le modifiche apportate verranno applicate a tutti i progetti nei quali è presente il campo.

Come eliminare definitivamente un campo:

Per eliminare definitivamente un campo:

  1. clicca sull'icona della matita accanto al nome del campo
  2. clicca su Elimina campo
  3. inserisci il nome del campo
  4. clicca su Elimina

Modificare i campi a discesa

Quando modifichi un campo a discesa, puoi:

  1. modificare il colore dell'opzione del campo
  2. rimuovere un'opzione dal campo
  3. aggiungere una nuova opzione al campo
  4. eliminare il campo

Riorganizzare le opzioni dell'elenco a discesa

Trascina le opzioni dell'elenco a discesa per riorganizzarle nel tuo campo personalizzato.

se rimuovi un elemento a discesa dal campo, non verrà eliminato dalle attività in cui viene utilizzato. Il valore del campo può quindi essere modificato, ma non è possibile ripristinare nel campo un elemento eliminato.

Modificare il numero dei campi

Quando modifichi il numero di un campo, puoi:

  1. modificare il numero di cifre decimali visualizzate
  2. eliminare il campo definitivamente

riducendo le cifre decimali del campo manterrai tutti i valori attuali, ma saranno arrotondati per eccesso o per difetto. Se le aumenti, il valore originale apparirà di nuovo.

Rimuovere i campi dal progetto

Rimuovi il tuo campo da un progetto se non è più necessario o applicabile.

Dalla barra degli strumenti, clicca sull'icona della matita accanto al titolo del campo personalizzato.

Quindi clicca su "Rimuovi dal progetto."

Puoi anche selezionare l'opzione Rimuovi campo dal progetto cliccando sulla freccia a discesa accanto al nome del campo personalizzato nell'intestazione della colonna.

rimuovendo un campo, verrà rimosso solo dal progetto corrente e non definitivamente. Gli altri progetti della tua organizzazione con lo stesso campo lo manterranno e il campo potrà ancora essere aggiunto ad altri progetti della tua organizzazione.

Valori conservati

Rimuovendo un campo dal progetto, i relativi valori non verranno eliminati dalle attività del progetto.

Se il tuo campo è popolato, il campo personalizzato e il suo valore appariranno ancora nel pannello destro dei dettagli dell'attività.

Se il tuo campo è vuoto, il campo personalizzato scomparirà dal pannello destro dei dettagli della tua attività.

Nascondere un campo personalizzato

Puoi nascondere un campo personalizzato cliccando sulla scheda Campi della barra degli strumenti e quindi sull'icona Attiva/disattiva.

nascondere

Ordinare per campi personalizzati

Dalla barra degli strumenti del progetto

Ordina il tuo progetto per campo personalizzato dalla vista Elenco.

ordinare

Per ordinare il tuo progetto per campo personalizzato:

  1. clicca sull'apposita icona nella barra degli strumenti del progetto
  2. seleziona il tuo campo personalizzato

se vuoi salvare questa vista come predefinita, clicca sulla freccia a discesa accanto all'intestazione del progetto e seleziona "Salva layout come predefinito".

Per ordinare, clicca sulla freccia nell'intestazione della colonna

Puoi anche ordinare per campo personalizzato usando la freccia nell'intestazione del progetto.

ordinare

modificando il valore del campo personalizzato di un'attività, il progetto verrà automaticamente riordinato.

Campo personalizzato e viste ricerca

Usa le viste ricerca per cercare attività usando lo stesso campo personalizzato in più progetti.

viste ricerca

Inizia cliccando sulla barra di ricerca per accedere alle opzioni della ricerca avanzata. Da qui, clicca su Aggiungi filtro, quindi seleziona Campo personalizzato.

Etichette dei campi Valuta e Percentuale

Etichette dei campi Valuta e Percentuale

Puoi creare un campo personalizzato numerico per la valuta o la percentuale.

campo personalizzato per la valuta

Dalla vista a griglia del progetto:

  1. clicca sull'icona Campi dalla barra degli strumenti
  2. clicca su Aggiungi campo

aggiungere un campo personalizzato numerico

Dalla scheda Aggiungi campo personalizzato:

  1. Aggiungi il titolo del campo
  2. Aggiungi il tipo di campo
  3. Aggiungi unità, decimali o ottieni un'anteprima
  4. Stabilisci chi può modificare il campo
  5. Crea un campo

Calcolare la media di una somma

aggiungere un campo personalizzato per la media

Dalla scheda Campo personalizzato:

  1. clicca su Somma alla fine della colonna
  2. dall'opzione a discesa della colonna, clicca su Media

Autorizzazioni

Chi può modificare i campi personalizzati di un progetto

In un team Premium o in un'organizzazione, chiunque abbia accesso a un progetto può aggiungere, modificare o rimuovere i campi personalizzati.

Progetti privati: il titolare e i membri del progetto possono visualizzare e modificare i campi del progetto.

Progetti pubblici in una richiesta per unirsi o team nascosti: il titolare del progetto, i membri del progetto e i membri del team del progetto possono visualizzare e modificare i campi del progetto.

Progetti pubblici in un team pubblico: il proprietario del progetto, i membri del progetto, i membri del team del progetto e tutti i membri dell'organizzazione possono visualizzare e modificare i campi del progetto.

gli ospiti dell'organizzazione (utenti che non hanno un indirizzo email aziendale) non possono creare, modificare o eliminare i campi personalizzati o cercarli usando lo strumento di ricerca avanzata. Potranno solo inserire o modificare i valori dei campi personalizzati esistenti.

Bloccare i campi personalizzati

I clienti Business ed Enterprise possono scegliere se bloccare i campi personalizzati al momento della creazione o della modifica di un campo esistente.*

Bloccare campo 1

Quando accedi alle impostazioni di un campo personalizzato, puoi scegliere di renderlo modificabile da tutti i membri o solo da te.

il blocco del campo personalizzato può essere annullato dal membro che lo ha bloccato o da un amministratore di Asana in qualsiasi momento.

Usare i campi personalizzati

I campi personalizzati ti aiutano a monitorare il lavoro in base alle esigenze del tuo team. Puoi scegliere il nome e il valore di qualsiasi campo e le possibilità sono quasi infinite. Ecco alcuni esempi che mostrano i tipi di campo in diversi flussi di lavoro:

Priorità

Puoi usare i campi personalizzati per indicare il livello di priorità di un'attività. Per esempio, un team di sviluppo che usa Asana per il monitoraggio dei bug, può creare un campo a discesa per impostare il livello di priorità (basso, medio, alto) del bug.

Una volta implementato, puoi filtrare le attività nella vista Elenco per concentrarti solo su quelle con un valore specifico. Clicca su Filtra in alto nella lista delle attività e Filtro personalizzato.: visualizzerai solo le attività con priorità alta.

usa i colori per distinguere le opzioni dei campi a discesa. Per esempio il rosso può significare ”priorità alta“.

Approvazioni

Le approvazioni sono disponibili per tutti i clienti Business ed Enterprise. Si tratta di un processo che velocizza il ciclo del flusso di lavoro. L'approvatore può eseguire una delle seguenti azioni: approvare, richiedere modifiche o rifiutare.

creare un'approvazione

Come creare un'approvazione

  1. Clicca sull'icona con i tre puntini dal pannello delle attività
  2. Clicca su Contrassegna come approvazione

Puoi anche consultare gli articoli della guida Come completare un'approvazione e Individuare un'approvazione

Cerca

Se vuoi individuare solo le attività contrassegnate con un campo specifico in diversi progetti, puoi fare una ricerca avanzata con il nome di quel campo. Per esempio, un Content marketing manager potrebbe fare una ricerca avanzata solo per le attività contrassegnate come "Redazione in corso" per scoprire quanti nuovi contenuti sono in preparazione nell'intero team.

Stima dei costi

Un altro modo di usare i campi personalizzati è quello di monitorare le richieste di lavoro e il costo del tempo. Un team di design potrebbe avere un modello di attività per le richieste di progettazione. Potrebbe usare un campo personalizzato numerico per il richiedente, che indicherà il tempo che dovranno dedicare al lavoro. I designer, quindi, potranno assegnare la priorità alle ore e sapere quanto tempo impiegheranno prima di decidere se accettare o meno altro lavoro.

aggiungere numeri

Per selezionare più attività con campi numerici e aggiungere la somma:

  1. seleziona più attività con i campi numerici che vuoi aggiungere
  2. la somma totale apparirà nel pannello delle attività

Monitoraggio delle informazioni

Se usi Asana per il monitoraggio dei candidati o il monitoraggio degli account, puoi usare un campo di testo per inserire informazioni specifiche come un indirizzo email, un numero di telefono, un'azienda o un indirizzo.

Usare le etichette o i campi personalizzati

Le etichette e i campi personalizzati ti permettono di categorizzare, filtrare e contrassegnare informazioni in Asana. In generale, i campi personalizzati sono l'ideale per un uso standard in tutta l'organizzazione, mentre le etichette si prestano a un uso più informale. Noi ti consigliamo di usare i campi personalizzati, che sono più affidabili e visibili delle etichette. A seconda del tuo flusso di lavoro, potrai scoprire che il tuo team li usa in modi diversi, ma ecco alcuni esempi per aiutarti a decidere:

Usa i campi personalizzati se:

  • vuoi aggiungere dati specifici a tutte le attività di un progetto
  • devi fornire un contesto aggiuntivo per raggruppare attività simili per una facile visualizzazione, in maniera più informale e senza lo stesso livello di granularità consentito dai campi personalizzati
  • hai bisogno di ricevere informazioni standard per monitorare le attività nei diversi progetti (es. livello di priorità, costo del tempo, fase di lavoro)
  • vuoi assicurarti che i tuoi colleghi del team riportino informazioni specifiche per ogni attività di un progetto
  • hai bisogno di ordinare o cercare per campi di dati specifici

Usa le etichette se:

  • hai bisogno di un'etichettatura ad-hoc, hai opzioni illimitate, o non hai la sicurezza di quello che deve essere etichettato al momento della creazione
  • vuoi vedere l'etichetta dalla sezione Le mie attività
  • devi contrassegnare solo alcune attività di un progetto
  • vuoi contrassegnare i modelli di attività

Usare i campi personalizzati nelle sottoattività

Tieni presente che le sottoattività non ereditano automaticamente i progetti, le etichette e l'incaricato delle loro attività principali, anche se puoi vedere il nome del progetto principale in alto nel pannello dei dettagli della sottoattività.

Per aggiungere o modificare i campi personalizzati nelle sottoattività, devi prima aggiungere la sottoattività al progetto cliccando sui dettagli della sottoattività (il fumetto a destra del nome della sottoattività), poi premi Tab+P per aprire il campo del progetto o vai al menu a discesa nella parte superiore destra e seleziona "Aggiungi al progetto".

Monitorare i link usando i campi personalizzati

Puoi monitorare i link nei campi personalizzati usando un campo di testo. Se inserisci un URL nel campo di testo, puoi poi accedere al link direttamente dal pannello delle attività. Dopo aver cliccato su un link da un campo personalizzato, la pagina si aprirà in una nuova finestra.

Collegare i campi

Per monitorare un link usando un campo di testo:

  1. inserisci l'url nel campo di testo
  2. clicca sull'icona Visita link direttamente dal pannello principale o dal pannello destro delle attività

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