Campi personalizzati
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- Creare un campo personalizzato riutilizzabile da tutta l'organizzazione
- Creare un campo personalizzato per un progetto o portfolio specifico
- Tipi di campo e limitazioni
- Modificare i campi personalizzati
- Rimuovere i campi personalizzati
- Nascondere un campo personalizzato
- Visualizzare i campi personalizzati
- Ordinare per campi personalizzati
- Etichette Valuta e Percentuale dei campi personalizzati
- Autorizzazioni
- Blocco dei campi personalizzati
- Usare i campi personalizzati
- Campi personalizzati o etichette?
- Aggiungere campi personalizzati alle sottoattività
- Monitorare gli URL utilizzando i campi personalizzati
- Come si attivano le notifiche dei campi personalizzati?
- Chi riceverà le notifiche dei campi personalizzati?
I campi personalizzati ti permettono di aggiungere ulteriori dati ai tuoi progetti Asana. Puoi creare un campo per la fase, la priorità, il costo o qualsiasi altro valore che ritieni utile per il tuo flusso di lavoro, team o azienda, così da fornire alle persone maggiore chiarezza sul lavoro all'interno dell'organizzazione.
Con Asana puoi creare due tipi di campi personalizzati: campi specifici per un singolo progetto o portfolio e campi riutilizzabili da tutta l'organizzazione.
i campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Scopri come funzionano con una prova gratuita di Asana di 30 giorni. Prova gratuitamente.
Creare un campo personalizzato riutilizzabile da tutta l'organizzazione
Come creare un campo personalizzato che può essere riutilizzato da tutta l'organizzazione
Clicca sul pulsante Aggiungi campi se non hai ancora aggiunto dei campi al progetto.
Nella scheda Aggiungi campo personalizzato, puoi:
- aggiungere il nome del campo
- selezionare il tipo di campo
- aggiungere una descrizione
- aggiungere il campo alla raccolta dei campi della tua organizzazione affinché possa essere riutilizzato
Creare un campo personalizzato per un progetto o portfolio specifico
Come creare un campo personalizzato per un progetto o portfolio specifico
Clicca sull'icona + nell'angolo in alto a destra se non hai ancora aggiunto campi al progetto.
Nella scheda Aggiungi campo personalizzato puoi:
- aggiungere il nome del campo
- selezionare il tipo di campo
- aggiungere una descrizione
- non aggiungere il campo alla raccolta dei campi della tua organizzazione se vuoi renderlo specifico per il tuo progetto
- eliminare il campo
- salvare le modifiche
Tipi di campo e limitazioni
Esistono diversi tipi di campi tra cui scegliere, alcuni dei quali includono opzioni aggiuntive.
| Campo | Opzione aggiuntiva |
|---|---|
| Selezione singola | Elementi a discesa, selezione singola per campo |
| Selezione multipla | Elementi a discesa, è possibile effettuare selezioni multiple per campo |
| Testo | |
| Data | Scegli una data diversa da quella di scadenza dell'attività |
| Persone | Scegli una persona all'interno dell'organizzazione |
| Numero | Decimali |
| Percentuale | Decimali |
| Valuta | Decimali |
| Scegli un'opzione dalla raccolta | Visualizza i campi recenti nella tua organizzazione |
- Attualmente è possibile inserire fino a 30 campi in un singolo progetto.
- Puoi inserire fino a 60 campi per attività (collegando più progetti a una singola attività).
- Un campo personalizzato a discesa può includere fino a 500 opzioni.
I campi personalizzati a selezione multipla consentono di selezionare più valori diversi alla volta per un unico campo personalizzato. Scegliendo questo tipo di campo, tutte le opzioni pertinenti verranno aggiunte nel pannello di modifica del campo. Per utilizzare un campo personalizzato a selezione multipla in un progetto, scorri fino al campo che desideri modificare e seleziona tutte le opzioni applicabili.
Scegliere un campo esistente dalla raccolta
Puoi rendere disponibili i campi personalizzati in tutta l'organizzazione, in modo che i tuoi colleghi possano utilizzare un campo personalizzato in più progetti. Inoltre, puoi creare campi locali per un singolo progetto o portfolio.
Puoi scegliere i campi personalizzati globali dalla raccolta dei campi della tua organizzazione.
Clicca su Aggiungi campo dall'opzione Personalizza nella barra degli strumenti.
Da qui:
- clicca su Scegli dalla raccolta
- seleziona il campo che vuoi aggiungere al tuo progetto dai risultati del completamento automatico
Campi personalizzati creati da Asana
Puoi accedere a un elenco di campi personalizzati configurati da Asana qui.
questi campi saranno aggiunti alla tua organizzazione se crei un progetto usando un modello di Asana che contiene quel campo.
Visualizzare i campi in un progetto
Puoi visualizzare i campi personalizzati come colonne di un progetto:
Dalla vista Elenco del tuo progetto:
i campi personalizzati saranno visualizzati come colonne nella tua lista delle attività del pannello principale.
Puoi anche visualizzare i campi personalizzati all'interno di un'attività:
li trovi nel pannello dei dettagli dell'attività sulla destra.
se un'attività fa parte di più progetti che hanno campi personalizzati diversi, tutti i campi appariranno nel pannello dei dettagli dell'attività.
Modificare i campi
Puoi modificare un campo personalizzato dalla barra degli strumenti o dall'intestazione della colonna.
Clicca sull'icona della matita accanto al nome del campo per modificarlo.
Puoi anche modificare un campo personalizzato dall'intestazione della colonna. Clicca sulla freccia a discesa accanto al campo personalizzato e seleziona Modifica campo.
per i campi personalizzati globali della tua organizzazione, le modifiche apportate verranno applicate a tutti i progetti nei quali è presente il campo.
Eliminare definitivamente un campo
Come eliminare definitivamente un campo
- Clicca sull'icona della matita accanto al nome del campo.
- Clicca su Elimina campo.
- Inserisci il nome del campo.
- Clicca su Elimina.
Modificare i campi a discesa
Quando modifichi un campo a discesa, puoi:
- modificare il colore dell'opzione del campo
- rimuovere un'opzione dal campo
- aggiungere una nuova opzione al campo
- eliminare il campo
Riorganizzare le opzioni dell'elenco a discesa
Trascina le opzioni dell'elenco a discesa per riorganizzarle nel tuo campo personalizzato.
se rimuovi un valore a discesa dalle opzioni del campo, non verrà eliminato dalle attività in cui viene utilizzato. Il valore del campo può quindi essere modificato, ma non è possibile ripristinare nel campo un valore eliminato.
Modificare il numero dei campi
Quando modifichi il numero di un campo, puoi:
- modificare il campo in base a valuta, numero, percentuale, etichetta personalizzata o nessuna formattazione
- modificare il numero di cifre decimali visualizzate
- eliminare il campo definitivamente
riducendo le cifre decimali del campo manterrai tutti i valori attuali, ma saranno arrotondati per eccesso o per difetto. Se le aumenti, il valore originale apparirà di nuovo.
Rimuovere i campi personalizzati da un progetto
Rimuovi il tuo campo da un progetto se non è più necessario o applicabile.
Puoi anche selezionare l'opzione Rimuovi campo dal progetto cliccando sulla freccia accanto al nome del campo personalizzato nell'intestazione della colonna.
quando si rimuove un campo, lo si rimuove solo dal progetto corrente e non definitivamente. Il campo rimarrà negli altri progetti dell'organizzazione nei quali è già presente e potrà ancora essere aggiunto ad altri progetti dell'organizzazione.
Valori conservati
Rimuovendo un campo dal progetto, i relativi valori non verranno eliminati dalle attività del progetto.
Se un campo è popolato, il campo personalizzato e il suo valore appariranno ancora nel pannello destro dei dettagli dell'attività.
Se il tuo campo è vuoto, il campo personalizzato scomparirà dal pannello destro dei dettagli della tua attività.
Nascondere un campo personalizzato
Puoi nascondere un campo personalizzato cliccando sulla scheda Personalizza nella barra degli strumenti e poi sull'icona Attiva/disattiva.
Ordinare per campi personalizzati
Dalla barra degli strumenti del progetto
Ordina il tuo progetto per campo personalizzato dalla vista Elenco.
Per ordinare il tuo progetto per campo personalizzato:
- clicca sull'apposita icona nella barra degli strumenti del progetto
- seleziona il tuo campo personalizzato
se vuoi salvare questa vista come predefinita, clicca sulla freccia a discesa accanto all'intestazione del progetto e seleziona "Salva layout come predefinito".
Per ordinare, clicca sulla freccia nell'intestazione della colonna
Puoi anche ordinare per campo personalizzato usando la freccia nell'intestazione del progetto.
quando si modifica il valore del campo personalizzato di un'attività, il progetto verrà automaticamente riordinato.
Campo personalizzato e viste ricerca
Usa le viste ricerca per cercare attività usando lo stesso campo personalizzato in più progetti.
Per accedere alle opzioni della ricerca avanzata, clicca sulla barra di ricerca. Da lì, clicca su Aggiungi filtro, quindi seleziona Aggiungi campo personalizzato.
affinché il campo personalizzato appaia nelle opzioni della ricerca avanzata, è necessario aggiungerlo alla raccolta dei campi della tua organizzazione.
Etichette dei campi Valuta e Percentuale
Puoi creare un campo personalizzato numerico per la valuta o la percentuale.
Dalla vista a griglia del progetto:
- clicca sull'icona Personalizza nella barra degli strumenti
- clicca su Aggiungi campo
Dalla scheda Aggiungi campo personalizzato puoi:
- aggiungere il nome del campo
- aggiungere il tipo di campo
- aggiungere unità, decimali o visualizzare un'anteprima
- stabilire chi può modificare il campo
- creare un campo
Calcolare media e totale
Cliccando su Somma alla fine della colonna, puoi calcolare:
- la somma
- la media
- i valori minimi
- i valori massimi
- il calcolo di una sommatoria
Autorizzazioni
Chi può modificare i campi personalizzati di un progetto
In un team, una divisione o un'organizzazione con un piano Premium o superiore, chiunque abbia accesso a un progetto può aggiungere, modificare o rimuovere i relativi campi personalizzati, a condizione che abbia accesso in modifica e non in solo commento.
Progetti privati: il titolare e i membri del progetto possono visualizzare e modificare i campi del progetto.
Progetti pubblici in una richiesta per unirsi o team nascosti: il titolare del progetto, i membri del progetto e i membri del team del progetto possono visualizzare e modificare i campi del progetto.
Progetti pubblici in un team pubblico: il titolare del progetto, i membri del progetto, i membri del team del progetto e tutti i membri dell'organizzazione possono visualizzare e modificare i campi del progetto.
gli ospiti di un'organizzazione (utenti che non hanno un indirizzo email aziendale) non possono creare, modificare o eliminare i campi personalizzati, e nemmeno cercarli usando lo strumento di ricerca avanzata. Potranno solo inserire o modificare i valori dei campi personalizzati esistenti.
Bloccare i campi personalizzati
I clienti Business ed Enterprise possono scegliere se bloccare i campi personalizzati quando creano un nuovo campo o ne modificano uno esistente.
Quando accedi alle impostazioni di un campo personalizzato, puoi scegliere se renderlo modificabile da tutti i membri o solo da te.
il blocco del campo personalizzato può essere annullato dal membro che lo ha bloccato o da un amministratore di Asana in qualsiasi momento.
Usare i campi personalizzati
I campi personalizzati ti aiutano a monitorare il lavoro in base alle esigenze del tuo team. Puoi scegliere il nome e il valore di qualunque campo e le possibilità sono quasi infinite. Ecco alcuni esempi che mostrano i tipi di campo in diversi flussi di lavoro.
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Priorità
Puoi usare i campi personalizzati per indicare il livello di priorità di un'attività. Per esempio, un team di sviluppo che usa Asana per il monitoraggio dei bug, può creare un campo a discesa per impostare il livello di priorità (basso, medio, alto) del bug.
Una volta implementato, puoi filtrare le attività nella vista elenco per concentrarti solo su quelle con un valore specifico. Clicca su Filtra in alto nella lista delle attività e Filtro personalizzato: visualizzerai solo le attività con priorità alta.
usa i colori per distinguere le opzioni dei campi a discesa. Per esempio il rosso può significare "priorità alta".
Approvazioni
Le approvazioni sono disponibili per tutti i clienti Business ed Enterprise. Si tratta di un processo che velocizza il ciclo del flusso di lavoro. Il responsabile delle approvazioni può eseguire una delle seguenti operazioni: approvare, richiedere modifiche o rifiutare.
Come creare un'approvazione
- Clicca sull'icona con i tre puntini dal pannello delle attività.
- Clicca su Contrassegna come approvazione.
Puoi anche consultare gli articoli della guida Come completare un'approvazione e Individuare un'approvazione.
Ricerca
Se vuoi individuare solo le attività contrassegnate con un campo specifico in diversi progetti, puoi effettuare una ricerca avanzata con il nome di quel campo. Per esempio, un content marketing manager potrebbe effettuare una ricerca avanzata solo per le attività contrassegnate come "Redazione in corso", per scoprire quanti nuovi contenuti sono in preparazione nell'intero team.
Stima dei costi
Un altro modo di usare i campi personalizzati è quello di monitorare le richieste di lavoro e il costo del tempo. Un team di design che usa un modello di attività per le richieste di progettazione potrebbe usare un campo personalizzato numerico per il richiedente, che indicherà il tempo da dedicare al lavoro. I designer, quindi, potranno assegnare la priorità alle ore e sapere quanto tempo impiegheranno prima di decidere se accettare o meno altro lavoro.
Seleziona più attività con campi numerici per calcolare la loro somma
Dopo aver selezionato più attività con i campi numerici che vuoi sommare, nella parte inferiore dello schermo verrà visualizzato il pannello seguente, che mostra il numero di attività selezionate e i campi numerici presenti e che include anche le seguenti opzioni:
- spostare le attività tra sezioni
- modificare un progetto o una sezione
- copiare i link delle attività
- eliminare le attività
- clicca sull'icona con tre puntini per altre azioni
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Monitoraggio delle informazioni
Se usi Asana per il monitoraggio dei candidati o il monitoraggio degli account, puoi usare un campo di testo per inserire informazioni specifiche come un indirizzo email, un numero di telefono, un'azienda o un indirizzo.
Usare le etichette o i campi personalizzati
Le etichette e i campi personalizzati ti permettono di categorizzare, filtrare e contrassegnare le informazioni in Asana. In generale, i campi personalizzati sono l'ideale per un uso standard in tutta l'organizzazione, mentre le etichette si prestano a un uso più informale. Noi ti consigliamo di usare i campi personalizzati, che sono più affidabili e visibili delle etichette. A seconda del tuo flusso di lavoro, potrai scoprire che il tuo team li usa in modi diversi, ma ecco alcuni esempi per aiutarti a decidere.
Usa i campi personalizzati se:
- vuoi aggiungere dati specifici a tutte le attività di un progetto
- devi fornire un contesto aggiuntivo per raggruppare attività simili per una facile visualizzazione, in maniera più informale e senza lo stesso livello di granularità consentito dai campi personalizzati
- hai bisogno di ricevere informazioni standard per monitorare le attività nei diversi progetti (es. livello di priorità, costo del tempo, fase di lavoro)
- vuoi assicurarti che i tuoi colleghi del team riportino informazioni specifiche per ogni attività di un progetto
- hai bisogno di ordinare o cercare per campi di dati specifici
Usa le etichette se:
- hai bisogno di un sistema di etichettatura ad-hoc, hai opzioni illimitate o non sai esattamente quello che deve essere etichettato al momento della creazione
- vuoi vedere l'etichetta dalla sezione Le mie attività
- devi contrassegnare solo alcune attività di un progetto
- vuoi contrassegnare i modelli di attività
Usare i campi personalizzati nelle sottoattività
Anche se puoi vedere il nome del progetto principale in alto nel pannello dei dettagli della sottoattività, tieni presente che le sottoattività non ereditano automaticamente l'associazione al progetto, l'etichetta, l'incaricato o i collaboratori delle relative attività principali.
Per aggiungere o modificare i campi personalizzati nelle sottoattività, devi prima aggiungere la sottoattività al relativo progetto cliccando sui dettagli della sottoattività (il fumetto a destra del nome della sottoattività); premi quindi Tab+P per aprire il campo del progetto o vai al menu a discesa nella parte superiore destra e seleziona Aggiungi al progetto. Alla sottoattività ora verranno aggiunte le informazioni del campo personalizzato dal progetto.
Monitorare gli URL usando i campi personalizzati
Puoi monitorare i link nei campi personalizzati usando un campo di testo. Se inserisci un URL nel campo di testo, puoi poi accedere al link direttamente dal pannello dell'attività. Dopo aver cliccato su un link da un campo personalizzato, la pagina si aprirà in una nuova finestra o scheda.
Come monitorare un link usando un campo di testo
- Inserisci l'URL nel campo di testo.
- Clicca sull'icona Visita link direttamente dal pannello principale o dal pannello dell'attività sulla destra.
Le notifiche dei campi personalizzati mantengono aggiornati tutti i collaboratori del tuo progetto sullo stato di avanzamento delle attività e sul prossimo passo da fare. Ottimizzano il processo di approvazione, affinché tu possa far avanzare velocemente il lavoro tra le varie fasi e garantire il rispetto delle scadenze.
l'utente che modifica un campo personalizzato non riceverà nessuna notifica.
Come attivare le notifiche dei campi personalizzati
Puoi attivare le notifiche in qualsiasi momento, sia per i campi a discesa nuovi che per quelli esistenti.
Seleziona la casella Notifiche quando crei un nuovo campo a discesa in modo che i collaboratori dell'attività ricevano una notifica quando il valore del campo viene modificato.
Per attivare le notifiche per un campo esistente:
- clicca sul pulsante Personalizza
- clicca sulla scheda Campi
- clicca sull'icona della matita per modificare le impostazioni del campo e seleziona la casella Notifiche
le notifiche dei campi personalizzati non sono disponibili per i campi a discesa.
Se sei il collaboratore di un'attività, riceverai una notifica nella posta in arrivo ogni volta che il valore di un campo viene modificato.
Chi riceverà le notifiche dei campi personalizzati?
Se un campo personalizzato è pubblico per la tua organizzazione o team e un utente seleziona la casella delle notifiche, chiunque usi quel campo in quel momento riceverà una notifica ogni volta che il relativo valore viene modificato. Se vuoi ricevere una notifica quando il valore di un campo viene modificato per un'attività specifica, devi essere un collaboratore di quell'attività.
i membri del progetto riceveranno notifiche relative ai campi personalizzati solo se seguono l'attività nella quale è presente il campo il cui valore è stato modificato.
