Kanban: bacheche Agile, limiti WIP e best practice

Immagina: il tuo team sta per iniziare un nuovo progetto. Hai bisogno di un modo semplice per visualizzare il lavoro, per sapere sempre chi sta lavorando a cosa, in quale fase si trova il lavoro e quando il progetto deve finire. Potresti scorrere i documenti, i fogli di lavoro, le email e i messaggi relativi al progetto per mettere insieme queste informazioni, oppure visualizzarle tutte in un unico posto con una bacheca Kanban.

Se hai già avuto a che fare con la gestione dei progetti o stai cercando un modo di visualizzare il tuo lavoro, avrai sentito il termine Kanban. Il metodo Kanban aiuta i team a bilanciare il lavoro da svolgere con la capacità disponibile di ciascun membro del team.

Questo articolo tratta tutto ciò che devi sapere su cos'è il Kanban, come funzionano le bacheche Kanban e come utilizzarle al meglio per gestire il lavoro del tuo team.

Cos'è il metodo Kanban?

Il metodo Kanban è un metodo di gestione Agile che utilizza bacheche visive per aiutare i team a monitorare il lavoro in tutte le fasi di completamento. Basato su una filosofia di miglioramento continuo, il metodo Kanban "estrae" gli elementi di lavoro dal product backlog e li inserisce in un flusso costante e gestibile.

Ecco come funziona in pratica:

• Schede: ogni attività è rappresentata come una scheda sulla tua bacheca Kanban

• Colonne: le schede si spostano tra le colonne che rappresentano le fasi del lavoro (ad es., "Da fare", "In corso", "Fatto")

• Visibilità in tempo reale: il tuo team può vedere esattamente a che punto si trova ogni attività a colpo d'occhio

Il metodo Kanban è particolarmente apprezzato dai team di sviluppo prodotti e software e da quelli di progettazione. In ogni caso, può essere utilizzato da qualsiasi team che desideri creare un flusso di lavoro più flessibile.

Storia del metodo Kanban

Taiichi Ohno, un ingegnere giapponese della Toyota, creò il metodo Kanban alla fine degli anni '40. Ohno si rese conto che poteva migliorare il sistema di produzione Toyota integrando elementi di produzione snella, noto anche come sistema “Just-in-Time” (JIT).

L'innovazione chiave fu il passaggio da un processo “push” a un processo “pull”:

• Processo push: i prodotti vengono costruiti in base alla domanda prevista e immessi sul mercato

• Processo pull: i prodotti vengono creati e riforniti in base alla domanda effettiva dei consumatori

Questo cambiamento ha permesso alla Toyota di mantenere livelli di inventario più bassi pur rimanendo competitiva sul mercato.

"Kanban" è una combinazione di due parole giapponesi: 看 (Kàn), che significa "segno", e 板 (Bǎn), che significa "bacheca".

Sebbene il Kanban sia ancora utilizzato in molti ambienti di produzione, è stato adattato per lo sviluppo del software all'inizio degli anni 2000. Il framework Kanban per lo sviluppo del software utilizza lo stesso processo di "sistema a trazione" della produzione snella di Ohno.

I team di sviluppo software hanno trovato il metodo Kanban altamente complementare alle loro pratiche DevOps. La sinergia tra Kanban e DevOps consente di ottenere risultati più rapidamente e promuove una cultura del miglioramento continuo e dell'efficienza operativa.

Cosa sono le bacheche Kanban?

I team Kanban utilizzano uno strumento di visualizzazione chiamato Bacheca Kanban per gestire il carico e il flusso di lavoro. Su una Bacheca Kanban, le attività vengono visualizzate in colonne su una bacheca di progetto. Tradizionalmente, ogni colonna rappresenta una fase del lavoro. Una bacheca Kanban di base potrebbe includere colonne come "Da fare", "In corso" e "Fatto".

Ogni colonna è piena di schede visive che rappresentano le singole attività. Un team sposta le attività da una colonna all'altra, fino a quando non vengono completate.

Immaginalo come gli scaffali di un supermercato. Man mano che l'inventario dei prodotti diminuisce con gli acquisti dei consumatori, il personale riempie gli scaffali con nuovi prodotti. Una bacheca Kanban viene continuamente riempita di nuove attività mano a mano che il tuo team completa quelle precedenti.

Ora puoi avere una Bacheca Kanban fisica appesa in una sala conferenze, oppure puoi semplificare i processi online, una soluzione molto più semplice per i team da remoto o virtuali.

Bacheche Kanban virtuali

Oggi puoi creare e gestire la tua bacheca Kanban online. Il software e gli strumenti per creare bacheche Kanban virtuali ti aiutano a visualizzare in modo flessibile i contenuti e a ottenere approfondimenti immediati sulle attività dell'intero progetto. Spesso, i team utilizzano le bacheche Kanban virtuali, come la vista bacheca di Asana, per visualizzare il lavoro mentre avanza da una fase all'altra.

Cosa sono le schede Kanban?

Le schede Kanban sono la forza trainante del sistema Kanban, e ogni scheda rappresenta una singola attività o un elemento di lavoro. Forniscono una panoramica chiara e concisa dell'attività da svolgere.

Le schede Kanban in genere includono dettagli essenziali come il titolo dell'attività, la descrizione, la data di scadenza, i principali stakeholder e il responsabile. Spesso, i diversi tipi di lavoro vengono contrassegnati con colori diversi, in modo che i membri del team possano comprendere rapidamente i requisiti e lo stato dell'attività.

Come funziona il metodo Kanban?

Le bacheche Kanban visualizzano il lavoro di un team assegnando singole attività a schede Kanban o note adesive, organizzate in colonne su una lavagna.

I componenti chiave includono:

• Corsie: colonne che riflettono il flusso del valore, le fasi che le attività devono completare dall'inizio alla fine

• Schede: le singole attività vengono posizionate nelle corsie appropriate per definire il flusso di lavoro

• Limiti WIP: limiti di capacità sulle swimlane per garantire che il sistema Kanban funzioni senza intoppi

Man mano che il lavoro procede, i membri del team spostano le schede da sinistra a destra attraverso ogni fase.

I quattro principi fondamentali del metodo Kanban

Questi quattro principi saranno utili per guidare il tuo team qualora decidessi di implementare un processo Kanban:

1. Inizia da quello che fai ora

Puoi applicare il sistema Kanban a qualsiasi flusso di lavoro o processo corrente. A differenza dei processi di gestione Agile più definiti come Scrum, Kanban è abbastanza flessibile da funzionare all'interno delle prassi principali del tuo team.

2. Accetta di perseguire un cambiamento incrementale ed evolutivo

I grandi cambiamenti possono creare scompiglio nel tuo team e, se provi a cambiare tutto in una volta, il tuo nuovo sistema potrebbe non funzionare. Kanban lo sa, motivo per cui il Framework Kanban si concentra sul miglioramento continuo e sul cambiamento incrementale. Invece di cambiare tutto in una volta, inizia con cambiamenti incrementali per far evolvere i processi del tuo team nel tempo.

3. Rispetta il processo, i ruoli e le responsabilità esistenti

A differenza di altre metodologie snelle, il framework Kanban non ha ruoli di team incorporati, quindi funziona all'interno della struttura e delle prassi attuali del tuo team. Inoltre, il tuo attuale processo potrebbe avere alcuni elementi forti che andrebbero persi se cercassi di rinnovare completamente il tuo flusso di lavoro in un giorno.

4. Incoraggia la leadership a tutti i livelli

In nome del miglioramento continuo, il metodo Kanban riconosce che il cambiamento può provenire da qualsiasi direzione, non necessariamente solo "dall'alto verso il basso". Con Kanban, i membri del team sono incoraggiati a intervenire, raccogliere idee su nuovi modi per far evolvere i processi e farsi carico di nuove iniziative di lavoro.

Best practice essenziali per il metodo Kanban

I principi fondamentali del metodo Kanban guidano la mentalità del tuo team quando affrontate un flusso di lavoro Kanban. Per implementare un processo Kanban, segui queste sei pratiche, al fine di aiutare il tuo team a migliorare continuamente e ottenere una crescita incrementale.

1. Visualizzare il lavoro

Uno dei maggiori vantaggi del sistema Kanban è la possibilità di vedere il lavoro “muoversi” attraverso le varie fasi. Questa pratica non solo ti dà un'idea generale dell'avanzamento attraverso le fasi, ma ti consente anche di ottenere approfondimenti immediati e in tempo reale sulla fase del lavoro.

2. Limita il lavoro in corso

I limiti del lavoro in corso, o limiti WIP, sono il numero massimo di schede che possono essere visualizzate in una singola colonna in un determinato momento.

Come la metodologia Agile, il Kanban si basa sul principio della consegna anticipata, il che significa che le attività dovrebbero spostarsi rapidamente tra le colonne invece di languire in uno stato "In corso" ambiguo.

Non esiste un requisito fisso per quante attività dovrebbero essere "in corso" a un dato momento, ma in generale, i limiti WIP possono incoraggiare il tuo team a ridurre il multitasking e a concentrarsi sulla produzione del lavoro individuale.

3. Gestire il flusso

Per limitare efficacemente il lavoro in corso, ottimizza il flusso delle attività all'interno della tua bacheca Kanban. Il tempo di esecuzione è il tempo che intercorre tra l'inizio di un'attività e il momento in cui viene contrassegnata come "Fine".

Gestire il flusso ti aiuta a:

• Ridurre il tempo di consegna delle attività

• Ridurre i colli di bottiglia nel flusso di lavoro

• Consegna il lavoro mentre è ancora pertinente

4. Stabilisci regole chiare all'interno dei processi

Poiché le attività si spostano rapidamente nel framework Kanban, assicurati che il tuo team abbia norme chiare e stabilite. Queste prassi hanno lo scopo di guidare il team nell'implementazione della metodologia Kanban.

Inoltre, è importante incoraggiare la partecipazione attiva di ciascun membro del team nella definizione di questi standard. Questo modo di procedere fa parte del quarto principio fondamentale del metodo Kanban: incoraggia la leadership a tutti i livelli.

5. Implementa cicli di feedback

Nel Kanban, i feedback vengono raccolti da due gruppi distinti: i tuoi clienti e il tuo team.

• Clienti: raccogli feedback dei clienti e user story sulla qualità e l'efficacia della soluzione prodotta dal tuo team. Era quella giusta? Ci sono stati problemi? Se si sono verificati problemi (come bug nel codice o difetti del prodotto), rivedi il flusso Kanban e lascia più tempo per la revisione, il controllo e la valutazione.

• Team: controlla frequentemente con il tuo team il processo di esecuzione del processo Kanban. Come si sentono i membri riguardo a quanto producono? Qui hai un'altra opportunità di incoraggiare la leadership a tutti i livelli e migliorare le norme dei processi del tuo team.

Il feedback è parte integrante del miglioramento continuo e, quindi, del framework Kanban.

6. Usa le metriche chiave per migliorare continuamente

Il monitoraggio delle metriche chiave delle prestazioni, come il tempo di consegna, il tempo di ciclo e il throughput, è essenziale per implementare efficacemente un sistema Kanban. Le metriche forniscono approfondimenti preziosi sui progressi e sull'efficienza del team, evidenziando le aree di miglioramento.

I team possono utilizzare questa analisi dei dati per prendere decisioni informate e perfezionare continuamente il loro processo Kanban. L'incremento della visibilità del progetto spinge il team a raggiungere l'eccellenza operativa in un ambiente Agile.

7. Migliora in maniera collaborativa ed evolviti in maniera sperimentale

Di base, il metodo Kanban riguarda il miglioramento continuo. Ma questo significa anche che altre metodologie di miglioramento dei processi potrebbero funzionare bene insieme al Kanban. Che si tratti di Scrum o di qualcos'altro, sii sempre favorevole a collaborare, sperimentare ed evolvere i tuoi processi, se necessario.

Come creare una bacheca Kanban in 5 semplici passaggi

In conformità con il primo principio Kanban di base (inizia da quello che fai ora), puoi applicare il metodo a qualsiasi flusso di lavoro. Il modo migliore per visualizzare una bacheca Kanban è usare uno strumento di gestione del lavoro come Asana. Su Asana, ogni progetto può essere visualizzato in quattro modi, inclusa una vista bacheche in stile Kanban.

Non importa come organizzi la tua Bacheca Kanban, segui questi semplici passaggi per applicare il sistema a uno qualsiasi dei tuoi processi in atto:

1. Inizia con una bacheca vuota

La tua Bacheca Kanban finirà per contenere tutte le attività da svolgere e quelle completate, per cui la cosa migliore da fare è partire da una bacheca vuota. Se utilizzi uno strumento di gestione del lavoro come Asana, assicurati di usare la vista Bacheca.

2. Crea colonne per rappresentare il lavoro

Tradizionalmente, le colonne di una bacheca Kanban rappresentano le varie fasi del lavoro. Le colonne che creerai dipenderanno dal tuo team, ma alcune tra le più comuni sono:

• Backlog, Posta in arrivo o Nuovo: in questa colonna andrà riportato il nuovo lavoro prima che venga assegnato a un membro del team.

• Pronto o Con priorità: sposta il lavoro in questa colonna quando è pronto per essere avviato.

• In corso: il lavoro a cui sta lavorando il tuo team. Puoi suddividere ulteriormente la colonna "In corso": ad esempio, un team di contenuti potrebbe creare le colonne "Redazione", "Revisione" ed "Editing", mentre un team di progettazione potrebbe aggiungere le colonne "Sviluppo", "Test" e "Distribuzione".

• In attesa: sposta il lavoro in questa colonna se devi bloccarlo per qualche motivo.

• Completato o Fatto: sposta le attività in questa colonna una volta che sono state completate!

3. Aggiungi attività per rappresentare il lavoro

In una bacheca Kanban, ogni attività è rappresentata da una scheda. Sarebbe opportuno che i titoli delle attività fossero fruibili: consigliamo di iniziare con un verbo, in modo che il tuo team sappia esattamente cosa dovrà fare.

Se stai utilizzando una soluzione virtuale di gestione del lavoro, puoi anche aggiungere informazioni, contesto e file alle schede delle attività Kanban. Con le etichette, puoi monitorare i metadati, come la quantità di tempo che un'attività dovrebbe richiedere o la sua priorità.

4. Muovi il lavoro attraverso le varie fasi

Un elemento fondamentale della gestione del flusso di lavoro con le bacheche Kanban è lo spostamento delle attività alla fase successiva. Puoi farlo manualmente, trascinando le attività, oppure puoi utilizzare una soluzione virtuale di gestione del lavoro che automatizzi questo compito. Ad esempio, con Asana, puoi impostare regole per spostare automaticamente le attività in colonne diverse, in base alle relative informazioni, come spostare un'attività nella colonna "In corso" una volta assegnata a un membro del team.

5. Crea nuove bacheche Kanban se necessario

In teoria, potresti utilizzare la stessa bacheca Kanban virtuale all'infinito. Poiché le bacheche Kanban monitorano il lavoro attraverso un processo continuo, non c'è una ragione specifica per abbandonare la tua bacheca attuale. Ma in alcuni sistemi, come Scrum, creerai frequentemente bacheche Kanban per ogni nuovo sprint. Crea una nuova bacheca, ripulisci la tua lavagna bianca, trasferisci il tuo backlog di attività e ricomincia a lavorare.

Strumenti Kanban digitali

Sebbene la tradizionale bacheca Kanban sia ancora uno strumento di project management efficace, l'utilizzo di uno strumento Kanban digitale come Asana può migliorare significativamente l'approccio del tuo team al miglioramento continuo.

Uno strumento Kanban digitale è una piattaforma basata sul web o su un'app che replica le bacheche Kanban fisiche in un ambiente flessibile e interattivo. Ecco come gli strumenti digitali migliorano l'efficienza del team:

• Flusso: gli strumenti Kanban digitali offrono la migliore visibilità possibile su come le attività si muovono attraverso il flusso di lavoro. Grazie a questa trasparenza, i team possono identificare e affrontare i colli di bottiglia più facilmente, garantendo un flusso di lavoro più fluido dall'inizio al completamento.

• Throughput: i team possono misurare il loro throughput monitorando il numero di attività completate in un periodo specifico. Gli strumenti Kanban digitali, che offrono approfondimenti sulle tendenze della produttività e consentono di prendere decisioni basate sui dati per ottimizzare il rendimento del team, semplificano la visualizzazione di questa metrica.

• Tempi di esecuzione: è fondamentale comprendere la durata di un'attività dall'inizio alla fine per prevedere le cronologie del progetto e definire scadenze realistiche. I team possono monitorare accuratamente i tempi di esecuzione utilizzando strumenti digitali di project management, che forniscono dati preziosi per migliorare i processi di pianificazione ed esecuzione.

• Automazione: gli strumenti Kanban digitali spesso includono funzionalità di automazione che gestiscono le attività ripetitive, come lo spostamento delle schede tra le colonne in base alle attivazioni, l'invio di notifiche e l'aggiornamento dello stato delle attività. I team possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto riducendo l'impegno manuale.

• Integrazione: la combinazione con altri strumenti e piattaforme garantisce che le bacheche Kanban non operino in modo isolamento. Le integrazioni collegano l'archiviazione dei documenti, gli strumenti di comunicazione e gli ambienti di sviluppo per ottimizzare i flussi di lavoro e mantenere tutte le informazioni pertinenti in un unico luogo accessibile.

• Analisi e resoconti: gli strumenti Kanban digitali spesso includono funzionalità integrate di analisi e resoconti. Grazie a queste funzionalità, i team ottengono approfondimenti sui loro modelli di lavoro, il che consente loro di identificare le tendenze, prevedere le prestazioni future e apportare modifiche informate ai loro processi.

Bacheche Kanban: pro e contro

Il tuo team dovrebbe usare il metodo Kanban? Ecco un rapido confronto per aiutarti a decidere:

Il framework Kanban è uno strumento flessibile, che può aiutare i team a bilanciare il lavoro con la capacità produttiva. Se stai introducendo il metodo Kanban in un team non tecnico, valuta se spostare un flusso di lavoro alla volta per facilitare l'adozione.

Visualizza il lavoro del tuo team

Con le bacheche Kanban, il tuo team ha una panoramica chiara delle attività a cui ognuno sta lavorando e del loro avanzamento. Se vuoi provare una Bacheca Kanban per il tuo team, inizia a usare Asana.

Puoi visualizzare qualsiasi progetto Asana in quattro modi, tra cui la vista bacheche, una bacheca in stile Kanban che aiuta il tuo team a visualizzare e gestire più facilmente il flusso di lavoro.

Domande frequenti sul metodo Kanban