Cos’è un’organizzazione a matrice e come funziona?
Come puoi consentire ai team di lavorare rapidamente a più progetti complessi senza rimanere impelagati tra revisioni e approvazioni degli stakeholder? La soluzione potrebbe essere offerta dalla struttura organizzativa. La maggior parte degli ambienti di lavoro è organizzata in catene di comando, per cui tutti sanno chi è responsabile delle decisioni.
In un organigramma gerarchico, l’amministratore delegato si trova in cima, subito seguito dal direttore operativo e dal direttore finanziario. I responsabili di reparto si diramano dai ruoli di leadership più alti, e i project manager si diramano da lì.
Un’organizzazione a matrice è diversa da questa struttura classica, in quanto i membri del team riferiscono sia al project manager che al responsabile di reparto. Nella guida di seguito spiegheremo cos’è un'organizzazione a matrice e come può essere utilizzata per progetti complessi.
Cos’è un'organizzazione a matrice?
Un’organizzazione a matrice è una struttura in cui i membri dei team riferiscono a più responsabili. In un’organizzazione a matrice, i membri del team (da remoto o in presenza) rispondono al project manager e al responsabile di reparto. Questa struttura gestionale può aiutare la tua azienda a creare nuovi prodotti e servizi senza dover riallineare i team.
Come funzionano le organizzazioni a matrice?
Le organizzazioni a matrice hanno due o più livelli di coordinamento. All’inizio ciò potrebbe generare confusione, ma i membri del team di solito hanno un responsabile di riferimento per il loro reparto.
Riferire a un responsabile di reparto non è diverso da quanto succede in una struttura classica. Ad esempio, i membri del team che lavorano nell’IT riferiscono al responsabile del reparto IT, e il responsabile del reparto IT riferisce al vicepresidente della propria divisione. Alla fine, tutti riferiscono al CEO.
In una struttura a matrice, la differenza è che i membri del team riferiscono anche ai project manager. I progetti spesso richiedono la collaborazione di più reparti, come IT, marketing e finanza, e quindi è logico avere un manager per ciascun progetto.
Tipi di gestione a matrice
Possiamo definire tre tipi di gestione a matrice, con ciascun tipo che lascia più o meno autorità al project manager. Puoi visualizzare questi tipi di gestione su una scala, con il project manager a un’estremità e il responsabile di reparto all’altra.
Matrice debole
In una matrice debole, il project manager ha il minor potere decisionale rispetto agli altri tipi di gestione della matrice. Quando il project manager ha un’autorità limitata sul progetto, la matrice diventa debole perché il budget e la tempistica del progetto sono nelle mani del responsabile di reparto. La creazione di un piano di comunicazione può evitare che la comunicazione si perda in una matrice debole.
Matrice equilibrata
In una matrice equilibrata, il responsabile di reparto e il project manager hanno la stessa autorità, e i membri del team rispondono a entrambi. In questo modo la comunicazione viene mantenuta aperta tra tutti i ruoli di leadership, e il progetto continua ad avanzare senza problemi.
Matrice forte
In una matrice forte, il project manager detiene la maggior parte del potere decisionale sul progetto, mentre il responsabile di reparto ha un’autorità più limitata. Il risultato è una struttura organizzativa forte, in quanto il project manager è pienamente responsabile del progetto. Il responsabile di reparto può supervisionare il progetto, ma non prende nessuna decisione importante.
Vantaggi di una struttura organizzativa a matrice
Una struttura organizzativa a matrice è più complessa di una struttura di tipo gerarchico. Alcuni vantaggi della struttura a matrice sono obiettivi di progetto più chiari, un utilizzo efficiente delle risorse, un flusso libero delle informazioni e formazione per i project manager.
Obiettivi di progetto chiari
La struttura organizzativa a matrice può garantire una maggiore chiarezza sugli obiettivi del progetto. Quando il tuo team riferisce i propri progressi sia al project manager che al responsabile di reparto, è fondamentale consolidare gli obiettivi del progetto. Quando il project manager si sente supportato da altri membri dell’alta dirigenza, l’organizzazione del progetto diventa una priorità.
Scenario: supponiamo che il tuo team stia lavorando allo sviluppo di un’app. Dato che viene utilizzata una struttura a matrice, gli sviluppatori IT riferiscono a te, che sei il project manager, e al responsabile del reparto IT. L’obiettivo del progetto è di creare un’app per la ricerca di parole chiave per gli addetti al marketing, da utilizzare ovunque si trovino. Quando il responsabile del reparto IT e il project manager comunicano un obiettivo di progetto chiaro agli sviluppatori IT, l’app viene sviluppata più velocemente.
Utilizzo efficiente delle risorse
La struttura a matrice consente un utilizzo efficiente delle risorse perché il team include specialisti di più reparti. Questo consente di ridurre i costi generali e il tempo necessario al completamento del progetto. In una struttura gerarchica, in cui i team riferiscono a un solo responsabile, ogni team ha meno responsabili. Questi team possono avere bisogno di più tempo per consegnare il progetto perché non hanno membri con più specializzazioni.
Scenario: il team che sta creando l’app per la ricerca di parole chiave può includere specialisti dei reparti IT, finanze e marketing. Quando questi membri riferiscono ai loro responsabili di reparto e ai loro project manager, la produttività del team aumenta, si risparmia tempo e il lavoro viene svolto in maniera più efficiente.
Il team a matrice consente di ridurre i costi: senza un gruppo combinato di specialisti, le aziende dovrebbero ristrutturare i team e potenzialmente assumere nuovo personale ogni volta che viene sviluppato un nuovo prodotto o servizio.
Flusso libero delle informazioni
Il lavoro in una struttura a matrice produce un flusso libero di informazioni tra i team, perché questi riferiscono a più responsabili. In un sistema gerarchico i membri del team devono ricordarsi di passare le informazioni, mentre in quello a matrice il flusso di informazioni diventa un requisito. Trasmettere le informazioni a più responsabili può sembrare un compito tedioso, ma adottando un sistema di gestione dei progetti non richiede praticamente nessuno sforzo extra ai membri del team.
Scenario: se il team di sviluppo dell’app per la ricerca di parole chiave riferisce solo al project manager, le informazioni relative alla correzione dei bug potrebbero andare perse. È invece più facile ricordarsi di trasmettere le informazioni al responsabile del reparto IT se fa parte di un processo a matrice.
Formazione dei project manager
La struttura unica di un’organizzazione a matrice conferisce ai project manager un notevole grado di responsabilità. I project manager devono guidare il team durante il ciclo di vita del progetto. La struttura diventa così una sfida per i project manager e forma coloro che desiderano essere manager interfunzionali in altri reparti.
Scenario: durante il progetto, il tuo team si imbatte in alcune correzioni di bug e in ritardi rispetto alla cronologia del progetto. In qualità di project manager, è tua responsabilità collaborare con il responsabile del reparto IT per gestire al meglio tutte le problematiche. In questo modo potrai sviluppare un interesse personale per il settore IT, con una potenziale opportunità di carriera in futuro.
Fidelizzazione del team
Il tipo di organizzazione a matrice è noto per riuscire a fidelizzare i membri del team: con un gruppo di specialisti a stretto contatto, il team di sviluppo dei prodotti è e rimane forte. I membri lavorano sotto la guida dei responsabili di reparto e vengono quindi assegnati ai project manager. Agli specialisti spesso piace lavorare insieme, e questo può influire positivamente sulle performance del progetto.
Scenario: nel corso del progetto per l’app per la ricerca di parole chiave, il team di progetto è composto da specialisti IT e dei settori marketing e finanza, in quanto in grado di comprendere i pro e i contro della creazione di un’applicazione per smartphone. Questo team di specialisti probabilmente continuerà a lavorare insieme anche a progetti futuri.
Svantaggi di una struttura organizzativa a matrice
Al pari della struttura gerarchica, anche l’organizzazione a matrice presenta i suoi svantaggi. La maggior parte di questi deriva dalla complessità di questa struttura. Le strutture complesse recano vantaggi quando tutto funziona come si deve, ma sono potenzialmente in grado di creare conflitti e causare confusione.
Difficoltà nell’individuare il proprio responsabile
La complessità di un’organizzazione a matrice può diventare uno svantaggio perché i team possono trovare difficile sapere a chi riferire e quando. Il fine ultimo della matrice è di recare vantaggio ai team, ma potrebbe complicare i progetti e confondere il processo generale.
Soluzione: il modo migliore per eliminare errori a livello di riporto gerarchico è quello di garantire che tutti i membri della matrice comprendano a chi riferire e come farlo. L’utilizzo di una piattaforma intuitiva per la gestione dei progetti, in grado di facilitare la collaborazione tra i team, può rendere meno complessa la struttura della matrice.
Tempi di risposta lenti
La complessità della matrice potrebbe portare a tempi di risposta più lenti, con un possibile ritardo dei progetti. I tempi di risposta lenti sono la conseguenza della necessità di riferire le informazioni a più persone. Avere più persone coinvolte è un fattore positivo; lo svantaggio è che riferire le informazioni a più persone richiede tempo.
Soluzione: utilizzando un sistema per la gestione dei progetti si risolve il problema dei tempi di risposta lenti all’interno della struttura a matrice. Poiché Asana funge da fonte di riferimento, consente di evitare il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra team e dirigenza.
Indicazioni contraddittorie
Il problema delle indicazioni contraddittorie si verifica quando il project manager e il responsabile di reparto non sono sulla stessa lunghezza d’onda. La struttura a matrice è stata creata per incoraggiare la collaborazione, ma potrebbe avere i risultati opposti a seconda delle personalità coinvolte.
Soluzione: al fine di evitare questo problema, stabilisci un sistema che consenta ai responsabili di interagire direttamente tra di loro. I membri del team non si sentiranno in trappola se i responsabili sono allineati sugli obiettivi del progetto e restano sulla stessa lunghezza d’onda.
Potenziali divergenze
La principale differenza tra una struttura a matrice e una di tipo gerarchico è che nella prima i membri del team riferiscono a due responsabili. Per questo motivo l’organizzazione a matrice è più complessa e investe di maggiori responsabilità i membri del team. Avere due responsabili significa ricevere più feedback e linee guida, ma potrebbe anche causare delle divergenze.
Soluzione: per prevenire le potenziali divergenze, è essenziale che il responsabile di reparto e il project manager comunichino. In caso di conflitti, non dovrebbe essere il team a decidere chi ascoltare. Di persona o con sistemi virtuali, i responsabili possono evitare le divergenze stabilendo obiettivi di progetto chiari fin dal primo giorno e collaborando per creare insieme un prodotto di successo.
Destreggiarsi tra le priorità
In una struttura a matrice, per i membri del team potrebbe essere difficile destreggiarsi tra le priorità se i responsabili non collaborano. Se il responsabile di reparto sostiene che le sue attività sono più importanti, e lo stesso sostiene anche il project manager, per il team non è facile stabilire a quali linee guida dare la priorità.
Soluzione: quando i membri del team trovano difficoltà a dare la priorità alle varie attività a causa della cattiva comunicazione tra i responsabili, sono proprio questi ultimi a dover analizzare le attività e a decidere cosa deve essere fatto per primo. La maggior parte dei problemi potenzialmente dovuti alla struttura a matrice possono essere risolti collaborando e comunicando in maniera efficace per garantire la chiarezza tra team.
Migliora la struttura a matrice con gli strumenti per la gestione dei progetti
L’utilizzo di strumenti per la gestione dei progetti è il modo migliore per far funzionare bene la struttura a matrice. Con la gestione dei progetti, il project manager e il responsabile di reparto possono allinearsi agli obiettivi del progetto, pianificare il lavoro insieme e creare una chiara linea di comunicazione. E quando questi elementi vengono definiti, i membri del team hanno la chiarezza di cui hanno bisogno per lavorare in modo efficiente e raggiungere gli obiettivi del progetto.
