Come creare una cronologia di progetto in sette semplici passaggi

Gestisci un progetto? Visualizzare il lavoro in una cronologia invece che in un foglio di calcolo o una lista di cose da fare disorganizzata è uno dei vantaggi della gestione dei progetti. Una cronologia può mostrarti come i pezzi del tuo piano si incastrano tra di loro. Cosa stai aspettando? Senza la giusta tecnologia, creare la cronologia di un progetto può essere complicato e faticoso.

Ma non preoccuparti, questo esempio ti aiuterà a realizzare una cronologia di progetto. Non importa quale sia il tuo ruolo, settore o reparto. Segui i passaggi e scopri come creare cronologie di progetto per restare al comando e creane una tutta tua.

1. Crea un brief del progetto

Per mantenere tutti gli stakeholder allineati, ogni progetto dovrebbe iniziare con un brief di progetto che funge da roadmap e ne illustra la finalità, gli obiettivi, i traguardi e la vision. Ecco alcune domande a cui rispondere nel brief:

• Quali sono gli obiettivi del progetto, sia interni che esterni?

• Quali stakeholder interni ed esterni sono coinvolti nel progetto? Qual è il loro ruolo?

• Qual è l'intervallo di tempo del progetto?

• Quali sono i traguardi chiave del progetto?

Mettiamo in pratica questo passaggio. Sei responsabile della pianificazione della cena di ringraziamento dei clienti di quest'anno. Il tuo obiettivo personale è di essere la persona più organizzata, produttiva ed efficiente possibile. Sai di poterlo fare e che devi iniziare mettendo insieme un brief coerente per l'evento. Di seguito elenchiamo le risposte alle quattro domande elencate sopra.

Quali sono gli obiettivi del progetto, sia interni che esterni?

L'obiettivo interno è quello di pianificare un evento che abbia un alto impatto sui clienti, con un budget inferiore ai 15.000 €. L'obiettivo esterno è quello di raggiungere un tasso di conferma delle presenze del 50% e un tasso di presenze effettivo dell'80%.

Quali stakeholder interni ed esterni sono coinvolti nel progetto?

Gli stakeholder interni sono il comitato di pianificazione dell'evento (Giorgio, Samuel, Tania, Linda), il vicepresidente del reparto per il successo dei clienti e il team di marketing. Gli stakeholder esterni comprendono gli attuali clienti e alcuni fornitori (catering, sede dell'evento, ecc.).

Qual è l'intervallo di tempo del progetto?

La pianificazione del progetto inizia il 15 gennaio e l'evento sarà il 30 agosto.

Quali attività dovrebbero essere considerate traguardi del progetto?

Pubblicare la pagina per l'iscrizione, confermare il luogo e ingaggiare i fornitori.

Dopo aver delineato il progetto e gli obiettivi, potrai lavorare a ritroso per definire tutti i passaggi necessari e iniziare a creare la cronologia del progetto.

2. Crea un elenco di cose da fare

Per creare una cronologia di progetto ottimale, dovrai stilare un elenco di tutte le attività necessarie per l'organizzazione del progetto fino alla conclusione, che si tratti di un resoconto o un evento. Includi tutti i passaggi, sia grandi che piccoli. Tutte le attività che ti aiuteranno a completare il progetto in tempo e rispettando il budget dovrebbero essere riportate nell'elenco.

A questo punto, non preoccuparti troppo dell'ordine dei passaggi e di quando dovrai occupartene, ne parleremo in seguito.

Per esempio, la cena di ringraziamento per i clienti potrebbe essere suddivisa in questo modo:

• Scrivere il programma dell'evento

• Confermare il budget

• Confermare il luogo dell'evento

• Scegliere il servizio di catering

• Scegliere il tema dell'evento

• Sviluppare le idee per la parte creativa dell'evento

• Creare una pagina per la conferma delle presenze

• Inviare gli inviti

• Promuovere l'evento

• Ordinare i gadget

• Test audio/video

• Completare le presentazioni

• Preparare il materiale pubblicitario e i gadget

• Checklist per il giorno

Suddividi le fasi più lunghe o complesse in sottoattività più piccole e facili da gestire. In questo modo, non solo potrai capire la vera entità di un passaggio, ma non dimenticherai nemmeno il più piccolo dettaglio e gestirai tutto con più facilità.

Nel nostro evento di esempio, per rendere il passaggio "Scegliere il servizio di catering" meno stressante, l'abbiamo suddiviso in parti più gestibili:

• Creare una lista dei potenziali catering

• Richiedere un preventivo a ogni catering

• Confrontare preventivi e menu

• Incontrare i catering selezionati

• Scegliere il servizio di catering

• Finalizzare il contratto

3. Fai una stima di quanto tempo servirà per ogni passaggio

Una volta che avrai un elenco completo con tutti i passaggi del progetto, stima il tempo necessario per il completamento di ognuno. Cerca di trovare un equilibrio tra il tempo che il tuo team dovrà dedicare alle attività con quello a disposizione per rispettare la tabella di marcia. Dopo aver calcolato quanto tempo ci vorrà per completare ogni attività, potrai pianificarle correttamente e definirne l'ordine per creare la roadmap del progetto.

Continuando con il nostro evento di ringraziamento dei clienti, prendiamo il passaggio "Scegliere il servizio di catering" con le relative sottoattività e stimiamo il tempo richiesto da ciascuna.

Selezionare catering (9 settimane)

• Creare una lista dei catering tra cui scegliere (1 settimana)

• Richiedere preventivo a ogni catering (3 settimane)

• Confrontare preventivi e menu (1 settimana)

• Incontrare i catering selezionati (2 settimane)

• Scegliere il servizio di catering (1 settimana)

• Concludere il contratto (1 settimana)

In base alle nostre previsioni, il processo di selezione del servizio di catering richiederà in tutto nove settimane. Lavorando a ritroso, è possibile stabilire quando iniziare questa attività e riportare nella cronologia del progetto la data effettiva.

4. Definisci le dipendenze

Mentre gestisci un progetto, puoi lavorare ad alcuni passaggi contemporaneamente, specialmente se colleghi del team diversi sono responsabili di ogni attività che si sovrappone. Tuttavia, altri passaggi possono essere avviati o completati sono al completamento di un altro. In altre parole, alcuni dipendono da quelli che vengono completati prima. Per esempio, non si può ordinare il menu prima di aver selezionato il catering. Questo è uno dei tanti motivi per cui la cronologia è così importante. Visualizzare ogni passaggio, le sovrapposizioni e il tempo richiesto da ognuno, ti manterrà sulla giusta rotta.

Questo è anche il momento in cui definire il responsabile di ogni passaggio. Nominare fin dall'inizio il responsabile di ogni parte del progetto ti aiuterà a individuare e gestire i conflitti di tempo o di personale ed evitare sorprese e ritardi futuri. Nel passaggio 6, imparerai a condividere la cronologia del progetto con i collaboratori, rendendo le responsabilità più chiare.

Una delle attività del nostro evento di esempio è l'invio degli inviti. Anche se questo passaggio sembra facile, ci sono diverse altre attività che devono essere svolte prima di poter anche solo pensare di inviare gli inviti. Gli inviti devono essere progettati e non possiamo farlo finché non è stato scelto il tema dell'evento. Ci sono attività che devono essere svolte prima che un'altra inizi, ad esempio:

Tema dell'evento (Team di pianificazione dell'evento) → Sviluppare idee per il concept (Linda) → Scegliere il design (Team di pianificazione dell'evento) → Creare invito (Linda) → Inviare inviti (Tara)

Prenditi del tempo per definire le dipendenze e la sequenza (o ordine) di ciascuna attività: vedrai subito che il progetto prende forma. Inoltre, è fondamentale decidere chi si occuperà di ciascuna attività. Chi svilupperà e sceglierà il tema dell'evento? Chi realizzerà gli inviti? Non aspettare l'ultimo minuto per assegnare un'attività a qualcuno. Stabilisci tutto in anticipo per evitare conflitti o intoppi.

La buona notizia è che il processo di gestione degli inviti e la selezione del servizio di catering possono avvenire contemporaneamente (lo vedrai nella nostra cronologia di progetto).

5. Crea la tua cronologia

Stai cominciando a farti un'idea di come potrebbe essere la cronologia del tuo progetto? Tuttavia, non puoi tenere a mente tutte le attività e le date di scadenza, ma è più comodo riportarle su carta (o sullo schermo). Istintivamente, potresti aprire un foglio di calcolo Excel o una presentazione PowerPoint, ma aspetta. Poiché nessuno di questi due strumenti è stato progettato per pianificare o gestire progetti, incontrerai delle difficoltà che potresti evitare scegliendo uno strumento migliore.

Opta, invece, per uno strumento di project management che è stato progettato appositamente per creare e gestire le cronologie di progetto, come Asana. Non solo ti farà risparmiare tempo nella creazione della cronologia (dato che non dovrai destreggiarti tra celle e formule per trasformare un foglio di calcolo in una cronologia di progetto), ma ti permetterà di continuare a gestire la tua cronologia anche dopo il lancio del progetto. Gli strumenti di project management dedicati ti permettono di modificare facilmente la cronologia in corso d'opera e di aggiornare gli stakeholder sui cambiamenti e i progressi.

Con lo strumento giusto, la tua cronologia sarà collegata al tuo lavoro e resterà sempre aggiornata. Può fare la differenza tra un progetto di successo e uno destinato a fallire.

Come creare una cronologia su Asana

Usa la cronologia di Asana per creare il programma del progetto:

1. Riporta tutti i passaggi del tuo progetto in forma di attività in un elenco.

2. Aggiungi date di inizio e di fine a ogni attività.

3. Aggiungi un titolare a ogni attività.

4. Definisci le dipendenze tra le attività.

5. Clicca sulla vista Cronologia per ottenere una rappresentazione visiva del tuo elenco.

Suggerimento: se hai già creato il tuo piano su un foglio di calcolo, puoi importarlo facilmente in Asana usando la nostra integrazione con l'importatore CSV e andare al passaggio 4.

Modelli di cronologia di progetto per iniziare

Il modo più facile per creare velocemente una cronologia di progetto è iniziare con un modello di progetto. Di seguito troverai un paio di modelli creati da Asana che puoi usare fin da subito. Tutti i progetti sono visualizzati in vista Elenco per impostazione predefinita, ma puoi cliccare sulla scheda Cronologia per convertirli in una cronologia.

• Modello per il lancio del prodotto

• Modello per la pianificazione di eventi

• Modello per la roadmap del prodotto

• Modello per il piano generale del progetto

6. Condividi la cronologia con gli stakeholder

Ricordi quando hai aggiunto la lista di tutti gli stakeholder del progetto all'inizio di questo processo? Ora che hai creato la tua cronologia, è importante condividerla con tutti i collaboratori. Ti assicuriamo che apprezzeranno la chiarezza del tuo piano. Più semplificherai il loro lavoro, più complimenti riceverai durante il processo.

Usando uno strumento di project management per creare la tua cronologia, condividerla sarà più semplice e veloce. Dimentica email e documenti. In poco tempo, gli stakeholder sapranno chi sta facendo cosa ed entro quando.

Per l'evento di ringraziamento dei clienti, dobbiamo condividere la cronologia con tutti i collaboratori del progetto, non solo con chi ha una responsabilità diretta. Tutti potranno monitorare la propria parte del progetto e le relative dipendenze in qualsiasi momento, senza doverti chiedere informazioni.

7. Gestisci i cambiamenti e adatta il progetto in corso d'opera

Se hai già lavorato ad altri progetti, sai bene che le cose non vanno sempre come previsto. Tuttavia, quando si è pronti ad adattarsi, non è difficile gestire i cambiamenti. Le cronologie non sono l'ideale solo per pianificare, ma ti aiuteranno anche a reagire ai ritardi o ai cambiamenti che inevitabilmente si verificano.

Spostare le attività non dovrebbe essere un problema né dovrebbe bloccare l'intero progetto. Se alcune sono in ritardo, come titolare del progetto, vedrai con chiarezza quale sarà l'impatto sul resto del progetto. In questo modo, potrai spostare le attività di conseguenza per garantire il corretto avanzamento.

Come osservato da The Balance Careers, le modifiche a un progetto possono essere gestite all'interno delle fasi specifiche, ma una volta che la modifica è diventata effettiva, è necessario aggiornare la cronologia. Poiché le cronologie diventano obsolete velocemente quando i piani cambiano, affidarsi a uno strumento di project management, piuttosto che a email o fogli di calcolo, offre un grande vantaggio. Come titolare del progetto, è tua responsabilità comunicare a tutti gli stakeholder qual è l'unica fonte di riferimento (la tua cronologia) e assicurarti che sia sempre aggiornata.

• Intervieni immediatamente. Non appena la modifica viene confermata, aggiorna di conseguenza la cronologia.

• Avvisa gli stakeholder. Chiunque sia interessato dalle modifiche alla cronologia del progetto, ne conoscerà l'impatto e potrà visualizzare i cambiamenti nella cronologia.

• Determina l'impatto. Dopo aver aggiornato la cronologia, potrai vedere se ci sono periodi di tempo con troppe attività e stakeholders con troppo lavoro. Puoi spostare un'attività per concedere più tempo? Qualcun altro può assumersi quella responsabilità o dare una mano?

Per concludere il nostro evento di esempio, diciamo che hai scelto il servizio di catering per la cena di ringraziamento dei clienti. Stai per firmare il contratto quando, sfortunatamente, arriva una chiamata che ti informa che il catering non è più disponibile. Devi trovarne uno nuovo.

Usando la cronologia è facile modificare le date di scadenza delle attività e dei membri del team interessati da questo cambiamento. L'aspetto positivo è che abbiamo già completato molte delle attività iniziali e possiamo vederlo nella cronologia. Anche se potrebbe sembrare frustrante, in realtà il problema è più gestibile perché la cronologia ci ha aiutato a restare organizzati e a tenere tutto sotto controllo.

Domande frequenti sulle cronologie di progetto

Sapere come creare una cronologia di progetto ben organizzata è un importante primo passo per capire come usare questo potente strumento, ma potresti avere ancora qualche domanda. Non sei solo. Qui trovi le risposte a un paio di domande frequenti sulla cronologia di progetto:

Qual è la differenza tra una cronologia e un diagramma di Gantt?

I Diagrammi di Gantt si concentrano maggiormente sui flussi di lavoro e sulle dipendenze tra le attività. Sono più lineari e non tengono conto dei cambiamenti o degli eventi che accadono contemporaneamente. Le cronologie sono flessibili e si adattano facilmente ai cambiamenti dei piani di progetto. Consentono di aggiornare i flussi di lavoro senza difficoltà. Entrambi sono utili come strumenti visivi.

Come monitorare lo stato di avanzamento dei progetti, soprattutto se stai ne stai gestendo diversi?

I fogli di calcolo non ti aiutano di certo, mentre con uno strumento di project management diventa tutto più semplice. Puoi utilizzare le viste multiple per visualizzare un progetto alla volta o puoi gestire più progetti con una vista in stile portfolio.

In altre parole, puoi vedere quando avrai più tempo per dedicarti a certe attività e quando hai raggiunto il massimo della capacità. In questo modo, potrai apportare le modifiche necessarie per ripartire il carico di lavoro del tuo team.

Crea la cronologia del tuo prossimo progetto con la massima tranquillità

Non basta presentare un piano di progetto. Stabilire come realizzarlo è altrettanto importante. Creare una cronologia di come si svilupperà il programma è fondamentale per la fase di pianificazione e rende la gestione del progetto più efficiente.

Usando questa procedura per ogni cronologia di gestione del progetto potrai concentrarti sul lavoro senza stress. Provala, adattala alla tua azienda e condividila!

Per portare le cronologie di progetto a un livello superiore, crea la tua prossima cronologia con Asana.