La miglior alternativa alle cronologie e ai calendari in Excel

Definire ogni fase di un progetto è fondamentale per creare un piano chiaro. Tuttavia, non è facile comprendere i collegamenti tra le attività e le scadenze guardando un semplice elenco. È qui che entrano in gioco le cronologie di progetto e i calendari. Entrambi offrono una rappresentazione visiva del tuo piano di progetto per consentirti di vedere il lavoro nel suo svolgimento, individuare le dipendenze e i blocchi prima che sia troppo tardi.

Al momento di pianificare un progetto, istintivamente potresti aprire Excel e iniziare a creare la tua cronologia o il tuo calendario. Fermati un attimo. È vero che puoi usare Microsoft Excel, ma non è sempre lo strumento migliore per questo tipo di lavoro. È l'ideale per i calcoli e per creare tabelle pivot, ma non è stato sviluppato per gestire progetti o mostrare informazioni in cronologie, calendari e altri formati.

Un software collaborativo di gestione del lavoro, come Asana, invece, aiuta i team a pianificare e gestire i progetti, e, grazie alle viste Cronologia e Calendario integrate (senza bisogno di impostare formule o di unire celle) consente di visualizzare il lavoro.

In questo articolo, parleremo dei limiti di Excel nella gestione dei progetti e di come si differenzia dai software di gestione del lavoro. Inoltre, forniremo degli esempi di cronologie di progetto e di calendari, e ti spiegheremo come crearne uno per il tuo progetto.

Cronologie e calendari in Excel e software di gestione del lavoro a confronto

Excel è sicuramente uno strumento utile, ma non è stato sviluppato per gestire progetti. Di seguito, ti presentiamo tre insidie relative all'uso di Excel nella gestione dei progetti e come migliorare passando a uno strumento di gestione del lavoro.

Una struttura di progetto uniforme

• Excel: poiché un foglio di calcolo è un foglio bianco composto da celle, quando si crea il programma di un progetto è necessario stabilire quali informazioni inserire in ogni cella. Definirne la struttura può richiedere molto tempo e può essere difficile riportare tutti i dettagli importanti. Inoltre, ognuno può creare il proprio calendario e stabilire le scadenze in modo diverso, il che crea incongruenze tra i progetti.

• Software di gestione del lavoro: poiché sono progettati appositamente per gestire progetti e attività, questi strumenti sono dotati di una struttura integrata che ti aiuterà a definire il tuo piano. In generale, offrono modalità standard per registrare le attività e organizzarle, e campi aggiuntivi per riportare informazioni importanti come l'incaricato e la data di scadenza. Inoltre, consentono di configurare il proprio piano in diversi modi, per esempio, sotto forma di calendario, cronologia, elenco o bacheca Kanban e di usare la stessa struttura per più progetti.

Un piano e una cronologia centralizzati e fruibili

• Excel: in un foglio di calcolo, le informazioni contenute in ciascuna cella non sono collegate al lavoro in corso. Pertanto, sarà necessario affiancare altri strumenti di comunicazione e collaborazione, come email e chat, per tenere aggiornati i colleghi del team. Di conseguenza, le informazioni chiave del progetto saranno sparse in strumenti diversi e il contesto importante potrà andare facilmente perduto.

• Software di gestione del lavoro: puoi organizzare, monitorare e comunicare con il tuo team su ogni attività del progetto in un unico posto. In questo modo, tutti sapranno chiaramente quali sono le attività da svolgere, i relativi incaricati e le date di scadenza. Infine, puoi comunicare, collaborare e allegare i file direttamente nello strumento in modo che tutto resti collegato e le informazioni possano essere reperite facilmente.

Aggiornamenti sul progetto in tempo reale

• Excel: poiché il lavoro in realtà non si svolge nel foglio di calcolo, devi aggiornare manualmente le informazioni di ogni cella quando l'ambito, le responsabilità e le scadenze cambiano o semplicemente quando le attività vengono completate. Questa è un'attività superflua che può portare via molto tempo, specialmente in caso di progetti o cronologie complesse. Inoltre, le informazioni possono diventare rapidamente obsolete o andare perdute.

• Software di gestione del lavoro: quando qualcuno completa un'attività o la riassegna oppure sposta una data di scadenza nel progetto, la cronologia o il calendario si aggiornano automaticamente per riflettere questi cambiamenti. In questo modo, i membri del progetto possono fare affidamento sul piano, in quanto hanno una visione chiara degli incaricati e dello stato di avanzamento del lavoro.

Devo usare un calendario o una cronologia?

Scegliere se usare un calendario di progetto o una cronologia dipende dalla complessità del progetto e dalle informazioni che vuoi vedere. Ecco quando usare le divere tipologie di piano di progetto.

Calendario di progetto

Questa modalità di visualizzazione è utile quando vuoi vedere le attività in corso, gli intervalli di date e le scadenze. Grazie alla panoramica delle date di scadenza, puoi apportare modifiche al piano di progetto ogni volta che lo desideri.

Cronologia del progetto

Le cronologie, come i diagrammi di Gantt, sono utili per visualizzare la sequenza di attività, come sono collegate e quando verranno svolte. Inoltre, mettono in luce le sovrapposizioni e ti aiutano a individuare problemi di coordinazione tra le attività dipendenti.

Esempi di cronologie e calendari in uno strumento di gestione del lavoro

Nei seguenti esempi, creeremo un calendario o una cronologia di progetto con Asana per illustrare le differenze tra uno strumento collaborativo di gestione del lavoro ed Excel.

Calendari editoriali e per la gestione dei contenuti

Gestire un calendario editoriale in un foglio di calcolo richiede un grosso lavoro iniziale. Dovrai aggiornare manualmente o spostare le celle a ogni modifica dell'ultimo minuto o quando le date cambiano. Con uno strumento di gestione del lavoro, invece, puoi collegare il calendario editoriale al processo di produzione dei contenuti in modo da sapere a che punto si trova ogni contenuto nel ciclo di sviluppo e poter spostare rapidamente le date di pubblicazione quando necessario.

Campagne di marketing

Creare il piano per una campagna di marketing in un foglio di calcolo è come giocare a Tetris. Proprio quando pensi che tutto quadri, salta fuori una nuova attività che manda tutto all'aria. Quando usi la vista Cronologia in uno strumento di project management, invece, è facile pianificare il lavoro, visualizzare i conflitti tra le date e spostare le attività, in modo da poter lanciare la campagna in tempo.

Pianificazione di eventi

Per realizzare un evento di successo, ci sono numerosi dettagli da tenere sotto controllo. Può diventare complicato gestire tutte le attività, i fornitori e gli stakeholder interni in un foglio di calcolo che deve essere aggiornato costantemente. Con un sistema di gestione del lavoro, è possibile creare una cronologia delle attività, rendere chiare le responsabilità e le scadenze, e mantenere tutti i contratti e le risorse di creatività collegate alle attività, in modo che l'evento si svolga senza intoppi.

Lancio di un prodotto

Con così tanti elementi e team da coordinare, è facile perdere passaggi importanti quando si gestisce il lancio di un prodotto in una cronologia su Excel, perché non è possibile avere un quadro d'insieme. In uno strumento di gestione del lavoro, puoi impostare gli intervalli di date e le dipendenze delle attività, allegare file alle attività, visualizzare i conflitti tra le date e intervenire di conseguenza, così tutti sanno cosa succede e quando.

Come creare una cronologia o calendario di progetto migliori

Ora che sai come utilizzare ogni vista e conosci i vantaggi che derivano dall'uso di uno strumento di gestione del lavoro per creare una cronologia o calendario di progetto, ecco come farlo su Asana:

1. Crea un nuovo progetto o importa il tuo piano di progetto esistente su Excel usando l'utilità di importazione CSV.

2. Definisci ogni passaggio e attività necessari per portare a termine il progetto.

3. Imposta date di inizio e di fine per ogni attività per sapere quando vengono svolte.

4. Assegna le attività ai colleghi del team in modo che sappiano chiaramente quali sono le proprie responsabilità.

5. Clicca sulla scheda della cronologia o del calendario per visualizzare il tuo piano di progetto nella vista che preferisci.

6. Sposta le attività e modifica il piano in base alle esigenze, così da tenere il tuo progetto sotto controllo e rispettare le scadenze.

Se hai bisogno di ispirazione e di ulteriore aiuto, visita la galleria dei modelli di Asana. Con oltre cinquanta modelli tra cui scegliere, puoi avviare il tuo progetto rapidamente e con facilità, a prescindere da ciò a cui tu e il tuo team state lavorando.

Di' addio alla gestione dei progetti con i fogli di calcolo

Un progetto di successo inizia con un piano chiaro. Creando una cronologia o un calendario di progetto nello strumento giusto, il tuo team sarà più produttivo, collaborerà più efficacemente e potrà fare affidamento sul piano di progetto.

Se ancora non hai Asana, inizia con una prova gratuita. Avrai accesso a decine di modelli con cui potrai pianificare fin da subito il tuo prossimo progetto.