Tre modi per visualizzare un piano di progetto: cronologie, calendari e bacheche

Indipendentemente dal tipo di progetto che stai gestendo, ti serve uno strumento per pianificare e monitorare il tuo lavoro, che ti permetta non solo di sapere chi sta facendo cosa ed entro quando, ma anche di visualizzarne facilmente i vari elementi e le informazioni.

Liste e fogli di calcolo non sono la soluzione. Le prime si trasformano in documenti con numerose pagine, mentre i secondi in infinite colonne piene di dettagli che non aiutano a capire a che punto è un progetto in un determinato momento.

Cos'è il visual project management?

La gestione dei progetti visiva è un modo di organizzare e gestire il lavoro senza ricorrere alla classica lista di cose da fare. Ti permette di visualizzare le informazioni del progetto in diversi layout come le cronologie, le bacheche Kanban e i calendari. La gestione dei progetti visiva fornisce una visione d'insieme del lavoro da svolgere, della data di consegna dei risultati finali del progetto, dei traguardi del tuo team e altro ancora.

Come visualizzare lo stato di avanzamento di un progetto?

Le tre modalità di visualizzazione dello stato di avanzamento dei progetti più comuni sono:

• le cronologie (o diagrammi di Gantt)

• le bacheche Kanban

• i calendari

Ognuna di queste viste ha i suoi pro e contro e la scelta dipende dal tipo di progetto che stai pianificando. Ecco perché il tuo software di visual project management dovrebbe permetterti di passare da una vista all'altra. In questo modo, tutti, dai singoli collaboratori ai dirigenti, possono beneficiare del tuo software di project management.

Quindi, quale vista dovresti scegliere tra Cronologia, Bacheca Kanban e Calendario? Di seguito, ti spieghiamo come funzionano queste opzioni e per quali tipi di progetto sono più adatte.

1. Cronologie di progetto e grafici

Un modo per visualizzare un piano di progetto è quello di creare una cronologia o un diagramma di Gantt. Le cronologie di progetto sono rappresentazioni visive del tuo piano di progetto. Ti consentono di organizzarne i dettagli in un grafico a barre per mostrare quando ogni attività o deliverable del tuo progetto devono essere completati, quanto tempo ci vorrà e l'ordine di svolgimento.

Quando usare le cronologie di progetto: diagrammi di Gantt

Le cronologie sono utili quando in un progetto si ha bisogno di conoscere non solo le scadenze delle attività, ma anche la data di inizio e il tempo necessario per completarle. Inserendo tutto in una cronologia di progetto, puoi assegnare meglio le risorse, i membri del team nelle diverse fasi e visualizzare le dipendenze.

Con la cronologia puoi creare un piano di progetto che mostra come tutti gli elementi del tuo progetto si incastrano tra di loro e apportare modifiche quando necessario per prevenire i problemi. Le cronologie sono ottime per:

• la gestione delle campagne

• i lanci di prodotto

• Pianificazione di eventi

Quando non usare le cronologie di progetto o i diagrammi di Gantt

Gestire un progetto con la cronologia è utile soprattutto quando ogni attività ha una data di inizio e di fine. Immagina di rappresentare la cronologia in un grafico a barre: se le tue attività non hanno date di inizio e di fine, non ci sarà molto da visualizzare. Se stai pianificando un progetto con molte attività quotidiane, potrebbe essere più opportuno visualizzare il tuo lavoro in un calendario di progetto o in una bacheca Kanban.

Esempio di cronologia di progetto

Supponiamo che tu stia pianificando il lancio di un prodotto. Poiché per sua la riuscita è richiesta la partecipazione di membri dei team interfunzionali, come quello di prodotto, sviluppo, marketing, vendite, assistenza clienti, il progetto sarà inevitabilmente complesso.

Una cronologia può aiutarti a prevedere meglio i tempi e a coordinare le risorse in modo da raggiungere i tuoi traguardi con meno difficoltà. La cronologia di progetto dovrebbe riportare ogni passaggio o deliverable, mostrare le rispettive date di inizio e di fine e le dipendenze tra gli elementi. In questo modo, tutti i membri del team avranno una visione chiara del piano di lancio fin dall'inizio.

Suggerimento: condividi e gestisci la tua cronologia con i colleghi del team

Dopo che avrai creato una cronologia per il tuo piano di progetto, non dimenticare di informare i colleghi del team e gli stakeholder e di aggiornare i dettagli man mano che il progetto avanza. Condividendo la stessa fonte di verità, i membri del tuo team saranno aggiornati sullo stato di avanzamento del progetto in tempo reale.

Su Asana puoi facilmente condividere il tuo progetto con gli stakeholder e i colleghi del team. Visualizzando il tuo lavoro nella vista Cronologia, puoi ottenere l'approvazione del tuo piano e modificare e adattare i programmi in caso di cambiamenti. Visualizza le dipendenze tra le attività e individua i conflitti prima che nascano.

2. Bacheche Kanban

Le bacheche Kanban sono un sistema visivo per organizzare i progetti, in cui ogni attività o elemento del lavoro è rappresentato da una scheda. Le schede vengono disposte in una delle diverse colonne che rappresentano le fasi di un progetto o di un processo, il titolare dell'attività, la priorità o il criterio che più si adatta al tuo team. Quando un'attività o una consegna avanzano, la relativa scheda viene spostata da una colonna all'altra in modo da poter vedere facilmente a che punto si trova.

Quando usare le bacheche Kanban

La gestione dei progetti in stile Kanban è più adatta a progetti con fasi distinte, attraverso le quali ciascuna attività deve passare prima di essere completata. Le bacheche Kanban sono ottimi strumenti per i team Agile che lavorano con gli sprint, poiché permettono di vedere chiaramente l'avanzamento del lavoro. In particolare, sono l'ideale per:

• il monitoraggio dei bug

• la pianificazione Sprint

• le retrospettive Sprint

• le riunioni giornaliere della metodologia Agile

• la gestione della produzione per il web

• le richieste di lavoro

Esempio di un progetto organizzato in vista Bacheca

Il flusso di lavoro relativo al monitoraggio dei bug è un esempio di progetto che può essere gestito usando le bacheche Kanban. Per identificare e correggere i bug, la tua bacheca Kanban potrebbe includere colonne che rappresentano le seguenti fasi:

• Nuovi bug (es. il tuo backlog)

• Pronto per la gestione

• In corso

• Controllo qualità in corso

• Completato

Per ogni bug segnalato, il tuo team può facilmente creare una nuova scheda e poi spostarla da una colonna all'altra man mano che il lavoro procede.

Suggerimento: crea e condividi la tua bacheca online

Spesso troverai bacheche Kanban costruite su lavagne fisiche con note adesive, ma sapevi che puoi anche crearle online con uno strumento come Asana?

Creando la tua bacheca Kanban su Asana avrai più funzionalità come la possibilità di aggiungere campi personalizzati, descrizioni, file e collaboratori a ogni scheda, in modo da poter facilmente riportare informazioni aggiuntive sul progetto per aiutare tutti i membri del tuo team a collaborare al meglio.

3. Calendari di progetto

Le bacheche Kanban e le cronologie sono adatte a molti tipi di progetti, ma a volte un calendario è la soluzione migliore. Sebbene possa sembrare uno strumento basico, è l'ideale per pianificare determinati tipi di progetti.

Quando usare i calendari di progetto

Un calendario è lo strumento ideale quando si devono gestire molte attività con scadenze diverse. Sapere in quale settimana, mese o anno un traguardo deve essere completato o una risorsa consegnata ti aiuta a pianificare in anticipo e a rispettare le scadenze. In particolare, i calendari di progetto possono aiutarti a gestire:

• Calendario editoriale

• il calendario dei contenuti per i social media

Quando non usare i calendari di progetto

I calendari di progetto possono dare vita alle tue attività e aiutarti a pianificare la settimana, il mese o il trimestre. Tuttavia, non sono la soluzione ideale se le attività da gestire quotidianamente sono molte. Se devi sapere in dettaglio a cosa lavora il tuo team ogni giorno, una bacheca Kanban o una vista in stile “elenco di cose da fare” potrebbero essere la scelta più adatta per il tuo team.

Esempio di calendario di progetto

Se stai pianificando un progetto con attività da svolgere ogni giorno, un calendario di progetto ti permetterà di vedere tutto ciò che hai in programma nei prossimi giorni e settimane. Successivamente, potrai visualizzare l'intero progetto sul calendario per sapere esattamente cosa c'è da fare e chi ci sta lavorando.

Suggerimento: fai una lista di tutte le attività prima di programmarle

Se stai usando Asana per gestire il calendario del tuo progetto, puoi creare una lista di attività all'interno di un progetto, impostare le date di scadenza e poi passare alla vista Calendario per vedere automaticamente le tue attività sul calendario. Se necessario, puoi spostarle sul calendario per cambiare rapidamente le date di scadenza.

Quale vista è più adatta al tuo progetto?

La cronologia, la bacheca Kanban e il calendario sono un ottimo modo per visualizzare tutti i passaggi del tuo progetto e offrirti una visione d'insieme per non perderti nessun dettaglio importante. Puoi creare un progetto usando una di queste viste su Asana. Indipendentemente dalla vista che sceglierai, potrai facilmente condividere il tuo piano con i colleghi del team e gestire il tuo progetto in un unico posto.