Come gestire efficacemente il carico di lavoro del tuo team

Hai difficoltà a delegare il lavoro al tuo team? Non sei un'eccezione. In qualità di leader, hai l'enorme responsabilità di mantenere i componenti del tuo team concentrati, produttivi e in linea con i programmi. Devi anche assicurarti che il carico di lavoro sia diviso equamente. L'esperta di organizzazione e produttività, Julie Morgenstern, lo ha spiegato nel migliore dei modi: "Se sovraccarichi i tuoi collaboratori migliori, li perderai, perché inizieranno a risentirsi del fatto che fanno più degli altri". Bilanciare il carico di lavoro del tuo team non è un compito facile e siamo qui per aiutarti a farlo in maniera efficace.

Cos'è la gestione del carico di lavoro?

La gestione del carico di lavoro è il processo di distribuzione e gestione efficiente del lavoro all'interno di un team. Se eseguita correttamente, massimizza le prestazioni dei dipendenti e aiuta a eliminare il caos, lasciando te e il tuo team soddisfatti alla fine di ogni giornata, anziché sopraffatti. I membri del team sapranno di poter gestire il volume di lavoro assegnato loro e fornire un risultato di migliore qualità, in meno tempo.

Perché è importante gestire il carico di lavoro?

Recenti studi mostrano che l'80% degli operatori della conoscenza a livello mondiale riferisce di sentirsi sovraccaricato di lavoro e vicino al burnout. Inoltre, quattro dipendenti su cinque (l'82%) affermano di sentirsi meno coinvolti nel lavoro quando sono stressati. La gestione del carico di lavoro ti consente di distribuire le attività all'interno del tuo team in modo più efficace, non solo per ridurre il burnout, ma anche per evitare che i collaboratori si sentano oberati di lavoro. Gli strumenti di gestione del carico di lavoro forniscono informazioni in tempo reale sul carico di lavoro del tuo team, in modo che tu possa distribuirlo equamente, promuovendo l'equilibrio, non l'esaurimento.

Gestione del carico di lavoro in cinque passaggi

Se non hai dato molto peso alla gestione del carico di lavoro, non sei un caso isolato. Come riporta l'International Institute of Directors and Managers, sono in pochi ad aver ricevuto una formazione in questa indispensabile abilità.

La buona notizia è che esistono strumenti di gestione dei carichi di lavoro che aiutano te e il tuo team a portare avanti il ​​vostro lavoro (vedi punto 5 di seguito). Tuttavia, per usarli in modo efficace, devi assicurarti che le tue altre capacità di gestione dei progetti siano ben affinate. Segui questi cinque passaggi per gestire con successo il carico di lavoro del tuo team.

1. Determina il carico di lavoro e la capacità produttiva del tuo team

Quando il lavoro di un team è sparso tra diversi vari brief di progetto, piani e strumenti, è difficile determinare il numero totale delle attività da svolgere. Esserne consapevoli è fondamentale per capire a quante attività sta lavorando o quante ne può accettare in un dato momento ciascun membro del team. Tuttavia, puoi ottenere informazioni sull'esatto carico di lavoro del tuo team se metti ordine tra i tuoi piani.

1. Crea un elenco completo dei progetti e processi di cui è responsabile il tuo team: possono essere progetti di cui il tuo team è incaricato o lavori interfunzionali a cui contribuisce.

2. Stabilisci l'ambito e il tempo necessari per completare ciascuno di essi: si tratta di progetti complessi su larga scala con più risultati finali o di portata ridotta? Di quale parte di ogni progetto o processo è responsabile il tuo team?

3. Suddividi i progetti in attività e flussi di lavoro più piccoli: una volta che hai una visione d'insieme del lavoro del tuo team, usa una struttura di scomposizione del lavoro per suddividerlo in blocchi più piccoli, in modo da poter sapere quali sono i carichi settimanali o giornalieri.

4. Assegna priorità al lavoro in base all'importanza e all'urgenza: in questo modo, grazie a una valutazione delle necessità, saprai anche di cosa si deve occupare prima il tuo team e potrai pianificare meglio quando dovrà dedicarsi a ciascun progetto.

Tuttavia, sapere quanto lavoro va svolto è solo un lato della medaglia. Dovrai anche conoscere la disponibilità del tuo team in generale e di ogni collaboratore. Dopo aver preso in considerazione riunioni, vacanze e responsabilità ricorrenti, quanto resta a ciascun membro del team da dedicare a questi progetti? Valuta il carico di lavoro di ciascun membro del team o chiedi che lo faccia per te per avere un'idea di quale altro incarico puoi affidargli.

Esempio di misurazione del carico di lavoro

Il tuo team di analisi dei dati deve produrre nove diversi resoconti nel secondo trimestre. Si tratta sia di resoconti nuovi, che richiederanno più tempo per essere creati, sia di resoconti ricorrenti, per i quali i sistemi sono stati già impostati. Prima di assegnarli ai vari membri del team, cerca di capire le tempistiche di ogni resoconto (quando deve essere consegnato), la priorità (bloccano altre attività?) e il tempo che ritieni necessario per la creazione.

Sulla base di questa ricerca, saprai quanto lavoro extra è assegnato al tuo team. Potresti anche aver scoperto che è troppo per la limitata disponibilità del tuo piccolo team. Sapendo, però, che alcuni dei resoconti hanno una priorità bassa, potrai posporre le attività meno importanti a favore di quelle più urgenti.

Domanda frequente: come posso consentire al mio team di lavorare in modo più efficace ed efficiente?

I team efficienti fanno le cose per bene, mentre i team che lavorano in modo efficace fanno le cose giuste. L'ideale sarebbe permettere al tuo team di lavorare sia in modo efficiente sia efficace, per garantire che faccia le cose giuste nel modo giusto.

Assicurati che tutti i membri del tuo team utilizzino lo stesso strumento di gestione del lavoro, in modo che abbiano ben chiaro chi sta facendo cosa e per quando. Il tuo strumento di gestione del lavoro dovrebbe anche integrarsi facilmente con i tuoi strumenti di lavoro preferiti, in modo che il tuo team impieghi meno tempo a passare da un'app all'altra e a cercare tra i fogli di calcolo, e più tempo a fare il lavoro che conta davvero. Ovviamente, cerca uno strumento di gestione del lavoro che offra la possibilità di gestire anche il carico di lavoro, così puoi monitorarlo direttamente nello strumento utilizzato con il quale lavori.

2. Distribuisci le risorse e suddividi i carichi di lavoro individuali

Ora che hai una panoramica di tutto ciò che il tuo team deve fare, sai chi lavorerà su cosa e quando. Sebbene l'assegnazione delle singole attività possa sembrare semplice, come hanno rimarcato gli esperti della Harvard Business Review, in realtà può rivelarsi piuttosto complicata.

L'assegnazione delle risorse ti può aiutare a identificare e assegnare le risorse disponibili a un'iniziativa in maniera efficace. Se è la prima volta che assegni delle risorse, segui questi cinque suggerimenti per fare in modo che i carichi di lavoro di tutti siano ben distribuiti e gestibili.

1. Assegna prima il lavoro con la priorità più alta: ordina l'elenco delle attività e dei progetti del tuo team in base alla loro priorità e assegna prima il lavoro più importante.

2. Trova un equilibrio fra date di inizio e di scadenza: ora che sai chi farà cosa, inizia a pianificare ogni attività o progetto. Puoi anche implementare strategie di gestione del tempo, come il time blocking, per aiutare i membri del team a essere più concentrati sul loro lavoro.

3. Assicurati di abbinare le persone giuste a ogni attività o progetto: prendi in considerazione la loro disponibilità, nonché le loro competenze ed esperienza.

4. Coinvolgi il team nella conversazione: chiedi loro quale disponibilità supplementare pensano di avere. Sono loro, infatti, a conoscere la propria capacità produttiva e i propri carichi di lavoro. Inoltre, si sentiranno anche più partecipi se coinvolti nel processo di pianificazione.

5. Comunica sempre all'incaricato perché gli stai assegnando un'attività particolare: questo è un ottimo modo per aumentare il coinvolgimento e stabilire le aspettative fin dall'inizio.

Mettere in pratica l'assegnazione delle risorse

Hai bisogno di due persone che creino materiale grafico per una campagna pubblicitaria imminente e il tuo team è composto da cinque collaboratori. Puoi assegnare il lavoro in modo casuale, ma otterrai risultati migliori se verifichi prima l'esperienza (ad esempio, hanno già lavorato a precedenti campagne?) e il carico di lavoro di ognuno, per poi chiedere a quelli che ti sembrano più idonei se possono occuparsi del nuovo progetto.

Domanda frequente: come posso gestire scadenze e priorità in conflitto?

La pianificazione del carico di lavoro non è sempre così semplice come vorremmo. A volte, i membri del team più adatti a un progetto sono già impegnati in un'altra iniziativa altrettanto prioritaria. Altre, l'intero team è oberato di lavoro e non sarebbe ragionevole aggiungerne altro. Anche se potrebbe non esserci sempre una soluzione ideale, conoscere in anticipo il carico di lavoro del tuo team può aiutarti a prevenire questi problemi.

Ad esempio, se sai che un'attività imminente ha una priorità alta e una scadenza ravvicinata, puoi spostare il lavoro meno urgente prima o dopo nel corso del mese? Conoscendo la disponibilità del tuo team, puoi gestirne meglio il carico di lavoro, sia a breve che a lungo termine

3. Consulta i membri del team e ridistribuisci il carico di lavoro secondo necessità

Anche i piani meglio concepiti e le cronologie dei progetti incontrano degli ostacoli e dovrai reagire prontamente per apportare modifiche in tempo reale, per evitare che le scadenze non vengano rispettate.

Per monitorare come ogni membro del team sta gestendo i propri carichi di lavoro attuali, agisci in maniera proattiva, pianificando regolarmente colloqui individuali di aggiornamento. Se un membro del team afferma di sentirsi sovraccaricato di responsabilità, controlla chi potrebbe essere disponibile ad assumersi altri degli incarichi.

Quando riassegni attività o progetti, assicurati di comunicare le modifiche, in modo che i membri del tuo team ne capiscano le ragioni. Puoi farlo tramite un processo di controllo delle modifiche. In alternativa, considera la possibilità di un periodo di affiancamento, per aiutarli a diventare più efficienti e organizzati. Inoltre, riconosci sempre il loro duro lavoro.

Esempio di verifiche

Hai notato che due dei tuoi account manager rimangono in ufficio fino a tardi e un altro ti invia email nelle prime ore del mattino. Potrebbero essere segnali di un sovraccarico di lavoro. Pianifica dei colloqui di verifica con ogni membro del tuo team per vedere a che punto sono con il lavoro; proponi di spostare o posticipare le loro responsabilità, se necessario, e fornire affiancamento a chiunque ne riveli il bisogno. Se non lo fai già, pianifica verifiche regolari per ogni membro del team per evitare che problemi simili si ripresentino in futuro.

Suggerimento dell'esperto: non dimenticare lo spirito di gruppo

Oltre ai colloqui individuali, assicurati di trovare del tempo per creare affiatamento a livello di team. A prescindere dal fatto che il tuo team lavori nello stesso ufficio, in sedi diverse o da remoto, è importante creare un legame. A seconda delle dimensioni del team, puoi organizzare riunioni stand-up settimanali, happy hour ogni due settimane o incontri mensili.

4. Migliora l'efficienza del team quando i carichi di lavoro sono pesanti

Anche se la tua attenzione è principalmente concentrata sulla visione d'insieme, incoraggia il tuo team a sviluppare un proprio sistema per gestire il carico di lavoro. Quando c'è molto da fare, è importante che faccia le cose giuste e in modo efficiente.

• Suggerisci strategie di gestione del tempo che si adattano allo stile individuale, come il timeboxing o time blocking.

• Riduci al minimo il numero di riunioni a cui il tuo team deve partecipare. Trova nuovi modi di comunicare che non richiedano molto tempo.

• Aiuta il tuo team a capire cos'è la gestione dei progetti e come un piano ben organizzato faccia risparmiare tempo.

Esempio di efficienza del team

Uno dei membri del tuo team finisce sempre il proprio lavoro in anticipo e, parlandoci assieme, scopri che utilizza alcune nuove strategie per lavorare in modo più efficiente. Incoraggia la persona a condividere la sua esperienza con il resto del team e valuta la possibilità di creare uno spazio condiviso in cui i membri del team possano pubblicare suggerimenti per risparmiare tempo.

Domanda frequente: come posso consentire al mio team di lavorare in modo più efficace ed efficiente?

I team efficienti fanno le cose per bene, mentre i team che lavorano in modo efficace fanno le cose giuste. L'ideale sarebbe permettere al tuo team di lavorare sia in modo efficiente sia efficace, per garantire che faccia le cose giuste nel modo giusto.

Assicurati che tutti i membri del tuo team utilizzino lo stesso strumento di gestione del lavoro, in modo che abbiano ben chiaro chi sta facendo cosa e per quando. Il tuo strumento di gestione del lavoro dovrebbe anche integrarsi facilmente con i tuoi strumenti di lavoro preferiti, in modo che il tuo team impieghi meno tempo a passare da un'app all'altra e a cercare tra i fogli di calcolo, e più tempo a fare il lavoro che conta davvero. Ovviamente, cerca uno strumento di gestione del lavoro che offra la possibilità di gestire anche il carico di lavoro, così puoi monitorarlo direttamente nello strumento utilizzato con il quale lavori.

5. Utilizza uno strumento di gestione del lavoro

Immagina di poter vedere tutto quello che sta succedendo in ogni progetto e a ogni membro del team in un unico posto. Quanto tempo risparmieresti? L'utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro o dei progetti fa proprio questo.

Quando si utilizza uno strumento di gestione del lavoro, ogni persona è in grado di vedere come il proprio lavoro si inserisce nelle iniziative del team e dell'azienda. La comunicazione avviene all'interno delle attività e, pertanto, la ricerca delle informazioni necessarie richiede cinque secondi anziché cinque minuti. Le cronologie aiutano tutti a rimanere in linea coi tempi, perché i progetti possono essere visualizzati singolarmente o insieme.

Strumento di gestione del lavoro in azione

Hai caricato tutte le attività e le fasi del tuo programma di produzione in uno strumento di gestione del carico di lavoro e tutto procede senza intoppi. Poiché tutti i membri del team possono vedere lo stato delle cose e come si inseriscono nel processo, sei in grado di evitare conflitti e risparmiare tempo.

Suggerimento dell'esperto: stabilisci delle convenzioni nel team

Il miglior strumento di gestione del lavoro è quello usato dall'intero team, ma è importante stabilire convenzioni e buone pratiche per il suo utilizzo. Ciò non solo semplificherà l'adozione di un nuovo strumento da parte del team, ma eliminerà ogni preoccupazione su un possibile uso "errato" dello stesso. Il tuo strumento di gestione del lavoro dovrebbe avere una guida e dei video per aiutarti a iniziare: dedica del tempo a esaminarli con il tuo team e stabilire convenzioni condivise.

Aiuta il tuo team ad avere successo

Vuoi migliorare le tue capacità di gestione del tempo e del carico di lavoro? Ricorda, la gestione del carico di lavoro consiste nell'assegnare e gestire le attività, e nell'aggiornare le parti interessate sui progetti in modo efficiente. I suggerimenti che abbiamo riportato sopra, combinati con uno strumento di gestione del lavoro come Asana, possono aiutarti a risolvere i conflitti a livello di scadenze e priorità per gestire il pesante carico di lavoro del tuo team.