Cos’è la pianificazione della capacità? Suggerimenti per applicare la giusta strategia

Prima di iniziare a preparare una torta, il primo passo è assicurarsi di avere la giusta quantità di ingredienti. Se ti manca un uovo o un po’ di zucchero, la torta avrà sicuramente un sapore un po’ strano. 

Lo stesso vale per un grande progetto: se non hai abbastanza risorse per completarlo, non andrà come previsto. Per assicurarti di avere tutti gli ingredienti giusti quando ne hai bisogno, in questo caso membri del team, competenze e strumenti, utilizza il processo di pianificazione della capacità.

Che cos’è la pianificazione della capacità?

La pianificazione della capacità è il processo di determinazione delle potenziali esigenze del tuo progetto. L'obiettivo della pianificazione della capacità è quello di avere le risorse giuste disponibili quando ne avrai bisogno. Le risorse potrebbero essere persone con le giuste competenze, tempo disponibile per aggiungere un altro progetto o il budget necessario.

Strategie di pianificazione della capacità

Esistono tre tipi di pianificazione della capacità che puoi utilizzare in diversi scenari per ottimizzare la capacità produttiva.

Pianificazione anticipata della capacità

La strategia di anticipazione della capacità, o strategia di anticipazione, è il processo di aumento della capacità produttiva quando si prevede una forte domanda. 

Esempio: se sei un rivenditore, potrebbe essere necessario assumere un afflusso di lavoratori stagionali durante le festività, che si tratti di un’intera stagione o solo di una vendita stagionale. Anticipando un maggiore traffico di clienti, puoi migliorare il personale del tuo team e aggiungere personale aggiuntivo in un breve periodo di tempo. 

Pianificazione della strategia di ritardo

La pianificazione della strategia di ritardo è il processo di aumento della capacità produttiva quando si verifica una domanda in tempo reale.

Esempio: la pianificazione della strategia di ritardo viene spesso utilizzata nell’assistenza medica, nel lavoro sociale o nel settore della ristorazione quando qualcuno è "reperibile". A seconda di quanto è impegnato il tuo team, puoi chiamare altri membri del team per assicurarti che ci siano risorse sufficienti (in altre parole, membri del team) per coprire tutte le esigenze dei clienti. 

Pianificazione della strategia di corrispondenza

La pianificazione della strategia di corrispondenza è una combinazione della pianificazione della capacità di anticipazione e della pianificazione della strategia di ritardo. Il processo di pianificazione della strategia di corrispondenza richiede un lento aumento della capacità in piccoli incrementi fino a raggiungere l'utilizzo delle risorse desiderato.

Esempio: prendiamo il precedente esempio del settore della ristorazione. In qualità di responsabile di sala, potresti avere diversi dipendenti a chiamata per la notte. Se arriva un gruppo numeroso inaspettato, puoi decidere di chiamare più di un cameriere per coprire fino a quando la folla non si riduce.

Il processo di pianificazione della capacità in cinque passaggi

Il processo di pianificazione della capacità può variare da azienda ad azienda, ma ci sono alcuni passaggi fondamentali che si verificano in ogni processo: 

1. Prevedere la domanda

Se sai che è in arrivo un nuovo progetto, fai una stima ponderata del lavoro necessario per portarlo a termine. Questo ti darà un'idea della capacità necessaria per completare il progetto, che potrai confrontare con la capacità attuale a tua disposizione.

2. Determina la capacità necessaria

Sulla base delle stime iniziali, calcola approssimativamente la capacità necessaria per completare il lavoro previsto nel passaggio precedente. Prova a utilizzare un'unità di misura comune, come le ore, o uno strumento di stima del progetto, come le taglie delle T-shirt.

Ad esempio, i responsabili tecnici stimano la pianificazione della capacità in base al numero di ore necessarie per completare un progetto.

3. Calcola la capacità delle risorse del tuo team attuale

Se stai aggiungendo un altro progetto al tuo team, assicurati che abbia la capacità di gestirlo, in modo che non si esaurisca.

Se una persona media può lavorare circa 30 ore a settimana e attualmente ha dei progetti a cui sta lavorando, verifica la sua capacità settimanale sottraendo il suo carico di lavoro attuale in ore dalla media di 30.

4. Misura il divario di capacità

In base alla capacità necessaria per un progetto, confronta le risorse attuali con la domanda prevista.

5. Allinea la capacità alla domanda

Osserva il divario di capacità precedente e ottimizza la capacità attuale e disponibile in modo che siano equilibrate. Se il tuo team è attualmente al limite della capacità e non può svolgere altro lavoro per completare il progetto, aggiungi altri membri del team a breve termine per portare a termine il progetto. Se hai capacità in eccesso, prendi in considerazione l'aggiunta di un altro progetto per ottimizzare efficacemente le risorse disponibili.

Vantaggi della pianificazione della capacità

In qualità di project manager, una delle cose migliori che puoi fare per supportare il tuo team è creare un piano di capacità. Conoscere i requisiti di capacità per i diversi progetti può aiutare a prevenire i colli di bottiglia e a mantenere un flusso nella catena di approvvigionamento. Ecco i vantaggi più importanti della pianificazione della capacità:

Ti prepara a diversi scenari

Un piano di capacità ben strategico può aiutare a prevenire lo slittamento del progetto e alleggerire la pressione sul tuo team. Se conosci i passaggi da seguire per ogni tipo di capacità, che si tratti di capacità in eccesso o di mancanza di risorse, sarai in grado di soddisfare la domanda in qualsiasi momento.

Ottimizza la disponibilità del team

Una pianificazione della capacità efficace allinea le competenze del tuo team attuale con la sua disponibilità per i nuovi progetti. Se non ci sono abbastanza risorse disponibili per un progetto, saprai che devi aggiungere più risorse al tuo team. 

Comprendere le competenze del tuo team e conoscere la sua capacità di svolgere lavoro aggiuntivo è fondamentale. Può accelerare il processo decisionale quando si tratta di assegnazione del personale e prevenire il burnout, che il 71% dei lavoratori ha sperimentato almeno una volta nel 2020.

Riduce al minimo i costi di produzione

Quando gestisci la capacità del tuo team, ottimizzi le risorse per l'ambito di lavoro che devi completare. Ciò significa che non paghi per più risorse del necessario, riducendo al minimo i costi di produzione.

Per esempio, se un team di 12 persone sta lavorando al Progetto A, che ne richiede solo nove, puoi assegnare tre di quelle persone al Progetto B, riducendo al minimo la spesa per il Progetto A.

Rende la pianificazione per il futuro più semplice e accurata

La pianificazione della capacità non è utile solo per i tuoi progetti attuali, ma può anche aiutarti a definire le esigenze di capacità per il futuro. Quando crei un piano di capacità per un progetto, puoi usarlo come modello per un progetto simile in futuro.

Quel modello sarà un utile punto di partenza e non sarà necessario prevedere i requisiti di capacità da zero. Ciò può far risparmiare tempo al tuo team e accelerare il processo di pianificazione della capacità.

Crea trasparenza

Il tuo piano di capacità evidenzierà eventuali inefficienze che puoi ottimizzare. Questo tipo di dati è molto apprezzato dagli stakeholder, che amano essere informati su come investono le proprie risorse e il proprio denaro.

Qual è la differenza tra la pianificazione della capacità e la pianificazione delle risorse?

Sebbene a volte siano usate in modo intercambiabile, la pianificazione della capacità e la pianificazione delle risorse sono strategie di pianificazione dei progetti simili ma leggermente diverse. 

La pianificazione della capacità si concentra sulla domanda e sull'offerta delle tue risorse. L'idea è che un solido piano di capacità possa prevedere quando si avrà un aumento della domanda di risorse, in modo da poter anticipare tale carenze. 

La pianificazione delle risorse si concentra sulle risorse già disponibili e su dove è possibile allocarle. La pianificazione della capacità delle risorse è una combinazione delle due: anticipare la necessità di più risorse in futuro.

Strumenti di pianificazione della capacità

Sul mercato esistono molti software e strumenti diversi per la pianificazione della capacità, e trovare quello giusto dipende da ciò a cui vuoi dare la priorità per il tuo team. Alcuni strumenti di gestione delle risorse sono altamente specifici e si concentrano solo sulla pianificazione della capacità o sulla gestione delle risorse.

Usare uno strumento di gestione del lavoro come Asana può aiutarti a gestire le risorse, monitorare il carico di lavoro del tuo team e semplificare la comunicazione, tutto in un'unica piattaforma. Prendiamo ad esempio il team di Hudl. Su Asana, monitora regolarmente il carico di lavoro, in modo da poter rivalutare facilmente la capacità del team e riassegnare il lavoro prima che qualcuno si esaurisca. 

Poiché possono visualizzare il loro lavoro in un unico spazio condiviso, nessuno è sovraccarico.