Modello di pianificazione della capacità

I membri del tuo team sono la forza motore del successo di ogni progetto. Hai bisogno del loro tempo e della loro esperienza per portare avanti le cose, ma a volte è difficile prevedere la disponibilità di tutti. Con così tanti progetti diversi e priorità da ridefinire, hai bisogno di un modo per valutare la disponibilità del tuo team, assicurarti di stabilire scadenze realistiche e adattarti quando le esigenze del progetto e le risorse cambiano. 

Ed è qui che entra in gioco il modello di pianificazione della capacità. 

Cos'è un modello di pianificazione della capacità? 

Un modello di pianificazione della capacità è una guida riutilizzabile che aiuta a valutare la disponibilità del tuo team per un progetto specifico. Descrive tutti i passaggi necessari per garantire che il team sia in grado di portare a termine le attività del progetto in tempo. Grazie al modello, non perderai nessuna informazione chiave che potrebbe causare ritardi al progetto e potrai assicurarti di avere le risorse di cui hai bisogno in anticipo. Crea un piano flessibile nel caso in cui l'ambito del tuo progetto o la disponibilità dei membri del team cambiassero.

Creare un modello di pianificazione della capacità richiede solo un piccolo sforzo iniziale, ma può farti risparmiare tempo e fatica in seguito. All'inizio di ogni nuovo progetto, puoi copiarlo e inserire informazioni come attività del progetto, ore necessarie e disponibilità dei membri del team. Invece di iniziare da zero a ogni nuova iniziativa, il modello include tutti i dettagli che devi considerare per pianificare e far fronte ai cambiamenti. 

I vantaggi di un modello digitale di pianificazione della capacità

Pianificare la capacità non è qualcosa che si fa una volta sola. Devi monitorare continuamente la capacità del tuo team nel corso di un progetto, per adeguarti ai requisiti e alle circostanze che cambiano. È qui che torna utile un modello digitale di pianificazione della capacità. 

Invece di riportare i requisiti del progetto e la disponibilità del team in un documento statico o in un modello di Microsoft Excel, un modello digitale ti consente di apportare modifiche in tempo reale. Di conseguenza, puoi adattarti ai cambiamenti all'istante aggiungendo membri del team al tuo progetto, modificando l'ambito del progetto o estendendo la cronologia del progetto. 

Ecco che cosa puoi fare grazie a un modello digitale di pianificazione della capacità. 

• Confrontare le risorse attuali con quelle richieste.

• Aggiornare in tempo reale i requisiti relativi alla capacità, la disponibilità del team e le scadenze.

• Vedere come le risorse e il carico di lavoro del team cambiano nel tempo. 

• Condividere facilmente la capacità del team con le parti interessate e altri membri del team.

• Pianificare la capacità del team nello stesso strumento usato per gestire il lavoro, così da non dover passare da un'app all'altra.

• Controllare a colpo d'occhio se sei al di sotto, al di sopra o al minimo della capacità. 

• Calcolare automaticamente il totale ore del tuo progetto. 

Cosa includere nel modello di pianificazione della capacità

Il tuo modello di pianificazione della capacità dovrebbe includere spazio per anticipare le richieste legate al progetto, calcolare la capacità attuale del tuo team e confrontarla con quella richiesta. Il modo più semplice per farlo è suddividere il modello in due sezioni: una per i membri del team e un'altra per le attività del progetto. 

Nella sezione delle attività del progetto, crea uno spazio per riportare tutti i risultati finali che devi completare, le loro scadenze e le ore richieste. Puoi anche creare campi personalizzati che specificano le responsabilità secondo i ruoli all'interno del progetto, come il project manager, il copywriter o il designer. Successivamente, puoi utilizzare queste informazioni per assegnare ai membri del team le giuste attività in base alle loro competenze. 

Nella sezione dei membri del team, elenca tutti coloro che lavoreranno al progetto e includi colonne per specificare le ore in cui sono disponibili e le ore richieste. Per indicare con chiarezza quando la capacità dei membri del team è insufficiente o eccessiva, crea campi personalizzati per specificare lo stato della disponibilità di ogni persona. 

Funzionalità integrate

• Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

• Date di inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo. 

• Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

App consigliate

• Jira. Crea flussi di lavoro interattivi e interconnessi tra i team tecnici e commerciali per aumentare la visibilità sul processo di sviluppo di un prodotto in tempo reale, il tutto senza uscire da Asana. Semplifica la collaborazione e il trasferimento dei progetti. Crea rapidamente ticket Jira da Asana, in modo che il lavoro passi senza interruzioni tra i team commerciali e tecnici al momento giusto. 

• Clockwise. Con l'integrazione Clockwise + Asana, puoi aggiungere le attività di Asana come blocchi di tempo nel tuo calendario di Google. L'integrazione Clockwise + Asana consente di definire la durata delle attività, quando verranno svolte e se Clockwise può riprogrammarle automaticamente. Aggiungi le attività al tuo calendario e trova il tempo per portare a termine il tuo lavoro.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

• Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

Come usare il modello di pianificazione della capacità

Una volta creato il tuo modello, usarlo è semplice. Ecco come fare. 

1. Aggiungi tutte le attività del progetto al modello. 

2. Stima il tempo richiesto per ogni attività. Per rendere le tue stime il più accurate possibile, considera quanto tempo c'è voluto per completare attività simili in passato. 

3. Decidi quale membro del team sarà responsabile di ogni attività. 

4. Chiedi al tuo team di controllare i propri programmi per stabilire le ore totali disponibili. Per calcolarle, determina il numero di giorni di lavoro nel corso del progetto e quindi sottrai il tempo per riunioni, attività amministrative, comunicazioni, pause e altri progetti. 

5. Compila le ore di lavoro disponibili di ciascun membro del team e confrontale con le ore richieste per ciascuna attività. 

6. Man mano che il lavoro procede, apporta le modifiche necessarie per far sì che il tuo team disponga di sufficienti risorse per completare la tua iniziativa. Ciò può includere rivedere la priorità di altri progetti, adeguare l'ambito del progetto, posticipare le scadenze o coinvolgere altri membri del team. 

Domande frequenti