I 9 migliori software per la pianificazione dei progetti

La pianificazione dei progetti è essenziale per ogni iniziativa aziendale, dai progetti di piccoli team ai programmi di ampia portata a livello di azienda. Senza un modo efficace per pianificare il lavoro, le cose si fanno confuse. I dipendenti non sanno chi deve fare cosa e per quando. Le scadenze vengono posticipate. Le risorse vengono sovraccaricate. Gli ambiti del progetto si espandono oltre il punto di fattibilità. 

Ma con un software di pianificazione dei progetti, non deve essere per forza così. Lo strumento giusto può aiutare i dipendenti a orchestrare il lavoro dalla fase iniziale di un progetto alla sua consegna finale, indipendentemente dal numero di stakeholder e team interfunzionali con cui devono collaborare.

Cos’è un software di pianificazione dei progetti?

Un software di pianificazione dei progetti è uno strumento che aiuta i team a coordinare e realizzare le iniziative. Consente ai dipendenti di organizzare il lavoro, in modo da poter pianificare cosa fare ed entro quando. Idealmente, un software di pianificazione dei progetti dovrebbe offrire di più della semplice organizzazione di un singolo progetto. Dovrebbe anche aiutare a colmare il divario tra i team, rendendo più facile per gli stakeholder interfunzionali collaborare a iniziative fondamentali per l'azienda. 

Vantaggi del software di pianificazione dei progetti

Il giusto software di pianificazione dei progetti può aiutare le aziende a fare di più, più velocemente. Ecco come: 

Crea un sistema di registrazione unico

Mantieni gli stakeholder sulla stessa lunghezza d’onda fin dall’inizio. Le app di pianificazione dei progetti aiutano i team a organizzare tutte le informazioni del progetto in un'unica piattaforma centralizzata, in modo che ogni stakeholder possa trovare le informazioni di cui ha bisogno. Le migliori soluzioni promuovono la chiarezza con funzionalità come: 

• Obiettivi chiari che collegano ogni progetto agli obiettivi aziendali generali. 

• Integrazioni che collegano le informazioni tra diverse app, in modo che i membri del team possano accedere alle informazioni del progetto in un unico posto. 

• attività con titolari e date di scadenza, in modo che tutti sappiano di cosa sono responsabili e per quando devono portare a termine l'attività;

• Dipendenze che collegano le attività correlate, in modo che i team possano completare il lavoro nell'ordine corretto.  

• Diversi modi per visualizzare i progetti e organizzare le informazioni, come bacheche Kanban, diagrammi di Gantt, calendari o elenchi di attività. 

Semplifica i processi

I software di pianificazione dei progetti aiutano i team a dedicare meno tempo alle attività amministrative ripetitive e alla comunicazione. Le migliori opzioni fanno risparmiare tempo con funzionalità come: 

• Automazioni che assegnano, pianificano e classificano automaticamente il lavoro. 

• Modelli di progetto per aiutare i team a iniziare rapidamente e standardizzare i processi in tutta l’organizzazione. 

• Approvazioni delle attività e funzionalità di correzione semplificate, in modo che gli stakeholder possano visualizzare, approvare e fornire rapidamente feedback sul lavoro. 

Adattamento in tempo reale

I progetti non vanno sempre come previsto. Un buon software di pianificazione dei progetti ha funzionalità che aiutano i team ad anticipare gli ostacoli e ad adattare il loro approccio in tempo reale. Per esempio: 

• Dashboard che monitorano l'avanzamento del progetto in tempo reale, in modo da vedere quando un'iniziativa è in ritardo e correggere la rotta, se necessario. 

• Strumenti di gestione delle risorse per aiutare i manager a visualizzare e adattare la disponibilità del team. 

• Traguardi del progetto per identificare gli obiettivi chiave nel corso della cronologia del progetto. 

• Funzionalità di aggiornamento dello stato, in modo che i team possano comunicare facilmente le modifiche al progetto. 

Il miglior software di pianificazione dei progetti

Vuoi iniziare? Abbiamo selezionato le nove migliori piattaforme di pianificazione dei progetti per te e il tuo team.

Asana: la migliore per le grandi aziende

La collaborazione tra team è essenziale per le aziende moderne, soprattutto se i leader vogliono risolvere i problemi in modo rapido ed efficace. Infatti, secondo Deloitte, l'83% delle aziende sfrutta team interfunzionali. 

Ma mentre la pianificazione di progetti interfunzionali è importante per tutte le aziende, è particolarmente difficile nelle organizzazioni più grandi, dove i team tendono a essere suddivisi in reparti e gerarchie diversi. Ecco perché le aziende hanno bisogno di uno strumento di project management che vada oltre la semplice pianificazione. Le grandi aziende dovrebbero cercare un software che funzioni tra i team e faciliti la collaborazione interfunzionale, indipendentemente dal numero di stakeholder coinvolti in ogni iniziativa.

Con una suite di offerte aziendali, Asana aiuta le grandi organizzazioni (e quelle piccole) a svolgere il lavoro di importanza critica. Con funzionalità come obiettivi, automazioni e flussi di lavoro, puoi facilmente colmare il divario tra i team, ridurre il lavoro improduttivo e mantenere i dipendenti concentrati su ciò che conta di più per la tua azienda. Inoltre, Asana include funzionalità essenziali di sicurezza, privacy e conformità per mantenere i tuoi dati al sicuro. 

Monday: ideale per le piccole aziende

Le aziende più piccole non hanno necessariamente bisogno di funzionalità di collaborazione e sicurezza più Advanced. Molte piccole aziende apprezzano l'interfaccia intuitiva di Monday.com, che semplifica l'avvio. Detto questo, potresti incontrare ostacoli man mano che il tuo team cresce. 

Clickup: ideale per le startup

Preferito dai team più piccoli e dalle start-up con budget limitati, Clickup ha un’interfaccia colorata e divertente. Sebbene sia facile iniziare a usarlo, alcuni utenti riferiscono di aver riscontrato ostacoli man mano che i loro team si espandono e la collaborazione interfunzionale diventa una priorità.

Basecamp: il top della gestione tradizionale dei progetti

Fondato nel 1999, Basecamp è stato uno dei primi strumenti di pianificazione dei progetti basati sul web sul mercato. I project manager apprezzano la sua solida piattaforma di messaggistica, ma Basecamp potrebbe sembrare limitato se l’adattabilità è la tua priorità. 

Zoho Projects: ideale per progetti orientati ai dettagli

Questo software di gestione delle attività approfondisce dettagli come budget, schede attività e monitoraggio del tempo. È ottimo per la pianificazione di progetti specifici, ma le organizzazioni più grandi potrebbero raggiungere una soglia per ciò che è possibile man mano che espandono la collaborazione tra team. 

Jira: il migliore per gli sviluppatori

Questo strumento è stato progettato specificamente per lo sviluppo di software, con funzionalità specifiche per Agile come epic, storie utente e sprint. Sebbene Jira sia ideale per le metodologie Agile come Scrum, potrebbe non essere abbastanza flessibile per i team della tua azienda. 

Wrike: ideale per i team che si interfacciano con i clienti

Con funzionalità di sicurezza e autorizzazioni facili da usare, Wrike aiuta i clienti e i team interni ad accedere alle informazioni in modo sicuro. Ciò significa che è utile per i team che danno la priorità al lavoro con partner esterni, ma potrebbe essere meno efficace per la gestione del lavoro tra team.

Trello: ideale per gli amanti di Kanban

Trello è noto per le sue caratteristiche bacheche Kanban, che i team più piccoli possono utilizzare per trascinare e rilasciare le attività nelle diverse fasi. Ma se il tuo team è in costante crescita e hai bisogno di una varietà di viste per la pianificazione dei progetti, c’è il rischio che presto Trello non faccia più al caso tuo.

Smartsheet: ideale per gli amanti dei fogli di calcolo

Smartsheet fa appello ai team che vivono e respirano fogli di calcolo. Offre più funzionalità di Microsoft Excel, ad esempio funzionalità di monitoraggio del tempo e collaborazione. Poiché non tutti i team preferiscono lavorare con i fogli di calcolo, questo strumento potrebbe non essere adatto a tutta l’organizzazione. 

Integrazioni per aumentare l'efficienza

Alcuni strumenti funzionano meglio se abbinati a un'opzione di pianificazione dei progetti più solida. Per esempio, i team spesso utilizzano una manciata di applicazioni per gestire diversi aspetti della pianificazione dei progetti, come la messaggistica istantanea, l’archiviazione dei dati e altro ancora. Integrando queste app con il software di pianificazione dei progetti scelto, puoi aiutare i team a collaborare in modo più efficace.

Le integrazioni consentono di centralizzare le informazioni del progetto in un unico posto. Ciò significa che i team interfunzionali hanno ancora un'unica fonte di riferimento, anche quando utilizzano strumenti diversi per portare a termine il lavoro. 

Questi strumenti funzionano bene con il software di pianificazione dei progetti. Integrandoli con l’app scelta, puoi aumentare l’efficienza e aiutare i team interfunzionali a collaborare. 

Slack: per rimanere connessi

La messaggistica istantanea può aiutare a far collaborare meglio i team, soprattutto se si lavora da remoto. Cerca uno strumento di pianificazione dei progetti che si integri con Slack, in modo da poter acquisire dettagli e azioni da attuare dai messaggi, assicurandoti che nulla vada perso nella confusione. 

Oltre a Slack, anche strumenti come Zoom e Microsoft Teams possono favorire la connessione tra i membri del team. Scegliere un software di pianificazione dei progetti che si integra con queste app può aiutare a rendere le riunioni più efficaci, con attività, azioni e trascrizioni ricercabili.  

Google Drive: collabora sui documenti

Google Drive consente di archiviare e condividere file, nonché di collaborare su di essi in modo sicuro. Con funzionalità come commenti e suggerimenti, i team possono facilmente collaborare su un singolo documento, foglio di calcolo o presentazione Google. Per assicurarti che i file non vengano persi e che tu riceva una notifica quando gli stakeholder lasciano commenti, cerca un'app di pianificazione dei progetti che si integri efficacemente con Google Drive. 

Dropbox: archivia file di grandi dimensioni nel cloud

Se hai a che fare con file di grandi dimensioni, Dropbox può aiutarti. L’app offre uno spazio di archiviazione cloud sicuro, in modo che i team possano archiviare tutti i loro contenuti in un unico posto e condividere facilmente i file con chiunque. L’integrazione di Dropbox con lo strumento di pianificazione dei progetti è fondamentale per mantenere i file accessibili, in modo che gli stakeholder dispongano di un’unica fonte di riferimento per le informazioni sul progetto. 

Zapier: automatizza le attività ripetitive

Zapier ti aiuta ad automatizzare il lavoro senza dover scrivere neanche una riga di codice. Questo strumento ti consente di collegare la tua piattaforma di gestione dei progetti con strumenti software, in modo da poter automatizzare il lavoro manuale e ripetitivo. 

Domande frequenti sui software di pianificazione dei progetti

Qual è il software migliore per la pianificazione dei progetti?

Asana è l'opzione migliore se lavori in un'azienda di grandi dimensioni, vuoi scalare il tuo team o valorizzare il lavoro di team interfunzionali. Dai progetti complessi alle iniziative a livello aziendale, Asana può ridurre il tempo necessario per completare un progetto fino al 60% e ridurre gli errori di progetto fino al 90%. Oltre l’80% delle aziende Fortune 100* si affida al software e i clienti aziendali globali, tra cui Amazon, Affirm, Japan Airlines e Sky, si affidano ad Asana per gestire le loro iniziative strategiche. 

Asana offre più di una semplice pianificazione dei progetti e liste di cose da fare. È abbastanza flessibile e personalizzabile da poter essere utilizzato in tutta l’organizzazione, aiuta a semplificare i flussi di lavoro tra i team e fornisce un sistema di registrazione unico per tutto il lavoro. 

Qual è la differenza tra un software di pianificazione dei progetti e un software di gestione dei progetti? 

Fedele al suo nome, il software di pianificazione dei progetti aiuta i team a definire i dettagli chiave di un'iniziativa prima che venga avviata, come la creazione della roadmap del progetto, l'identificazione delle dipendenze, la pianificazione dell'allocazione delle risorse e la suddivisione dei risultati finali. 

D'altra parte, un software di gestione dei progetti non solo aiuta i team a pianificare i progetti, Offre inoltre ai dipendenti un modo per monitorare e adattare la strategia nel corso di un’iniziativa. Ad esempio, un software di gestione dei progetti efficace dovrebbe aiutare i team a monitorare l’avanzamento, comunicare gli aggiornamenti sullo stato del progetto, identificare gli ostacoli e modificare le risorse. 

È meglio scegliere un software che possa fare entrambe le cose: pianificare nuovi progetti ed eseguirli dall'inizio alla fine. 

Quali funzionalità deve offrire uno strumento di collaborazione? 

Piuttosto che investire in un software per un caso d’uso specifico, cerca una soluzione di gestione dei progetti che sia abbastanza flessibile da poter essere utilizzata in tutta l’azienda. Oltre alla gestione delle attività e al monitoraggio dei progetti, le app di gestione dei progetti efficaci offrono uno spazio di lavoro digitale in cui tutto il team e l’azienda possono collaborare. 

Quando valuti un nuovo software, concentrati su: 

• Facilità di adozione: se il software non è intuitivo, i team non lo adotteranno. Guarda le demo dei prodotti o pianifica una sessione con il team di vendita del prodotto per familiarizzare con l'interfaccia utente del software, incluse le app web, desktop e per dispositivi mobili. Assicurati che il software disponga di una guida per l’utente facile da consultare. L’obiettivo è che i team inizino a usare lo strumento in autonomia, senza una curva di apprendimento troppo ripida. 

• Ritorno sull’investimento (ROI): una nuova app dovrebbe migliorare i profitti della tua azienda. Oltre a fare ricerche sui prezzi, consulta resoconti indipendenti che quantificano il risparmio di tempo ottenuto con diversi strumenti di gestione del lavoro, come questo resoconto di Nucleus Research. 

• Sicurezza: è fondamentale garantire che le informazioni aziendali rimangano private, anche quando i dipendenti lavorano in luoghi e fusi orari diversi. La sicurezza dei dati è una funzionalità indispensabile; fai le tue ricerche e assicurati che lo strumento soddisfi gli standard di sicurezza richiesti dal tuo team IT. 

• Casi d’uso tra team: il nuovo software non dovrebbe contribuire all’espansione dell’applicazione. Invece di scegliere uno strumento che puoi utilizzare solo per un team specifico, cerca opzioni abbastanza flessibili da coprire un’ampia gamma di casi d’uso. Idealmente, il software di collaborazione dovrebbe semplificare i flussi di lavoro tra i team, come la pianificazione di campagne e progetti, il monitoraggio delle richieste di lavoro o la pianificazione strategica.

• Monitoraggio delle informazioni: è difficile portare a termine il lavoro quando le informazioni sono sparse su diverse app. Per risolvere questo problema, il software di pianificazione dei progetti dovrebbe creare un sistema di registrazione unico per tutto il lavoro, centralizzando le informazioni in modo che i dipendenti possano trovare facilmente ciò di cui hanno bisogno. 

*Informazione verificata al 7 settembre 2022. Asana non offre garanzie relative all’aggiornamento di questo valore.