I migliori software e strumenti di gestione dei progetti

Se gestisci il lavoro, sei un project manager. Ma non è sempre stato così. Per molti anni, le uniche persone responsabili della gestione dei progetti sono stati (non a caso) i project manager. Questi ruoli altamente specializzati utilizzavano strumenti obsoleti che richiedevano una formazione e una conoscenza approfondite per essere utilizzati. 

Ora, quasi tutti sono tenuti a gestire i propri progetti, e questi strumenti obsoleti non sono più pratici. E mentre i ruoli di project manager e i software legacy esistono ancora, i moderni software di gestione dei progetti si sono adattati per soddisfare le esigenze di una forza lavoro più dinamica e collaborativa.

Che tu sia il titolare di una nuova azienda che ha solo bisogno di aiuto con la fatturazione o che tu gestisca una multinazionale, esiste un software di gestione dei progetti che fa al caso tuo. Continua a leggere per scoprire quale software di gestione dei progetti si adatta alle esigenze della tua azienda.

Cos'è un software di gestione progetti?

Un software di gestione dei progetti è uno strumento che aiuta i team a organizzare, monitorare e svolgere il lavoro. Nella sua forma più semplice, puoi pensare a un software di gestione dei progetti come a uno spazio di lavoro interattivo, in cui coordini il modo in cui lavori, collabori e comunichi con gli altri. Ma il miglior software di gestione dei progetti va ben oltre: collega i tuoi flussi di lavoro più avanzati in tutta l’azienda e ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi più grandi e audaci. 

È una categoria ampia, che può essere semplice come le checklist digitali o avanzata come una piattaforma di gestione del lavoro completa. Il tipo di software di gestione dei progetti che scegli, e il modo in cui lo utilizzi, dipenderà dalle dimensioni, dalle esigenze e dagli obiettivi generali della tua organizzazione.

Perché utilizzare un software di gestione dei progetti?

Al giorno d’oggi, tutti gestiscono progetti, ma non sempre hanno gli strumenti necessari per farlo in modo efficace. Questo spesso porta i team a utilizzare un foglio di calcolo, che è ottimo per organizzare il lavoro, ma non mostra aggiornamenti in tempo reale. I fogli di calcolo sono estremamente manuali e possono effettivamente ostacolare la collaborazione interfunzionale. In breve, non hanno le funzionalità di un software di gestione dei progetti. 

Ecco perché un software di gestione dei progetti è fondamentale per l'ambiente di lavoro odierno. Tra i suoi numerosi vantaggi, il software di gestione dei progetti funge da connettore per il lavoro, i team, gli stakeholder, gli obiettivi e tutto il resto.

I vantaggi di un software di gestione dei progetti

• Concentrati sul tuo lavoro. Non solo riuscirai a fare di più, ma, cosa più importante, riuscirai a fare le cose giuste. Con un software di gestione dei progetti, è meno probabile che il lavoro venga duplicato o che si perda tempo a cercare materiali.

• Riduci il lavoro improduttivo. Con un software di gestione dei progetti, puoi collegare ogni singola attività agli obiettivi che supportano la visione più ampia dell'azienda, in modo che tutti sappiano come stanno guidando il successo dell'azienda con ogni progetto. Quando i dipendenti capiscono in che modo le loro attività quotidiane influiscono sull’azienda, sono ancora più motivati a dare il meglio.

• Collegare il tuo stack tecnologico. Le aziende hanno bisogno di innumerevoli strumenti per operare nel luogo di lavoro odierno. Con un software di gestione dei progetti dinamico, puoi collegare tutti i tuoi strumenti su un'unica piattaforma (ad esempio, comunicazioni Slack, file Dropbox e allegati Google Drive, tutto in un unico posto).

• Creare un sistema di archiviazione. Il software di gestione dei progetti funge da sistema di archiviazione per tutti i tuoi progetti e le relative attività. Di conseguenza, puoi archiviare le informazioni e al contempo consentire agli stakeholder e ai team di accedervi e utilizzarle più facilmente.

• Aumentare la collaborazione interfunzionale. Il software di gestione dei progetti è, in sostanza, uno strumento di collaborazione per i team. Riunendo il lavoro, gli obiettivi e le persone tra progetti, team e reparti, il software di gestione dei progetti ti aiuta a creare un’organizzazione interfunzionale interconnessa e fiorente.

• Archiviare il lavoro in modo sicuro. Ti è mai capitato di eliminare una cella per sbaglio nel tuo foglio di calcolo? O dimenticato dove hai salvato la tua ultima lista di cose da fare? Archiviare tutto nel cloud ti aiuta a organizzarti e riduce la possibilità di perdere il lavoro, il tutto mantenendo la tua privacy. 

Gli undici migliori software e strumenti di gestione dei progetti 

Sul mercato è disponibile un’ampia gamma di software di gestione dei progetti, e sceglierne uno solo può sembrare un’impresa. Ecco perché abbiamo stilato questo elenco dei migliori prodotti del settore e dei tipi di aziende che possono trarne vantaggio. Scopri come si differenziano e in che modo i software di gestione dei progetti possono semplificare e migliorare il tuo lavoro.

1. Asana: il migliore per le grandi aziende

Asana va oltre il tradizionale software di gestione dei progetti per fornire una soluzione di gestione del lavoro completa che supporta le esigenze dinamiche e mutevoli delle aziende. Asana non solo ti aiuta a gestire le attività (sebbene tu possa farlo anche da solo), ma collega tutto il lavoro svolto dalla tua azienda agli obiettivi e alla strategia aziendale di più alto livello. Con Asana, ottieni molto di più di un software di gestione dei progetti, tra cui:

• Integrazioni con tutti i tuoi strumenti e sistemi preferiti, in modo da poter mantenere il tuo lavoro organizzato in un'unica piattaforma.

• Obiettivi che si collegano a tutte le attività della tua azienda, in modo da poter garantire che il lavoro svolto sia sempre il più importante.

• Automazioni per attività, pianificazione, assegnazione del lavoro e molto altro, tutte progettate per ridurre il tempo dedicato al lavoro improduttivo a bassa priorità.

• Modelli di progetto pronti all'uso, per iniziare subito a lavorare sulle attività più importanti.

• Dashboard di resoconti che aggiornano automaticamente gli stakeholder ed eliminano le riunioni di aggiornamento dello stato.

• Funzionalità di sicurezza, privacy e conformità che mantengono i tuoi dati al sicuro.

Scopri di più su cosa può fare Asana.

2. Trello: il migliore per una gestione semplice dei progetti

Trello è un software di gestione dei progetti in stile bacheca Kanban, di proprietà di Atlassian. In Trello, puoi inserire le attività del progetto in bacheche etichettate con un tema generale. Per esempio, potresti avere una bacheca per "Non iniziato", "In corso" e "Completato". La configurazione semplifica il monitoraggio dell’avanzamento del progetto da una bacheca all’altra, il che è utile quando hai bisogno di uno strumento semplice per piccoli progetti.

3. Smartsheet: ideale per gli amanti dei fogli di calcolo

Pensa a Smartsheet come a una versione Advanced di un foglio di calcolo, con più funzionalità. Questo sistema può essere intuitivo per le aziende che tradizionalmente utilizzano i fogli di calcolo per la gestione dei progetti, come il monitoraggio del tempo con i fogli presenze. 

4. Jira: il migliore per la gestione dei progetti specifici per Agile

Progettato specificamente per lo sviluppo di software, Jira è pronto per l'uso per i team che utilizzano la metodologia Agile per svolgere il proprio lavoro. Di proprietà della società madre Atlassian, Jira viene spesso utilizzato per progetti di sviluppo comuni come il monitoraggio dei bug, nonché per progetti che utilizzano il processo Scrum.

5. Monday: ideale per le piccole aziende

Monday offre un ampio spettro di app che semplificano l’implementazione e consentono di iniziare subito. È adatto alle piccole aziende che non hanno mai utilizzato un software di gestione dei progetti, anche se, una volta aumentato il carico di lavoro, le dimensioni dell'azienda o la collaborazione tra i team, si potrebbe raggiungere una soglia oltre la quale non è possibile andare.

6. ClickUp: la soluzione migliore per piccoli team o startup

L’interfaccia intuitiva e colorata di Clickup lo rende facile da capire e adottare. ClickUp è una scelta popolare per le startup con risorse limitate e team più piccoli che potrebbero non aver bisogno di molte funzionalità. 

7. Notion: ideale per prendere appunti

Notion è un sistema avanzato per creare e archiviare documenti dinamici, fogli e note. È la soluzione migliore per aziende o individui che hanno solo bisogno di uno spazio più organizzato per pensieri e idee, anche se Notion può sembrare limitato nel modo in cui puoi lavorare con gli altri nello strumento stesso.

8. Airtable: il migliore per chi vuole costruire da sé

Airtable fornisce un database flessibile no-code e low-code che puoi utilizzare per creare il tuo sistema di gestione dei progetti su misura (o un'altra applicazione personalizzata). Per coloro che preferiscono supervisionare lo sviluppo del backend del proprio software di gestione dei progetti, Airtable offre questa opzione.

9. Wrike: il migliore per la gestione dei clienti

Wrike offre archiviazione e sicurezza impilabili in un formato facile da usare, in modo che sia i clienti che i team interni possano accedere in sicurezza alle informazioni. Questo può essere utile quando si lavora con partner esterni, come i clienti, oltre a gestire il lavoro come azienda.

10. Workfront: ideale per i team di marketing

Workfront (di proprietà di Adobe) è un software di gestione dei progetti inizialmente sviluppato per gli addetti al marketing. La piattaforma è stata sviluppata per essere uno strumento per tutti i team, ma poiché è così mirata, gli utenti potrebbero avere difficoltà a coordinarsi con altri team al di fuori del reparto marketing. 

11. Microsoft: il migliore per gli strumenti Personal

Microsoft Office è spesso etichettato come uno strumento di project management, ma questo è principalmente dovuto al fatto che i suoi prodotti sono un punto fermo in qualsiasi azienda. Poiché sappiamo già come usarli, i prodotti Microsoft Office sono spesso i primi strumenti a cui i manager si rivolgono quando iniziano a sperimentare la gestione dei progetti. Ma la realtà è che i fogli di calcolo e i documenti di Excel non sono stati creati per la collaborazione, quindi è meglio utilizzarli insieme a un software di gestione dei progetti completo. 

Funzionalità da cercare nel tuo strumento di project management

È il momento di acquistare? Ogni sistema di gestione dei progetti avrà caratteristiche e funzionalità diverse, ma ti consigliamo di dare la priorità a una piattaforma con almeno queste caratteristiche:

• Funzionalità di collaborazione che consentono di lavorare tra membri del team, reparti e in tutta l'azienda, tra cui condivisione di file, monitoraggio dei progetti e gestione delle risorse.

• Una piattaforma che offre funzionalità di gestione dei portfolio e la possibilità di collegare gli obiettivi alle attività, in modo che l'intera azienda possa vedere come tutto il lavoro è collegato.

• Un’app per dispositivi mobili, in modo da poter inviare approvazioni, ricevere notifiche tempestive e gestire i progetti ovunque ti trovi.

• Dashboard di progetto e di resoconto di facile accesso e visualizzazione.

• Diversi stili di visualizzazione dei progetti che supportano tutti i tipi di progetti e operazioni, inclusi diagrammi di Gantt, bacheche Kanban, elenchi e calendari (in modo che il software possa crescere insieme all'azienda).

• Pianificazione avanzata dei progetti per impostare le date di scadenza, creare traguardi importanti e monitorare facilmente il tempo, in modo che tutto proceda secondo i piani.

• Integrazioni di app per la gestione dei progetti che soddisfano le esigenze personalizzate della tua azienda.

• Automazioni e dipendenze che aggiornano te e gli stakeholder in tempo reale.

Il miglior software di gestione dei progetti è quello che cresce con te

Molti software di gestione dei progetti vantano funzionalità simili e, a livello di base, molti di essi sono uguali. Ma quando scegli una soluzione di gestione dei progetti, non dovrebbe essere solo un altro strumento. Dovrebbe essere una piattaforma di gestione dei progetti a tutti gli effetti, che consenta a te e al tuo team di svolgere al meglio il proprio lavoro, con meno impegno. 

Ciò significa che hai bisogno di una piattaforma che continui a crescere, espandersi e adattarsi di pari passo con la tua azienda. L'ultima cosa di cui hai bisogno è raggiungere un limite proprio quando stai entrando nel tuo flusso di lavoro ideale. Asana è progettata per i team aziendali, il che significa che può supportare il tuo lavoro di gestione dei progetti dall'inizio, quando sei un team di una sola persona con un'idea, fino alla tua crescita in Fortune 100. Infatti, oltre l’80% delle aziende Fortune 100 utilizza Asana*.

Con Asana, non si tratta solo di pubblicare più risultati finali. Asana si concentra su come puoi connettere e sfruttare ogni aspetto del lavoro, degli obiettivi e delle risorse della tua azienda per produrre il lavoro giusto. 

Domande frequenti sui software di gestione dei progetti 

Qual è il software migliore per la gestione dei progetti?

Il miglior software di gestione dei progetti è quello con le funzionalità di cui hai bisogno. Cerca uno strumento come Asana, una piattaforma di gestione del lavoro completa in cui puoi integrare le app che già utilizzi, collegare gli obiettivi alle attività lavorative, eliminare i compartimenti stagni tra i team e automatizzare il lavoro improduttivo che richiede tempo.

Che tipo di software è un software di gestione dei progetti?

Un software di gestione dei progetti è un tipo di software utilizzato per ogni aspetto della gestione dei progetti. Spesso, questo include tutto, dalle fasi di pianificazione del progetto (allocazione delle risorse, impostazione delle date di scadenza e creazione e assegnazione di elenchi di attività) alla pianificazione, al monitoraggio e alla creazione di resoconti del progetto. Il miglior software di gestione dei progetti ti aiuterà a coordinare e automatizzare il lavoro non solo tra i progetti, ma anche tra portfolio, team e reparti.

Qual è la differenza tra un software di gestione dei progetti e un software di gestione delle attività?

Il software di gestione delle attività viene utilizzato esclusivamente per gestire le attività ed è incentrato sulla produzione. Spesso, si presenta come una lista di cose da fare digitale con più funzionalità. Il software di gestione dei progetti va oltre la gestione delle attività, e si occupa della pianificazione, del coordinamento e degli obiettivi di un progetto. Questo include il lavoro a impatto elevato e le attività necessarie per arrivarci. Un buon software di gestione dei progetti avrà anche funzionalità di gestione delle attività, ma il contrario non è sempre vero.

Come funziona un software di gestione dei progetti?

Un software di gestione dei progetti è uno strumento che ti aiuta a coordinare tutto ciò di cui hai bisogno per la gestione dei progetti. Spesso, questo include funzionalità per creare e assegnare attività, pianificare tutti gli aspetti di un progetto e coordinarsi con gli altri membri del team di progetto. Il miglior software di gestione dei progetti ti consentirà anche di lavorare in modo interfunzionale tra tutti i team, i reparti e i progetti all'interno della tua organizzazione.

Vale la pena utilizzare un software di gestione dei progetti?

In poche parole, sì! I software di gestione dei progetti offrono un elenco quasi infinito di vantaggi. La maggior parte delle persone pensa immediatamente alla produttività come al motivo per acquistare un software di gestione dei progetti, ma il giusto software di gestione dei progetti può fare molto di più che aumentare la tua produzione. Se investi nel miglior software di gestione dei progetti, puoi abbattere i compartimenti stagni e collegare l'intera azienda alle tue visioni e ai tuoi obiettivi più grandi. Ciò consente a tutti di lavorare meglio sui progetti più importanti.

*Informazione verificata al 7 settembre 2022. Asana non offre garanzie relative all’aggiornamento di questo valore.