Cos’è un’epic Agile? Ne hai bisogno?

Non esiste una soluzione unica per la gestione dei progetti. I metodi lineari, come la metodologia waterfall, fanno avanzare i progetti attraverso diverse fasi in ordine sequenziale. Le metodologie di gestione dei progetti Agile, come Kanban e Scrum, utilizzano un processo iterativo, consentendo ai team di adattare e modificare il progetto mentre lavorano.

Se hai già utilizzato la metodologia Agile, sai che i progetti Agile sono suddivisi in sprint, che sono blocchi di lavoro di 2-4 settimane. Prima di ogni sprint, i membri del team estraggono le attività da un product backlog. Ogni singola attività è chiamata user story.

All'interno di questo sistema, possono accadere due cose:

1. La user story è troppo grande per essere gestita da una sola persona e deve essere suddivisa in componenti più piccoli.

2. Le user story sono correlate e contribuiscono a un obiettivo più ampio. 

In entrambi i casi, puoi utilizzare le epic per organizzare le user story e lavorare su componenti più gestibili per ogni sprint. 

Cos’è un’epic Agile?

Un’epic è un grande corpo di lavoro, composto da attività e user story più piccole, che il tuo team completa in più sprint. Le epic creano una gerarchia di lavoro, collegando le user story agli obiettivi a lungo termine del progetto e rendendo più facile per il tuo team comprendere l’impatto di ogni sprint. 

In che modo un’epic si inserisce nella gestione Agile?

Come tutto il lavoro, le epiche alla fine si collegano agli obiettivi aziendali generali. Analizziamo la questione passo dopo passo, per vedere esattamente come fare: 

1. Il tuo team fissa obiettivi annuali.

2. Questi obiettivi annuali sono suddivisi in grandi iniziative (a seconda delle dimensioni del team, potresti avere 1-3 iniziative per trimestre).

3. Ogni iniziativa è costituita da una varietà di epic, i grandi corpi di lavoro all'interno dell'iniziativa.

4. Ogni epic è ulteriormente suddivisa in una user story.

5. Le user story vengono archiviate come elementi del product backlog.

Utilizzando epic e iniziative, puoi collegare chiaramente obiettivi più ampi a singole user story, in modo che il tuo team sappia sempre perché il suo lavoro è importante, in modo simile al formato della Piramide della chiarezza.

Diamo un’occhiata al lancio di un aggiornamento del prodotto come esempio. Il risultato complessivo è il lancio, ma questo non fornisce molte informazioni a chi lavora al progetto. I membri del team che guardano a questo obiettivo non sanno come possono raggiungerlo: è un compito arduo. Suddividendo il progetto in una roadmap del prodotto e, in seguito, in epic, puoi ridurre questo senso di sopraffazione, aumentando la produttività e il morale.

I vantaggi dell’utilizzo delle epic Agile

Le epic Agile fanno avanzare i progetti trasformando grandi quantità di lavoro in attività tangibili. Senza di loro, i progetti rischiano di ristagnare e i team possono andare incontro al burnout lavorando senza una fine in vista. 

Suddividi i carichi di lavoro di grandi dimensioni in attività

Gli obiettivi di grandi dimensioni che crei come temi Agile sono ottime guide per i progetti, ma non ti aiuteranno a portare a termine il lavoro. Per questo avrai bisogno di attività più dettagliate. Nei progetti Agile, queste attività dettagliate, note come storie utente, sono ospitate in epiche. Utilizzando le epic, puoi monitorare l'avanzamento verso i tuoi obiettivi mentre i membri del team completano le storie assegnate.  

Definire il chi, il cosa e il quando dei progetti

Suddividere le iniziative in epic ti mostra come verrà svolto il lavoro. Per ogni epic, elencherai anche il responsabile del prodotto, chi è responsabile del completamento, quali attività sono coinvolte e una scadenza. 

Fornire una panoramica agli stakeholder

Le epiche raggruppano le storie utente in un insieme più ampio. Quando gli stakeholder esterni e interni hanno bisogno di accedere alle informazioni, che si tratti di una Scadenza o di un resoconto sullo stato di avanzamento, possono semplicemente controllare lo stato di avanzamento delle tue epic Agile. Ciò elimina la necessità di riunioni sullo stato inutili e interruzioni quotidiane. 

Semplificare il monitoraggio del lavoro

Le epic sono a tempo determinato, il che significa che hanno una data di inizio e di fine dell'obiettivo. Grazie ai grafici di burn down e ai resoconti visivi, puoi utilizzare un’epic per monitorare l’avanzamento complessivo del progetto. 

Ridurre lo slittamento del progetto

Quando sviluppi il tuo piano di progetto, determinerai l'ambito di lavoro e gli eventuali risultati finali. Ma i progetti Agile sono flessibili: è uno dei loro principali vantaggi. Questo è ottimo per ispirare la creatività, ma non così ottimo per attenersi all’ambito iniziale. Le epic aiutano a prevenire lo slittamento del progetto e il sovraccarico di lavoro delineando attività mirate.   

Aumentare la produttività

Gli obiettivi generali di grandi dimensioni possono sembrare insormontabili. È difficile lavorare su qualcosa quando è ancora solo un concetto. Per progredire su questi tipi di obiettivi, è necessario trasformare il lavoro in qualcosa di realizzabile. I team saranno più motivati a completare le epic di quanto lo sarebbero se stessero solo perseguendo iniziative più grandi.

Esempio di epic Agile

Per capire meglio come funzionano le epic, vediamo un esempio. 

Quest'anno, hai impostato un OKR per aumentare la soddisfazione dei clienti. Ricevi un feedback dai clienti secondo cui alcuni dei tuoi clienti aziendali non sono soddisfatti della reportistica visiva del tuo prodotto. Invece di vedere solo percentuali, vogliono un aspetto più professionale e di impatto, che possano essere orgogliosi di condividere. Questa è un'informazione utile, ma è troppo generica per poterci lavorare così com'è. 

Obiettivo: aumentare la soddisfazione dei clienti del 10% quest'anno.

Iniziativa: miglioramenti del prodotto nel primo trimestre

Epica: creare una dashboard di reportistica migliore per l'utente finale per monitorare l'avanzamento all'interno dell'app.

Storie utente: 

• Voglio avere una dashboard per la creazione di resoconti, in modo da poter visualizzare rapidamente i dati.

• Voglio scaricare i resoconti, in modo da poterli condividere con gli stakeholder.

• Voglio avere grafici per mostrare il lavoro visivamente, in modo da poterli includere in resoconti e presentazioni formali.

• Voglio aggiungere tutti gli stakeholder alla mia Dashboard, in modo che tutti abbiano accesso all’avanzamento del progetto.

Come creare un’epic Agile

Quando crei un’epic Agile, affrontala da un punto di vista strategico. L'epic guiderà il tuo lavoro e le tue attività quotidiane. Dovrebbe essere abbastanza piccola da essere completata (non è la fase di ideazione) e abbastanza specifica da permetterti di misurarne il successo. 

Passaggio 1: definisci la tua epic

Per massimizzare i vantaggi delle tue epic, segui queste best practice.  

1. Segui i perimetri degli obiettivi intelligenti. Rendi ogni epic SMART: specifica, misurabile, raggiungibile, realistica e con una scadenza. Quando crei un’epic, devi eliminare ambiguità e generalizzazioni. Gli obiettivi intelligenti rendono le epic mirate e dettagliate, in modo che tutti sappiano esattamente cosa aspettarsi. 

2. Definisci come lo misurerai. O, in altre parole, come saprai quando il progetto è terminato? È qui che decidi i risultati specifici, sia quantitativi che qualitativi. 

3. Utilizza un sistema per monitorare e riferire sull'avanzamento. Assicurati di creare epic in un sistema in cui puoi monitorare e riferire correttamente sull'avanzamento e monitorare i backlog. Quando decidi cosa utilizzare, considera le parti interessate, le tue priorità e la capacità del team. Se preferisci avere un’unica fonte centralizzata di informazioni in cui tutti hanno accesso al lavoro, ad esempio, cerca uno strumento o una struttura che lo supporti. 

4. Imposta un intervallo di tempo. Le epic non dovrebbero essere troppo lunghe o troppo brevi. La scadenza potrebbe cambiare, ma per includere più sprint, ti consigliamo di puntare a un periodo compreso tra 1 e 4 mesi per ogni epic. 

Passaggio 2: suddividi l’epic in singole user story

In definitiva, l'obiettivo di un'epic è colmare il divario tra gli obiettivi più grandi e le user story più piccole. Ricorda: una user story è il risultato desiderato dell'epic inquadrato dal punto di vista dell'utente finale.

Per esempio, supponiamo che la grande user story che guida la tua epic Agile sia: "Come cliente, voglio ridurre il tempo necessario per ottenere ciò di cui ho bisogno nel prodotto". Una piccola user story potrebbe essere: "Come cliente, voglio ridurre la quantità di clic necessari per accedere alla mia dashboard personal".

Passaggio 3: decidi come assegnare la priorità alla tua epic

La maggior parte dei team sceglie un framework Agile per la sua flessibilità. Mentre esamini e suddividi le tue epic Agile in user story più piccole, ricorda che dovrebbe funzionare per il tuo team. Queste suddivisioni sono suggerimenti, non regole. Per determinare quale suddivisione utilizzare, considera le dimensioni dell’epic, il suo livello di priorità e se ha eventuali dipendenze.

Per flusso di lavoro

Per utilizzare i flussi di lavoro per le tue epic, dovrai suddividerle in attività. Queste attività vengono quindi utilizzate per creare un flusso di lavoro, in cui è possibile aggiungere membri del team assegnati, scadenze e dipendenze in base alle esigenze. Il vantaggio principale di un flusso di lavoro è la funzionalità, che consente a un project manager di delegare, distribuire e assegnare la priorità alle attività. Se utilizzi uno strumento di project management, puoi anche automatizzare le attività del flusso di lavoro e collegare app che supportano meglio il tuo lavoro.

Per cronologia

Il tempo è un modo semplice per definire le priorità del lavoro. Ti consente di guardare l'epic nel suo complesso e decidere se può rientrare in uno sprint o se dovresti suddividerlo in più sprint. Utilizza questo sistema quando devi usare le scadenze per assegnare la priorità al lavoro. Per una migliore usabilità, puoi anche strutturare visivamente la cronologia come un diagramma di Gantt. 

Per ruolo

Alcune epic sono definite più dai ruoli del team che dalle attività stesse. In questo caso, l'epic Agile sarà suddivisa per ruolo e team. Strutturerai l'epic attorno al team di cui hai bisogno. Se stai lavorando al lancio di una funzionalità, la ripartizione dei ruoli potrebbe essere:

Epica: lancio di una nuova funzionalità

• Ruolo: Progettazione

  • Attività

• Ruolo: addetto al marketing del prodotto

  • Attività

• Ruolo: designer

  • Attività

Rendi epico il tuo prossimo progetto

La gestione Agile dei progetti è un modo più flessibile e adattabile per pianificare il lavoro, e le epic Agile ti aiutano a portarlo a termine. Aiutano a demistificare il lavoro e a chiarire tutti gli aspetti del progetto, migliorando il flusso di lavoro con ogni iterazione dello sprint. Con questa chiarezza e direzione, il team può svolgere il lavoro che sa fare meglio, portando avanti i progetti con meno impegno e più concentrazione.