Comprendere le dipendenze nella gestione dei progetti

Proprio come una staffetta, i progetti vengono spesso completati passando le attività da un membro del team all'altro. A differenza di una staffetta, alcune attività di progetto richiedono che altre attività vadano avanti prima di poter essere avviate. Questa relazione tra le attività è nota come dipendenza. 

In qualità di project manager, comprendere come funzionano le dipendenze può aiutarti a definire un piano chiaro e coerente prima di avviare il progetto stesso. Ecco cosa devi sapere per semplificare il processo, ottimizzare le dipendenze, assegnare le priorità alle attività, evitare i colli di bottiglia e gestire i fattori esterni per rispettare la cronologia del progetto.

Cosa sono le dipendenze nella gestione dei progetti?

In generale, una dipendenza è qualcosa che dipende da qualcos'altro. 

Frasi di esempio sulle dipendenze generali:

• I bambini dipendono da chi se ne prende cura

• Le piante dipendono dalla luce solare

• I pesci dipendono dall’acqua

Per quanto riguarda la gestione dei progetti, una dipendenza è un'attività che dipende dal completamento di un'altra attività. 

Esempi di dipendenze nella gestione dei progetti:

• La dichiarazione di un’azienda dipende dalle approvazioni del messaggio da parte dell’amministratore delegato

• Un rimborso è dipendente dall’invio di una nota spese

• La correzione di un bug dipende dall’identificazione della sua causa principale

Nel settore edile, ad esempio, la posa delle fondamenta dipende dal completamento dello scavo. Nel marketing, il lancio di una nuova campagna prodotto dipende dalla finalizzazione della progettazione del prodotto e del branding. 

In qualità di project manager, è importante tenere sotto controllo tutte le dipendenze del progetto, in modo che gli stakeholder siano consapevoli di quando devono iniziare la loro parte del progetto. L’utilizzo di un software di gestione dei progetti con dashboard e altre integrazioni di piattaforme, come le API, può aiutare a gestire le dipendenze di progetto tra team e moduli.

Esempi di dipendenze nello sviluppo di software:

• React dipende da Babel per la compatibilità del browser.

• Django dipende da Pillow per l'elaborazione delle immagini.

• Node.js dipende da Express per la gestione dei server web.

In informatica, una dipendenza software è un componente software che si basa su un altro programma per funzionare correttamente. Questo viene gestito tramite un gestore di pacchetti come npm per JavaScript o pip per Python. Le dipendenze sono specificate nei file di configurazione e installate quando si compila o si avvia il runtime.

La gestione di queste dipendenze è fondamentale per i team di sviluppo che utilizzano metodologie Scrum o Agile.

Termini chiave da conoscere in merito alle dipendenze

Prima di parlare dei diversi tipi di dipendenze, ecco alcuni termini chiave da comprendere.

Vincoli del progetto

I vincoli di progetto sono limitazioni o restrizioni che il project manager deve rispettare durante l’avanzamento del progetto. I tre principali vincoli di progetto sono:

• Costo: quanto denaro puoi spendere per completare il progetto.

• Tempo: quanto tempo ci vuole per completare un progetto.

• Ambito del progetto: gli obiettivi, i risultati finali, le caratteristiche e le funzioni specifici che fanno parte del progetto.

• I vincoli di progetto sono interconnessi e spesso vengono chiamati "triangolo di gestione del progetto". Una modifica in un vincolo richiede una modifica negli altri per compensare. Ad esempio, l'aumento dell'ambito del progetto richiede in genere un aumento dei costi e/o del tempo.

Comprendere e bilanciare i vincoli di progetto è fondamentale per una gestione efficace delle dipendenze. Le dipendenze del progetto possono influire su tutti e tre i vincoli; possono aumentare i costi, causare ritardi e influire sull'ambito del progetto.

Percorso critico

Nella gestione dei progetti, il percorso critico è la sequenza di attività dipendenti che moduli la durata più lunga, consentendo di determinare il tempo più breve possibile per completare il progetto. È un concetto chiave quando si tratta di dipendenze, poiché qualsiasi ritardo in un’attività critica ritarderà l’intero progetto.

Il metodo del percorso critico è una tecnica utilizzata nella pianificazione dei progetti per identificare le attività critiche e non critiche, calcolare la durata prevista del progetto e mostrare le dipendenze tra le attività. Un diagramma di Gantt è un modo comune per visualizzare il percorso critico e le dipendenze delle attività nel programma del progetto. 

Ostacoli

Un ostacolo è tutto ciò che può impedire il completamento di un'attività di progetto. I blocchi possono essere problemi interni, come un membro del team assente per una settimana, o fattori esterni, come un fornitore esterno che non evade un ordine di acquisto in tempo. Identificare tempestivamente i blocchi può ridurre al minimo il loro impatto sul tempo di esecuzione.

Tipi di dipendenze nella gestione dei progetti

Il concetto di dipendenze è semplice, ma esistono vari tipi di dipendenze di progetto da considerare.

Dipendenze logiche

Note anche come dipendenze causali, queste dipendenze sono parti di un progetto necessarie per il completamento di un progetto. Spesso sono l’obiettivo finale di tutte le attività precedenti e non possono essere eseguite in parallelo con altre attività. 

Ad esempio, non puoi delegare un'attività a qualcun altro se non hai un'altra persona nel tuo team. In questo caso, l'assunzione di un altro membro del team è considerata una dipendenza logica.

Dipendenze dalle risorse

Le dipendenze basate sulle risorse sono vincoli del progetto, in quanto si riferiscono alla quantità limitata di risorse disponibili per il progetto. Se ci fossero risorse aggiuntive disponibili per il progetto, questa dipendenza non sarebbe un problema. Un'efficace allocazione delle risorse è fondamentale per gestire questi tipi di dipendenze del progetto.

Ad esempio, l'avanzamento del progetto B dipende dal fatto che un singolo designer finisca il progetto A, in modo da avere la disponibilità per completare il progetto B senza sovraccaricarsi di lavoro.

Dipendenze preferenziali

Le dipendenze preferenziali sono create da processi imposti dal team, ma non sono necessariamente richieste per il completamento di un progetto. 

Ad esempio, un editor potrebbe richiedere una revisione finale prima di inviare un articolo per la pubblicazione. Sebbene questo sia un passaggio creato dal team per garantire che non ci siano errori, non è necessariamente necessario per il completamento del progetto.

​​Dipendenze esterne

Le dipendenze esterne sono attività che dipendono da fattori esterni su cui tu o il tuo team non avete alcun controllo. Le dipendenze interne sono più comuni, poiché si basano su cose che il tuo team può controllare.

Un buon esempio di dipendenze esterne è quando un fenomeno meteorologico impedisce a una spedizione di frutta fresca di arrivare in un ristorante. Uno chef potrebbe aver avuto un menu che richiedeva arance, ma a causa di una gelata a sorpresa, non è in grado di creare i piatti necessari. Lo chef dipendeva esternamente dal venditore di arance per la creazione di piatti specifici. L'identificazione dei fattori esterni consente di mettere in atto piani di emergenza.

Tipi di dipendenze delle attività nella gestione dei progetti

Alcune dipendenze sono specifiche per le due attività coinvolte. Ecco i tipi più comuni di dipendenze tra attività:

• Dalla fine all'inizio: è la dipendenza tra attività più comune. L'attività B non può iniziare finché l'attività A non è stata completata. Questa funzionalità è comune nella metodologia Waterfall per la gestione dei progetti.

• Dalla fine alla fine (FtF): l'attività B non può essere completata finché non viene completata anche l'attività A. Questo tipo di dipendenza di fine è comune con le attività che contengono sottoattività; se le sottoattività non vengono completate, non è possibile completare l'attività principale. 

• Dall’inizio all’inizio: l’attività B non può iniziare prima dell’attività A. Queste dipendenze sono per le attività che devono essere eseguite in parallelo tra loro. Un buon esempio di dipendenze di inizio è il lancio programmato di un e-commerce. Un social media marketer potrebbe voler pubblicare un annuncio per una vendita in corso, proprio mentre uno sviluppatore web pubblica la pagina web corretta. Il social media marketer non inizia finché lo sviluppatore web non inizia, per assicurarsi che l’annuncio venga pubblicato nello stesso momento.

• Inizio-Fine (IF): l'attività B deve iniziare affinché l'attività A venga completata. Questo è importante per le situazioni che richiedono una sovrapposizione. Un esempio potrebbe essere la copertura su una linea di supporto. Un rappresentante non può andarsene finché un altro rappresentante non viene a sollevarlo dai suoi doveri, in modo che ci sia sempre qualcuno disponibile a fornire Assistenza clienti.

Vantaggi di una buona gestione delle dipendenze del progetto

Una gestione efficace delle dipendenze non solo avvantaggia il progetto, ma anche il project manager e il team. Ecco alcuni dei principali vantaggi.

Vantaggi del progetto:

• Riduzione del rischio di ritardi e colli di bottiglia

• Allocazione delle risorse ottimizzata

• Maggiori possibilità di completare il progetto rispettando le tempistiche e il budget

• Comunicazione e coordinamento più chiari tra i membri del team

Vantaggi per i singoli e per il team:

• Migliori capacità decisionali e di risoluzione dei problemi per i project manager

• migliore collaborazione e produttività del team

• Opportunità per i membri del team di sviluppare nuove competenze e assumersi maggiori responsabilità

• Maggiore senso di realizzazione e soddisfazione sul lavoro al completamento del progetto

Comprendendo e gestendo bene le dipendenze, i project manager possono portare i loro team al successo, promuovendo al contempo la crescita personale e professionale.

Suggerimenti per la gestione delle dipendenze

La gestione delle dipendenze può sembrare un compito arduo a prima vista, ma imparare a gestirle può portare al successo dei tuoi progetti. Ecco quattro suggerimenti per aiutarti a ottimizzare le dipendenze delle attività.

1. Organizza le attività utilizzando un software di gestione dei progetti

Trovare lo strumento di project management giusto per il tuo team può cambiare le carte in tavola in termini di dipendenze interne. L'utilizzo di uno strumento di gestione delle attività che può ospitare il piano del progetto, le attività del progetto e identificare chiaramente le attività dipendenti può aiutare il tuo team a rispettare il programma del progetto. Cerca strumenti che offrano integrazioni con gli altri sistemi principali.

2. Visualizza chiaramente le dipendenze

La visualizzazione delle dipendenze è un modo semplice per capire meglio quali attività devono essere completate e in quale ordine. L’utilizzo di strumenti visivi come un diagramma di Gantt o una bacheca Kanban può mostrare chiaramente ai membri del team in quale fase si trova attualmente il progetto e quali attività sono dipendenti.

3. Monitora i potenziali rischi in un piano di progetto

Quando stai definendo un piano di progetto, fai un brainstorming di tutte le potenziali dipendenze interne che potresti incontrare durante il tuo progetto. Qualcuno dei membri del tuo team ha un carico di lavoro più pesante del normale? Stai lavorando con fornitori esterni per completare questo progetto? Nel caso in cui una parte subisca ritardi, il team di progetto è preparato per un cambiamento nella pianificazione?

Non puoi monitorare ogni singolo rischio potenziale, ma puoi tenere d'occhio le dipendenze per assicurarti che i risultati finali rispettino le scadenze. Questo è particolarmente importante per le dipendenze tra team, ad esempio quando il team di marketing è in attesa di risorse dal team di progettazione. Una comunicazione regolare è fondamentale. 

4. Incoraggia il coinvolgimento degli stakeholder

Non esiste una comunicazione eccessiva quando si tratta di dipendenze tra attività. Se uno stakeholder del progetto sa che un'attività è in ritardo, incoraggialo a comunicarlo a tutto il team, in modo che i singoli membri possano modificare le loro tempistiche di conseguenza.

Mantieni le dipendenze delle attività nei tempi previsti

Vuoi saperne di più su come monitorare meglio le dipendenze di progetto? Scopri di più con le risorse per la gestione dei progetti di Asana.

Domande frequenti sulle dipendenze

Quali tipi di dipendenze sono più comuni nei programmi del progetto?

I tipi di dipendenze più comuni nei programmi del progetto includono:

• Fine-Inizio (un'attività non può iniziare finché non viene completata un'attività precedente)

• Inizio-Inizio (un'attività non può iniziare fino a quando non inizia un'altra attività)

• Fine-Fine (un'attività non può terminare finché non viene completata un'altra attività)

• Inizio-fine (un'attività non può essere completata finché non ne viene iniziata un'altra).

Come faccio a gestire le dipendenze delle attività?

Per gestire le dipendenze delle attività, identifica e documenta le relazioni tra le attività, comunica le dipendenze ai membri del team, monitora l’avanzamento e modifica la pianificazione in base alle esigenze per adattarla a eventuali modifiche o ritardi.

Come si mostrano le dipendenze in un progetto?

Le dipendenze in un progetto possono essere visualizzate utilizzando un diagramma di Gantt, un diagramma di rete o una matrice delle dipendenze, che rappresentano visivamente le relazioni e la sequenza delle attività.

Quali sono alcuni esempi di dipendenze?

Esempi di dipendenze includono l’attesa dell’approvazione del cliente prima di procedere alla fase successiva, la necessità di consegnare i materiali prima che la costruzione possa iniziare o la necessità che un membro specifico del team completi la propria attività prima che un altro possa iniziare.