Come organizzare riunioni stand-up più efficaci

Se fai parte di un team di sviluppo software, è probabile che tu abbia partecipato a una riunione stand-up. Comuni nelle metodologie Agile, le riunioni stand-up sono un modo rapido per i membri del team di condividere aggiornamenti o confrontarsi con il resto del team.

Ma le riunioni stand-up non sono limitate ai team di sviluppo software. Queste riunioni possono essere utili a qualsiasi team che desideri condividere rapidamente gli aggiornamenti per garantire che i membri siano sulla stessa lunghezza d’onda. Che tu stia tenendo la tua riunione in sale conferenze o abbia membri del team distribuiti in diversi fusi orari, scopri come gestire facilmente riunioni stand-up efficaci.

Cos’è una riunione stand-up?

Una riunione stand-up è una breve riunione comunemente utilizzata dai team che utilizzano Agile o Scrum, sebbene qualsiasi team possa implementare questo tipo di riunione. Durante le riunioni stand-up, i membri del team si alternano per discutere tre domande principali:

• Cosa hai realizzato ieri?

• A cosa lavorerai oggi?

• C’è qualcosa che ti impedisce di lavorare a ciò che devi fare?

A seconda del tipo di metodologia utilizzata dal team, queste riunioni stand-up possono richiedere da cinque a 15 minuti. Le best practice Agile affermano che queste riunioni non dovrebbero durare più di 15 minuti. Il ragionamento alla base del limite di tempo rigoroso è quello di consentire a tutti di esporre rapidamente i propri aggiornamenti senza impiegare troppo tempo. 

Vantaggi delle riunioni stand-up

Le riunioni stand-up aiutano i team di sviluppo a risolvere i problemi da remoto e a scoprire cosa deve essere fatto quotidianamente. Possono anche fornire indicatori chiari sull'avanzamento dei progetti. Ad esempio, se il tuo team utilizza uno strumento di project management Kanban, i membri del team spostano le schede su una bacheca Kanban per indicare in quale fase si trova un’attività. Durante la riunione giornaliera, è facile vedere i progressi che si verificano quando una scheda si sposta da una fase all'altra. 

Sebbene la metodologia Agile favorisca le riunioni di persona, non è necessario organizzare la riunione giornaliera di persona. Con un software di videoconferenza come Zoom, i dipendenti da remoto possono partecipare facilmente alle riunioni stand-up virtualmente.

Sei passaggi per riunioni stand-up più efficaci

Ci sono sei semplici passaggi per gestire riunioni stand-up senza intoppi. Indipendentemente dalla frequenza con cui il tuo team si riunisce o dalla metodologia di gestione dei progetti utilizzata, ecco alcuni suggerimenti per rendere le riunioni stand-up rapide ed efficaci.

1. Trova un orario e rispettalo

L’impegno e la coerenza sono componenti chiave della metodologia Agile. Questi valori si applicano anche alle riunioni stand-up quotidiane. Le riunioni stand-up dovrebbero svolgersi ogni giorno alla stessa ora e nello stesso luogo, e dovrebbero avere la priorità su altre riunioni. Mantenere la coerenza delle riunioni rende più facile la partecipazione di tutti, ed è importante che tutti siano presenti in modo che l'intero team sia sulla stessa lunghezza d'onda.

2. Assicurati che tutti i membri del team partecipino

Le riunioni stand-up sono efficaci solo se partecipa l’intero team. Ciò significa che l'intero team dovrebbe essere presente a ogni riunione stand-up. Se un membro del team condivide il suo aggiornamento e se ne va, la riunione non è così efficace perché quella persona non sentirà se può aiutare un altro collega del team con quello che sta facendo per quel giorno. 

L'obiettivo è rimanere in contatto con il team, sia fisicamente che mentalmente. Poiché la metodologia Agile valorizza la conversazione e la comunicazione faccia a faccia, questi stand-up giornalieri sono un modo importante per entrare in contatto con il resto del team. Una best practice da seguire è iniziare e terminare la riunione tutti insieme.

3. Stabilisci un leader chiaro

Il leader della riunione in piedi è incaricato di moderare la riunione e di garantire che sia esattamente come dovrebbe essere: breve e concisa. Questo potrebbe significare qualsiasi cosa, dagli aggiornamenti di stato con timeboxing in modo che siano brevi, alla gestione di una riunione in stile round robin, o all’appello per una riunione stand-up in videoconferenza invece che di persona.

La persona che gestisce la riunione stand-up dipende dal tipo di metodologia Agile utilizzata. Se il tuo team utilizza Scrum, lo Scrum master conduce riunioni Scrum quotidiane. In altri moduli di gestione dei progetti, i product manager o altri project manager faciliteranno le riunioni stand-up.

4. Sii breve

Come accennato in precedenza, le riunioni stand-up non dovrebbero durare più di 15 minuti. Se il tuo team è grande, potresti utilizzare tutti i 15 minuti. Se hai bisogno di più di 15 minuti per completare l'aggiornamento di stato giornaliero di tutti, il tuo team potrebbe essere troppo grande.

5. Definisci chiaramente lo scopo

Ogni membro del team dovrebbe sapere esattamente a cosa serve la riunione stand-up e come dovrebbe strutturare il proprio aggiornamento. Se hai un nuovo membro del team, va bene permettergli di osservare all'inizio. Alla fine, ci prenderà la mano e condividerà gli aggiornamenti con tutti gli altri. 

Tutti dovrebbero condividere le stesse tre cose. Tutto il resto può diventare informazione superflua. Il responsabile della riunione stand-up è incaricato di moderare la conversazione e di intervenire se necessario.

6. Conversazioni a tavolino

Non è raro che i membri del team cerchino di risolvere alcuni problemi durante la riunione stand-up. Invece, è meglio rimandare questo tipo di conversazioni a dopo la riunione. Prendi nota del problema e poi lascia che la persona successiva condivida il suo aggiornamento di stato. 

Dopo la riunione stand-up, le persone che stanno cercando di risolvere un problema possono incontrarsi per provare a farlo.

Insidie comuni delle riunioni stand-up

Quando i membri del team sono presenti da molto tempo, le riunioni stand-up possono iniziare a sembrare ripetitive. Di seguito elenchiamo alcuni errori comuni che si verificano nelle riunioni stand-up e come puoi evitare che siano troppo ripetitive. 

La riunione si trasforma in una riunione generica sullo stato

Tutti i partecipanti a una riunione stand-up del team dovrebbero collaborare a stretto contatto. Se i membri del team forniscono aggiornamenti di stato che non sono rilevanti per il lavoro che stanno già svolgendo, diventa una riunione generica di aggiornamento dello stato. Questo non è un uso efficace del tempo di tutti. 

In tal caso, i project manager dovrebbero dividere il team in diversi gruppi. Il modo migliore per farlo è separare i team in base a ciò su cui stanno lavorando. Coloro che lavorano a stretto contatto dovrebbero essere nello stesso gruppo. In questo modo, tutte le informazioni condivise sono rilevanti per tutti. 

Le riunioni diventano troppo lunghe

Ricordati di mantenere brevi le riunioni stand-up. Lo scopo è essere veloci e semplici. Se le tue riunioni durano più di 15 minuti, è un segno che devi rivedere alcune cose. I facilitatori del team dovrebbero aiutare i membri del team a concentrarsi sui tre punti principali e, se iniziano a discutere di qualcos'altro, chiedere rispettosamente di discuterne in un secondo momento.

I membri del team non identificano gli ostacoli

Uno dei motivi principali per cui i team di sviluppo tengono riunioni stand-up è identificare eventuali ostacoli al lavoro. Se i membri del team non segnalano alcun problema, questo potrebbe estendersi al resto del team. Spesso, il lavoro di un membro del team dipende da quello di un altro. Se una persona non fa emergere il problema, questo può diventare un ostacolo per tutti. Ecco perché è importante discutere di eventuali problemi durante le riunioni stand-up, in modo che non diventino un ostacolo per l’intero team.

Utilizza la gestione del lavoro per i team Agile

Se vuoi implementare la metodologia Agile nei tuoi team, hai bisogno degli strumenti giusti per mantenere tutto organizzato. Assicurati di avere accesso a uno strumento dinamico per organizzare e gestire il lavoro del tuo team in un unico posto. Gestisci gli ordini del giorno delle riunioni stand-up e altro ancora in uno strumento di gestione del lavoro come Asana.